Как проводить цифровые (или гибридные) мероприятия для вашей команды

Пандемия вынудила обычные офисные вечеринки в отпуске стать виртуальными. Но в этом году все по-другому — теперь набор рабочих мест состоит из удаленных и конкретных сотрудников (или их гибрида).

Итак, вот в чем проблема: как устроить приятную вечеринку в отпуске, которая удовлетворит всех? Какие процедуры вы можете стратегии? Какая логистика задействована?

Безусловно, есть во что верить, но не беспокойтесь. Вот несколько советов от удаленных сотрудников HubSpot о том, как провести цифровое или гибридное мероприятие, полезное для отдыха.

1. Используйте электронную таблицу для управления своими действиями.

Подготовка к цифровому побегу требует большого количества логистики. Вот почему вы должны использовать электронную таблицу, чтобы продолжать структурировать.

Кара Коросек, старший менеджер по работе с клиентами в HubSpot, говорит: «Раньше я координировала совершенно секретного Санту в моей прошлой корпорации, на 100% удаленной организации. Я настроил таблицу, в которой абсолютно каждый изложил какие-то свои пристрастия, затем мы использовали генератор случайных чисел, чтобы назначить загадочных Дедов Морозов. У всех был план расходов на 50 долларов, и они использовали электронную таблицу в качестве вдохновения для того, что получить. Сразу после того, как товары были отправлены по почте, у нас был Zoom, где мы делились своими подарками и догадывались, кто наш ключевой Санта».

2. Сделайте его интерактивным.

Виртуальные события могут сразу же ощутить «отключение пальцев», но это не обязательно должен быть сценарий. В совершенно секретном случае Санта-Клауса Коросека они открыли подарки во время живого звонка в Zoom.

Цель здесь — быть инновационным.

Эймер Марринан, директор по традициям в HubSpot, предполагает: «Существует множество замечательных удаленных дистрибьюторов и компаний, принадлежащих меньшинствам, с которыми мы сотрудничаем в группе общества. Они прекрасно выполняют свою работу. Если ваши средства позволяют это сделать, подумайте об аутсорсинге у гуру. Я нашел несколько фантастических ситуаций: опыт работы в лыжном шале, прохождение рождественских рынков, коктейли в зимней стране чудес!»

Есть ряд онлайн-игр и мероприятий, которые вы можете использовать для празднования виртуального отпуска. Ниже приведены некоторые из наших любимых интерактивных дистанционных занятий:

• Virtual MasterChef: попросите всего одного человека разместить и отправить список веществ (или модифицированных ингредиентов для диетических ограничений) и материалов. На кулинарном вечере попросите каждого человека подключиться к Zoom, чтобы вместе приготовить ужин из одного и того же блюда, пока ведущий знакомит их с рецептом. Когда рецепт будет готов, садитесь за цифровую еду вместе!
• Конкурс непривлекательных свитеров
• Цифровые квесты, такие как Puzzle Split, Mystery Escape Area или The Escape Game.

3. Включите продукты.

Когда в Интернете проводится индивидуальная вечеринка, раздача еды обычно является частью концерта. Почему это не может быть верным и для дальних праздников?

Эмили Тонг-Санчес, эксперт по функциям удаленного дохода в HubSpot, утверждает: «Пусть люди готовят себе еду!»

Это дает людям возможность праздновать и получать удовольствие от вечеринки.

Марринан добавляет: «Запросите вопросы, если вы включаете питание. Есть ли симптомы аллергии или выбор? Если вы устраиваете коктейльный час, все ли употребляют алкогольные напитки? Это все о том, чтобы в настоящее время быть включенным в то, как вы организуете свое празднование».

Если вы отправляете еду, очень важно знать о любых ограничениях, чтобы ваша вечеринка включала всех людей.

4. Убедите людей одеться.

Мероприятия праздничного перерыва обычно представляют собой развлекательные мероприятия, на которых каждый может одеться и отпраздновать. Получение удаленного доступа не должно изменить это — так что вам не следует отказываться от непривлекательного праздничного свитера просто так.

Тонг-Санчес предлагает: «Убедите людей одеться. Нам нравится получать пояснения к модной одежде!»

5. Всегда руководствуйтесь инклюзивным менталитетом.

Серьезным препятствием для удаленных встреч является то, что действительно трудно почувствовать себя интегрированным.

Марринан отмечает: «Сейчас мы выступаем в распределенной и удаленной среде, поэтому, представляя себе праздник для вас и вашей рабочей силы, чувствуйте себя крупными и интернациональными. Будет ли часовой пояс работать для всех ваших сотрудников? Резонируют ли «Праздники» по всему миру? Гарантируйте, что вы сделаете что-то приятное и увлекательное, в которое сможет попасть каждый!»

6. Стратегия заранее.

Если вы устраиваете празднование виртуального праздника, очень важно дать вам достаточно времени на подготовку. Отправляйте приглашения в процессе, дорабатывайте повестку дня и проверяйте действия.

Марринан заявляет: «Окончание 12 месяцев хаотично. На самом деле занято! Дайте людям время для инновационных открытий и электронных книг. Многие люди жонглируют прямо сейчас, поэтому важно экономить время! В равной степени помните о сиделках в вашей команде или о тех, кто, возможно, заблокировал время в своем рабочем дне».

7. Отправьте одно фактическое физическое письмо.

Тот факт, что ваше событие удалено, не означает, что вы не можете включить телесный компонент в свою виртуальную вечеринку в отпуске.

