Руководство для начинающих по диаграммам потоков данных

Спросите любого профессионального спортсмена или руководителя бизнеса, как они добились успеха, и они скажут вам, что освоили этот процесс. Выяснив, какие привычки приводят к успеху, а какие нет, они повысили свою эффективность и производительность.

Но внедрение процесса в бизнес, отдел или даже команду — это совсем другое дело, чем оттачивание вашего личного процесса. Как же, имея так много движущихся частей, отслеживать и совершенствовать каждый аспект вашего бизнес-процесса?

Диаграммы потоков данных предоставляют организациям простой и эффективный способ понять, усовершенствовать и внедрить новые процессы или системы. Они представляют собой визуальное представление вашей системы, что упрощает ее понимание и настройку.

Прежде чем мы углубимся в то, как диаграммы потоков данных могут помочь усовершенствовать любую вашу бизнес-систему или процесс, давайте разберемся, что именно это такое.

Источник изображения

DFD стали популярными в 1970-х годах и сохранили свое широкое распространение, поскольку их легко понять.

Существует два типа DFD — логические и физические. Логические диаграммы отображают теоретический процесс перемещения информации через систему, например, откуда берутся данные, куда они идут, как изменяются и где они заканчиваются.

Физические диаграммы показывают практический процесс перемещения информации через систему. Он может показать, как конкретное программное обеспечение, оборудование, файлы, сотрудники и клиенты вашей системы влияют на поток информации.

Для описания этого потока информации вы можете использовать логические или физические диаграммы. Вы также можете использовать их вместе, чтобы понять процесс или систему на более детальном уровне.

Преимущества диаграмм потоков данных

DFD — это визуальные представления, которые могут помочь практически любому понять логику и функции системы или процесса. Помимо доступности, они обеспечивают столь необходимую ясность и повышают производительность. Вот как.

Доступность

Поскольку визуальную информацию легче усваивать, DFD обычно объясняют сложные концепции лучше, чем блоки текста.

Визуальные презентации того, как работает процесс, также могут дольше удерживать внимание людей, что облегчает удержание информации.

Ясность

DFD проясняют системы и процессы, необходимые вашей команде для эффективной работы. Независимо от того, внедряете ли вы новую систему в масштабе всей компании или совершенствуете существующие процессы в отделе, DFD поможет вам и вашей команде оказаться на одной волне.

Создание DFD также даст вам ясность в отношении бизнес-операций. Более четкое понимание позволяет вам совершенствовать и отслеживать бизнес-процессы с меньшими трудностями.

Производительность

Доступность и ясность, создаваемые с помощью DFD, оставляют меньше места для ошибок. Ваша команда лучше освоит системы и процессы, потому что они их понимают.

Лучшее понимание в сочетании с повторяемым процессом, вероятно, повысит эффективность и производительность команды.

В более широком смысле DFD могут помочь вам оптимизировать ваши бизнес-операции. Составляя карту своих процессов, вы получите представление о том, что работает, а что нет.

Эта информация поможет повысить производительность вас и вашей команды. В качестве бонуса вы можете поделиться лучшими практиками между отделами.

Символы диаграммы потоков данных

Прежде чем использовать DFD, вам необходимо знать символы, используемые для его описания.

Символы диаграммы потока данных представляют собой стандартизированные обозначения, такие как прямоугольники, круги, стрелки и короткие текстовые метки. Эти символы обозначают направление потока данных системы, входы, выходы, точки хранения и подпроцессы.

В DFD используются четыре распространенных метода обозначений: Yourdon & De Marco, Gene & Sarson, SSADM и Unified.

Все они используют одни и те же метки и схожие формы для представления четырех основных элементов DFD — внешнего объекта, процесса, хранилища данных и потока данных.

1. Внешняя сущность

Внешние объекты, также известные как терминаторы, источники, приемники или субъекты, — это внешние системы, которые отправляют или получают данные в и из изображенной на диаграмме системы.

Они являются либо источниками, либо пунктами назначения информации, поэтому обычно располагаются по краям диаграммы.

Символы внешних объектов одинаковы во всех моделях, за исключением Unified, в котором вместо прямоугольника, круга или квадрата используется рисунок в виде фигурки.

2. Процесс

Процесс — это процедура, которая манипулирует данными и их потоком, беря входящие данные, изменяя их и создавая выходные данные. Процесс может сделать это, выполняя вычисления и используя логику для сортировки данных или изменения направления потока.

Процессы обычно начинаются в левом верхнем углу DFD и заканчиваются в правом нижнем углу диаграммы.

3. Хранилище данных

В хранилищах данных хранится информация для последующего использования, например файл документов, ожидающий обработки. Входные данные проходят через процесс, а затем через хранилище данных, а выходные данные выходят из хранилища данных и затем через процесс.

4. Поток данных

Поток данных — это путь, по которому информация системы проходит от внешних объектов через процессы и хранилища данных. С помощью стрелок и кратких меток DFD может показать вам направление потока данных.

Уровни DFD

DFD могут варьироваться от простых обзоров до сложных детальных представлений системы или процесса с несколькими уровнями, начиная с уровня 0.

Наиболее распространенными и интуитивно понятными DFD являются DFD уровня 0, также называемые контекстными диаграммами. Это понятные, высокоуровневые обзоры потока информации через систему или процесс, поэтому их может понять практически каждый.

