Как создать собственные шаблоны электронных таблиц для вашего бизнеса

Многие компании предпочитают использовать шаблоны электронных таблиц, потому что они экономят время и удобны в использовании. Когда вы используете шаблон электронной таблицы, вы можете использовать его несколько раз и при необходимости вносить небольшие корректировки.

В этой статье рассказывается, как создавать собственные шаблоны электронных таблиц для вашего бизнеса. Вы можете создавать шаблоны с нуля или модифицировать существующий шаблон в соответствии с вашими потребностями. В этой статье также представлены некоторые часто используемые шаблоны электронных таблиц, которые регулярно используют многие предприятия.

Зачем создавать собственные шаблоны?

Шаблон электронной таблицы профессионально разработан и предварительно создан с тем же макетом, форматом и формулами. Шаблоны электронных таблиц создаются таким образом, что вам не нужно заново создавать основные элементы электронной таблицы.

Simple Sheets — отличное место для получения профессиональных шаблонов электронных таблиц для вашего бизнеса. Они предлагают наборы шаблонов для малого бизнеса, бухгалтерского учета и финансов, управления бизнесом, продаж и маркетинга и управления проектами.

Шаблон электронной таблицы Excel может хранить и сохранять следующие параметры:

• Формат и стиль ячейки
• Макет страницы и параметры печати
• Графика, диаграммы, изображения, гиперссылки и формулы
• Проверка данных: оповещения, раскрывающийся список и т. д.
• Закрепленные столбцы и строки

Создание шаблонов электронных таблиц — это удобный способ для пользователей отслеживать свою бизнес-деятельность, будь то бюджетирование, маркетинг, отчетность, инвентаризация или бухгалтерский учет. Электронные таблицы можно использовать для разных целей, и для них есть подходящие шаблоны, которые можно скачать бесплатно или за подписку.

Создание пользовательского шаблона Excel

Вы можете легко создавать пользовательские шаблоны офиса, но это потребует от вас затрат времени и усилий на разработку и организацию содержимого. Шаблон должен иметь последовательное содержание. Вам нужно будет отформатировать стиль, шрифт и графику, чтобы они отображались во всех книгах.

Создание шаблона с нуля занимает много времени. Самый быстрый и эффективный способ создать шаблон — использовать существующий, изменив его содержимое, чтобы сделать его более подходящим для ваших нужд.

Ниже приведены шаги для создания пользовательских шаблонов Excel с нуля и создания книги на основе существующего шаблона.

Шаги по созданию книги из существующего шаблона

Не нужно усложнять себе жизнь. Вы можете создать новую книгу на основе существующих шаблонов. В Excel есть несколько функций или возможностей, о которых вы могли не знать. Использование шаблонов позволяет вам ознакомиться с этими функциями и сделать вашу работу намного проще.

Если у вас нет времени на создание собственных шаблонов в Excel, вы можете вместо этого использовать существующий настраиваемый шаблон. Вы можете легко выбрать существующий шаблон для Excel 2010 и более ранних версий. Щелкните вкладку «Файл» > «Создать» > «Мои шаблоны».

Несколько бесплатных шаблонов легко доступны для использования. Вы можете создать новую книгу с помощью шаблонов, выполнив следующие действия:

1. Для пользователей Excel 2013 и более поздних версий щелкните Файл > Создать , чтобы просмотреть все шаблоны, которые вы можете использовать. Вы можете ввести в строку поиска конкретные шаблоны, которые вы ищете.
2. Вы можете предварительно просмотреть шаблон, нажав на него. Предварительный просмотр включает имя издателя и другие важные детали. Выберите нужный шаблон Excel.
3. Если вы выбрали нужный шаблон, нажмите «Создать» , чтобы загрузить его.
4. После того, как вы загрузили шаблон и создали новую книгу, все готово!

Шаги по созданию пользовательского шаблона

1. Откройте новый файл Excel или книгу

2. Сохранить файл как шаблон Excel

Вы должны сохранить книгу как шаблон Excel (форматы .xltx или .xlt). Нажмите «Файл» > «Сохранить как» , чтобы сохранить файл шаблона и указать имя шаблона в поле «Имя файла». Если книга Excel содержит макрос, выберите шаблон с поддержкой макросов (.xltm).