«Можете ли вы заранее передать что-нибудь съемочной группе, чтобы подстегнуть волнение? Это не обязательно должна быть физическая награда — может быть, это рукописная открытка или знак благодарности», — отмечает Марринан. «Функция бегства не должна быть большой, огромной вещью. Часто это действительно несложные добрые дела, которые имеют большое значение для людей».

8. Выберите цель.

Когда вы готовитесь к празднику, очень важно определиться с целью. Например, очень сложно наслаждаться матчем, в то же время узнавая друг друга.

Кэролайн Меревезер, менеджер по подходам и функциям в HubSpot, заявляет: «Самый важный вывод — выяснить, идет ли речь о углублении взаимодействия или о наслаждении матчем».

Одним из любимых занятий Меревезер, на которое нанимала ее команда, был практический опыт Airbnb, который представлял собой цифровую квест-комнату.

«Было интересно делать что-то другое, и это был приятный психологический сдвиг. Но это было не здорово для знакомства с мужчинами и женщинами, потому что мы пытались обратиться за подсказками. Для нашей следующей вечеринки нам потребовался диалог о путешествиях с участием нас», — добавляет она.

Для следующего цифрового праздничного праздника ее команда собирается разослать по всему миру конфеты, которые станут отличным началом диалога в комнатах отдыха. Затем они, скорее всего, устроят конкурс костюмов и онлайн-викторины.

Джефф Боултер, главный инженер HubSpot, решил совместить интерактивное действие со способом узнать друг друга с помощью интерактивной видеоигры-викторины.

Для начала Боултер разослал Google Kind со смесью ледокольных вопросов. Несколько интегрированных примеров:

• Какой была ваша первая онлайн-сделка или сделка по электронной почте?
• По какой программе ты учился хуже всего в университете?
• Какая у тебя была самая странная карьера?
• Какую музыку вы предпочитаете меньше всего?
• Каков ваш любимый принцип заговора?
• Какой на самом деле странный талант у вас есть?
• Звездные войны или Звездный путь?
• Янни или Лорел?
• Если бы вы могли посвятить какое-либо преступление и выйти сухим из воды, что бы это было?
• Какой самый худший подарок, который вы когда-либо получали?
• Кого бы съели изначально, если бы мы все попали в лифт 1С?

Затем они применили совершенно бесплатный сайт викторин в сети под названием MyQuiz. Здесь решения заключались либо в том, чтобы выбрать одного конкретного человека из своей команды (кто меньше всего любит музыку, например, «Это маленькая среда»), либо купить правильный ответ среди нескольких других разработанных решений. Они закончили с 54 мыслями. Посмотрите на изображение ниже, как это выглядело.

5 идей для веб-хостинга гибридного праздника

Самые эффективные гибридные встречи для отдыха привлекают каждого цифрового и живого посетителя значимым образом. Но если вы не уверены в логистике, ознакомьтесь с этими рекомендациями, чтобы наладить связи между коллегами вокруг и многое другое:

1. Верьте цифровым технологиям.

При планировании действий и повестки дня вашей гибридной вечеринки в отпуске ваши цифровые участники должны оставаться в сознании. Посмотрите, как ваш виртуальный персонал может взаимодействовать, и продолжайте участвовать в каждом отдельном действии.

2. Найдите подходящее место.

Место проведения вашего мероприятия может как создать гибридную встречу, так и сокрушить ее. Уделите особое внимание онлайн-стабильности и внешнему виду вашего сайта — и убедитесь, что у вас есть доступ к нужным компьютерам для видеоконференций.

3. Отдайте предпочтение гибридным вещам

Типичная ошибка при веб-хостинге гибридных вечеринок — организация мероприятий для личной компании и просто трансляция празднеств для цифровых участников. В качестве альтернативы, попробуйте смешанные приветственные процедуры, которые абсолютно каждый может получить удовольствие вместе, в то время как врозь. Ниже приведены несколько примеров:

• Выставка забавных наград группы
• Праздничный перерыв Trivia или спортивный вечер
• Волшебная формула Санты
• Рисовать вместе
• Праздничная экспертиза присутствует

Не забывайте, что функции гибридного отпуска должны активно взаимодействовать как с отдельными людьми, так и с цифровыми сопровождающими, поэтому расставляйте приоритеты для тех занятий, которые могут достичь этой цели.

4. Делитесь атмосферой.

Иногда виртуальные посетители могут действительно чувствовать, что они упускают удовольствие, главным образом, потому, что они удалены. Чтобы помочь противодействовать этому, организаторы должны создать общий рабочий опыт и атмосферу для всех участников. Например, если ваш мужской или женский декор содержит бумажные снежинки и ванильные свечи, подумайте о том, чтобы отправить цифровым гостям более компактную версию этих предметов для их дома или рабочего места.

5. Объедините своих друзей, мужчин и женщин, а также удаленных друзей в группы или пары.

Один из способов мотивировать взаимодействие между мужчинами или женщинами и цифровыми гостями — объединить их в группы или пары. Например, если вы выполняете викторины для побега, подумайте о том, чтобы разбить своих друзей на группы, причем почти каждая команда состоит из отдельных и удаленных компаний. Получите 1 дополнительный этап, поощряя команды к мозговому штурму инновационных названий команд.

Когда дело доходит до организации удаленных и смешанных мероприятий, может потребоваться гораздо больше времени, усилий и тяжелой работы, чтобы отточить логистику. Но когда все сделано правильно, вы можете организовать мероприятие, которое вызовет дух товарищества и принадлежность к вашей группе.