5 лучших программ для совместной работы с документами, которые расширят возможности вашей команды

«Командная работа воплощает мечту в реальность». Джон Максвелл

Никто не может отрицать важность командной работы в каждой организации, от гигантских технологических корпораций, таких как Apple или Microsoft, до компаний малого и среднего бизнеса.

Не будет преувеличением сказать, что командная работа и сотрудничество — это основа, которая может создать или разрушить ваш бизнес. Это известно как один из 4 наиболее важных навыков для успеха сотрудников. Недавние исследования доказывают, что сотрудничество считают важным 75% сотрудников.

Чтобы создать команду, которая сотрудничает должным образом и продуктивно, помимо коллективного духа, вам также нужны правильные инструменты, чтобы все члены могли эффективно работать вместе. Таким образом, программное обеспечение для совместной работы с документами — это то, что вы не должны пропустить.

В этой статье мы кратко определим, что такое программное обеспечение для совместной работы с документами и почему оно полезно для вашего бизнеса. Затем мы предоставим вам список из 5 лучших инструментов для совместной работы над документами. Их особенности, плюсы и минусы будут подробно рассмотрены в этом посте.

• Что такое программное обеспечение для совместной работы с документацией?
• Ключевые особенности программного обеспечения для совместной работы с документацией
• Google Документы №1
• #2 понедельник
• #3 Документы360
• #4 РеСкрипт
• # 5 Зохо

Что такое программное обеспечение для совместной работы с документацией?

Инструмент для совместной работы над документами дает вашей команде идеальную возможность работать друг с другом над одним и тем же документом. Это может быть текстовый файл, электронная таблица или даже PDF-документ.

Члены команды могут редактировать, вносить обновления и оставлять комментарии в этом документе, наблюдая за тем, что делают другие. Это не только освобождает их от необходимости сохранять несколько файлов одновременно, но и предотвращает конфликты версий.

Преимущества программного обеспечения для совместной работы с документацией

Платформа для совместной работы над документацией выгодна для вашего бизнеса по-разному. Это помогает повысить производительность команд, особенно удаленных команд, и в то же время делает ваш бизнес более организованным.

• Повышение производительности сотрудников

Подсчитано, что средства совместной работы повышают производительность команды до 30%.

Когда все участники работают над одним и тем же документом, вы можете отслеживать рабочий процесс команды. Непонимание поставленных задач или работы других никогда не произойдет.

Плюс каждый человек может заниматься определенным разделом и знать прогресс команды. Они могут вмешаться, когда это необходимо, чтобы обеспечить результат.

• Включить быструю обратную связь

Без онлайн-инструмента для совместной работы ваш почтовый ящик будет представлять собой беспорядок из пересылаемых писем. И работодатели, и сотрудники не могут не отправлять и получать тонны электронных писем в день, что приводит к появлению нескольких версий документа.

К счастью, большинство программ для совместной работы дают пользователям возможность добавлять комментарии. Это позволяет руководителю группы или работодателям быстро предоставлять обратную связь. С тех пор команда также может быстро вносить изменения в документ.

• Поддержка удаленной работы

Удаленная работа становится все более популярной в наши дни, особенно во время пандемии. Правильный вариант совместной работы позволяет команде посещать физические объекты или оставаться дома для гибкого выполнения проектов. Подключенное к Интернету устройство для доступа к файлам группы является непременным условием.

Эта рабочая модель по-прежнему побуждает команду делиться своими мыслями и идеями. Каждый может вести открытые беседы так же, как и в офисе.

Ключевые особенности программного обеспечения для совместной работы с документацией

Каждый инструмент поставляется с набором полезных функций для решения определенных задач. Сложно найти универсальное решение для нужд каждого человека. Прежде чем выбрать индивидуальную платформу, давайте рассмотрим обязательные функции инструмента для совместной работы с документами.

• Редактор в реальном времени . Конечно, ваш документ «живой», поэтому пользовательские правки и комментарии обновляются в режиме реального времени.
• Автосохранение файлов — автоматическое сохранение прогресса команды при наличии каких-либо обновлений в документе.
• Версии документа. Позволяет сохранять разные версии файла, что дает возможность восстановить старую версию.
• Комментарии . Позвольте вам оставлять отзывы и задавать вопросы в комментариях. Это не влияет на текущую работу команды, но в то же время делает процесс редактирования более информативным.
• Облачное хранилище . Предоставьте большое хранилище, чтобы всем членам вашей команды было легко получать доступ и сохранять свою работу.
• Уведомления — отслеживайте все изменения в документе. Информируйте членов команды о любых корректировках.

5 лучших инструментов для совместной работы над документами

Вот 5 лучших инструментов для онлайн-хранилища файлов и управления ими.

Google Документы №1

Первый вариант в этом списке — Google Docs.

Стоит отметить, что для начала работы с Google Docs не требуется целое состояние. Для использования приложения требуется только наличие идентификатора Google или учетной записи Gmail.

