11 редакторских навыков, которые вам понадобятся, чтобы стать более эффективным редактором

Когда я впервые начал практиковать свои редакторские навыки в маркетинговом блоге HubSpot, я не совсем понимал, сколько времени займет каждый из них.

В зависимости от длины, темы и других переменных, редактирование одного сообщения в блоге может занять от 20 минут до целого дня.

Этот пост не о том, чтобы срезать углы; речь идет об эффективном редактировании. Иногда это означает предоставление более вдумчивой обратной связи заранее, чтобы облегчить вашу работу, когда окончательный вариант будет готов. кнопку Pinterest «Прикрепить» к изображению.

Хотите несколько способов более эффективного редактирования при сохранении целостности? Вот 12 способов сэкономить время, когда вы садитесь и достаете пресловутую красную ручку.

11 способов сэкономить время при редактировании текста

1. Найдите тихое место для редактирования.

Не пытайтесь отредактировать текст на совещании или в присутствии болтливых коллег.

Исследования показывают, что подобная многозадачность может сделать нас гораздо менее эффективными в работе и увеличить количество ошибок и стресса. И когда вы редактируете, вы пытаетесь поймать эти ошибки, поэтому вам нужно быть особенно усердным.

Вместо этого найдите место, где вы можете подключиться и полностью сконцентрироваться на том, что перед вами. Когда вы доберетесь туда, отключите эти надоедливые уведомления по электронной почте и в социальных сетях и переведите телефон в режим полета (или, что еще лучше, оставьте его в сумке).

На самом деле, согласно исследованию Калифорнийского университета, для каждого уведомления, которое вы получаете, может потребоваться 23 минуты, чтобы вернуться в нужное русло.

Если вы работаете над текстом, который потребует более нескольких часов тщательного редактирования, подумайте о том, чтобы заблокировать куски непрерывного времени с небольшими перерывами между ними — метод Помидора.

2. Убедитесь, что тема соответствует вашей контент-стратегии.

У вас может возникнуть соблазн вникнуть в суть статьи и сразу же приступить к ее тщательному редактированию. Но для редактора важно поместить содержание в контекст, прежде чем углубляться в детали.

Во-первых, бегло просмотрите рабочее название и основные идеи, затронутые в статье. Подумайте про себя:

• Соответствует ли эта тема нашей контент-стратегии?
• Будут ли об этом заботиться наши читатели и покупатели?
• Каждый раздел естественным образом перетекает в следующий?

Если вы обеспокоены тем, что статья не посвящена теме, которая будет интересна вашим читателям, подумайте, как изменить угол обзора.

Вы также захотите подумать о том, как статья сочетается с тем, что вы написали в прошлом, особенно если это статья в блоге.

Поисковые системы, такие как Google, могут счесть второй пост дублирующим контентом и оштрафовать вас в поиске. Даже если Google не считает это дублирующим контентом, конкуренция за ранжирование по ключевым словам с другим постом из вашего собственного блога повредит вашей стратегии SEO.

Вопросы, которые следует задать здесь, следующие:

• Охватывали ли мы эту тему всесторонне в прошлом?
• Предлагает ли это свежий взгляд и перспективу?

Если оба ответа да, вы можете рассмотреть возможность обновления и повторной публикации исходного проекта.

3. Сначала читайте содержание и идеи, а затем грамматику.

Никогда не начинайте погружаться в детализированные правки, пока не прочтете весь текст. Важно размышлять об этом целостно, чтобы вы могли точно определить места, где содержание и идеи могут быть улучшены.

Может показаться, что мы добавляем время, но поверьте мне, это сэкономит вам много времени и усилий в долгосрочной перспективе. Если вы когда-нибудь начинали редактировать фрагмент построчно только для того, чтобы понять, что его нужно полностью реструктурировать, вы понимаете, что я имею в виду.

Ключевым моментом здесь является распознавание того, когда произведение требует дополнительной работы от автора.

«Иногда автор присылает статью до того, как она будет готова к редактированию», — сказал Кори Уэйнрайт, CRO-стратег HubSpot и копирайтер в HubSpot. «Научившись распознавать эти случаи, вы можете сэкономить массу времени, потому что в противном случае вы начнете просто переписывать часть, что бесполезно ни для кого из вас».

Джинни Соски, бывший менеджер маркетингового блога в HubSpot, соглашается.

«Ваша работа как редактора состоит в том, чтобы сохранить голос вашего писателя, убедившись, что он соответствует вашей планке качества».

Вы можете заметить, что текст написан не очень хорошо, или вступление нужно подтянуть, или в статье недостаточно пунктов, чтобы она соответствовала вашим стандартам качества. В этом случае отправьте этот отзыв автору по электронной почте, так как это может быть более продуктивным, чем менять все вокруг себя.

Если статья нуждается в огромной помощи по редактированию, то сочинение автора может не подойти для вашей публикации — и вы сэкономите много времени, прямо сказав автору.

4. Найдите места, где автор может заполнить пробелы.

Помимо предоставления более широкой и широкой обратной связи, вы также должны прочитать статью, чтобы определить небольшие улучшения, над которыми вам может понадобиться (или нужна) помощь автора.

Вот несколько вопросов, которые следует задать себе:

• Есть ли структурные несоответствия в произведении? Например, если они включили пример в каждый раздел статьи, кроме одного или двух, вы можете попросить их найти по одному примеру для каждого из этих разделов.
• Есть ли какие-либо моменты, которые нуждаются в каких-либо, дополнительных или лучших доказательствах? Статистика и данные могут повысить качество вашего контента и сделать его более интересным для читателей.
• В каких источниках отсутствуют ссылки? Это большой.

По мере чтения делайте заметки по этим пунктам в черновике электронной почты автору. Когда вы закончите, убедитесь, что вы очистили заметки, чтобы они были понятны.