Уровень 0: Контекстная диаграмма

Этот уровень DFD фокусируется на системных процессах или функциях высокого уровня и источниках данных, которые передаются к ним или от них. Диаграммы уровня 0 предназначены для простого и понятного обзора процесса или системы.

Уровень 1: Декомпозиция процесса

Хотя DFD уровня 1 по-прежнему представляют собой общий обзор системы или процесса, они также более подробны — они разбивают отдельный узел процесса системы на подпроцессы.

Уровень 2: Более глубокие погружения

Следующий уровень DFD еще глубже погружает в детали, разбивая каждый процесс уровня 1 на детальные подпроцессы.

Уровень 3: Возрастающая сложность

DFD уровня 3 и выше встречаются редко. Во многом это связано с количеством необходимой детализации, что противоречит первоначальной цели — простоты понимания.

Примеры блок-схем данных

Профессионалы в различных отраслях, таких как разработка программного обеспечения, ИТ, электронная коммерция, управление продуктами и дизайн, могут использовать DFD, чтобы лучше понять, усовершенствовать или внедрить новую систему или процесс.

Но как выглядит диаграмма потока данных на практике и как она помогает вашему бизнесу? Вот три примера, которые помогут вам контекстуализировать влияние DFD.

1. DFD уровня 0

Этот DFD уровня 0 предоставляет контекстную карту платформы для торговли ценными бумагами.

Данные передаются в одном направлении от помощника по работе с клиентами и брокера на платформу. Он также течет в двух направлениях от клиентов к платформе и обратно.

2. DFD уровня 1

Этот DFD уровня 1 более подробно разбивает процесс работы с клиентом, расширяя его, включив в него создание учетной записи, снятие наличных и возможные операции с ценными бумагами.

3. DFD уровня 2

Этот DFD уровня 2 разлагает процесс «Размещение заказа» для контекстуализации шагов, необходимых для размещения заказа — либо клиентом, либо брокером.

Он даже учитывает сторонний биржевой центр, куда детали транзакции передаются после размещения заказа.

1. Знайте основы.

Прежде чем приступить к составлению диаграмм потоков данных, вам необходимо следовать четырем рекомендациям по созданию действительного DFD.

1. Каждый процесс должен иметь хотя бы один вход и один выход.
2. Каждое хранилище данных должно иметь хотя бы один входящий и исходящий поток данных.
3. Сохраненные в системе данные должны пройти через определенный процесс.
4. Все процессы в DFD должны быть связаны с другим процессом или хранилищем данных.

2. Выберите систему или процесс.

Начните с выбора конкретной системы или процесса, который вы хотите проанализировать. Хотя любую систему или процесс можно превратить в DFD, чем крупнее процесс, тем сложнее диаграмма и тем труднее ее контекстуализировать.

По возможности начните с небольшой функции или процесса, которые вы хотите улучшить.

3. Классифицировать сопутствующие виды деятельности.

Затем разбейте все действия, связанные с этим процессом, на внешние сущности, потоки данных, процессы и хранилища данных.

Рассмотрим систему заказа еды в ресторане. Клиенты — это внешние сущности, система заказа еды — это процесс, а взаимодействие между клиентами и системой (идущее в обоих направлениях) — это поток.

Также стоит отметить? Система заказов одновременно выполняет функцию хранилища данных, поэтому для модели SSADA это означает ее рисование в виде прямоугольника с закругленными углами и двумя горизонтальными линиями внутри, чтобы представить ее двойную функцию.

4. Нарисуйте контекстный DFD.

Теперь пришло время начать рисовать. DFD можно создавать вручную, используя бесплатные шаблоны, доступные в Интернете, или с помощью расширений браузера.

Начните с простого DFD уровня 0: начните с вашего процесса или системы, затем составьте карту всех основных связей и потоков.

5. Проверьте свою работу.

Прежде чем углубляться в более сложные DFD, проверьте уже проделанную работу, чтобы убедиться в ее точности и полноте.

Если вы пропустили (или добавили) процесс, объект или поток, ваши DFD следующего уровня могут оказаться бессмысленными, и вам, возможно, придется начинать все сначала.

6. Создайте дочерние диаграммы.

Для каждого процесса или системы, описанной в DFD уровня 0, создайте новую дочернюю диаграмму со своими собственными сущностями и потоками. Со временем вы сможете использовать эти дочерние диаграммы для объединения процессов.

7. Расширьте процессы до DFD уровня 1.

Используя дочерние диаграммы, вы должны отобразить более глубокие связи между каждым процессом.

В случае нашего примера с рестораном это может означать более глубокое изучение системы заказа еды и ее связи с поставщиками, менеджерами, клиентами и персоналом кухни.

8. Повторите при необходимости.

Каждый процесс — независимо от того, насколько он велик или мал — можно переосмыслить как контекстную диаграмму уровня 0, и цикл может начаться заново.

Повторите эти шаги по мере необходимости, чтобы создать необходимое количество DFD, или разбейте процессы дальше для разработки DFD уровня 2, 3 и т. д.

Совершенствование вашего процесса

Хотя не существует такого понятия, как «идеальная» диаграмма потока данных, постоянная практика может помочь оптимизировать процесс и дать критическое представление о том, что работает, а что нет, и где ваш бизнес может добиться значительных улучшений.

Ваш лучший выбор? Помните правило: будьте проще. Начните с контекста, выстраивайте связанные процессы и повторяйте по мере необходимости, чтобы сопоставить ключевые связи, потоки и сущности в вашей организации.