Gestionarea cu succes a fișierelor în WordPress utilizând un sistem de gestionare a documentelor: Ghid complet (2022)

Ca sistem de management al conținutului (CMS), WordPress este superior aproape oricărei alte soluții de pe piață – așa cum arată cifrele. Cu toate acestea, nu este perfect în orice situație. De exemplu, WordPress ca sistem de management al documentelor (DMS) este fără îndoială dezamăgitor. Ca atare, este important să vă puneți o întrebare: este modul dvs. actual de organizare a fișierelor cel mai eficient și mai logic pentru nevoile dvs.?

În ciuda unor dezavantaje, WordPress poate livra ca DMS, deoarece are o serie de avantaje. De exemplu, vă centralizează fișierele, le puteți eticheta și clasifica și le puteți găsi fără să vă transpirați. Acesta este motivul pentru care companiile de comerț electronic, cum ar fi vânzătorii de cărți electronice, folosesc WordPress. Această industrie se bazează pe organizare și gestionarea fișierelor, iar o greșeală în sistem costă timp, bani și clienți.

În acest tutorial, vă vom arăta cum să creați un sistem de gestionare a documentelor în WordPress folosind unele dintre cele mai bune instrumente disponibile. Vom oferi o abordare pas cu pas mai târziu, dar mai întâi să discutăm despre o metodă manuală.

Cum să utilizați WordPress ca sistem de gestionare a documentelor (manual)

Având în vedere flexibilitatea și opțiunile de personalizare din cadrul platformei, este posibil să se creeze un sistem manual de gestionare a documentelor WordPress. În teorie, acest lucru necesită câțiva pași. În primul rând, veți dori să creați o pagină dedicată pe site-ul dvs. pentru a găzdui linkurile de descărcare.

De asemenea, veți avea nevoie de o modalitate de a încărca și descărca documente de pe site-ul dvs. În unele cazuri, puteți utiliza Secure File Transfer Protocol (SFTP):

Cu toate acestea, acest lucru nu este axat pe utilizator. În schimb, puteți opta pentru un formular HTML:

Acest lucru oferă un front-end frumos, dar nu vă ajută să gestionați fișierele de pe sistemul dvs. La fel ca și cum ați face acest lucru pe propriul computer, veți dori, de asemenea, să luați în considerare cum să organizați cel mai bine fișierele serverului. O abordare tipică este de a numi, ordona și aranja fișierele după dată. De exemplu, puteți opta pentru un format precum:

nume-document-AAAA-LL-ZZ

Cu toate acestea, această ordine poate fi orice recunoașteți. WordPress folosește un sistem bazat pe foldere împărțit în diferite perioade de timp:

Scopul este să rămâneți la sistemul pe care îl implementați ca și cum orice abatere ar fi nenegociabilă. Dacă faci asta, sistemul în sine nu contează – este consistența.

Pentru a afișa lista de descărcări, veți dori să creați o pagină care să le conțină (Extensia de completare a paginii Descărcați Monitor vă poate ajuta în acest sens). Aceasta va include descărcări specifice, aranjate după dată în multe cazuri. Tema și scopul ales de dvs. vor dicta cum va arăta. Desigur, site-urile de comerț electronic vor furniza adesea o listă de produse, în timp ce alte site-uri ar putea arunca linkurile într-o listă standard neordonată. Alegerea aici depinde de tine.

În general, acesta devine rapid un sistem bun care este blocat în gestionarea manuală și este limitat la aplicațiile pe care le-am sugerat. În schimb, există o modalitate mai bună de a realiza cele de mai sus și de a „prinde” și câteva beneficii suplimentare.

De ce ar trebui să utilizați un plugin WordPress în loc de metoda manuală?

În general, o abordare manuală oferă unele avantaje: pentru început, obțineți control deplin asupra procesului și puteți adapta și adapta soluția la propriile nevoi. Cu toate acestea, pe de altă parte, timpul și banii pe care îi cheltuiți ar putea eroda oricare dintre aspectele pozitive pe care le obțineți în urma procesului.

Desigur, unul dintre cele mai mari dezavantaje ale utilizării unei abordări manuale este că aveți nevoie de cunoștințe tehnice. Totuși, acest lucru nu se oprește la construirea sistemului de management al documentelor. De asemenea, va trebui să vă întrețineți sistemul.

