4 совета по повышению эффективности рабочего процесса в вашем бизнесе

Большинство офисов и предприятий сегодня работают по восьмичасовому графику. Вы можете подумать, что этого времени достаточно, чтобы выполнить все задачи, которые необходимо выполнить в течение дня. Но когда вы углубляетесь в то, как тратятся эти часы, уверены ли вы, что каждая минута тратится продуктивно? Или есть часы, потраченные впустую на неэффективность процессов, инструментов и других функций для выполнения работы?

В настоящее время предприятия находятся под таким сильным давлением, чтобы делать больше, доставлять больше и производить больше за то же количество часов. Технологии становятся все более и более совершенными, и от компаний ожидают, что они будут использовать все доступные ресурсы в своих интересах для повышения эффективности рабочего процесса. Ваш бизнес должен искать необходимые инструменты и читать источники, такие как сравнительная таблица CRM, чтобы вы могли принимать правильные решения по автоматизации вашего бизнес-процесса. Когда это будет достигнуто, ваш бизнес сможет отказаться от любой траты времени на работу, так что производительность и прибыльность вашего бизнеса впоследствии также возрастут.

В этой статье вы найдете четыре лучших совета о том, как повысить общую эффективность рабочего процесса в вашем бизнесе. Итак, читайте дальше!

1. Узнайте, как расставлять приоритеты в задачах

Одна из вещей, которая может повредить вашему общему рабочему процессу, — это когда вы не знаете, как эффективно расставить приоритеты для определенных задач, которые вам нужно выполнить. Когда дело доходит до приоритизации задач, не существует жесткого и непререкаемого правила, так как это зависит от того, что нужно сделать в течение дня и какие сроки поджимают.

Проблема, однако, начинает возникать, когда вы чувствуете, что все в вашем списке важно выполнить. Как вы расставляете приоритеты перед другими? Вот руководство:

Сосредоточьтесь на самых важных задачах. Выберите не более трех задач, которые вы должны поставить в начало списка приоритетов. Эти три задачи должны быть выполнены утром, когда вы все еще можете быть наиболее продуктивным в психологическом плане. Таким образом, у вас будет «свободное время» во второй половине дня, чтобы закончить все, что вы можете сделать в списке. Затем снова начните тот же цикл на следующий день, когда вы выйдете на работу.

Выделите то, что срочно, в срок. Благодаря этому вы будете уверены, что не пропустите ни одного приближающегося крайнего срока, работая в первую очередь над теми задачами, крайний срок которых еще далеко.

Принимайтесь за работу пораньше. Если вы можете приходить на работу хотя бы на 15 минут раньше, чем обычно, это действительно имеет большое значение, чтобы успеть сделать больше дел утром. Это безмятежное время, когда еще не так много коллег, может позволить вам больше сосредоточиться на том, что вам нужно сделать. Поскольку вы пришли на 15 минут раньше, это также может позволить вам уйти с рабочего места на 15 минут раньше, чем все остальные.

Применяя описанные выше стратегии, вы можете начать осознавать изменения в своих бизнес-операциях, поскольку теперь вы, наконец, можете позволить себе выполнять больше дел в течение дня.

2. Проанализируйте свои текущие процессы

Прежде чем вносить изменения в бизнес-процесс, важно также проанализировать текущие процессы. Это важно, чтобы вы могли быть уверены, что любые изменения, которые вы внедряете на своем рабочем месте, необходимы для повышения их эффективности. Когда вы выполняете этот процесс, вы должны привлечь всех, включая своих сотрудников. Таким образом, вы можете получить от них необходимую обратную связь, чтобы определить, что работает для этих сотрудников, а что нет.

Чтобы убедиться, что ваш анализ рабочего процесса оказался эффективным для вашего бизнеса, помните о следующих шагах и стратегиях:

Автоматизируйте свой рабочий процесс. После того, как вы определили проблемные области в своем рабочем процессе, с которыми вы все еще упрямо работаете вручную, стоит подумать об их автоматизации, по одной процедуре за раз.

Найдите определенные узкие места в вашем рабочем процессе и выработайте стратегию. Узкие места в вашем рабочем процессе — это проблемные области, которые замедляют плавный ход работы. Например, есть ли шаги, выполнение которых занимает больше времени, чем другие? Есть ли отдел, который постоянно пытается завершить свою часть процесса? Это узкие места, которые необходимо устранить.

Анализ рабочего процесса приносит пользу вашему бизнесу во многих отношениях, что делает его еще более необходимым для вас. Эти преимущества включают в себя:

Повышение общей эффективности на вашем рабочем месте. Анализ рабочего процесса позволяет вашему бизнесу по-новому взглянуть на то, как выполнять определенные задачи, чтобы можно было выявить эти недостатки и обновить соответствующие технологии.

