Automatizarea fluxului de lucru explicată și 6 cel mai bun software de flux de lucru pentru 2022

Introducerea manuală a datelor ar putea fi una dintre cele mai obositoare și ineficiente sarcini din lumea corporativă. Nu numai că te adormi, dar și irosește timp și resurse prețioase, reducându-ți productivitatea la câțiva pași.

Potrivit lui Zapier, 94% dintre lucrători îndeplinesc sarcini repetitive, consumatoare de timp. Din fericire, există o tehnologie care poate automatiza aceste sarcini amețitoare, eliminând erorile umane și permițându-vă să vă concentrați pe munca care contează de fapt - automatizarea fluxului de lucru.

Prin valorificarea proceselor de operare automată care rulează sarcini manuale, automatizarea fluxului de lucru vă poate ajuta afacerea să economisească timp și bani, să diminueze erorile și să sporească productivitatea.

Cuprins

Cum funcționează automatizarea fluxului de lucru?

Automatizarea fluxului de lucru se bazează de obicei pe o serie de instrucțiuni if/then pentru a declanșa o altă sarcină. Apoi se ramifică în funcție de acțiunea întreprinsă de un lider, angajat sau o altă parte interesată.

Să parcurgem un exemplu de flux de lucru pentru a transforma o trimitere a unui formular într-o oportunitate de tranzacție.

• Un vizitator al site-ului web trimite un formular.
• Acțiunea înscrie automat vizitatorul într-o campanie de picurare. Acesta creează o nouă ofertă și setează starea la „Nou”.
• Primul e-mail al campaniei de picurare este trimis liderului, solicitând programarea unei întâlniri.
• Persoana potențială dă clic către programatorul de întâlniri și creează o întâlnire.
• Un e-mail de mulțumire este trimis liderului principal, confirmând data și ora.
• CRM creează o sarcină nouă și o atribuie unui reprezentant de vânzări.
• Reprezentantul de vânzări contactează apoi personal, punând capăt fluxului de lucru automatizat.

Iată cum poate arăta un flux de lucru de la început până la sfârșit.

Sursa imaginii

Aproape fiecare departament din afacerea dvs. poate beneficia de automatizarea fluxului de lucru. Fie că este vorba de marketing, resurse umane sau finanțe, tehnologia vă poate ajuta să lucrați mai inteligent, nu mai greu.

Mai jos, vom acoperi câteva dintre cele mai populare exemple de automatizare a fluxului de lucru.

Automatizarea fluxului de lucru poate fi utilizată în aproape orice echipă și în orice scenariu de afaceri. Deși este legat în principal de marketing și vânzări, poate fi folosit și în serviciul clienți, operațiuni, resurse umane și finanțe.

Automatizarea fluxului de lucru de marketing

Sursa imaginii

Unele dintre cele mai repetitive sarcini din marketing, cum ar fi trimiterea de e-mailuri și postarea de actualizări pe rețelele sociale, pot fi automatizate cu automatizarea fluxului de lucru. Cu software-ul de automatizare a marketingului, vă puteți programa întregul calendar de rețele sociale și puteți configura fluxuri de lucru care hrănesc anumite tipuri de clienți potențiali cu oferte de e-mail.

Fluxurile de lucru automatizate în marketing includ:

• Abonarea unui utilizator la o campanie de picurare atunci când descarcă o resursă de pe site-ul dvs. web
• Întâmpinați un utilizator în compania dvs. după ce achiziționează un produs
• Reamintirea unui utilizator să verifice după ce a adăugat diverse articole în coș
• Programarea postărilor pe rețelele sociale pe mai multe platforme
• Distribuirea sarcinilor de marketing între membrii echipei

Lectură suplimentară

Automatizarea fluxului de lucru pentru vânzări

Sursa imaginii

Automatizarea fluxului de lucru al vânzărilor simplifică sarcinile obositoare de gestionare a clienților potențiali și a potențialilor, astfel încât reprezentanții să se poată concentra pe vânzare, nu pe introducerea datelor. Pe lângă preluarea automată a clienților potențiali prin conductă, pe baza acțiunilor lor, un flux de lucru automatizat de vânzări poate înscrie potențiali în campanii de picurare și poate actualiza etapele ofertei pe măsură ce afacerea avansează.

