Как провести идеальное стартовое совещание

Начать проект без стартовой встречи — это все равно, что отправиться в поход без карты. Конечно, вам могут понравиться интересные маршруты, но без карты и четкого плана вы, скорее всего, заблудитесь.

То же самое происходит при запуске проектов без стартовой встречи. Только при наличии четкого общения и плана вы сможете сохранить свой проект в нужном русле. Это похоже на GPS, помогающий вам добраться до места назначения.

Давайте узнаем об этом больше.

Оглавление

Что такое стартовая встреча?

Стартовое совещание создает основу для успеха, уточняя цели проекта, определяя роли и обязанности, а также намечая график реализации проекта.

В целом это приводит к бесперебойной реализации проекта. Воспринимайте это как официальный старт вашего проекта — как церемонию открытия Олимпийских игр.

Существует два типа начальных ударов — внутренние и внешние . Внутренние старты направлены на сплочение внутренней команды, тогда как внешние старты объединяют внешних заинтересованных сторон или партнеров, участвующих в проекте.

Преимущества стартовых встреч

1. Улучшение согласованности и коммуникации

Красота стартовых встреч? Они позволяют каждому поделиться своими приоритетами, идеями и планами. Это означает, что ваша команда может согласовать и согласовать важные элементы с самого начала.

Журналы Sage Journals провели исследование на уровне сообщества, подчеркнув важность стартовых мероприятий для исследовательских проектов.

Эти мероприятия предполагают сотрудничество на каждом этапе встречи, построение отношений путем рассмотрения точек зрения друг друга и обмен опытом.

Начальные встречи предлагаются для облегчения диалога между членами команды и развития равноправного партнерства.

Совет для профессионалов: откройте диалог, чтобы воспользоваться коллективным опытом вашей команды, получить ценную информацию и воспитать чувство общей ответственности.

2. Оптимизированное планирование и реализация проекта.

Начало игры похоже на стартовый свисток игры: вы распределяете роли и распознаете потенциальные конфликты.

Это помогает команде сэкономить огромное количество энергии и времени, позволяя сразу же приступить к делу, имея надежный план управления проектом.

Хизер Негли усиливает эту точку зрения в своей книге «Руководство консультанта Salesforce: инструменты для реализации или улучшения решения Salesforce для вашего клиента»:

«Первая встреча — одна из самых важных встреч в проекте.

Это время, когда команда производит самое важное первое впечатление и обсуждает с клиентом цели проекта. Клиенту также преподается методология проекта.

«Во время открытия команда проекта проводит бизнес-анализ, используя различные методы, чтобы понять текущие и будущие процессы. Участники проекта пишут истории пользователей, чтобы подготовиться к этапу сборки».

3. Четко определите основные этапы и сроки

Представьте себе группу высокомотивированных людей, которые собираются вместе, чтобы воплотить план в жизнь.

Они тщательно выполняют каждый этап — от этапа планирования до финальных испытаний, следя за временем и открыто сообщая о своем прогрессе.

Такой уровень сотрудничества обеспечивает бесперебойный процесс и своевременную доставку готового продукта. Джин Канг, менеджер стратегических программ Figma, говорит:

«Запустите свою программу на ура, проведя 30-минутную стартовую встречу.

• Установите цели, представьте членов команды и разработайте план их выполнения.
• Определите источники правды для ресурсов, к кому и за чем обращаться, а также правильные каналы связи (Slack, форма приема, микросайт).
• Поделитесь системой принятия решений, такой как DACI, RACI или RAPID».

4. Ранняя обратная связь

По мнению Жоао Варахао, Габриэлы Фернандес и Хелио Силвы, пятью наиболее часто используемыми инструментами и методами управления проектами являются «стартовое совещание», «совещания о ходе работы», «отчеты о ходе работы», «анализ требований» и «список мероприятий». .

Эти методы жизненно важны для успеха проекта, поскольку они позволяют командам получать раннюю обратную связь и вносить необходимые корректировки в режиме реального времени , что приводит к более точному и эффективному завершению проекта.

Совет для профессионалов: используйте облако смайлов Slido, чтобы задавать простые вопросы и получать отзывы с помощью смайлов. С помощью этой геймификации вы можете собирать качественную и количественную обратную связь и смягчать любые напряженные и некомфортные чувства.

