11 бесплатных лайфхаков для работы с электронной почтой, которые повысят вашу эффективность

Если вы чем-то похожи на меня, значительная часть вашего рабочего дня — это просмотр входящих сообщений, отправка сообщений электронной почты в мусор и ответы на электронные письма, срочные.

Должны ли быть какие-то возможности управления им? Мы получили бесплатные хаки для электронной почты, которые позволят вам лучше контролировать свой почтовый ящик, чтобы вы могли сосредоточиться на важных вещах.

11 совершенно бесплатных лайфхаков для работы с электронной почтой, которые повысят вашу продуктивность

1. Отключите уведомления или приостановите электронные письма.

Помимо социальных сетей, большинство людей получают уведомления по электронной почте. Это может быть лишь одним из самых важных препятствий на пути к эффективности, учитывая, что ваше внимание сосредоточено в других местах.

Решение? Просто переключитесь с уведомлений по электронной почте на свои более насущные обязанности. Тем не менее, гораздо лучше то, что вы можете приостановить входящие электронные письма, даже не показывая их в своем почтовом ящике — если ваша компания электронной почты позволяет это.

Графический ресурс

Пользователи Outlook могут приостанавливать уведомления благодаря приложению Boomerang и возобновлять их, когда они будут готовы с ними справиться.

2. Блокируйте время для пакетной оценки электронной почты.

Электронная почта может приходить даже несколько часов рабочего дня, а если вы работаете с бригадой асинхронно, то нерабочих часов нет.

Итак, вместо того, чтобы постоянно просматривать ваши электронные письма и отвечать каждому человеку по мере их поступления, выделите в течение дня отрезки времени для их анализа.

Это может быть раннее утро, поздний вечер или любое другое время, когда вы ожидаете перерыва.

Профессиональное предложение: как только вы определите этот временной блок, вставьте его в свой календарь, чтобы избежать конфликтов с другими рабочими действиями.

3. Создайте шаблоны.

Вы знаете, как на веб-сайтах есть разделы часто задаваемых вопросов? В наших опытных профессиях мы обычно сообщаем одни и те же детали нашим клиентам, коллегам и заинтересованным сторонам больше, чем и выше.

Чтобы сделать это немного проще, создавайте шаблоны, чтобы не начинать с нуля каждый раз, когда вы составляете электронное письмо.

Ваши шаблоны будут в первую очередь основаны на запросах, которые вы получаете чаще всего, фразах, которые вы используете чаще всего, и сообщениях, которыми вы делитесь чаще всего. Вещи как:

• Холодные электронные письма
• Перенаправления в другие группы
• Еженедельные уведомления команды
• Концепция ООО

Чтобы настроить это в Gmail, перейдите к своим настройкам, щелкните вкладку «Сложные» и нажмите «Включить», чтобы перейти к части «Шаблоны».

4. Создайте папки.

Бизнес является важнейшим фактором продуктивности, и сообщения электронной почты часто остаются на заднем плане. Ирония в том, что они, вероятно, хранят часть наиболее важной информации, которую мы используем в нашей повседневной работе.

Создание папок внутри вашей электронной почты не только облегчит поиск элементов, но и сделает их более управляемыми при расстановке приоритетов ваших электронных писем.

Для случая вы можете сделать категории по:

• Приоритет (например, необходимо действие, информационный)
• Работа (например, управление персоналом, финансы, страховое покрытие)
• Группы (например, руководство, непосредственный опыт, коллеги и т. д.)

5. Фильтруйте входящие электронные письма.

Зачем делать это с помощью сообщений электронной почты, если вы можете попросить своего провайдера электронной почты сделать это за вас механически?

Атрибут фильтра, который можно получить у большинства поставщиков электронной почты, позволяет сортировать, удалять, помечать и пересылать сообщения электронной почты.

Вы можете сделать это, используя следующую информацию:

• Адреса электронной почты
• Слова и фразы и/или фразы
• Сюжетная линия
• Вложение

В тот момент, когда вы создаете фильтр, вы назначаете автоматическое действие по соблюдению требований.

Варианты использования включают в себя включение электронных писем от руководства в определенную папку, удаление нежелательной почты, пометку напоминаний как учебных.

