Как организовать электронную почту: 11 инструментов управления

У большинства людей сложились отношения любви и ненависти к почтовому ящику электронной почты. С одной стороны, электронная почта может быть невероятно полезной — независимо от того, добиваетесь ли вы успехов в работе с клиентом, заменяете встречу (гораздо более эффективной) перепиской по электронной почте или получаете приглашение на веселую общественную встречу.

С другой стороны, электронная почта может оказаться подавляющей, особенно если вы потеряете контроль. И, черт возьми, как легко потерять контроль. Многих из нас регулярно засыпают новыми электронными письмами, и нам тяжело осознавать, что мы можем упустить действительно важные вещи среди потока менее важных вещей.

К счастью, существует множество инструментов и бесплатных приложений для стартапов, которые могут помочь нам стать более организованными. В этом посте мы рассмотрим, как лучше всего организовать вашу электронную почту, и предложим некоторые инструменты, которые упростят этот процесс.

Пропустить:

Как организовать свою электронную почту

Прежде чем мы углубимся в инструменты, которые помогут вам взять под контроль свой почтовый ящик, давайте рассмотрим некоторые основные рекомендации, которые помогут вам максимально поддерживать организацию электронной почты. Вот наши три золотых правила:

• Избавьтесь от старого электронного письма, которое вам не нужно. У меня до сих пор есть приглашения по электронной почте на мероприятия 2006 года, на большинстве из которых я даже не присутствовал. Нужны ли они мне? Нет. Должен ли я удалить их? Да. Очистите свой почтовый ящик от всего, кроме новых писем и предыдущих, к которым вам обязательно понадобится обратиться позже.
• Отписаться. Серьезно. У всех нас есть электронные письма типа «клянусь, вы прочтете этот информационный бюллетень, как только у меня появится минутка». Не будете их читать — избавьтесь от них. Некоторые из приведенных ниже инструментов помогут вам сделать это массово.
• Объедините несколько учетных записей электронной почты. Я твердо верю в необходимость разделения рабочей и личной электронной почты, но иногда необходимость переключаться между ними не способствует поддержанию организованности. Некоторые из приведенных ниже инструментов могут помочь вам объединить разные адреса электронной почты — например, Mail и iCal на устройствах Mac позволяют объединить несколько учетных записей в одном месте.

Лучший способ организовать электронную почту

Теперь, когда мы рассмотрели некоторые основы организации электронной почты, давайте углубимся в то, как лучше всего выполнить эту задачу.

1. Используйте ярлыки и папки

Вы не можете просто удалить все свои электронные письма, поэтому простой способ их систематизировать — создать ярлыки и папки для важных вещей. Хранение электронных писем в папках позволяет избежать их попадания в основной почтовый ящик и сокращает беспорядок.

Вы можете назвать эти папки примерно так: «требуется ответ как можно скорее» или в честь конкретного проекта, если вы получаете кучу писем по одной теме. Ярлыки — это еще один организационный инструмент, который вы можете использовать. У каждого почтового провайдера они немного различаются, но при использовании Gmail метки действуют как стикеры и не перемещают электронные письма из папки «Входящие», как это делают папки. Вместо этого вы будете искать по имени ярлыка и просматривать все электронные письма с этим конкретным ярлыком.

2. Отметьте или отметьте важные письма

Большинство провайдеров электронной почты имеют функцию звездочки или флажка (или обе), которая позволит вам отмечать электронные письма, к которым вы хотели бы вернуться позже. Пометка электронных писем флажком или звездочкой не удаляет их из папки «Входящие», но может быстро дать вам визуальное представление о том, на каких электронных письмах следует сосредоточиться дальше.

В Gmail просто откройте свой почтовый ящик и щелкните звездочку слева от сообщения. Если вы хотите просмотреть все помеченные вами электронные письма, нажмите «Помеченные» в меню слева, как показано на фотографии ниже.

В Outlook вместо звездочек вы можете пометить электронное письмо. Перейдите в свой почтовый ящик и нажмите на столбец с пометкой рядом с сообщением, которое вы хотите отметить. Оттуда у вас будет возможность установить дату выполнения для себя.

3. Настройте фильтры

В ваш почтовый ящик всегда будет поступать новые электронные письма, независимо от того, насколько хорошо вы их организуете. Применение фильтров может помочь вам управлять новыми электронными письмами по мере их поступления. Фильтры — это правила, которые вы можете применять к входящим сообщениям, которые автоматически отправляют их в нужную папку, добавляют правильную метку, архивируют или удаляют их.

