Ghidul final al contabilității WooCommerce pentru începători

Încercați să configurați un sistem de contabilitate WooCommerce funcțional pentru magazinul dvs. online? Deși contabilitatea nu este o luptă pentru mulți proprietari de magazine WooCommerce, este o muncă obositoare, dar esențială. Vă permite să știți câți bani câștigați ca afacere.

Un sistem contabil de calitate va preveni, de asemenea, orice probleme legale. Din fericire, un sistem de contabilitate WooCommerce bun este ușor de configurat.

De ce este contabilitatea importantă pentru companiile care folosesc WooCommerce ?

Indiferent dacă vindeți prin Amazon FBA sau în propriul magazin cu ajutorul platformei WooCommerce sau Shopify, este crucial să vă cunoașteți cifrele. Acest lucru este esențial dacă doriți să conduceți o afacere profitabilă și durabilă.

Majoritatea proprietarilor de magazine își urmăresc cele mai mari cifre de venituri. Cu toate acestea, acești KPI financiari sunt la fel de importanți pe cât determină sănătatea afacerii dvs.:

• Profit: restul după venituri și cheltuieli de exploatare
• Fluxul de numerar primit: suma de bani care intră în afacere în fiecare lună
• Fluxul de numerar de ieșire: suma de bani care iese din afacere în fiecare lună
• Cheltuieli de exploatare: toate costurile derulării afacerii dvs., inclusiv salariile angajaților
• Active: ceea ce deține compania
• Datorii: orice datorie sau împrumut datorat de întreprindere
• Costul de achiziție al clienților (CAC)
• Costul mărfurilor vândute (COGS)

De exemplu, unele companii au probleme atunci când se concentrează prea mult pe venituri și profit, dar nu suficient pe ciclul fluxului de numerar. Drept urmare, companiile se luptă să obțină salarii sau să cumpere suficient stoc, chiar dacă sunt profitabile din punct de vedere tehnic.

Cum să configurați un sistem de contabilitate de calitate pentru magazinele WooCommerce ?

Conectați WooCommerce cu software -ul de contabilitate

O platformă de contabilitate bună are o listă extinsă de caracteristici, asigurându-se că fiecare tranzacție trimisă prin magazinul dvs. WooCommerce este înregistrată și pregătită pentru rapoarte viitoare.

Găsirea unei astfel de platforme de contabilitate este primul pas în configurarea unui flux de lucru contabil pentru magazinele WooCommerce. Unii chiar oferă un plugin sau o extensie gratuită pentru a simplifica procesul.

Prin urmare, scopul nu este doar de a găsi o platformă de contabilitate de renume, ci și una cu un plugin viabil și un proces de sincronizare.

Mai jos sunt unele dintre cele mai bune software de contabilitate pentru WooCommerce:

WooCommerce Sync pentru QuickBooks Online

Acest plugin integrează magazinul dvs. WooCommerce cu unul dintre cele mai populare instrumente de contabilitate pentru afaceri de orice dimensiune – QuickBooks Online. Oferă sincronizare în timp real pentru inventar, produse și numere de vânzări.

Conectați-l la contul dvs. bancar pentru a urmări cheltuielile și utilizați suportul global QuickBooks pentru taxe și valută pentru a înregistra toate taxele și tranzacțiile de pretutindeni.

Xero

Xero este un alt software de contabilitate reputat care are o extensie WooCommerce. Extensia face totul, de la reconcilierea tranzacțiilor din contul dvs. bancar până la verificarea inventarului și urmărirea salariilor.

Lucrul minunat este că toate datele privind taxele, produsele și expedierea sunt trimise fără probleme către Xero direct de la WooCommerce.

QuickBooks

Când majoritatea oamenilor dau peste termenul „software de contabilitate pentru întreprinderi mici”, probabil că se gândesc la QuickBooks. Intuit a introdus produsul acum 20 de ani. A evoluat într-una dintre cele mai populare și utilizate platforme de management financiar din lume astăzi. Singurul lor competitor real este Xero.

QuickBooks este utilizat în prezent de mai mult de 80% din toate întreprinderile mici. Multe întreprinderi mici și mijlocii îl apreciază ca pe o resursă valoroasă. QuickBooks poate fi folosit pentru a îndeplini cerințele de contabilitate, raportare și facturare. De asemenea, oferă o serie de suplimente pentru procesarea cardurilor de credit, urmărirea inventarului și procesarea salariilor.

Un lucru de reținut este că QuickBooks și WooCommerce nu sunt conectate direct. Sunt necesare extensii de la terți pentru a finaliza integrarea.

