5 лучших идей облачного хранения информации для бизнеса
Опубликовано: 2022-01-31Итак, вы выбрали только одного из лучших поставщиков облачных хранилищ и перенесли файлы данных вашей компании в облако. Но получаете ли вы максимальную эффективность от своего облачного хранилища фактов и делаете ли вы все возможное, чтобы сохранить вашу информацию в целости и сохранности?
Лучшее облачное хранилище для бизнеса имеет довольно много возможностей, которые могут вознаградить ваше предприятие. Он позволяет вам получать доступ к своим документам из любого места, что отлично подходит для сотрудников, выполняющих работу из дома или в пути, а также предлагает множество приложений для совместной работы, которые могут решать технологические трудности вне совместной работы.
Кроме того, большинство крупных облачных компаний хранят вашу работу в зашифрованном и защищенном виде, но вероятны риски для вас и ваших потенциальных клиентов, если вы не управляете своим облачным хранилищем для резервных копий должным образом.
В этой статье мы познакомим вас с пятью способами, с помощью которых вы можете расширить возможности облачного хранилища информации и сохранить свои документы в безопасности.
1. Держите на первом месте по стабильности
Ключевые поставщики облачных хранилищ информации имеют самые современные и регулярно обновляемые устройства защиты, а также шифрование и брандмауэры, поэтому ваши файлы данных, вероятно, будут в большей безопасности в облаке, чем если бы вы хранили их дома.
Даже сейчас существуют потенциальные опасности, но большинству из них можно противостоять, если эффективно понять и использовать эти возможности защиты, а также обучить свой персонал превосходной онлайн-защите.
Крайне важно, чтобы у всех пользователей были надежные пароли. Многие люди используют один и тот же пароль для всех своих учетных записей в Интернете, что опасно — если один веб-сайт, на котором у сотрудника есть личная учетная запись, будет взломан, то хакеры, скорее всего, также могут получить их служебные учетные записи.
Вариант состоит в том, чтобы использовать лучших администраторов паролей, они очень безопасны и позволяют покупателям иметь разные пароли для всех своих учетных записей без необходимости вспоминать их все.
Конечные пользователи облака для малого бизнеса также должны использовать аутентификацию с двумя переменными, что означает, что даже если пароль скомпрометирован, существует дополнительный уровень стабильности, который не позволит хакеру получить доступ к учетной записи. Как администратор, вы должны быть в состоянии сделать это обязательным для всех покупателей.
Более того, включены оповещения о гарантийном счете. Это говорит о том, что в случае каких-либо действий, таких как индикация входа с новой машины, вы будете уведомлены. В большинстве случаев эти предупреждения почти не о чем беспокоиться, но они помогают вам действовать быстро в редких случаях, когда кто-то несанкционированно пытается получить доступ к вашей информации.
2. Максимально используйте синхронизацию
Огромным преимуществом облачного хранилища является быстрая синхронизация вашей информации и папок. Благодаря самым эффективным компаниям по обмену файлами, предоставляемым облачными хранилищами данных, все ваши сотрудники смогут получить доступ к самым последним файлам данных, где бы они ни находились, что особенно полезно, когда все больше мужчин и женщин работают из дома. .
Если вы не любите стандартные интерфейсы облачных хранилищ на основе браузера по умолчанию, то практичным атрибутом, предоставляемым многими поставщиками, является возможность объединять ваши облачные папки в файловую структуру вашей рабочей системы, например файл Windows. Проводник или Mac Finder.
Как только вы загрузите жизненно важное приложение, ваши файлы, сохраненные в облаке, появятся в виде папки на вашем персональном компьютере, и, пока у вас есть онлайн-отношения, синхронизация должна быть компьютеризированной и бесшовной. Если у вас есть множество документов, которые не синхронизируются регулярно — например, архив предыдущей информации, к которой редко обращаются, — то стоит проверить, есть ли у вашей компании по хранению возможность продавать эти документы «в холодном виде».
Это когда документы хранятся на таких компонентах, как лента, и не синхронизируются в реальном времени, поэтому для доступа к ним их необходимо извлекать вручную. Преимущество в том, что это может сэкономить большую сумму денег. Google и Microsoft Azure — это две платформы, которые предлагают вам холодное хранилище.
3. Держите факторы в порядке
Облачное хранилище информации позволяет вам сортировать информацию в виде папок, как при классическом жестком толчке. Если вы собираетесь делиться файлами со своей командой, важно иметь четко спланированную структуру и разработать политики для надежного именования файлов, чтобы каждый человек мог найти информацию, которая ему нужна.
