Как попасть в Inbox Zero в Gmail раз и навсегда

Мы ежедневно завалены электронной почтой, что затрудняет отслеживание задач и управление рабочим процессом. Однако организация вашей электронной почты не должна быть проблемой. Фактически, можно обнулить ваш почтовый ящик Gmail всего за 15 минут.

Хотя мы не можем остановить поступление новых писем, мы можем помочь вам лучше их организовать.

Я наткнулся на метод обнуления входящих сообщений Андреаса Клингера для Gmail много лет назад, и его метод до сих пор работает для меня. В этом посте я покажу вам, как организовать свой почтовый ящик Gmail в соответствии с методом Клингера, чтобы он был чистым, систематизированным и простым в навигации, что сделает вас более эффективным, продуктивным и в целом более счастливым человеком. Я также покажу вам, как я адаптировал его систему маркировки для контент-маркетологов.

Пропустить:

Как попасть в Inbox Zero в Gmail

Прежде чем мы перейдем к деталям, давайте рассмотрим базовую методологию:

• Вы настраиваете несколько почтовых ящиков в Gmail и даете каждому из них имя, например «Требуется действие/ответ» или «Ожидает ответа».
• Ваш общий почтовый ящик появится слева, а помеченные почтовые ящики (которые Gmail называет «панелями») появятся справа, вот так:

• Вы знаете значок желтой звездочки, который можно нажать, чтобы отметить электронное письмо как важное? Оказывается, в Gmail можно включить и другие цветные звездочки и значки, например восклицательные знаки и вопросительные знаки. Gmail называет эти значки «особыми звездочками». В этой методологии каждая панель представлена ​​отдельной звездочкой.
• Каждый раз, когда вы получаете новое электронное письмо на свой почтовый ящик, вам захочется:
  • Ответить на те, которые вы можете сразу. Тех, кого вы хотите отслеживать как «Ожидают ответа» или «Делегированных», отметьте соответствующей специальной звездочкой.
  • Пометьте электронные письма, с которыми вам придется разобраться позже, пометив их соответствующей специальной звездочкой.
  • Те, с которыми вам не нужно иметь дело или которые уже неактуальны, либо заархивируйте без специальных звездочек, либо полностью удалите.
• В конце концов, заархивируйте все. Таким образом, ваш почтовый ящик остается на нуле, а все остальное либо находится на назначенной панели, либо архивируется, либо удаляется.

Результат? Чистый почтовый ящик, в котором легко ориентироваться и который позволяет без особых усилий сортировать новые электронные письма.

Вот как это настроить в Gmail.

Пошаговое руководство по переходу в Inbox Zero в Gmail

Шаг 1. Подготовьтесь к новому макету папки «Входящие».

Чтобы весь этот процесс заработал, вам нужно избавиться от вкладок «Социальные сети» и «Промоакции». ( Совет для профессионалов: если вы беспокоитесь о том, что каждый день на ваш почтовый ящик приходит поток социальных уведомлений и рекламных писем, воспользуйтесь этой возможностью, чтобы настроить фильтры, чтобы ваши социальные уведомления автоматически архивировались или удалялись, а также массово отписаться от рекламных писем. вы не читаете с помощью такого инструмента, как Unroll.Me.)

В «Настройках» перейдите на вкладку «Входящие» и выполните следующие действия:

1. Измените тип папки «Входящие» на «По умолчанию».
2. Снимите выделение со всех вкладок (кроме «Основной»).
3. Выберите «Без маркеров».
4. Выберите «Использовать мои прошлые действия…» или «Не использовать мои действия…» — это не повлияет напрямую на вашу новую систему.
5. Выберите «Не переопределять фильтры».

Нажмите «Сохранить изменения», и Gmail автоматически перезагрузится.

Шаг 2. Уменьшите плотность отображения вашего почтового ящика.

Нажмите на значок шестеренки и выберите «Компактный» в раскрывающемся меню.

Шаг 3. Включите несколько почтовых ящиков.

Нажмите на значок шестеренки и выберите «Настройки» в раскрывающемся меню. Перейдите на вкладку «Лаборатории» и включите несколько почтовых ящиков. (Это разные «панели».)

Прокрутите страницу вниз и нажмите «Сохранить изменения».

Шаг 4: Включите нужные специальные звезды.

В «Настройках» перейдите на вкладку «Общие» и прокрутите вниз, пока не увидите раздел с надписью «Звезды». Добавьте звезды, которые вы хотите использовать для обозначения каждой панели.