Sarcinile automatizate în vânzări includ:

• Plasarea fiecărui client potențial într-o etapă diferită a conductei atunci când efectuează o anumită acțiune
• Mutarea unui client potențial din conductă dacă nu mai răspunde la e-mailuri
• Trimiterea unui e-mail de prezentare de la un reprezentant de vânzări către un client potențial după ce descarcă o carte electronică
• Actualizarea etapei tranzacției odată ce liderul a programat o întâlnire sau o întâlnire
• Crearea sarcinilor pentru reprezentanții de vânzări odată ce un client a programat o întâlnire

Lectură suplimentară

Automatizarea fluxului de lucru pentru serviciul clienți

Sursa imaginii

Automatizarea fluxului de lucru este incredibil de utilă în serviciul pentru clienți. Pe lângă lansarea sondajelor, automatizarea fluxului de lucru se poate ocupa de tichete, cazuri și întrebări obișnuite, trimițând o serie de e-mailuri sau creând sarcini.

Sarcinile automatizate în serviciul pentru clienți includ:

• Crearea unui nou bilet în sistem atunci când cineva contactează prin intermediul rețelelor sociale sau prin e-mail
• Integrarea clienților cu o serie de e-mailuri utile
• Trimiterea sondajelor NPS și înscrierea lor în diferite campanii de e-mail, în funcție de ratingul lor
• Atribuirea biletelor unei etichete de prioritate în funcție de tonul mesajului sau al e-mailului
• Rezolvarea și arhivarea biletelor odată ce a fost atinsă o rezoluție

Lectură suplimentară

Automatizarea fluxului de lucru pentru operațiuni

Sursa imaginii

Operațiunile sunt sângele vital al oricărei organizații și, de asemenea, poate fi automatizată pentru a reduce cazurile de introducere manuală a datelor.

Sarcinile automate în operațiuni includ:

• Ștergerea duplicatelor după ce au fost detectate sau îmbinarea a două proprietăți dacă sunt aceleași
• Gestionarea permisiunilor echipei pentru noii membri ai echipei
• Stabilirea priorităților pentru diferite procese de afaceri
• Compilarea automată a rapoartelor la sfârșitul fiecărui trimestru
• Crearea de sarcini în instrumente terțe, cum ar fi Asana, Slack sau Zoom

Lectură suplimentară

Automatizarea fluxului de lucru al resurselor umane

În loc să fie nevoie să introduceți manual toate informațiile personale ale noilor angajați - cum ar fi adrese, numere de securitate socială și alte informații despre angajați în sistemele de salarizare, cheltuieli și asigurări - software-ul de automatizare a resurselor umane poate face acest lucru în câteva minute.

Sarcinile automatizate în resurse umane includ:

• Eliminarea candidaților din baza de date dacă au fost inactivi pentru o perioadă de timp
• Trimiterea de e-mailuri candidaților care nu au ajuns în runda finală
• Filtrarea candidaților cu anumite cuvinte cheie în istoricul postului lor
• Trimiterea W2-urilor angajaților actuali
• Colectarea feedback-ului angajaților după ce au fost la companie pentru o perioadă de timp

Automatizarea fluxului de lucru financiar

Sursa imaginii

Permițându-vă să creați formulare, să proiectați fluxuri de lucru și să urmăriți procesele, software-ul de automatizare a proceselor financiare vă poate eficientiza toate cererile de călătorie, rambursările și aprobările bugetare.

Sarcinile automatizate din domeniul financiar includ:

• Efectuarea unui proces de aprobare a cheltuielilor de la început până la sfârșit
• Gestionarea aprobărilor furnizorilor și contractelor
• Atribuirea priorităților ACH și solicitărilor de transfer
• Gestionarea cererilor de cheltuieli de călătorie în funcție de locație și activitate
• Aprobarea bugetelor pe baza unui set predeterminat de parametri

Acum că știți totul despre utilizarea fluxurilor de lucru automate, să aruncăm o privire la instrumentele de top pe care le puteți utiliza.

