Ce aplicație de gestionare a sarcinilor este mai bună? (2022)

Conducerea unei afaceri este multă muncă. Există mii de lucruri pe care trebuie să le urmăriți, mai multe dacă gestionați și o echipă de angajați. Software-ul de management de proiect ușurează, dar există zeci de opțiuni din care să alegeți, iar găsirea celei potrivite poate fi dificilă. Acest ghid pentru Trello vs Todoist își propune să vă ușureze decizia.

La sfârșitul acestui articol, îmi voi împărtăși gândurile despre cel mai bun scop pentru fiecare program.

Dar mai întâi, să aruncăm o privire rapidă la premisa de bază a fiecărui instrument:

Trello vs Todoist: o introducere

Trello

Trello este un instrument vizual de management de proiect care utilizează un afișaj în stil panou pentru a organiza sarcini. Cardurile, echivalentul digital al notelor lipicioase, sunt folosite pentru a afișa și descrie sarcini individuale, care pot fi apoi mutate dintr-o zonă în alta folosind funcționalitatea de glisare și plasare.

Trello oferă, de asemenea, câteva opțiuni de automatizare impresionante, inclusiv atât automatizări prefabricate, cât și posibilitatea de a crea propriile reguli de automatizare, toate acestea fiind incluse în planul gratuit (rețineți că există o limită a numărului de automatizări pe care utilizatorii gratuit le pot configura ). Acesta este un bonus frumos pe care nu îl veți obține cu orice software de management de proiect și, în plus, atunci când este oferit, de obicei nu este în planul gratuit.

Todoist

Todoist este un instrument de planificare în stil listă, conceput pentru a vă ajuta cu fiecare aspect al vieții dvs. Puteți crea sarcini, le puteți atribui diferitelor proiecte și puteți stabili termene limită pentru acestea. De asemenea, puteți seta niveluri de prioritate pentru sarcini, ceea ce face mai ușor să stabiliți ce ar trebui să faceți mai întâi când vă începeți ziua.

Todoist are, de asemenea, un sistem Goals în care poți să creezi obiective de productivitate și ca aplicația să îți urmărească progresul. Îndeplinirea acestor obiective vă aduce „Karma” și puteți urmări creșterea nivelului de Karma în timp. Aceasta este o modalitate excelentă de a juca progresul atunci când lucrați la un proiect dificil.

Trello vs Todoist: caracteristici

Acum că v-ați făcut o idee despre ceea ce face fiecare instrument, este timpul să aruncați o privire mai atentă asupra funcțiilor pe care le oferă. Mai exact, vom arunca o privire asupra caracteristicilor asociate cu planul gratuit pentru fiecare instrument. Dacă doriți să aflați mai multe despre planurile premium, puteți accesa secțiunea de prețuri a acestui articol.

Trello vs Todoist: interfața

Trello

Pentru a începe să utilizați Trello, trebuie să configurați un spațiu de lucru. Gândiți-vă la acesta ca la un hub al companiei unde vă puteți vizualiza toate proiectele. De asemenea, puteți invita membrii echipei să se alăture spațiului dvs. de lucru aici. Rețineți că adăugarea membrilor echipei la un spațiu de lucru gratuit oferă tuturor acelor membri posibilitatea de a adăuga noi membri și de a modifica permisiunile membrilor existenți. Dacă doriți să permiteți membrilor echipei să vadă spațiul de lucru fără această abilitate, va trebui să faceți upgrade la unul dintre planurile plătite.

De asemenea, puteți edita diverse setări ale spațiului de lucru, inclusiv dacă spațiul de lucru este vizibil sau nu public, și puteți conecta spațiul de lucru la o companie Slack aici.

Dacă vă înscrieți pentru planul Premium, veți putea accesa și tabelele Workspace, care vă permit să vizualizați sarcinile din mai multe forumuri într-un singur loc.

Placi Trello

Fiecare spațiu de lucru Trello este împărțit în panouri. Acestea sunt afișaje vizuale cu coloane pentru diferite liste de sarcini. Puteți personaliza numele coloanelor pentru a se potrivi cu scopurile dvs. De exemplu, dacă creați un tablou Trello pentru un blog cu mai mulți autori, puteți crea o coloană separată pentru fiecare scriitor cu care lucrați. De asemenea, puteți utiliza fiecare coloană pentru a enumera postările de blog la o anumită parte a procesului de publicare, cum ar fi „În redactare”, „Programat” etc.