Как контент-маркетолог я выбрал:

• Желтый значок: «Требуется действие/ответ».
• Красный значок: для срочных элементов «Требуется действие/ответ».
• Фиолетовый вопросительный знак: «Ожидает ответа» (чтобы я мог ответить при необходимости)
• Greenstar: за «Писать»
• Bluestar: для «Редактировать»
• Оранжевая кайма (двойная стрелка): для «Делегировать», то есть электронные письма, которые я делегировал кому-то другому (чтобы я мог следить за ними при необходимости).

Вы не контент-маркетолог? Клингер использует названия панелей «Требуется действие/ответ», «Ожидает ответа», «Делегировано» и «Запланировано» (для организованных встреч, рейсов, билетов на мероприятия, запланированных звонков и всего остального, к чему ему может понадобиться быстро обратиться).

Прокрутите вниз и нажмите «Сохранить изменения».

Шаг 5. Настройте фильтры, чтобы электронные письма с особыми звездочками отображались на нужных панелях.

В «Настройках» перейдите на вкладку «Несколько входящих». Каждая панель представляет собой один из нескольких ваших почтовых ящиков (до 5), и вы можете называть и упорядочивать их по своему усмотрению.

Вот что я сделал:

Обратите внимание, как я использовал «ИЛИ», чтобы разные звезды могли находиться на одной панели: желтая отметка для важных действий и красная отметка для срочных действий.

Вот список всех возможных поисковых запросов:

Совет для профессионалов: если вы часто используете мобильное приложение Gmail, Клингер предлагает использовать желтую звездочку по умолчанию для важных действий, поскольку это единственная специальная звездочка, поддерживаемая мобильным приложением.

Пока вы все еще находитесь на вкладке «Несколько входящих», установите максимальный размер страницы по своему усмотрению (я делаю 20 разговоров на странице) и расположите панели в правой части папки «Входящие».

Нажмите «Сохранить изменения», и вы вернетесь в свой почтовый ящик.

Теперь самое интересное.

Дорога к нулевому почтовому ящику

Все, что вы сделали до этого момента, — это настроить себя на попадание в пустой почтовый ящик. Прямо сейчас вы, вероятно, просматриваете сотни, а может быть, и тысячи электронных писем в своем почтовом ящике.

Не будьте перегружены .

Вы доберетесь до нуля, но позаботиться об этом нужно прямо сейчас. На самом деле это не так уж и сложно. И поверьте мне, это приятно. Вот полезные инструкции Клингера:

Просмотрите первые две или три страницы вашего почтового ящика.

С каждым электронным письмом выполните одно из трех действий:

1. Отметьте его специальной звездочкой, а затем заархивируйте. Оно будет отправлено на соответствующую панель и удалено из общего почтового ящика.
2. Архивируйте его без использования специальной звезды. Электронная почта сохранится, но будет удалена с домашней страницы.
3. Удали это.

Одна из лучших особенностей специальных звездочек (в отличие от ярлыков) заключается в том, что вам не нужно нажимать на электронное письмо или выполнять несколько шагов, чтобы пометить его специальной звездочкой.

Вместо этого просто нажмите пустую звездочку справа от имени отправителя и продолжайте нажимать, чтобы прокрутить все свои специальные звезды, пока не найдете ту, которая вам нужна.

Это займет несколько секунд, но затем это письмо появится на соответствующей панели. Не забудьте заархивировать электронное письмо после того, как пометите его специальной звездочкой, чтобы оно исчезло из общего почтового ящика.

Как только вы просмотрите первые несколько страниц своего почтового ящика и почувствуете, что важных писем у вас больше нет, настало время для того, что Клингер называет «смелым шагом».

Архивируйте все остальное.

Выберите все свои электронные письма, установив флажок в левом верхнем углу. Подтвердите, что вы действительно имели в виду все эти тысячи писем, а не только текущую страницу.

Затем нажмите «Архивировать».

ПУФ.

Плавник

Тадаа! Вы закончили. С тех пор я могу довольно легко поддерживать пустой почтовый ящик. Электронные письма больше не ускользают из рук, как это иногда бывает раньше. Я также могу лучше отслеживать все отправленные мной электронные письма, на которые требуется ответ или которые мне нужно каким-либо образом отслеживать. Используйте этот метод, чтобы навести порядок в вашем почтовом ящике и лучше организовать рабочий процесс.

Примечание редактора: эта статья была первоначально опубликована в июне 2015 года и обновлена ​​для обеспечения полноты.