Делаем клиентов счастливее. Изменения, реализованные с помощью анализа рабочего процесса, также могут привести к более довольным клиентам. Когда необходимо принимать решения о аспектах вашего рабочего процесса, влияющих на клиентов, вы можете иметь прочную основу рабочего процесса, тем самым улучшая бизнес-операции.

Повышение морального духа сотрудников. Конечно, ни один сотрудник не захочет оставаться в стороне, продолжая использовать устаревшие процессы, когда сотрудники других предприятий уже перешли на более современные системы.

3. Назначьте подходящих сотрудников

Возможно, у вас уже есть тщательный процесс найма. Затем ваша компания также вложила средства в правильные инструменты для выполнения работы. Но вы замечаете, что по-прежнему существует медленное движение от одного конца рабочего процесса к другому. Когда это происходит, проблема может заключаться в том, что вы назначаете на работу не тех сотрудников, например, назначаете сотрудников в отдел маркетинга, которых вы даже не обучили цифровому маркетингу.

Правильное назначение очень важно, поэтому вы будете знать наверняка, что каждый сотрудник хорошо подходит для данной должности. Они могут преуспеть просто потому, что их рабочие функции являются их сильными сторонами. Когда это будет достигнуто, ваш бизнес может иметь более высокие шансы на успех.

Чтобы убедиться, что нужные сотрудники соответствуют надлежащим должностным обязанностям, вот проверенные советы, которые вы можете применить:

Разработайте точные должностные инструкции. Это означает, что ваши должностные инструкции должны быть максимально конкретными. Если оставить расплывчатые описания должностных обязанностей, это только создаст лазейку, из-за которой вашей компании будет сложнее понять, действительно ли эти должностные инструкции выполняются.

Поддерживайте рост и талант каждого члена вашей команды. Всякий раз, когда у каждого члена вашей команды есть возможности для роста, максимально используйте эти возможности. Дайте своим сотрудникам возможность расти и оттачивать свои навыки, отправляя их на оплачиваемые компанией тренинги и семинары. Это может показаться дополнительными расходами для вашей компании, но отдача, когда они могут преуспеть и добиться большего для вашего бизнеса, выше.

Установите четкий набор целей для каждой задачи , чтобы каждый из ваших сотрудников имел представление о том, что им нужно выполнить для каждой задачи. Разбивка обязанностей на более мелкие задачи делает процесс более четким и упорядоченным, устраняя любую возможность «серых зон», когда сотрудники не уверены, чего они должны достичь для каждой задачи, а также помогает им определить, делают ли они то, что они делают, или нет. на самом деле приносит результаты.

4. Отдавайте приоритет совместному использованию файлов и документации

Файлы являются неотъемлемой частью любого бизнеса. Существуют документы, которыми необходимо обмениваться с одного конца рабочего процесса на другой, чтобы обеспечить успешный поток информации. Независимо от того, насколько хороши или насколько хорошо автоматизированы все остальные аспекты вашего рабочего процесса, вы все равно не достигнете своих целей, когда у вашей команды не останется другого выбора, кроме как вручную обращаться за необходимыми документами.

Одна из ваших целей по автоматизации рабочего процесса должна быть связана с тем, чтобы тратить больше времени на достижение ваших целей, а не тратить время на поиск определенных документов, которые в противном случае были бы легко найдены.

Имея это в виду, вот советы, которые вы можете применить для обеспечения безопасного обмена файлами через автоматизированную систему:

· Выберите программное обеспечение для обмена файлами , поддерживающее сквозное шифрование , чтобы обеспечить наличие паролей и других мер безопасности во избежание кражи данных и личных данных.

· Проводите регулярный аудит файлов , чтобы быть в курсе того, кто имеет доступ к определенным файлам и кто в настоящее время контролирует файлы. Процесс аудита файлов также необходим для немедленного удаления нежелательных файлов из вашей облачной системы.

· Выбирайте систему обмена файлами бизнес-класса, так как потребительские системы более подвержены утечкам, взлому и краже, а меры безопасности менее строгие. Система обмена файлами бизнес-класса позволяет вам иметь больше элементов управления безопасностью, таких как средства контроля соответствия и видимости, среди многих других.

· Обучайте и обучайте свою команду методам автоматизированного обмена файлами, поскольку ваше программное обеспечение для обмена файлами по-прежнему будет бесполезным, если ваша команда даже не знает, как использовать его надлежащим образом и с пользой для вашего бизнеса.

Вывод

Приведенные выше советы работают независимо от типа вашего бизнеса и независимо от того, к какому отделу вы принадлежите. Когда вы воспринимаете каждый отдел как фрагмент целой головоломки, ваш бизнес может улучшиться и стать более продуктивным. Процессы рабочих процессов имеют решающее значение для достижения цели, и вы должны убедиться, что все ваши процессы способствуют более высокой вероятности успеха вашего бизнеса. Когда ваши бизнес-процессы стали перегружать вас, это сигнал к тому, чтобы вы на самом деле переместили и скорректировали свой рабочий процесс, чтобы сделать его более рациональным.