6. Используйте планировщик электронной почты.

Отсутствуют дни, когда вы просыпаетесь в 6 утра только для того, чтобы отправить электронное письмо, которое вы не могли отправить в 22:00 предыдущего вечера, когда составляли его.

Некоторые поставщики услуг электронной почты позволяют вам запланировать дату и время доставки вашей электронной почты, чтобы вы могли установить ее и забыть о ней — без страха.

Если в вашей компании нет этого аспекта, подумайте о расширении, таком как Boomerang, которое вы можете объединить со своей электронной почтой для планирования электронной почты.

7. Включите функцию «Отменить отправку».

Мы все это делаем: отправляем электронное письмо, а затем обязательно перечитываем электронное письмо, которое вы теперь пересматриваете пять раз непосредственно перед отправкой ТОЛЬКО при определенных обстоятельствах — даже если вы почти ничего не можете с этим поделать. Пока, в конце концов, сейчас.

Gmail и другие поставщики электронной почты теперь позволяют отменить отправку электронного письма на пару секунд после того, как вы нажали «Отправить», только в том случае, если вы заметили оплошность или просто передумали.

Совет: увеличивайте количество получателей только в тот момент, когда ваша электронная почта готова к отправке — таким образом, вы ни при каких обстоятельствах не доставите незаконченную электронную почту еще раз.

8. Изучайте ярлыки.

Ярлыки позволяют быстро выполнить работу с электронной почтой, не пропуская ни одного шага.

С помощью ярлыков электронной почты вы можете:

• Составьте новое электронное письмо.
• Включите получателей копий и скрытых копий.
• Вставьте внешние ссылки.
• Откройте советы по правописанию.
• Отформатируйте текст с выделением жирным шрифтом, курсивом, подчеркиванием, отступами и выравниванием.
• Архив электронной почты

И это только для того, чтобы назвать несколько. Если есть функция, которую вы обычно используете, скорее всего, есть ярлык, который доставит вас туда одним щелчком мыши или нажатием клавиши.

Конечно, ярлыки будут различаться в зависимости от компании и машины. Поэтому, прежде чем начать их использовать, убедитесь, что вы используете идеальные.

9. Отписаться.

Если ваш почтовый ящик почти такой же, как у меня, там есть несколько тысяч электронных писем от моделей, с которыми вы почти никогда не общаетесь.

Хотя удаление этих писем занимает много времени, вы можете начать наводить порядок в своем почтовом ящике, отписавшись от писем, которые вы ни при каких обстоятельствах не читаете. К сожалению, не во всех моделях есть рабочие процессы отключения, которые обычно выводят вас из записи о прочтении.

В этом случае вам придется вручную отказаться от подписки. Поверьте мне, ваше долгосрочное «я» будет вам благодарно.

10. Получите расширение браузера грамматики.

Большинство из нас набрасывает электронные письма прямо из поля «Новый черновик». С другой стороны, этот метод сопряжен с некоторыми опасностями, особенно с орфографическими ошибками или неуклюжими фразами.

Такие приложения, как Grammarly, будут служить корректором, выявляя ваши ошибки сразу после того, как вы их сделаете. У Grammarly также есть четкие характеристики, которые передают вам тон вашего сообщения и предлагают альтернативные фразы.

С этим устройством вам никогда не придется беспокоиться о качестве звука или о скрытой опечатке. Это устраняет все догадки, поэтому вы можете просто нажать «Отправить».

11. Расставьте приоритеты в сообщениях электронной почты.

Если вы все еще боретесь с обработкой большого количества получаемых вами электронных писем, попробуйте следовать этому популярному правилу: если электронное письмо требует ответа, который займет две минуты или меньше, реагируйте быстро.

Если это займет больше времени, сохраните его на потом. Эта тактика предназначена для того, чтобы помочь вам избавиться от путаницы, не преодолевая ее.

Вот и все — бесплатные лайфхаки для электронной почты, которые помогут вам настроить почтовый ящик ниже и оптимизировать вашу производительность.

Внимание редактора: эта статья была впервые опубликована в августе 2016 года и обновлена ​​для обеспечения полноты.