O astfel de soluție va avea o mulțime de părți mobile. Acest lucru este bun în ceea ce privește utilizarea, dar înseamnă că există o mulțime de elemente care ar putea eșua și se pot cascada unele în altele. În general, probabil că veți petrece mai mult timp și mai mult efort pentru a afla cum să întrețineți și să remediați un sistem manual decât dvs. utilizând-l.

În schimb, un plugin robust de gestionare a fișierelor și a documentelor poate oferi o serie de beneficii substanțiale:

• Puteți seta documente și fișiere individuale pentru descărcare și puteți implementa diverse canale de acces, cum ar fi procesarea plăților.
• Prin extensie, puteți seta și permisiuni avansate pentru fișiere, foldere și documente. Acest lucru vă permite să decideți ce utilizatori au acces la fișiere și va întări securitatea generală a site-ului dvs.
• Combinate, aceste două beneficii vor face mai simplu pentru membrii echipei dvs. să găsească documentele de care au nevoie, cu mai puțin timp necesar pentru sarcinile administrative.
• În general, toată lumea poate gestiona mai bine documentele în ecranul de administrare WordPress, ceea ce va economisi timp și bani pe termen lung.

Pe lângă cele de mai sus, un sistem de management al documentelor de top vă poate ajuta să realizați o serie de sarcini:

• Puteți partaja descărcări precum fișiere PDF cu utilizatorii într-un mod ușor, familiar și accesibil.
• Veți putea vinde în mod prestabilit cursuri și abonamente online care necesită descărcări sau acces la alte fișiere.
• Veți avea capacitatea de a gestiona biblioteci sau documente mai mari și fișiere media, cum ar fi videoclipuri, imagini și audio. Pentru o afacere în curs de dezvoltare, acesta va fi un bonus important.
• Un sistem de gestionare a documentelor vă poate permite, de asemenea, să partajați documente importante cu membrii echipei potriviți fără erori și să vă protejați datele pe baza drepturilor de acces pe care le-ați setat.

Un plugin de gestionare de fișiere WordPress va fi cea mai bună modalitate de a vă gestiona și organiza fișierele și, ca atare, veți dori să alegeți cea mai bună opțiune pentru dvs. În continuare, vom arunca o privire asupra unora dintre ele.

Unele dintre cele mai bune pluginuri de gestionare a documentelor disponibile

În această secțiune, vom analiza câteva pluginuri diferite de gestionare a documentelor. Există mai mult decât cele trei aici, dar credem că fiecare dintre cele de mai jos aduce ceva la masă pe care ar trebui să îl luați în considerare.

Desigur, Download Monitor este alegerea numărul unu pentru un sistem de gestionare a documentelor WordPress:

Companii precum Patreon, Tripadvisor și American Express folosesc toate pluginul pentru a-și gestiona biblioteca de documente. Cu toate acestea, puteți face mai mult decât să vă gestionați fișierele. De exemplu, puteți prezenta mai multe versiuni ale unui fișier în diferite formate, împreună cu locații în oglindă, astfel încât utilizatorii să poată accesa documentele oriunde s-ar afla în lume.

De asemenea, puteți să protejați acele fișiere, să urmăriți utilizarea și să folosiți acele numere pentru a servi mai bine utilizatorii. Cu posibilitatea de a afișa numerele de descărcare pe front-end și de a înregistra accesul la documente, aveți un plugin superstar în așteptare.

O altă soluție este WordPress Download Manager:

La fel ca Monitorul Descărcării, vă puteți gestiona descărcările din tabloul de bord WordPress și puteți proteja acele fișiere din Biblioteca Media. Există, de asemenea, un set puternic de funcții de securitate pentru a vă ajuta să vă păstrați fișierele în mâini sigure.

În cele din urmă, ar trebui să luați în considerare și Descărcări digitale ușoare:

Aceasta este o platformă populară de comerț electronic digital în sine, dar funcționează și ca un plugin de gestionare a documentelor WordPress. Există funcții similare cu Monitorul de descărcare, cum ar fi controlul accesului la fișiere și jurnalele avansate. De asemenea, va accepta și platforme de stocare terță parte, cum ar fi Dropbox și Amazon S3, printre altele.