Această sarcină poate fi finalizată folosind o varietate de resurse. Cunoașterea diferențelor în modul în care WooCommerce și QuickBooks transmit datele este primul pas în selectarea celei mai bune soluții pentru compania dvs.

Conexiunea dintre WooCommerce și QuickBooks este posibilă de MyWorks, Zapier și alte pluginuri terțe. Integrarea poate fi la fel de simplă ca integrarea informațiilor de vânzări sau la fel de complexă ca actualizarea inventarului în timp real pe măsură ce apar modificări. Pluginul sau extensia pe care o selectați ar trebui să se bazeze pe nevoile companiei dvs.

Veți avea nevoie de un cont QuickBooks activ care poate fi integrat cu magazinul dvs. WooCommerce înainte de a putea face orice tip de conexiune. QuickBooks Online este o soluție excelentă pentru multe întreprinderi mici.

Este o soluție bazată pe cloud pentru urmărirea clienților, a cheltuielilor, a veniturilor și a tranzacțiilor de vânzări. QuickBooks Online poate fi folosit și pentru a gestiona inventarul, facturile, achizițiile și multe altele. Prețurile încep de la 20 USD pe lună, ceea ce o face o resursă foarte accesibilă.

Integrările QuickBooks și WooCommerce comunică și trimit informații înainte și înapoi într-o varietate de moduri: integrări pentru transfer unidirecțional și sincronizare bidirecțională

Cunoașterea a ceea ce este important pentru compania dvs. vă va ajuta să găsiți cea mai bună soluție QuickBooks. O întreprindere unică sau o mică întreprindere înființată poate necesita doar un plugin unidirecțional cu o mică taxă unică pentru ca comenzile WooCommerce să fie publicate automat în QuickBooks pentru ei.

Organizațiile mai mari sau companiile cu volume mari de comenzi pot necesita o integrare bidirecțională pentru a-și păstra datele cât mai actualizate posibil. Aceasta este o caracteristică utilă, dar deseori are un cost în termeni de taxe lunare pentru aceste servicii.

FreshBooks

FreshBooks este un alt plugin de contabilitate WooCommerce care se poate conecta automat la site-ul dvs. WooCommerce.

Puteți folosi FreshBooks pentru a genera automat facturi ori de câte ori este plasată o comandă pe site-ul dvs. WooCommerce. Va fi creat un cont de client și orice plată efectuată în acel cont va fi înregistrată.

În plus, puteți alege ce conturi să conectați la FreshBooks în funcție de sursa comenzii, de starea de onorare sau de starea plății. Opțiunile avansate vă oferă mai mult control asupra modului în care sunt integrate conturile dvs.

De asemenea, puteți mapa codurile fiscale la FreshBooks automat. Produsele din comenzile online WooCommerce generează articole noi în contul tău FreshBooks.

Puteți fie să desemnați un anumit cont de compensare pentru plăți, fie să atribuiți diferite metode de plată care sunt acceptate în prezent.

Când produsele sunt actualizate sau create în magazinul WooCommerce, articolele pot fi create și în contul FreshBooks.

WooCommerce Zapier

Extensia WooCommerce Zapier este o alternativă pentru cei care folosesc deja o platformă de contabilitate pe lângă QuickBooks sau Xero.

Zapier acționează ca un integrator universal pentru a vă conecta magazinul WooCommerce cu orice software de contabilitate care nu are o extensie/plugin oficial WooCommerce.

Pe lângă contabilitate, integrarea WooCommerce Zapier poate automatiza și alte aspecte ale magazinului dvs. WooCommerce, cum ar fi marketingul, asistența pentru clienți, urmărirea comenzilor și multe altele.

Configurați urmărirea și raportarea pentru cifre importante.

În mod ideal, cu un singur clic, o platformă de contabilitate va începe să sincronizeze datele vânzărilor și să le introducă în coloanele și rapoartele de urmărire adecvate.

Cu toate acestea, ar trebui să urmăriți și alte valori cheie pentru a vedea cum progresează magazinul dvs. WooCommerce în timp și pentru a crea rapoarte mai ușor în viitor.

Rapoartele contabile WooCommerce vă ajută să vă mențineți controlul asupra finanțelor. De asemenea, le puteți trimite părților interesate care trebuie să verifice stabilitatea financiară a afacerii dvs. În cele din urmă, poate fi necesar să recitiți aceste rapoarte înainte de termenul limită de impozitare.

Configurați cotele de impozitare WooCommerce

În timp ce software-ul de contabilitate face o mare parte din muncă pentru a vă sincroniza veniturile și cheltuielile, sunteți totuși responsabil pentru un alt domeniu important: impozitele. Ai nevoie de ele pentru a putea respecta legea și a te asigura că nu trebuie să plătești penalități atunci când vine sezonul fiscal.