Источник изображения

4 типа стартовых встреч

Внутреннее стартовое совещание

Лучше всего подходит для: команды проекта.

Внутреннее начало — это решающая встреча, которая собирает команду проекта и задает тон более крупному или предстоящему проекту. Его обычно называют началом проекта, и он позволяет членам команды лучше узнать друг друга.

Цели внутреннего стартового совещания:

• Установите четкие каналы связи, частоту встреч и рабочие процессы.
• Выявите потенциальные узкие места и разработайте график их устранения.
• Убедитесь, что все члены команды одинаково понимают информацию о проекте.
• Согласуйте приоритеты и ожидания от проекта.

В идеале внутреннее начало должно охватывать роли членов команды, историю проекта, структуру проекта и цель.

Стартовое сезонное собрание

Подходит для: сезона «Впереди»

Открытие сезона помогает зарядить компанию энергией на предстоящий сезон или год, а также отмечает достижения предыдущего года/сезона.

Крупные компании часто проводят сезонное стартовое собрание в начале финансового года, нового сезона или нового года.

Это внутреннее событие может относиться к конкретному отделу или ко всей компании. Обычно оно длится один день, хотя его можно завершить и за несколько часов.

Цели стартового совещания сезона:

• Укрепить корпоративную культуру и уверенность в команде.
• Расставьте приоритеты и цели на новый сезон.
• Решите некоторые прошлые проблемы.
• Мотивируйте всех на предстоящую работу.

Стартовое собрание новой команды

Подходит для: укрепления доверия к новым членам команды.

Начало новой команды, также известное как встреча «знакомства», обеспечивает правильное представление и согласование между новыми и нынешними членами команды.

Эта встреча, обычно проводимая за пределами офиса, дает возможность для налаживания связей, вдохновляющих речей, совместного мозгового штурма и продуктивных секционных заседаний.

К концу дня члены команды уходят с четким пониманием того, как эффективно работать вместе и достигать поставленных целей.

Цели стартовой встречи новой команды:

• Внушайте позитивный настрой.
• Продемонстрируйте роли каждого.
• Определите частоту встреч, каналы связи и многое другое.
• Выстраивайте доверие и узнавайте всех.

Внешнее стартовое совещание

Лучше всего подходит для: объединения с клиентами.

Представьте себе, что вы впервые встречаете нового клиента. Вы не знаете их стиль работы, их предпочтения и их ожидания. Вот тут-то и приходит на помощь внешний удар.

Эта встреча объединяет компанию и клиента для согласования их целей, определения масштабов проекта и установления четкой линии связи.

Во время внешнего старта определите ожидания от обзоров работы и определите лучший способ сотрудничества. Формальная колода также будет хорошим дополнением. Изучите шаблоны колод для стартового совещания.

Цели внешнего стартового совещания:

• Определите масштаб проекта.
• Создайте дорожную карту проекта.
• Выявить и взаимодействовать с заинтересованными сторонами проекта.
• Установите протоколы для регулярных отчетов о состоянии.

Источник изображения

Как провести успешное стартовое совещание

Если вы никогда не планировали начало матча, следующее пошаговое руководство покажет вам, как именно это сделать.

1. Подготовка

Определите участников встречи и продолжительность начала встречи. Подробности зависят от формальности и цели стартовой встречи . Вот некоторые основные факторы, которые следует учитывать при подготовке:

• Завершите список приглашенных.
• Запланируйте продолжительность и время и оставьте время для вопросов.
• Составьте повестку дня.

Вы можете использовать этот контрольный список перед началом проекта.

Источник изображения

Совет для профессионалов: назначьте человека, который будет вести заметки, чтобы все отсутствующие участники могли получить подведение итогов. Также, если начало матча проводится виртуально, запишите его.

2. Вступления

Представляете нового члена команды или впервые встречаетесь с клиентом? Не стоит недооценивать ценность теплого знакомства. Если начать с позитивной ноты, это может задать тон продуктивной и успешной встрече.

Пример:

«HubSpoters, давайте поприветствуем нашего нового члена команды, Сару! Сара — эксперт по маркетингу, и ей не терпится поделиться с нами своей мудростью. Мы рады видеть вас здесь!

«Сара, не могла бы ты рассказать нам немного больше о себе?»