Cel mai bun software de automatizare a fluxului de lucru din 2022

1. HubSpot: Cel mai bun software All-in-One de automatizare a fluxului de lucru

Sursa imaginii

Software-ul de marketing, vânzări, servicii și operațiuni HubSpot funcționează pe o singură platformă, ceea ce îl face una dintre cele mai bune alegeri pentru automatizarea fluxului de lucru all-in-one. Totul este legat împreună, permițându-vă să aliniați toate procesele echipelor și reducând frecarea de la sarcină la sarcină.

Puteți transmite cu ușurință clienții potențiali de la marketing la vânzări, puteți conecta un bilet de serviciu cu o înregistrare de contact existentă și puteți curăța datele clienților - totul într-o singură platformă ușor de utilizat.

Cel mai bun pentru : HubSpot este foarte recomandat pentru companiile în creștere care nu au încercat încă automatizarea fluxului de lucru și pentru întreprinderile cu procese stabilite. Puteți începe cu un abonament Starter, apoi faceți upgrade pe măsură ce aveți nevoie de mai multe funcționalități. Recomandat în special pentru departamentele de marketing, vânzări, service și operațiuni.

Prețuri pentru Marketing Hub: gratuit; 50 USD/luna (Starter); 890 USD/lună (Profesional); 3.200 USD/lună (întreprindere)

Prețuri pentru centrul de vânzări: gratuit; 50 USD/luna (Starter); 500 USD/luna (Profesional); 1.200 USD/lună (întreprindere)

Prețuri pentru Service Hub: gratuit; 50 USD/luna (Starter); 400 USD/luna (Profesional); 1.200 USD/lună (întreprindere)

Prețuri pentru Operations Hub: gratuit; 50 USD/luna (Starter); 800 USD/lună (profesional)

2. Nintex: Cel mai bun software de automatizare a fluxului de lucru pentru întreprinderi

Cu peste 3 milioane de aplicații pentru fluxul de lucru care funcționează pe platforma lor chiar acum, Nintex ajută peste 8.000 de clienți întreprinderi să gestioneze, să automatizeze și să-și optimizeze procesele de afaceri, fără a fi necesară experiența de codare.

Oferind o multitudine de instrumente de automatizare a fluxului de lucru - cum ar fi maparea proceselor, fluxurile de lucru avansate și inteligența proceselor - afacerea dvs. este capabilă să mapați fiecare dintre procesele dvs., să le execute și să le monitorizeze performanța.

Cel mai bun pentru : Nintex este foarte recomandat pentru întreprinderile cu procese stabilite. Este un software robust care îmbină un instrument de proiectare a fluxului de lucru ușor de utilizat cu integrări puternice care vor conecta fiecare dintre aplicațiile tale. Recomandat în special pentru departamentele IT, drept, resurse umane și finanțe.

Preț : 910 USD/lună (Standard); 1.400 USD/lună (întreprindere)

3. Kissflow: cel mai bun software de automatizare a fluxului de lucru pentru începători

Cu încredere de peste 10.000 de companii, inclusiv Domino's, Michelin și Pepsi, Kissflow oferă un software all-in-one de automatizare a fluxului de lucru care permite afacerii dvs. să creeze fluxuri de lucru care automatizează sarcinile în departamentele de resurse umane, vânzări, finanțe, administrare, marketing și achiziții. .

Cu peste 50 de aplicații preinstalate de gestionare a proceselor de afaceri - cum ar fi comenzile de cheltuieli și de vânzare, condiții și declanșatoare și tablouri de bord de raportare pentru fluxurile dvs. de lucru - Kissflow vă poate eficientiza aproape toate procesele de afaceri.

Cel mai bun pentru : Kissflow este foarte recomandat pentru companiile mici care abia acum încep să încerce automatizarea fluxului de lucru. Simplitatea instrumentului și ușurința de utilizare vor face mai ușor să începeți automatizarea proceselor. Recomandat în special pentru departamentele de achiziții, resurse umane și finanțe.

Preț : 200 USD/lună (de bază); 495 USD/lună (Avansat); 1.900 USD/lună (încărcat complet)

4. Integrify: cel mai bun software de automatizare a fluxurilor de lucru pentru administrare de zi cu zi

Integrify este un software de automatizare a fluxului de lucru care vă permite să creați fluxuri de lucru într-un generator de tip drag-and-drop și să rulați fluxuri paralele sau secvenţiale. Prin posibilitatea de a colabora la sarcini și solicitări, de a vă testa procesele și de a configura mementouri, vă puteți eficientiza cu ușurință procesele de afaceri și puteți automatiza sarcinile manuale.

