Современным работникам ежедневно приходится сталкиваться с кучей отвлекающих факторов: от сообщений и уведомлений по электронной почте до социальных сетей и других личных отвлекающих факторов.

Например, работники в США проверяют свою электронную почту в среднем каждые 37 минут. Это составляет 15 раз в день.

Для удаленных работников ненужные встречи являются еще одним серьезным отвлекающим фактором. По данным Циппии, подобные малоценные задачи занимают 51% рабочего дня корпоративного сотрудника. Американская психологическая ассоциация обнаружила, что если эти мелкие задачи продолжают прерывать другие более важные задачи, это приводит к падению производительности сотрудника на 40%.

Чтобы предотвратить финансовые потери из-за падения производительности, вызванного перебоями в работе, вы должны сосредоточиться на том, чтобы помочь своим сотрудникам улучшить навыки управления временем.

В этой статье изложены наиболее эффективные методы правильного управления рабочим временем и повышения производительности. Вы также узнаете, как контролировать сотрудников, работающих на дому, чтобы еще больше поддержать положительный эффект от практики тайм-менеджмента.

Преимущества эффективного управления временем в условиях удаленной работы

Внедрение и адаптация стратегий тайм-менеджмента к повседневной жизни вашей удаленной команды может помочь по-разному:

1. Управление отвлекающими факторами. Удаленная работа иногда может помешать дисциплине. Если вы поможете вашим сотрудникам внедрить эффективный метод управления временем, им будет легче игнорировать отвлекающие факторы и сосредоточиться на задаче.
2. Повышение производительности. Умелое управление временем повышает концентрацию внимания и производительность. Как только ваши сотрудники освоят эффективный тайм-менеджмент, они смогут выполнять более качественную работу за более короткий промежуток времени.
3. Повышенная надежность: можно доверять целеустремленным и продуктивным сотрудникам, которые выполнят все свои задачи вовремя, независимо от их местонахождения. Другими словами, чтобы иметь надежную и эффективную рабочую силу, убедитесь, что ваши удаленные сотрудники обладают необходимыми навыками управления временем.
4. Лучшее качество работы. Выделение времени для сложных задач дает вашим сотрудникам возможность войти в состояние глубокой работы. Это обеспечивает лучшее качество работы, повышает удовлетворенность сотрудников и снижает стресс.
5. Баланс между работой и личной жизнью. Плохое управление временем на работе часто приводит к тому, что работа перетекает в личное время. Когда вы помогаете своим сотрудникам эффективно решать свои задачи, им легче достичь здорового баланса между работой и личной жизнью.

Стратегии и инструменты для лучшего управления временем

Вот проверенные стратегии и инструменты, которые помогут вашим сотрудникам более эффективно управлять своим временем и задачами:

1. Установите распорядок дня

Работа на дому может подорвать дисциплину человека. Несмотря на гибкий график работы, предложите вашим сотрудникам составить ежедневный график и стараться его придерживаться.

Они могут включить в этот график время для личных дел, а также для перерывов. Подчеркните, что члены их семьи должны быть знакомы с их графиками.

Посоветуйте им также создать специальное рабочее пространство. Таким образом, они уменьшают вероятность отвлечений от работы и создают структурированный образ мышления в течение рабочего дня, который повышает дисциплину.

2. Не допускайте отвлекающих факторов

Сопротивляться отвлекающим факторам может быть еще сложнее дома, где ваши сотрудники сами себе являются главными руководителями.

Поговорите со своими сотрудниками и укажите на наиболее частые потери времени при удаленной работе. Обычно это телевизор, домашние дела, личный мобильный телефон и доступ к развлекательному контенту.

Объясните, что лучше всего им выбрать рабочий уголок, где они не смогут видеть и слышать обычные отвлекающие факторы. Также напомните им отключить звук на своих телефонах и назначить несколько перерывов в работе, чтобы проверить наличие пропущенных уведомлений.

3. Определите цели

Наличие краткосрочных и долгосрочных целей повышает мотивацию и чувство ответственности. Чтобы помочь вашим сотрудникам определить свои собственные цели в области тайм-менеджмента, подумайте об организации тренингов.

Использование концепции SMART может быть наиболее эффективным для этой цели. Это означает постановку целей, которые:

• Специфический.
• Измеримый.
• Достижимо.
• Реалистичный.
• Своевременно.

Вот несколько хороших примеров целей тайм-менеджмента:

• Сокращение времени пребывания в социальных сетях до 15 минут во время перерывов в работе.
• Ускорьте утреннюю рутину, чтобы раньше начать рабочий день

4. Установите приоритеты

Четко определяйте уровень приоритета каждого проекта. Это поможет менеджерам расставить приоритеты в задачах и предоставить сотрудникам актуальную информацию.

Посоветуйте своим сотрудникам составлять список дел на основе приоритетов в начале каждой недели. Порекомендуйте им создавать подобные ежедневные списки. Затем они могут создавать подробные расписания и выделять время для особо сложных задач.

Напомните им, чтобы они также включили в свое расписание немного свободного времени. Таким образом, они смогут адаптировать список, если появится новая срочная задача.

5. Стремитесь к максимальной производительности

Чтобы достичь максимальной продуктивности, ваши сотрудники могут внедрить несколько практик тайм-менеджмента:

Используйте свои знания о себе

Предложите своим сотрудникам запланировать выполнение самых сложных задач в часы пик. Если они не уверены в некоторых своих заданиях, предложите им запланировать более длительные периоды для этих задач.

Блокируйте время для бесперебойной работы

Блоки бесперебойной работы обеспечивают максимальную производительность. Попросите своих сотрудников запланировать время для выполнения сложной задачи и отключить все источники личных и рабочих уведомлений.

Попробуйте технику Помидора

Некоторые люди работают лучше, когда делают короткие, но частые перерывы. Pomodoro состоит из 25-минутных периодов сосредоточенной работы в сочетании с 5-минутными перерывами. Самое сложное здесь — придерживаться интервалов.

6. Положитесь на программное обеспечение для мониторинга

Внедрение программного обеспечения для мониторинга в первую очередь помогает легче отслеживать время. Однако более надежные версии этих инструментов могут помочь вашей компании и сотрудникам во многих других отношениях:

• Легче сопротивляться отвлекающим факторам. Знание того, что за ними следят, помогает сотрудникам быть более дисциплинированными.
• Отслеживание того, насколько хорошо сотрудники придерживаются назначенных им временных интервалов. Отслеживание времени поможет вашим сотрудникам лучше видеть, сколько времени они на самом деле тратят на задачу.
• Улучшение оценки дисциплины сотрудников. Мощное программное обеспечение для мониторинга измеряет каждую минуту простоя и дает реалистичную картину дисциплины сотрудников.
• Предоставление доказательства работы. Инструменты компьютерного мониторинга, которые отслеживают ресурсы, которые используют сотрудники, и позволяют делать снимки экрана, также предоставляют доказательство работы. Это позволяет сотрудникам отключать уведомления в периоды сосредоточенной работы и не отвечать на сообщения, не беспокоясь о том, что менеджеры могут подумать, что они бездельничают.

Заключение

Если вы поможете вашим сотрудникам учиться и совершенствовать навыки тайм-менеджмента, это принесет пользу как компании, так и сотрудникам. Благодаря лучшей организации сотрудники могут достичь максимальной производительности, не работая дольше. Таким образом, вы обеспечите финансовую стабильность, поскольку ваша компания останется конкурентоспособной, а ваши сотрудники останутся довольными и лояльными.