Cum să utilizați Download Monitor pentru a vă gestiona documentele de pe site-ul dvs. WordPress

În continuare, vă vom oferi o privire aprofundată asupra modului de a începe cu Download Monitor. Va trebui să aveți un site WordPress cu o conexiune solidă la internet, dar în afară de asta, vom menționa orice altceva de care veți avea nevoie pentru a parcurge pașii de mai jos.

1. Instalați Download Monitor pe site-ul dvs

În primul rând, va trebui să instalați versiunea gratuită a Download Monitor. Puteți face acest lucru din tabloul de bord WordPress, în special din pagina Plugins > Add New , deoarece se conectează la WordPress.org. Aici, căutați „Download Monitor”:

Apoi, faceți clic pe butonul Instalați acum și, când se modifică, alegeți Activare . Când WordPress finalizează instalarea, veți accesa ecranul Pluginuri – veți nota aici un banner care vă cere să finalizați procesul de instalare.

Vom vorbi despre asta în continuare, dar vom reveni la procesul de instalare mai târziu.

2. Configurați Download Monitor

Înainte de a căuta să utilizați Download Monitor, va trebui să creați câteva pagini. Cu toate acestea, este posibil să nu fie nevoie să le creați pe toate. În orice caz, Download Monitor se poate ocupa de acest lucru pentru tine.

Dacă ați făcut clic mai devreme pe linkul de pe pagina Pluginuri , veți fi deja pe ecranul din dreapta. După ce faceți clic pe cele trei butoane, Download Monitor va crea paginile necesare.

Dacă nu, puteți crea în continuare pagini în WordPress. Veți avea nevoie de o pagină fără acces pentru a fi afișată utilizatorilor restricționați și, eventual, de o pagină de coș și de achiziție dacă vindeți descărcări.

Rețineți că există și o pagină de setări cuprinzătoare ( Descărcări > Setări ):

Acest lucru vă permite să reglați fin Monitorul de descărcare la nevoile dvs. exacte. De exemplu, fila General vă permite să alegeți un șablon pentru butoanele de descărcare și să activați modul Magazin . Acest lucru vă permite să vă vindeți descărcările prin plugin.

Fila Avansat are un control mai precis asupra configurarii paginilor necesare, împreună cu funcționalitatea de blocare, înregistrarea activității, generarea hash-urilor și multe altele:

Veți observa că există o mulțime de opțiuni care necesită o extensie pentru a le accesa. Acesta este ceva la care ne vom uita în secțiunea următoare, dar înainte de asta, să vă arătăm cum să utilizați Download Monitor la un nivel de bază.

3. Utilizați Download Monitor pentru a vă gestiona documentele WordPress

Funcționalitatea de bază a Monitorului de descărcare este simplă: setați o încărcare și permiteți utilizatorilor să o descarce cu un buton. Pentru a începe acest lucru, mergeți la Descărcări > Adăugare nou ecran. Aceasta va afișa o pagină de editare, unde puteți da descărcarii dvs. un titlu și o descriere:

Rețineți că nu utilizați butonul Adăugați conținut media pentru a include descărcarea aici: în schimb, veți folosi metacaseta Fișiere descărcabile/Versiuni din partea de jos:

Aici, completați toate câmpurile relevante – cu cât sunt mai multe, cu atât mai bine – apoi căutați să adăugați o adresă URL pentru fișierul dvs. Butonul Încărcați fișierul acționează ca programul de încărcare standard al Bibliotecii media. Cu toate acestea, butonul Căutare fișier vă oferă acces la fișierele dvs. la nivel de server. În acest fel, puteți stoca totul într-un folder adecvat aici și puteți face link la acesta:

Odată ce faceți acest lucru, puteți publica descărcarea. Cu toate acestea, poate doriți să verificați bara laterală: există opțiunile tipice pe care le veți vedea legate de imaginile caracteristicilor și taxonomii, dar și o casetă Opțiuni de descărcare :

Acest lucru vă permite să setați numai membri sau descărcări recomandate, printre alte opțiuni, și ar trebui să lucrați cu acestea înainte de a publica linkul de descărcare.

Adăugați extensii pentru a îmbunătăți funcționalitatea Download Monitor

Download Monitor oferă o serie de suplimente sau extensii pentru a vă ajuta să îmbunătățiți funcționalitatea site-ului dvs. și să creați un sistem unic de gestionare a documentelor.