Настройка фильтров у других поставщиков электронной почты может оказаться сложной задачей, но для пользователей Gmail это довольно просто. Чтобы создать новый фильтр в Gmail:

1. Зайдите в свой почтовый ящик
2. В поле поиска вверху нажмите «Показать параметры поиска».
3. Введите критерии поиска. Если вы хотите убедиться, что ваш поиск работает правильно, посмотрите, какие электронные письма отображаются, нажав «Поиск».
4. В нижней части окна поиска нажмите «Создать фильтр».
5. Выберите, что вы хотите, чтобы фильтр делал.
6. Нажмите Создать фильтр.

Для пользователей Outlook вы можете найти пошаговые инструкции по созданию правил электронной почты здесь.

4. Используйте функцию архивирования

Иногда у вас могут быть электронные письма, которые не важны или не так срочны, как другие, но также не готовы к удалению. Для этого вы можете использовать функцию архивирования, которая удаляет их из вашего почтового ящика и сохраняет на будущее.

Например, вы можете заархивировать электронное письмо для будущей задачи. Когда вы будете готовы выполнить задачу, вы можете открыть электронное письмо, выполнить задачу и удалить ее по завершении.

5. Регулярно очищайте свой почтовый ящик

Мы регулярно убираем и наводим порядок в наших домах, и то же самое следует сказать и о вашем почтовом ящике. Мы ежедневно завалены электронными письмами, и легко выпустить их из-под контроля — даже при использовании описанных выше приемов организации.

Вот почему важно регулярно наводить порядок в своем почтовом ящике, чтобы он не становился таким перегруженным. Подумайте о том, чтобы очищать свой почтовый ящик ежемесячно или ежеквартально. Более подробный контрольный список можно найти в наших советах по управлению почтовым ящиком.

11 инструментов для организации вашей электронной почты

1. Продажи HubSpot

Цена: Бесплатно; Доступны платные версии

Всегда хотел знать, кто открывает ваши электронные письма, когда и сколько раз, и откуда? Загрузив расширение HubSpot Sales для Chrome, вы можете подписаться на получение уведомлений в реальном времени всякий раз, когда кто-то открывает или нажимает на ссылки в вашем электронном письме. Он интегрируется как с Gmail, так и с Outlook.

Еще одна интересная функция — боковая панель с контактной информацией, которая появляется при открытии ветки электронной почты. Он включает в себя всю необходимую информацию о человеке, которому вы отправляете электронное письмо, включая историю прошлых контактов (что-то вроде функции «вкладка отношений» в LinkedIn), контент социальных сетей, взаимные связи и так далее. Вскоре расширение позволит вам планировать отправку писем позже.

Бесплатная версия Sales Hub предоставляет уведомления об открытии по электронной почте, а также возможность планировать отправку электронных писем на более позднее время и некоторые другие функции. Чтобы получить неограниченное количество уведомлений «открывай и щелкай» (а также множество других обновленных функций), вы можете перейти на Starter за 45 долларов в месяц.

2. Сдвиг

Цена: Бесплатно; Доступны платные версии

Shift позволяет вам получать доступ ко всем вашим учетным записям электронной почты и использовать их из одного удобного настольного приложения. Мало того, вы можете получить доступ к множеству приложений и расширений, включая HubSpot Sales, Grammarly, Asana, WhatsApp и многие другие.

Shift также имеет отличную функцию поиска, которая работает по всем вашим учетным записям, поэтому вы можете быстро найти и возобновить разговоры. Самым большим преимуществом использования чего-то вроде Shift является то, что вся ваша работа и рабочие процессы находятся в одном месте. С помощью этого вы можете сэкономить массу времени на переключении между приложениями и учетными записями электронной почты.

Источник изображения

3. Unroll.me

Цена: Бесплатно

Первый шаг к освобождению вашего почтового ящика от всей этой электронной почты — это отказаться от подписки на все информационные бюллетени, на которые вы подписывались на протяжении многих лет. Но отписаться вручную от десятков, а может быть, и сотен информационных бюллетеней заняло бы вечность.

Войдите в Unroll.me, бесплатный инструмент, который позволяет вам массово отказаться от подписки на все информационные бюллетени, которые вы не читаете. Вы можете либо стереть все с лица земли и отказаться от подписки сразу от всего , либо можете привередничать.

Источник изображения

4. Следующее действие, затем

Цена: Бесплатно; Доступны платные версии

Вот еще один простой, но полезный инструмент, на этот раз для напоминания вам — и даже вашим клиентам, если хотите — о необходимости следить за конкретными электронными письмами.

Вот как это работает: напишите электронное письмо, а затем укажите [в любое время]@followupthen.com в полях «СК», «Копия» или «Кому» вашего электронного письма. « в любой момент «Формулировка здесь довольно гибкая: это может быть »[электронная почта защищена],» »[электронная почта защищена], « »[электронная почта защищена], « »[электронная почта защищена], « »[электронная почта защищена]» и так далее.