Совет для профессионалов: подумайте над забавными вопросами, которые помогут поднять настроение. Например: «Расскажите нам о своем худшем дне с прической». Но убедитесь, что отвечающему комфортно отвечать на такие вопросы.

3. Цель проекта

Убедитесь, что все члены команды находятся на одной волне. Все они должны знать, почему проект важен и какого результата они могут ожидать.

К сожалению, шокирующие 74% сотрудников чувствуют себя оторванными от целей своей компании. На самом деле, они даже не понимают, как их работа вписывается в общую картину, что довольно печально. Не позволяйте своей команде попасть в эту статистику.

Вместо этого найдите время, чтобы объяснить свои цели каждому члену команды. И самое главное, покажите им, почему их роль важна в достижении успеха.

Совет для профессионалов: обязательно поговорите со всеми один на один (если это возможно).

4. План проекта

Включите этот очень важный компонент в повестку дня встречи, чтобы участники могли углубиться в детали еще до начала мероприятия.

На начальном этапе сосредоточьтесь на основной информации, которая действительно имеет значение — основных результатах, ключевых этапах и сроках проекта.

Совет для профессионалов: поощряйте вопросы на этом этапе.

Источник изображения

5. Объем проекта

После того, как вы наметили основной план проекта, уточните, что входит в его объем, а что нет.

Это позволит всем быть на одной волне и предотвратит путаницу в отношении результатов и неожиданные сюрпризы в будущем. Затем четко определите границы проекта.

Совет для профессионалов: включите в объем проекта целевые страницы, ресурсы, цели и творческие требования.

6. Роли проекта

Определите роли в проекте: кто будет исполнительным спонсором и основным контактным лицом? Будет ли у проекта утверждающий?

Это обеспечит ясность и направление для команды. Помните: небольшое предварительное планирование может избавить вас от многих головных болей в дальнейшем.

Совет для профессионалов: поделитесь диаграммой RACI в качестве действия. Это полезная структура управления проектами для уточнения ролей и ответственности за конкретные задачи и результаты.

Источник изображения

7. Обновления и данные проекта

Мы все склонны тратить много времени на просмотр документов и сбор информации. Результат? Меньше времени, чтобы сосредоточиться на высокоэффективной работе.

Поэтому создайте центральный источник достоверной информации, связанной с проектом. Когда члены команды знают, где искать необходимую информацию, вы можете ожидать большей производительности.

Совет для профессионалов: убедитесь, что обновления, результаты, этапы и документы в режиме реального времени доступны в легкодоступном месте. Используйте Notion, например, в качестве центрального центра знаний.

8. Вопросы

После завершения встречи не оставляйте свою команду в неведении. Пусть они задают вопросы относительно проекта. Этот дополнительный шаг может привести к лучшему согласованию и пониманию.

Совет для профессионалов: поощряйте активное участие, уделяя достаточно времени вопросам.

9. Программа стартового совещания

Чтобы вам было проще это понять, мы составили примерную повестку дня стартового совещания .

Введение

Позвольте участникам встречи представиться. Смягчите ситуацию, задав несколько забавных и изобретательных вопросов, которые обязательно вызовут улыбку или две.

Исходная информация

• Объясните, почему этот проект важен для целей вашей команды и успеха компании.
• Поделитесь подходящей информацией о предыдущих проектах и ​​клиентах, чтобы помочь команде понять масштабы проекта и то, что поставлено на карту.

Цели проекта

• Подробно обсудите масштаб и цели проекта.
• Определите метрики для измерения успеха проекта.

Важные задачи и сроки

• Следите за своим проектом, наметив четкий график с ключевыми этапами.
• Определите роли каждого члена команды, чтобы каждый знал, чего от него ждут.
• Подробно обсудите график и основные этапы, а также уточните обязанности каждого члена команды.

Источник изображения

Логистика

• Установите четкие каналы связи и протоколы для обеспечения эффективного сотрудничества.
• Поделитесь контактной информацией для всех членов команды, чтобы облегчить общение и сотрудничество.
• Согласуйте тактику и частоту отчетности, чтобы все были в курсе и не сбились с пути.

Возможные преимущества и проблемы

• Обсудите потенциальные возможности, которые могут возникнуть в ходе проекта, и проведите мозговой штурм, как их использовать.
• Оцените существующие ресурсы и определите, нужны ли дополнительные ресурсы.