Veți fi observat că există o serie de panouri și opțiuni care vă solicită să verificați o extensie. Odată ce achiziționați unul dintre acestea, descărcați fișierul ZIP și instalați extensia, opțiunile vă vor fi disponibile.

În primul rând, trebuie să instalați extensia. Acest lucru este simplu: mai întâi, întoarceți-vă la ecranul Plugin-uri > Adăugați nou și faceți clic pe butonul Încărcați plugin -ul:

Aceasta va deschide o încărcare și puteți fie să glisați și să plasați fișierul ZIP, fie să îl căutați pe computer. Oricum, odată ce alegeți Instalați acum , WordPress va face tot ce este necesar.

De aici, veți avea acces la funcționalitatea oferită și puteți lucra cu opțiunile din ecranele Descărcări > Setări sau editorul de descărcare, după caz.

Beneficiile utilizării Download Monitor: Un rezumat

Acest articol a aruncat o mulțime de informații bazate pe cum să creați un sistem de gestionare a documentelor WordPress. Pentru a rezuma, un sistem ideal ar trebui să vă ofere următoarele beneficii:

• Abilitatea de a prezenta fișiere și documente pe front-end-ul site-ului dvs.
• O modalitate de a afișa documente într-o arhivă.
• Control deplin asupra modului în care oferiți utilizatorilor acces la documentele dvs.
• Abilitatea de a crea și gestiona fișiere descărcabile.

Download Manager poate realiza toate aceste lucruri; În plus, puteți extinde funcționalitatea pluginului cumpărând un pachet premium. Acest lucru vă oferă o mulțime de piese suplimentare de funcționalitate, cum ar fi:

• O modalitate de a crea limitări avansate de descărcare, atât la nivel global, cât și la nivel de descărcare.
• Puteți crea butoane de descărcare personalizate fără codare sau editare de fișiere.
• Veți putea adăuga asistență Google reCAPTCHA, astfel încât să puteți verifica utilizatorii înainte de a efectua o descărcare.
• Pentru mai multă securitate, utilizatorii pot completa câteva câmpuri prestabilite. De exemplu, puteți cere o adresă de e-mail, puteți citi și accepta termenii și condițiile, trimiteți un Tweet și multe altele înainte ca aceștia să poată descărca un fișier.
• De asemenea, puteți primi o notificare prin e-mail atunci când un utilizator descarcă un fișier.
• Veți putea crea o pagină de descărcări dedicată folosind un shortcode. Aceasta va lista fișierele dvs. disponibile, va afișa taxonomii și va prezenta mai multe informații despre descărcări pentru utilizatori.
• Dacă aveți nevoie, Download Monitor vă permite, de asemenea, să exportați sau să importați descărcări care includ categorii și etichete, numere de versiune a fișierelor și multe altele, într-un fișier CSV.

Cea mai bună veste este că Download Monitor vine cu prețuri rezonabile, începând de la 39 USD pe an pentru o licență de bază!

Încheierea

Un mare avantaj al utilizării WordPress este cât de flexibil poate fi. Ca exemplu, luați în considerare cum să creați un sistem de gestionare a documentelor WordPress. Platforma vă permite să alegeți cea mai bună abordare pentru nevoile și cazul dvs. unice de utilizare.

Cu toate acestea, un plugin dedicat este cel mai bun pariu al tău, deoarece poate deveni parte a ecosistemului tău WordPress și se poate extinde cu afacerea ta. Poate fi o coloană vertebrală stabilă pentru restul operațiunilor dvs., iar o soluție care funcționează fără probleme vă va permite să vă concentrați pe nevoile afacerii dvs., mai degrabă decât pe cele ale site-ului dvs.
Download Monitor este modalitatea de încredere de a crea un sistem de gestionare a documentelor WordPress într-o clipă. Peste 100.000 de utilizatori se bazează pe Download Monitor pentru a-și gestiona fișierele, mai ales dacă doriți să vindeți descărcări digitale de pe site-ul dvs. În plus, puteți extinde Download Monitor pentru a se potrivi propriilor nevoi – este un plugin care funcționează pentru dvs., fără a vă impune fluxul de lucru!