Что происходит с этим электронным письмом, когда вы нажимаете «отправить», зависит от того, где вы разместили адрес электронной почты @followupthen.com:

• Скрытая копия: вы получите дополнительную информацию по электронной почте (не беспокоя исходного получателя).
• Копия: инструмент запланирует напоминание для вас и получателя.
• Кому: инструмент отправит электронное письмо вам в будущем.

Вот видео, которое объясняет этот инструмент более подробно:

Он работает для любого почтового клиента и бесплатен при подписке до 50 сообщений в месяц. Вы можете увеличить количество подписок и добавить такие функции, как интеграция календаря для команд, за 4 доллара в месяц на пользователя.

5. ИФТТТ

Цена: Бесплатно

IFTTT, сокращение от «Если это, то то», — это потрясающий инструмент повышения производительности, который помогает вам связать приложения и устройства, которые вы используете каждый день, с утверждениями «если это, то то», которые они называют «рецептами».

Когда дело доходит до производительности почтового ящика, IFTTT может творить чудеса, автоматизируя некоторые из наиболее утомительных задач, выполняемых вручную. Вот некоторые из моих любимых:

• Получите текстовое сообщение, когда конкретный человек отправит вам электронное письмо.
• Отправьте вложения электронной почты в Dropbox.
• Сохраняйте помеченные письма в Evernote.
• Запланируйте напоминания завтра для писем, которые вы пометили в своем почтовом ящике сегодня.
• Добавьте электронные письма с квитанцией или заказом в таблицу Google.
• Отслеживайте свое рабочее время, добавляя запись в таблицу Google каждый раз, когда вы приходите в офис или покидаете его.
• Превратите электронные письма в карточки Trello.

Источник изображения

6. Gmail «Особые звезды»

Цена: Бесплатно

Я не мог бы написать сообщение в блоге об организации почтового ящика, не включив в него свою стратегию по достижению и поддержанию нулевого почтового ящика. Этот инструмент не является дополнением; это методология, разработанная Андреасом Клингером. Он использует две встроенные функции Gmail: «специальные звездочки» (немного более сложная система маркировки, чем метки Gmail) и несколько почтовых ящиков. С момента написания этого поста в прошлом году многие люди говорили мне, что это изменило их способ использования электронной почты и сделало их жизнь намного проще. Я очень рекомендую это.

Есть только один, заметный Предостережение: мобильное приложение Gmail не поддерживает никаких специальных звездочек, кроме желтой, поэтому вы не сможете просматривать свои списки на мобильном телефоне. Если вы часто используете мобильные устройства для сортировки электронной почты, попробуйте Сортировать , который следующий в списке.

7. Сортировка

Цена: Бесплатно; Доступны платные версии

Sortd — это, по сути, более чистая версия методологии Gmail Special Stars, которую я описал выше, в которой вам не нужно каким-либо образом помечать, помечать или отмечать свои электронные письма. Но он работает прямо в Gmail: их команда называет это «умным скином для Gmail», что означает, что он находится прямо в вашем почтовом ящике Gmail, поэтому вам вообще не придется выходить из приложения.

Что он действительно делает, так это решает проблему, когда важные электронные письма теряются ниже сгиба — самое главное, расширяя ваш почтовый ящик до гибкого набора списков, четко организованных в столбцы. Это позволяет вашим электронным письмам, спискам дел и приоритетам храниться в одном месте, а также позволяет легко перетаскивать электронные письма из столбца в столбец.

Бывший вице-президент HubSpot по маркетингу Меган Кини Андерсон — большая поклонница Сортировать . «Я думаю о своем почтовом ящике как о своего рода конвейере, который приносит мне быструю последовательность запросов, ресурсов и задач», — сказала она мне. «Сортировка электронной почты означает не отставать от этого потока, не позволяя ничему ускользнуть. Прежде чем я нашел Сортировать , я помечал любое электронное письмо, требующее дальнейших действий, как «непрочитанное» в надежде вернуться к нему, чтобы завершить проверку или принять меры. Это сработало так плохо, как и следовало ожидать».

Вот как выглядит почтовый ящик Андерсон теперь, когда она использует Sortd:

« Сортировать объединяет ваш почтовый ящик со списком дел, который можно перетаскивать, чтобы я мог быстро оценить срочность электронного письма и затем решить, что с ним делать», — говорит Андерсон. «Я перетаскиваю его в соответствующую категорию ответа и переименовываю в краткое описание необходимых действий. Тогда я смогу увидеть с высоты птичьего полета свою работу за неделю».

«Что особенно приятно, так это Сортировать позволяет мне добавлять задачи, которыенепришли по электронной почте, например, запрос, который кто-то задал мне в чате или лично», — добавляет она. «Таким образом, мой почтовый ящик действительно становится моим главным командным пунктом. У меня есть столбец для неотложных действий, задач на неделю, невыполненной работы на следующую неделю и ресурсов, которые я хочу быстро получить под рукой».