Integrify oferă, de asemenea, exemple de flux de lucru și o bază de cunoștințe pentru utilizatori, un API deschis bazat pe rest, care vă permite să vă integrați cu baze de date externe și posibilitatea de a importa și exporta date din Excel și chiar din PDF-uri.

Cel mai bun pentru : Integrify este foarte recomandat pentru întreprinderile mici și mijlocii care doresc să automatizeze sarcinile de zi cu zi. „Process Builder” de tip drag-and-drop face simplă și ușoară luarea unui proces de la început până la sfârșit. Recomandat în special pentru departamentele administrative.

Preț : preț disponibil la cerere

5. Zapier: Cel mai bun software de automatizare a fluxului de lucru pentru conectarea aplicațiilor

Cu capacitatea de a vă conecta și de a partaja date cu peste 1.000 de aplicații web, cum ar fi Facebook, QuickBooks și Google Drive, Zapier poate automatiza aproape orice tip de proces de afaceri. Tot ce trebuie să faceți este să creați un flux de lucru în editorul lor, să alegeți aplicațiile pe care doriți să le includeți în fluxul dvs. de lucru și să îl proiectați.

De exemplu, dacă doriți să puteți salva toate atașamentele în Dropbox, puteți crea un flux de lucru care să copieze automat orice atașament din căsuța de e-mail Gmail în Dropbox și apoi să vă trimită un mesaj Slack despre descărcare.

Cel mai bun pentru : Zapier este foarte recomandat pentru freelanceri și pentru întreprinderile mici și mijlocii care folosesc o mare varietate de instrumente care nu vorbesc între ele. De exemplu, dacă utilizați MailChimp pentru a trimite e-mailuri și Typeform pentru a colecta clienți potențiali, puteți conecta aceste două instrumente folosind Zapier. Recomandat în special pentru departamentele de marketing și service.

Preț : Gratuit; 19,99 USD/lună (Starter); 49 USD/lună (profesional)

6. Flokzu: Cel mai bun software de automatizare a fluxului de lucru pentru managementul proiectelor

Fără a scrie niciun cod, Flokzu vă permite să creați sarcini, termene limită, reguli de afaceri și notificări. Software-ul lor trimite, de asemenea, sarcinile în așteptare către fiecare dintre căsuțele de e-mail ale desemnaților proiectului dvs. și, pe măsură ce fiecare etapă a unui flux de lucru este finalizată, va atribui automat fiecare sarcină nouă unui utilizator sau unui rol.

În plus, Flozku oferă un tablou de bord de raportare care afișează procesele dvs. de afaceri.

performanța și valorile, cum ar fi cantitatea de sarcini întârziate în prezent, sarcinile atribuite fiecărui utilizator și rol, sarcinile finalizate și timpul necesar pentru fiecare sarcină, care vă vor oferi datele necesare pentru a vă rafina și optimiza fluxurile de lucru viitoare.

Cel mai bun pentru : Flokzu este foarte recomandat pentru echipele individuale care doresc să-și optimizeze gestionarea timpului și fluxul de lucru al sarcinilor. O caracteristică cheie a acestui instrument este că utilizatorii vor primi sarcinile în așteptare în căsuța lor de e-mail, ceea ce îl face un instrument excelent de gestionare a proiectelor. Recomandat pentru orice echipa.

Preț : Gratuit; 19,99 USD/lună (Starter); 49 USD/lună (profesional)

Automatizarea fluxului de lucru vă va ajuta să creșteți mai bine

Automatizarea fluxului de lucru este esențială pentru companiile care doresc să se extindă și să se dezvolte fără a lăsa nimic să cadă prin fisuri. Lăsând tehnologia să finalizeze sarcinile manuale, vă puteți dezvolta în mod eficient afacerea fără probleme de creștere.

Nota editorului: această postare a fost publicată inițial în ianuarie 2019 și a fost actualizată pentru a fi completă.