Советы экспертов по миграции на Office 365 для плавного перехода

Скорость внедрения Office 365 растет вместе с его популярностью и полезностью, поскольку Microsoft добавляет в пакет дополнительные бизнес-приложения. Внедрение новых инструментов повышения производительности и совместной работы, таких как Microsoft Teams, Groups и Planner, упрощает и ускоряет деловое общение, повышая привлекательность перехода с другой платформы на Office 365. Вот пять советов экспертов, которые помогут вам упростить переход на Office 365. компании, стоит ли вам об этом думать или уже начали.

Что такое Office 365 и зачем нужен плавный переход на него?

Office 365, универсальная коллекция программного обеспечения и услуг, доступная по планам подписки, предлагает ряд преимуществ, адаптированных к индивидуальным и организационным потребностям. В этот пакет входят такие известные приложения, как Word и Excel, и существенным преимуществом использования Office 365 является доступ к последним версиям этих приложений. Набор функций и преимуществ пакета упрощает различные аспекты профессиональной работы.

Ключевым аспектом перехода на Office 365 является возможность хранить все файлы компании в облаке, что делает их доступными из любого места, где есть подключение к Интернету, и на различных устройствах. Эта облачная доступность особенно важна для предприятий, где мобильность и удаленный доступ имеют важное значение. Office 365 не только облегчает доступ к необходимым приложениям и файлам, когда сотрудники находятся вне офиса, но также обеспечивает надежную безопасность с помощью таких мер, как двухфакторная аутентификация. Эта функция безопасности жизненно важна для предотвращения несанкционированного доступа к данным, даже в случае взлома устройства.

Для обеспечения плавного и эффективного перехода на Office 365 незаменима роль команды экспертов по миграции на Office 365 из EPC Group . Их опыт включает в себя ряд услуг, включая консультирование по внедрению Office 365, содействие адаптации пользователей и руководство развитием Office 365 в конкретной компании. Используя знания и опыт экспертов, компании могут эффективно интегрировать Office 365 в свою деятельность, обеспечивая безопасное, доступное и современное цифровое рабочее пространство, соответствующее их уникальным потребностям и целям.

Вот советы экспертов:

Совет 1. Оцените состояние вашей ИТ-инфраструктуры

Прежде чем приступить к процессу миграции, изучите свою текущую ИТ-инфраструктуру, чтобы узнать, может ли она поддерживать миграцию на Office 365 . Получите точный и актуальный снимок вашей сетевой архитектуры, DNS, почты и других клиентских приложений, решений по обеспечению безопасности и соответствия требованиям, структуры каталогов, серверов и подключений. Microsoft предлагает полезный инструмент автоматической проверки готовности.

Совет 2: Уделите внимание планированию

Составьте план и адаптируйте миграцию на Office 365 для цифровой трансформации вашего бизнеса. Ключ к успешному переезду – подготовка. Психологический контрольный список, который следует запомнить:

• Сформируйте многопрофильную команду. Чтобы определить потребности в обслуживании и необходимые условия, в команду должны входить представители отделов бизнеса, проектирования, маркетинга, продаж и поддержки.
• Выберите функции, которые вам нужны. Выберите функции, которые вы хотите использовать, последовательность их создания и определите эти потребности с учетом их ценности для бизнеса.
• Выберите подходящий тип миграции: они включают миграцию IMAP, поэтапную миграцию, гибридное развертывание и простую прямую миграцию. Подумайте о реализации тестовой программы без «активных» потребителей.
• Разработайте комплексный план: опишите свои требования и данные, которые вы хотите передать, в свете целей вашей компании.

Совет 3: поговорите с экспертом

Поговорите с другими людьми, которые успешно перешли на Office 365, чтобы не допустить ошибок во время собственной миграции. Их советы могут пригодиться. Кроме того, подумайте о найме облачного интегратора или консультанта для более плавного перехода. Сотрудничая с вашей командой, они действительно снимают напряжение.

Когда дело касается безопасности, Office 365 не имеет себе равных. Он умело защищает ваши данные от сбоев и потерь, находящихся под его контролем, например, от сбоев, вызванных стихийным бедствием. Однако он не может защитить вас от несчастных случаев, которые происходят с вашей стороны. В результате вы по-прежнему подвержены риску потери данных из-за нескольких факторов риска, включая вирусы, взлом, сбои синхронизации, а также непреднамеренное или преднамеренное удаление. Потеря данных может произойти и в локальных системах, а в облаке — в большей степени. Поскольку в конечном итоге вы несете ответственность за свои данные, вы должны защитить их в облаке. Доступность и безопасность ваших данных можно обеспечить с помощью сторонней программы резервного копирования и восстановления, такой как Spanning Backup для Office 365. Spanning предлагает полную функциональность детального восстановления на определенный момент времени вместе с комплексным автоматическим резервным копированием для почты и календарей. , OneDrive и SharePoint. В случае инцидента, который может поставить под угрозу непрерывность бизнеса, вы сможете быстро и плавно восстановиться.

Совет 4: Подготовьте свой персонал

При переходе на новую платформу или облако происходят изменения в установленных процедурах и стандартах. Обучая своих сотрудников использованию новых инструментов и развеивая их страхи, вы поможете им подготовиться к переменам. Несколько рекомендаций заключаются в следующем:

• Начните с внутреннего лидера. Наличие заинтересованного сторонника изменений поможет заручиться поддержкой всех отделов и реализовать программы обучения для всей организации, чтобы облегчить переход.
• Аккуратно знакомьте сотрудников: обучайте сотрудников, используя короткие учебные пособия, шпаргалки, часто задаваемые вопросы и ссылки в Справочный центр. Прежде всего, вносите небольшие, постепенные изменения и рекламируйте их преимущества. В результате поддержка сотрудников при переходе будет значительно увеличена, и они смогут лучше использовать новые функции и возможности. Установите конкретный адрес электронной почты, на который сотрудники смогут задавать вопросы о миграции.
• Содействие расследованию. Office 365 предлагает множество интересных функций и возможностей. Это выходит далеко за рамки электронной почты. Поощряйте сотрудников использовать новые возможности Microsoft Teams и обсуждать их преимущества.

Сотни компаний получили выгоду от успешных проектов миграции, возглавляемых специалистами по миграции Microsoft 365. Они предоставят решение, специально разработанное для уменьшения воздействия на вашу компанию, используя проверенные методы и богатый опыт.