Când coloanele sunt configurate, puteți începe să adăugați sarcini sub formă de carduri. Începeți prin a adăuga doar titlul, apoi faceți clic pe titlu pentru a vedea vizualizarea completă a cardului și adăugați mai multe detalii, inclusiv alocarea coechipierilor și stabilirea unei date limită. De asemenea, puteți adăuga o listă de verificare pentru sarcini mai mari. Dacă optați pentru un plan plătit, veți avea și posibilitatea de a adăuga câmpuri personalizate, cum ar fi numărul țintă de cuvinte pentru articole.

Automatizare

Ultimul aspect al Trello pe care am vrut să mă uit pentru analiza mea Trello vs Todoist este opțiunile de automatizare.

Principala modalitate de a vă automatiza spațiul de lucru Trello este prin crearea „Reguli”. Aceste reguli dictează ce se întâmplă atunci când oamenii iau o anumită acțiune. De exemplu, dacă rulați un blog și un card din zona „În editare” este marcat ca finalizat, este posibil să îl mutați automat într-o coloană „Pregătit pentru programare”.

Ca utilizator gratuit, puteți automatiza până la 250 de acțiuni pe lună. Dacă doriți să configurați o automatizare mai extinsă, va trebui să alegeți unul dintre planurile plătite.

Todoist

Acum că ne-am uitat la interfața Trello, este timpul să ne uităm la interfața Todoist.

Primul lucru pe care îl vedeți când deschizi Todoist este lista de lucruri de făcut pentru azi. Puteți adăuga sarcini la listă făcând clic pe linkul „+Adăugați sarcini”, care deschide o casetă de text în partea de jos a paginii. Această zonă vă permite, de asemenea, să setați o dată limită pentru sarcină și un nivel de prioritate. Sarcinile vor fi apoi enumerate în ordinea priorității.

Un lucru care îmi place foarte mult la Todoist este capacitatea de a seta sarcini recurente. Puteți face acest lucru introducând o frecvență, cum ar fi „la fiecare două zile” sau un timp recurent, cum ar fi „Luni la 8:00”, în zona cu numele sarcinii. Când sarcina este finalizată, data scadentă se va reseta, plasând automat acea sarcină în ziua corespunzătoare. Rețineți că puteți vedea doar o instanță a unei sarcini recurente la un moment dat.

Un alt lucru de remarcat despre termenele scadente în Todoist este că sunt într-adevăr date „de făcut”. Dacă setați o dată scadentă viitoare pentru o sarcină, sarcina respectivă va fi mutată automat în lista pentru ziua respectivă. Prin urmare, este esențial să împărțiți proiectele în părțile lor cele mai mici, astfel încât să puteți lucra la ele în mod constant.

Puteți vizualiza în orice moment listele viitoare de activități, accesând zona „Upcoming”. De asemenea, puteți muta sarcinile la date noi aici.

Proiecte

Orice lucru care necesită finalizarea mai multor sarcini poate fi transformat într-un proiect. Acestea sunt în esență foldere în care puteți crea și gestiona sarcini conexe, dar oferă și câteva funcții interesante pe care nu le puteți utiliza cu sarcini obișnuite:

• Partajarea cu până la cinci persoane per proiect în planul gratuit (mai multe despre planurile plătite; consultați secțiunea Prețuri din acest articol).
• Subsarcini care vă permit să împărțiți un element de făcut în sarcini mai mici.
• Comentarii pentru ca persoanele implicate într-o sarcină să o poată discuta.

Aceste funcții sunt utile pentru organizarea de proiecte mai complexe și colaborarea cu alți membri ai echipei dumneavoastră.

Trello vs Todoist: suplimente și integrări

Trello

Trello oferă zeci de Power Up-uri care pot extinde funcționalitatea plăcilor și cărților tale. Acestea pot fi folosite pentru a adăuga lucruri precum urmărirea seturilor Pomodoro, instrumente avansate de gestionare a fișierelor și mai multe instrumente de colaborare la panourile existente. Ele pot fi, de asemenea, folosite pentru a vă conecta plăcile Trello la instrumente populare precum Google Drive, HelpScout și Zapier. Puteți folosi câte Power-Up-uri doriți, indiferent de planul la care vă aflați.