Pe scurt, dacă nu configurați regulile fiscale în magazinul dvs. WooCommerce, afacerea dvs. nu va dura mult, deoarece facturile se adună rapid.

În plus, calculul precis al impozitelor asigură o raportare mai bună în software-ul de contabilitate. Aceste plăți sunt clasificate drept taxe și pot fi puse deoparte pentru a plăti guvernului atunci când va veni momentul.

Deoarece subiectul este complicat, am scris deja un articol special despre taxele WooCommerce pe care cu siguranță ar trebui să îl verificați!

În mod alternativ, există pluginuri fiscale, de la calculatoare de taxe simple, pentru întreprinderi mici, până la organizatori de taxe de comerț electronic mai complexe, pe care le puteți utiliza.

TaxJar este un exemplu. Acest plugin gratuit se integrează perfect cu WooCommerce și trage cote de impozitare în timp real din diferite locații. Prin urmare, nu trebuie să cunoașteți cotele de impozitare din regiunea dvs.

În plus, TaxJar oferă raportare avansată, depunere automată și calcule fiscale în timp real, care vă informează când au fost atinse pragurile fiscale în fiecare dintre regiunile dvs.

Top sfaturi de contabilitate WooCommerce

Mai jos sunt câteva bune practici de contabilitate și contabilitate pentru magazinele WooCommerce pe care ar trebui să le urmați.

Creați un proces lunar de contabilitate

Aveți nevoie de date financiare precise dacă doriți să luați decizii bazate pe date. Aceasta înseamnă construirea unui proces lunar (ideal săptămânal dacă vindeți numeroase articole) pentru ca contabilul să actualizeze diagrama contului.

Treceți la Contabilitatea de angajamente

Există două forme de contabilitate: contabilitatea de casă și contabilitatea de angajamente. Primul funcționează bine atunci când abia începi sau conduci o afacere simplă, mică.

Cu toate acestea, dacă aveți un magazin WooCommerce în care aveți tendința de a observa creșteri ale vânzărilor, cum ar fi în timpul sezonului de vacanță, ar trebui să treceți la contabilitatea de angajamente.

Contabilitatea de angajamente înseamnă că veniturile și cheltuielile sunt înregistrate în diagramele contului dvs. atunci când sunt câștigate, nu atunci când banii ajung sau ies din contul dvs. bancar.

Utilizați un plugin de gestionare a inventarului pentru magazinul dvs. WooCommerce

Dacă aveți mai mult de o duzină de SKU, investiția în software de gestionare a stocurilor care se sincronizează cu software-ul dvs. de contabilitate vă va economisi mult timp și dureri de cap. Acest lucru se datorează faptului că îl puteți folosi și pentru a estima stocul, a calcula scăderea stocului etc., pe lângă urmărirea stocului.

Cunoaște-ți termenele limită de impozitare

Termenele limită de impozitare variază în funcție de locația companiei dvs. Ar trebui să le amintiți dacă doriți să evitați potențiale amenzi și inspecții.

Să ne uităm la SUA ca exemplu. În mod tradițional, Ziua Taxelor este 15 aprilie aici. Fiecare an are propriul termen prelungit de depunere a impozitelor, pe care îl puteți găsi online dacă există vreun motiv pentru care întârziați.

De asemenea, este posibil să trebuiască să plătiți taxe estimative în calitate de proprietar de afaceri. Deși acest lucru nu este întotdeauna necesar, majoritatea proprietarilor unici, parteneriatelor, corporațiilor și S-Corps au cerințe de plată.

Configurați un tablou de bord financiar

O modalitate durabilă de a conduce o afacere (și de a vă salva sănătatea mintală) este să construiți un tablou de bord financiar cu toți KPI-urile financiare esențiale care arată sănătatea afacerii dvs.

Dacă ține evidența evidenței contabile și vezi acest tablou de bord cel puțin o dată pe săptămână, vei fi mereu la curent cu modul în care merge afacerea ta.

Gânduri finale despre contabilitatea WooCommerce

Lumea fiscalității și contabilității nu este întotdeauna distractivă. Dar cel mai bun pariu este să configurați corect un proces de contabilitate WooCommerce de la început. Așa că nu va trebui niciodată să vă faceți griji pentru surprizele înfricoșătoare din partea guvernului.

Angajați un contabil, sincronizați-vă datele de vânzări cu software-ul de contabilitate WooCommerce de calitate și asigurați-vă că rulați rapoarte în mod regulat.

În cele din urmă, găsiți mai multe modalități de a vă îmbunătăți magazinul WooCommerce și fluxul de lucru, verificând colecția noastră de cele mai bune pluginuri WooCommerce gratuite.