Это похоже на облачную версию Microsoft Word, но позволяет людям получать доступ к вашим файлам через любые устройства, подключенные к Интернету, от компьютеров до мобильных телефонов и планшетов. Вы можете редактировать файл так же, как Word, с помощью параметров верхней панели.

Совместное использование файла Google никогда не было проще благодаря возможности обмена ссылками. Вы можете пригласить определенных людей для доступа к документу или оставить дверь открытой для всех. Чтобы ограничить разрешения, вы можете разрешить им редактировать, комментировать или просто просматривать файл.

Google предлагает 15 ГБ облачного хранилища бесплатно. Тем не менее, вы можете перейти на премиум-аккаунт, чтобы получить больше места для хранения, особенно для больших команд. Ежемесячная цена составляет 10 долларов США за 100 ГБ для каждого пользователя.

Плюсы

• Исключите процесс регистрации.
• Отправляйте уведомления по электронной почте, когда вы поделились документом или когда кто-то прокомментировал ваш файл.
• Просмотр версий документов и восстановление предыдущих.
• Приходите с простым в использовании интерфейсом.

Минусы

• Принудительное подключение к Интернету для редактирования файлов.
• Ограничьте стили и темы.
• Отсутствие расширенных функций Word.

#2 понедельник

Monday.com отвечает за управление проектами для любого размера команды. Он предоставляет все необходимые функции, которые должна иметь платформа для совместной работы с документами.

Вы можете назначать задачи, следить за прогрессом участников и отмечать участников @. Кроме того, вы можете редактировать файлы в режиме реального времени, автоматически сохранять их, делиться комментариями и перетаскивать текст, не затрагивая других товарищей по команде.

Примечательно, что Monday.com легко интегрируется со многими приложениями, поэтому вы можете переносить файлы из этих приложений на платформу, например, Google Drive и Dropbox.

Плюсы

• Классный, чистый и интуитивно понятный пользовательский интерфейс.
• Доступно в Интернете, на Android, iPhone и iPad.
• Предложите бесплатную версию.

#3 Документы360

Document360 помогает вашей команде собирать и хранить важную информацию в любом месте. Все участники могут работать над одним и тем же документом одновременно, и их обновления будут сохраняться автоматически. Вы также можете восстановить версии.

Некоторые другие ключевые функции Document360 включают историю версий, комментарии, теги и напоминания о пересмотре.

Кроме того, программное обеспечение поддерживает доступ к роли пользователя, что позволяет вам контролировать, кто может просматривать или редактировать какой документ.

Плюсы

• Иметь чистый пользовательский интерфейс.
• Интеграция с популярными приложениями, такими как Slack, Microsoft Teams и Chrome.
• Включите автоматическое и ручное резервное копирование.

Минусы

• Трудно внедрить из-за ограничений в документации и учебных материалах.

#4 РеСкрипт

ReSkript оказался одним из самых распространенных онлайн-программ для управления файлами и совместной работы с документами благодаря широкому спектру полезных функций. Платформа предназначена для более эффективного управления рабочим процессом команды.

Инструмент дает вам общую картину того, кто обращается к вашему файлу, их частота, сколько времени они потратили на него и даже к какому разделу они прокручивали вниз. Помимо этого, вы можете упорядочивать файлы, помечать и комментировать документы.

Плюсы

• Иметь эстетичный дизайн и простой в использовании пользовательский интерфейс.
• Разрешить видеозвонки и чат.
• Работа в команде любого размера.

# 5 Зохо

Подобно Google Docs, Zoho занимается созданием документов, электронных таблиц и презентаций. Вы можете сотрудничать с другими, чтобы добавлять, хранить, редактировать и обмениваться файлами на одном дыхании.

Он укрепляет связи между командами и поддерживает тесные связи, классифицируя файлы по группам, проектам, типам файлов и авторам. Соавторы также могут общаться с другими в режиме реального времени, чтобы ускорить рассмотрение или обсуждение.

Что больше всего впечатляет пользователей, так это его способность устанавливать разрешения, защищать паролем и устанавливать срок действия файлов для блокировки несанкционированного доступа.

Плюсы

• Загружайте музыку, фильмы и другие типы файлов в Zoho.
• Создавайте папки для лучшей организации документов.
• Синхронизация с рабочими столами.
• Иметь строгую охрану.

Минусы

• Нет бесплатной версии. Стартовый план начинается с 2 долларов США на пользователя в месяц.

Какое ваше идеальное программное обеспечение для совместной работы с документами?

Онлайн-инструмент для управления файлами позволяет вашей команде обрабатывать один и тот же документ. Это помогает упростить совместный проект команды и уложиться в сроки.

Мы представили вам 5 лучших программ для совместной работы с документами. Если вы ищете простое решение с базовыми функциями управления файлами и совместного использования, Документы Google — это то, что вам нужно. Если вы ищете мощную платформу с надежными функциями безопасности, выбирайте Zoho.

В то время как Google Doc и Zoho ничего не стоят для начала работы и предоставляют до 5 ГБ, другие требуют, чтобы вы подписались на премиум-план.

Какое ваше любимое решение? Поделитесь с нами своими мыслями в разделе комментариев ниже!