Rețineți că toate Power Up-urile sunt disponibile pentru utilizatorii din toate planurile, dar unele Power Up-uri terță parte pot percepe o taxă de abonament separată.

Todoist

Todoist are o gamă mai mică de integrări, dar se conectează la o varietate de instrumente de urmărire a timpului și instrumente de comunicare. De asemenea, îl puteți conecta la Zapier pentru opțiuni de automatizare.

Un lucru interesant de remarcat aici este că puteți integra Todoist și Trello. Acest lucru vă permite să utilizați Trello ca instrument de gestionare a afacerii și Todoist ca listă personală de activități.

Trello vs Todoist: prețuri

Trello

Există patru planuri Trello:

• Gratuit. Acesta este planul pe care l-am abordat în zona de caracteristici a articolului. Veți avea posibilitatea de a invita utilizatori nelimitați în spațiul dvs. de lucru, până la 10 panouri, 250 de automatizări/lună, cesionar și date scadente, spațiu de stocare nelimitat și acces la aplicațiile iOS și Android.
• Standard. Disponibil pentru 5 USD per utilizator pe lună, facturat anual (6 USD/lună dacă este facturat lunar). Include totul în planul gratuit + panouri nelimitate, liste de verificare avansate, câmpuri personalizate, 1.000 de automatizări/lună, oaspeți cu un singur panou și căutări salvate.
• Premium. Disponibil pentru 10 USD per utilizator pe lună, facturat anual (12,50 USD/lună dacă este facturat lunar). Include totul în planul standard + vizualizarea tabloului de bord, vizualizarea cronologică, vizualizarea calendarului, vizualizarea calendarului Workspace, automatizări nelimitate, șabloane la nivel de spațiu de lucru și o varietate de funcții administrative și de securitate.
• Afacere. Acest plan de prețuri funcționează pe o scară variabilă, costul pe utilizator individual scăzând pe măsură ce numărul de utilizatori crește. Începe de la 17,50 USD per utilizator pe lună, facturat anual (nu este disponibilă nicio versiune lunară). Veți obține totul de la planul Premium + spații de lucru nelimitate, panouri la nivelul întregii organizații, permisiuni la nivelul întregii organizații, invitați pentru mai multe consilii, gestionarea consiliului public, permisiuni pentru atașamente, administrarea Power-Up-urilor și SSO gratuit și procesare utilizator.

Rețineți că toți membrii Workspace și oaspeții cu mai multe consilii iau în calcul costul de facturare, dar nu veți fi taxat pentru oaspeții cu o singură pensiune.

Todoist

Todoist oferă trei planuri de prețuri:

• Gratuit. Acesta este planul la care m-am uitat în secțiunea cu caracteristici a acestui articol. Veți avea acces la funcționalitățile de bază ale Todoist, cinci proiecte, cinci colaboratori per proiect, încărcări de fișiere de 5 MB, trei filtre și istoricul activităților de o săptămână.
• Pro. Disponibil pentru 3 USD/lună, facturat anual (4 USD/lună când este facturat lunar). Veți primi totul în planul gratuit + până la 300 de proiecte active, 25 de colaboratori per proiect, încărcări de fișiere de 100 MB, 150 de filtre, mementouri, istoric nelimitat de activități, teme și backup-uri automate.
• Afaceri. Disponibil pentru 5 USD per utilizator pe lună, facturat anual (6 USD/lună când este facturat lunar). Veți primi totul în planul Pro + 500 de proiecte active per utilizator, 50 de persoane per proiect, mesaje primite pentru echipă, facturare pentru echipă, roluri de administrator și de membru și asistență prioritară.

Puteți vedea detalii complete pe pagina de prețuri Todoist.

Trello vs Todoist: verdictul

În unele cazuri, este posibil să doriți chiar să utilizați ambele instrumente. De exemplu, este posibil să doriți să urmăriți proiectele de grup și să atribuiți sarcini membrilor echipei în Trello, apoi să utilizați Todoist pentru a importa sarcinile pe care vi le-ați atribuit în listele de sarcini viitoare.

Ce părere aveți despre aceste instrumente? Care este opțiunea mai bună pentru tine personal, Trello sau Todoist?