Остановить спираль: как справиться с ценами на онлайн-услуги
Опубликовано: 2022-01-28Популярное удаленное и гибридное выполнение работы побудило многие компании все больше полагаться на онлайн-сервисы. Либо приобретая собственные электронные решения, либо отдавая их на аутсорсинг, организации были вынуждены приобретать новые технологии для выполнения основных повседневных операций.
И поглощение все еще растет, даже несмотря на то, что многие организации стремятся снова перейти на какой-то диплом офисно-ориентированного выполнения работы. По сути, гибридная работа стала настолько популярной среди сотрудников, что последний опрос YouGov, проведенный по заказу Microsoft, показал, что 51% сотрудников заявили, что прекратили бы работу, если бы гибридная работа была исключена.
От упрощения управления персоналом и подбора персонала до уменьшения углеродного следа организации — в Интернете есть средство поддержки практически для любых потребностей предприятия. Тем не менее, несмотря на то, что все эти варианты могут быть выгодными, ИТ-руководители действительно должны быть бдительны при изучении сборов и дополнительных преимуществ, связанных практически с каждой поддержкой, прежде чем заключать расширенные и, как правило, дорогостоящие контракты.
Но с таким количеством различных доступных возможностей, с чего начинают ИТ-специалисты при выборе интернет-услуг, наиболее подходящих для нужд бизнеса? Более того, каковы наилучшие стратегии отслеживания затрат и предотвращения ненужных инвестиций?
Вот некоторые из наиболее частых проблем, связанных с комиссией онлайн-компании, о которых организациям следует знать, чтобы не платить больше, чем шансы, за то, что не является пропорционально ценным для малого бизнеса.
Надлежащее изучение использования данных
Одним из наиболее разумных, но обычно игнорируемых действий, которые компания может предпринять для снижения собственных расходов компании, является точная и реалистичная оценка использования информации. Это может показаться легкой задачей: выяснить, сколько информации вы используете, а затем заплатить за эту сумму. Но как точно оценить потребность в бизнес-информации?
Некоторым организациям приходится платить чрезмерные суммы за неиспользуемые данные как по причине того, что они не знают, чего хотят, так и из-за неточных расчетов использования информации. Обычно корпорациям трудно реалистично оценить количество пользователей и потребности в информации просто потому, что использование знаний почти никогда не бывает регулярным — оно подвержено как всплескам, так и периодам ограниченного действия.
Одним из первых методов снижения цен на онлайн-услуги является установление того, как ваше соглашение объясняет неожиданные всплески деталей. Один из важных факторов, которые обычно подчеркивают облачные компании, — это их способность увеличивать и уменьшать масштабы, чтобы соответствовать меняющимся информационным запросам, но это, как правило, имеет свою цену. ИТ-администраторам следует обратить внимание на то, будут ли это расходы, которые они готовы заплатить, или поддержка, которая им понадобится. Возможно, было бы более выгодно нанять поставщиков облачной компании, зависящей от правильного расчета использования знаний.
Некоторые другие проблемы, которые следует принять во внимание, включают: предлагает ли ваш провайдер хорошую масштабируемость для будущего развития? Можно ли адаптировать ваше соглашение к требованиям и приоритетам трансформирующегося предприятия? И пропорциональна ли цена, которую вы выкладываете за свои решения, услугам экспертов, которые вы получаете?
Короче говоря, будьте реалистичны при оценке ваших потребностей в данных и поиске решений — это может сэкономить деньги при длительной работе!
Получаете ли вы идеальную поддержку?
В будущем очень важно оценить логистические потребности организации и убедиться в правильном уровне поддержки. Выбирая поставщика услуг онлайн-провайдера, вы платите гораздо больше, чем просто реальная физическая инфраструктура — вам также приходится платить за администрирование этих продуктов и важную технологическую помощь.
Это может быть исключительно ценным аспектом онлайн-продуктов и услуг, но также и там, где расходы могут начать расти по спирали. По сравнению с тем, чтобы оставаться в курсе требований к использованию деталей, важно регулярно оценивать требования к обслуживанию и проверять, за что вам приходится платить. Признать помощь, на которую вы тратите деньги, но которая вам не нужна, столь же полезно, как и обнаружить услугу, которой вам не хватает.
После того, как у вас будет полное понимание потребностей компании в помощи, оцените их по соглашению с компанией — нередко можно обнаружить, что уровни поставщиков слишком значительны для того, что вам действительно нужно. Если вы платите за что-то, чем не пользуетесь, покажите, что это исключено из вашего SLA.
Вы рассматривали гибрид?
Когда разразилась пандемия и многие организации быстро ушли, локальное хранилище не было выбором, и большая часть операций была вынуждена перейти в облако, чтобы обеспечить непрерывность. Тем не менее, теперь люди возвращаются к офисной среде или, по крайней мере, предпочитают работать локально, облако больше не является единственным жизнеспособным решением для хранения информации.
Хотя облачные вычисления могут быть удивительно удобным устройством, они могут быть довольно дорогими и не являются оптимальной средой для хранения некоторых видов документов. Например, огромные файлы данных, такие как AutoCAD, значительно лучше подходят для локального хранения и могут излишне увеличивать плату за облачное хранилище при сохранении за пределами предприятия.
Использование гибридных альтернатив также может позволить управлять суверенитетом данных, если компании будут уверены, что их самые важные и конфиденциальные данные хранятся локально, где у вас есть еще более жесткое и детальное управление защитой и непрерывностью.
Всегда ли необходимо «всегда включено»?
Когда дело доходит до облака, только одна фраза, которую вы будете видеть снова и снова, — это «всегда включено», что означает, что провайдеры доступны в любой момент. Это одна из ключевых маркетинговых деталей, которую поставщики центров знаний используют для управления своими компаниями. Тем не менее, важно снова выбрать путь назад и принять во внимание, действительно ли вашей организации нужен круглосуточный вход 7 дней в неделю?
«Всегда включенный» может быть очень дорогим, если он не оптимизирован, и большинству организаций просто никогда не нужно иметь для этого. Многочисленные сотрудники находятся в сети только в течение рабочего дня, но компаниям, тем не менее, приходится платить за ожидание вскоре после закрытия бизнеса. И эти сборы действительно включают в себя. Действительно стоит проанализировать ваши информационные потребности и серьезно подумать, является ли «всегда включенным» основным условием компании. Если это не так, обсудите с вашим поставщиком облачных услуг варианты экономии, если вы откажетесь от расходов на часы ожидания.
Говорите доступно
И, наконец, постоянно общайтесь со своими обслуживающими компаниями. Он действительно раскошелится на ИТ-специалистов, сохраняя средства, чтобы начать правдивый диалог об ожиданиях и желаниях. Таким образом, провайдер может заранее и прозрачно сообщать о платежах и быть в большей степени в курсе того, что вашей компании требуется изменить экспертные услуги для их поддержки. Если ваш поставщик помощи не удовлетворен тем, что он может быть универсальным для удовлетворения потребностей и финансов, возможно, пришло время заглянуть в другое место.
Любой авторитетный поставщик услуг должен быть готов потратить время на то, чтобы понять вашу инфраструктуру и потребности в помощи, и, если вы ранее справились с ожидаемым использованием знаний и потребностями в обслуживании, вы увидите разницу в итоговой сумме.
Терри Сторрар работает директором United Kingdom в Leaseweb .