○ Создание папки пользовательских шаблонов: расположение личных шаблонов по умолчанию

Папка назначения автоматически изменяется, когда вы устанавливаете книгу в качестве шаблона Excel. Все шаблоны автоматически сохраняются в папке Мои шаблоны . Они находятся в разделе Расположение личного шаблона по умолчанию. Путь: C:\Users\[UserName]\Documents\Custom Office Templates.

3. Используйте и делитесь

Вы сохранили пользовательский шаблон Excel. Вы можете создать дополнительные шаблоны на основе созданного вами исходного шаблона. Вы можете поделиться этим шаблоном в общей папке или в локальной сети. Вы также можете сохранить его в OneDrive или в виде вложения электронной почты.

Создание шаблона по умолчанию для Excel

Шаблон по умолчанию — это шаблон, который вы постоянно открываете и используете. Он автоматически загружается в вашу электронную таблицу, когда вы открываете программу Excel. Существует два типа специальных шаблонов Excel. Это Book.xltx и Sheet.xltx.

Шаблон книги Excel (book.xltx) включает несколько электронных таблиц. Этот шаблон содержит заполнители и текст по умолчанию для каждого листа. Вы также можете добавлять формулы и макросы. С другой стороны, шаблон рабочего листа Excel (sheet.xltx) представляет собой шаблон для одного листа. Настройте лист в соответствии с желаемым форматом и стилем.

После того, как вы решили, какой шаблон Excel вам нравится в качестве шаблона по умолчанию, выполните следующие действия:

1. Откройте шаблон по умолчанию и сохраните его, нажав Файл > Сохранить как. В раскрывающемся списке выберите шаблон Excel (.xltx).
2. В качестве папки назначения укажите папку XLStart с путем (применимо для Vista и Windows 7-8): C:\Users\<Имя пользователя>\AppData\Local\Microsoft\Excel\XLStart. Для пользователей Windows XP путь C:\Documents and Settings\<Имя пользователя>\Application Data\Microsoft\Excel\XLStart.
3. Укажите соответствующее имя файла для шаблона по умолчанию. Рекомендуется добавить слова Книга для шаблонов рабочих книг и Лист для шаблонов рабочих листов.
4. Нажмите Сохранить и закройте окно. Чтобы проверить, работает ли процесс, перезапустите программу Excel и проверьте, открывается ли она с использованием шаблона по умолчанию.

Образцы бесплатных шаблонов Excel для бизнеса

Ниже приведены три часто используемых образца шаблонов для бизнеса.

1. Шаблоны управления проектами

Этот шаблон — отличный инструмент, который предприятия могут использовать для управления несколькими проектами. В шаблоне управления проектом описывается работа, которую необходимо выполнить. Этот шаблон позволяет назначать задачи каждому члену команды, создавать отчеты и удобно управлять сроками.

2. Шаблоны бюджета

Шаблон бюджета помогает отслеживать ежемесячные доходы, расходы и бюджет. Этот шаблон можно использовать для принятия решений на основе прогнозируемых доходов и расходов. Формулы уже заданы в шаблоне, чтобы избежать ошибок.

3. Диаграмма Ганта

Шаблон диаграммы Ганта — это графическое представление всех бизнес-задач и действий текущего проекта. Это визуально представлено горизонтальной полосой, указывающей дату начала и окончания каждой задачи. Этот шаблон является идеальным инструментом для проектов и деятельности компании.

Заключение

Вы можете смотреть на шаблон Excel как на идеальную первую копию, которую вы можете дублировать, когда захотите. Если вы создаете шаблоны с нуля, вам придется потратить много времени и усилий на совершенствование своей первой копии.

Если вы регулярно используете одну и ту же электронную таблицу, создайте шаблон, чтобы сэкономить время и избежать хлопот, связанных с повторным созданием электронной таблицы каждый раз.