Еще одно преимущество для Сортировать над особыми звездами? Вы можете использовать его на мобильном телефоне, если скачаете Сортировать Мобильное приложение-компаньон на iOS или Android. (Помните, что все специальные звездочки, кроме одной, не поддерживаются мобильным приложением Gmail, поэтому это лучший вариант, если вы хотите сортировать электронную почту на мобильном телефоне.)

8. СанеБокс

Цена: от 7 долларов в месяц; Доступны премиум-опции

Если вы хотите автоматизировать расстановку приоритетов для каждого электронного письма по мере его поступления, возможно, вам стоит попробовать SaneBox. Здесь нечего устанавливать: по сути, он работает с любым почтовым клиентом и позволяет создавать новые папки, такие как SaneLater и SaneNews. Когда в ваш почтовый ящик поступает новое электронное письмо, SaneBox быстро анализирует его, чтобы определить, насколько оно важно. Этот анализ основан на вашем прошлом взаимодействии с вашим почтовым ящиком. Если SaneBox посчитает новое письмо важным, оно сохранит его в вашем почтовом ящике. Если нет, он отправит его в одну из этих папок.

Позже вы получите обзор писем, отправленных в эти три папки, и сможете решить, нужно ли какое-либо из них вашего внимания, когда у вас будет время. Со временем вы «обучите» SaneBox фильтровать определенные типы электронных писем в каждую из этих папок.

SaneBlackHole — это четвертая папка, которая поможет вам одним махом удалять электронные письма и отписываться от них. Когда вы вручную перетаскиваете электронное письмо в папку SaneBlackHole, оно автоматически удаляется и отписывается от источника.

Здесь есть и другие интересные функции, такие как функция «вложения», которая автоматически отправляет все вложения электронной почты в папку Dropbox.

9. Чекер Плюс

Цена: Бесплатно

Checker Plus — это расширение Chrome для Gmail, которое помогает вам управлять несколькими учетными записями Gmail одновременно, чтобы вам не приходилось просматривать несколько почтовых ящиков. Одна из основных функций — мгновенные уведомления по электронной почте, даже если Gmail не открыт. Так что если вы поклонник уведомлений, то это вам понравится.

Не открывая Gmail в браузере, Checker Plus будет отправлять вам уведомления на рабочий стол при получении нового электронного письма, а также возможность читать, прослушивать или удалять электронные письма.

Я большой поклонник функции голосовых уведомлений расширения. Если я получу электронное письмо, пока занят приготовлением ужина или чем-то еще, я могу выбрать, чтобы расширение прочитало мне письмо вслух, даже если Gmail не открыт. (Просто не забудьте выключить его, когда пойдете в офис.)

10. Почтовая птица

Цена: Бесплатно; Доступны платные версии

Существуют и другие почтовые клиенты, но Mailbird удается выделиться.

Хотя он работает только для пользователей Windows, этот почтовый клиент объединяет ваш почтовый ящик с вашими приложениями, объединяя вашу электронную почту и все ваши приложения календаря, задач и обмена сообщениями в единый интерфейс. И это простой пользовательский интерфейс, который вы можете настроить в разных цветах и ​​макетах.

Вот пример того, как выглядит один макет с интеграцией электронной почты и WhatsApp:

Источник изображения

Mailbird работает для пользователей Windows на настольных компьютерах и мобильных устройствах. Версия Lite бесплатна, но если вам нужны другие, более продвинутые функции — например, возможность «отложить» электронную почту — тогда вам придется приобрести платную версию за 3,25 доллара США за пользователя в месяц.

11. ПростоФайл

Цена: от $47,88 в год.

Хотя в Outlook не так много инструментов организации, как в других почтовых клиентах, здесь есть один, предназначенный только для пользователей Outlook, который поможет вам тратить меньше времени на регистрацию электронной почты. SimplyFile добавляет в ваш почтовый ящик панель инструментов (или «вкладку ленты») с различными настраиваемыми файлами, которые легко доступны, поэтому вы можете быстро сохранять новые электронные письма.

Когда придет электронное письмо, просто перетащите его в соответствующую папку. Вы можете систематизировать как сообщения, которые вы получаете в своем почтовом ящике, так и сообщения, которые вы отправляете, — которые вы можете сохранять по мере их отправки.

Возьмите под контроль свой почтовый ящик

Готовы начать? Большой. Начните изучать эти инструменты и наведите порядок в своем почтовом ящике — раз и навсегда.

Примечание редактора: эта статья была первоначально опубликована в октябре 2017 года и обновлена ​​для обеспечения полноты.