5. Добавляйте полезные веб-сайты в закладки для быстрого доступа.

Как только содержание, идеи и структура статьи будут готовы к работе, вы можете приступить к делу.

Здесь мне нравится сохранять несколько веб-сайтов в закладках для справки. Вот те, которые я предпочитаю.

6. Держите под рукой полезные фрагменты кода.

Наряду с добавлением в закладки полезных веб-сайтов также рекомендуется иметь легкодоступные фрагменты HTML или другого кода, который вы обычно используете.

Например, вы можете использовать специальный код для включения модуля «Избранное описание» в вашу CMS.

Чтобы упростить этот процесс, я сохраняю фрагменты кода в своем Evernote. Когда приходит время добавить их в исходный код моего поста в блоге, я просто открываю заметку и добавляю фрагменты по мере необходимости.

Вот подробное введение в HTML, чтобы вы могли изучить полезные приемы кодирования.

7. Прочтите отрывок вслух.

Важность этого шага невозможно переоценить.

Чтение вслух полезно не только для сохранения памяти, но и для выявления ошибок. Вы, скорее всего, найдете неуклюжие предложения и другие вещи, которые проверка орфографии не уловит, если вы будете читать вслух.

Автор бестселлеров Дэвид Седарис использует этот вербальный подход для тонкой настройки своего письма.

Согласно Fast Company , Седарис проверяет свои незавершенные работы, читая их вслух перед живой аудиторией, потому что это помогает ему замечать недостатки в тексте. Читая, он будет обводить все, начиная от запутанных или вводящих в заблуждение фраз и заканчивая повторяющимися словами.

«Раньше я ненавидел, когда выходила книга или публиковался рассказ, и я был как черт, как я мог этого не уловить?», — сказал Седарис. «Но вы почти всегда улавливаете это, когда читаете вслух».

Чтение вслух поможет вам выявить эти ошибки с первого раза, что впоследствии сэкономит вам время.

8. Используйте «Найти и заменить», чтобы быстро исправить распространенные ошибки.

У всех нас есть слова, которые сбивают нас с толку, независимо от того, как долго мы пишем или редактируем.

Подумайте об этом: какие ошибки вы склонны делать при написании или редактировании? Какие вещи вы склонны упускать?

Начните отслеживать это и добавляйте в личный блог. Затем, когда вы редактируете, выполните «Найти и заменить» перед публикацией, чтобы отловить любые ошибки, которые ускользнули. Это гораздо более быстрый способ отшлифовать изделие, чем искать эти экземпляры вручную.

Чтобы выполнить «Найти и заменить», нажмите Control + F на ПК (или Command + F на Mac), введите проблемное слово или фразу и нажмите «Найти».

9. Сделайте последнюю проверку в Microsoft Word.

Неважно, насколько тщательно вы просматривали написанное: чаще всего при проверке орфографии вы обнаружите дополнительные ошибки, которые в противном случае пропустили бы.

Если в вашем программном обеспечении для письма есть проверка орфографии, используйте ее. Мы также рекомендуем вставить содержимое в Microsoft Word (с учетом длины) для окончательной проверки.

Просто не забудьте дать документу несколько дополнительных секунд для обработки вашей части после того, как вы вставите ее туда, так как Word требуется немного больше времени, чтобы «прочитать» вашу часть и обнаружить любые ошибки.

Затем вы можете просмотреть его и оценить любые красные или зеленые волнистые линии, которые вы видите.

10. Знайте, когда контент достаточно хорош.

Я не хуже любого другого редактора знаю, что отказаться от перфекционизма сложно. Но оказывается, что перфекционизм, хотя и полезен в определенных контекстах, может стать серьезным препятствием для продуктивности.

Всегда найдется что-то, что вы можете сделать, чтобы улучшить написанное. Вы можете думать, что «сделано» — это тратить каждую возможную минуту на улучшение, полировку и уточнение детали, пока она не станет идеальной.

Но чем вы жертвуете, делая больше мелких улучшений? И реальны ли эти жертвы? Стоят ли они вашего времени? В какой-то момент вам нужно спросить себя: « Когда «достаточно хорошо» достаточно хорошо?»

Конечно, зная порог «достаточно хорошего», легче сказать, чем сделать. Вот полезная формула, которая даст вам некоторое направление:

1. Произведение успешно решает проблему, удовлетворяет потребность или передает предназначенное сообщение.
2. Это четко и отчетливо по бренду.
3. Качество работы соответствует или превышает уровень предыдущей работы.
4. Он был тщательно, но объективно изучен другими квалифицированными специалистами.
5. Окончательное решение о предпочтениях было оставлено в руках создателя.

Убедитесь, что вы выполнили наиболее важные задачи по редактированию и корректуре. Затем, как только вы достаточно улучшите произведение, чтобы двигаться дальше… просто продолжайте.

11. Держите этот контрольный список перед публикацией под рукой.

Прежде чем вы нажмете «Опубликовать», пришло время сделать последний раз, чтобы убедиться, что вы отметили все флажки.

Хотя это кажется еще одним дополнительным шагом, помните, что это затраты времени, которые избавят вас от необходимости возвращаться к тексту позже для внесения правок и корректировок.

Таким образом, используйте этот контрольный список онлайн-редактирования и корректуры при окончательной проверке. Не стесняйтесь также добавлять в список, так как у вас могут быть дополнительные шаги в вашем процессе.

В конечном счете, чтобы быть эффективным редактором, требуется концентрация, внимание к деталям и умение вовремя остановиться. Имея в своем распоряжении этот список, вы быстро поправитесь.

Примечание редактора: этот пост был первоначально опубликован в апреле 2016 года и обновлен для полноты.