Делайте это с самого начала, вместо того, чтобы сортировать по мере продвижения, иначе вы неизбежно столкнетесь с неразрешимым беспорядком. Очень хорошая структура папок также важна для безопасности, главным образом потому, что она поможет вам регулировать разрешения. Например, если вы создали папку и ограничили доступ к ней руководителям организации, то любые файлы, которые вы поместите в нее, будут конфиденциальными. Это намного проще, чем устанавливать права доступа к файлам для каждого отдельного файла.
Как и в случае со стандартной папкой, вы должны знать, какие дополнительные организационные ресурсы доступны вашему облачному хранилищу. Они меняются от одного поставщика услуг к другому, но, например, одно особенно полезное программное обеспечение, обнаруженное в Google Travel, о котором вы, возможно, не знаете, — это возможность добавить ярлык к файлу в другую папку.
Для этого выберите файл и нажмите Shift+Z. После этого вы сможете выбрать вторую папку для размещения ярлыка. Для целей редактирования это один и тот же файл, а не две независимые копии. Это полезно, когда дело применимо не только к одной группе или предприятию.
4. Сотрудничайте с живыми документами
С файлами данных, хранящимися на дисковых накопителях, вы могли бы попытаться открыть один и тот же файл более чем одним сотрудником только для того, чтобы перезаписать работу каждого из них. Но с облачным хранилищем данных каждый документ может быть доступен и отредактирован одновременно, что, как правило, значительно упрощает выполнение большого количества обязанностей.
Например, если у вас есть электронная таблица учетных записей, размещенная в Google Sheets, то любой сотрудник вашей рабочей группы по учетным записям может одновременно добавлять сведения об учетных записях, с которыми они работают, с разных устройств. Также не нужно беспокоиться о закрытии листа, чтобы другой человек мог получить доступ к нему!
Также довольно несложно следить за модификациями. Если этот менеджер по учетным записям считает, что запись на листе неверна, он может просмотреть запись редактирования соответствующей ячейки и узнать, кто ее ввел и когда, что поможет выяснить, как возникла ошибка. Несмотря на то, что этот уникальный аспект является эксклюзивным для Google Push, другие компании для совместной работы в облаке включают свои собственные характеристики записи редактирования.
Тем не менее, вы можете нервничать из-за того, что, когда несколько покупателей выполняют работу над файлом, только один пользователь может случайно удалить работу другого пользователя. Но многие облачные экспертные службы предоставляют управление версиями — возможность вернуться к предыдущей версии документа несколькими щелчками мыши. Это невероятно полезно, если провода пересекаются, и вы хотите отменить изменения, которые сотрудник разработал по просчету.
5. Используйте интеграции
Другое приложение, которое вы используете в своей компании, может быть встроено в ваш поставщик услуг облачного хранения информации, что позволяет беспрепятственно общаться между процедурами.
Например, вы можете использовать чат-приложение Slack для общения с персоналом. Его можно интегрировать с рядом облачных компаний, среди которых Google Travel и Dropbox. Это означает, что вы можете просматривать свои файлы, не выходя из приложения Slack, обмениваться облачными файлами только в чатах или даже автоматически публиковать информацию при изменении папки.
Еще одним примером является HelloSign, который позволяет клиентам быстро и быстро отображать документы. С помощью этой интеграции, установленной в Dropbox или Google Drive, вы можете указать документы в своем хранилище всего за пару кликов.
Dropbox идеально интегрируется с Salesforce — методом администрирования партнерских отношений с клиентами, используемым многими организациями. Вы можете настроить его для передачи информации из Dropbox прямо в данные Salesforce, что может упростить рабочий процесс и означает, что у вас есть доступ к документам о продажах, где бы вы ни находились.
Это всего лишь несколько примеров довольно многих интеграций с помощью некоторых облачных провайдеров. Тем не менее, чтобы продолжать поддерживать чистоту и экономичность процесса и снижать потенциальные риски безопасности, вам нужно не забывать периодически проверять, какие приложения имеют доступ к вашему облачному хранилищу данных, и удалять те, которые вы больше не используете. .
Резюме
Придерживаясь этих советов, вы можете быть уверены, что ваши файлы данных в облаке безопасны и защищены, а многие факторы вашей повседневной работы будут работать значительно более гладко, во многом благодаря вознаграждениям, доступным в облачном хранилище данных. .
Еще больше внимания уделяется облачному хранилищу
Обязательно ознакомьтесь с нашим руководством по лучшему облачному хранилищу для бизнеса и узнайте больше полезных стратегий, связанных с облачным хранилищем, в нашем аспекте того, как снизить цены на облачное хранилище. Мы также рассмотрели Dropbox Small Business, поддержку корпоративного бизнеса на платформе.