Вы также можете использовать шаблон Smartsheet для записи посещаемости и протокола стартового собрания вашего проекта.

Он охватывает пункты повестки дня, действия, планы последующих действий, правила встреч, цели проекта, роли и обязанности, а также потенциальные проблемы.

Источник изображения

6 лучших практик проведения стартовых встреч

Освоение совещаний требует многолетней практики. К счастью, в последнем разделе нашего руководства вы найдете крупицы мудрости, которые помогут вам еще больше улучшить ваши навыки начального удара.

1. Источайте положительную энергию.

Откажитесь от официальной одежды и оставьте свой холодный внешний вид за дверью. Вместо этого подайте на стол свой солнечный нрав и теплоту.

Адриан Ноймайер, создатель Tactical Project Manager, делится пятью личными советами по достижению феноменального начального удара:

По словам Ноймайера, ключ к хорошему началу матча – это положительная энергия. Принимая вызовы и неудачи с позиции «можно сделать», вы можете мотивировать свою команду и заложить фундамент для успешного проекта.

2. Определите цели.

Успех означает разные вещи для каждой компании и команды, поэтому спросите себя, каково определение успеха, и поделитесь им со всеми. Установите измеримую цель, чтобы члены команды могли автоматически действовать и прилагать усилия для ее достижения.

Спросите членов команды, как проект может быть успешным, обсудите цели для каждого показателя и определите, как все измерить.

«Большая часть любой успешной стартовой встречи — это определение целей всего проекта. Вам следует потратить время на то, чтобы объяснить, почему этот конкретный проект важен и как он вписывается в общую цель или миссию вашей компании.

Поступая так, каждый член команды поймет, почему его работа имеет значение, и будет более мотивирован для выполнения своих задач соответствующим образом», — говорит Тад Хейгес, менеджер проекта по правительственным контрактам США в Институте ANDECO и тренер по проектам.

3. Следите за тем, как все себя чувствуют.

Иногда некоторые участники могут чувствовать, что проект отклоняется от курса, или могут быть разочарованы отсутствием сотрудничества. Конечно, ни один руководитель проекта не хочет иметь отстраненных или апатичных членов команды.

Совет для профессионалов: мы рекомендуем поделиться мыслями и чувствами после встречи, чтобы убедиться, что все согласны. Если вы заметили, что член команды ведет себя несколько ненормально, как можно скорее обратитесь к нему 1:1, чтобы выслушать и устранить причину.

Также обратите внимание на творческий способ Стефани Миддо получать обратную связь от команд после соревнований или тренировок.

Стефани, генеральный директор Phoenix GTM Consulting, стала кахутом! провел опрос и обнаружил, что большинству сотрудников отдела продаж нужна простая информация.

Миддо говорит, что важно адаптироваться к нынешним трудным временам и использовать различные методы для сбора обратной связи.

4. Делитесь заданиями заранее.

Перед началом матча поделитесь всеми необходимыми документами со своей командой.

Вместо отправки скучного электронного письма с кучей вложений организуйте материалы в одном центре знаний. Поощряйте членов команды заранее изучить его, задавать вопросы и делиться своими мыслями.

5. Поддержка взаимодействия.

Да, вы можете быть менеджером проекта. Но это не значит, что во время встреч должны говорить только вы.

Поощряйте свою команду и заинтересованных лиц делиться своими мыслями и идеями. Они могут удивить вас своим блестящим вкладом.

Совет для профессионалов: подумайте о том, чтобы дать разным членам команды возможность провести разные этапы начального матча. Это не только снимет с вас некоторое напряжение, но и сделает встречу более интерактивной и приятной для всех участников.

6. Отправьте ответное письмо.

Куйте железо, пока горячо, и напишите ответное электронное письмо в течение 24 часов после встречи. Не ждите, пока ваш собеседник совсем забудет о вашем общении.

Используйте следующий шаблон:

Всем привет,

Какая замечательная стартовая встреча у нас состоялась! Мне повезло, что я возглавляю такую ​​фантастическую и мотивированную команду. Давайте продолжим, подведя итоги нашего обсуждения и выделив наши следующие шаги.

• Резюме. В ходе встречи мы обсудили [сроки реализации проекта, роли и обязанности в команде, а также потенциальные препятствия]. Мы также обсудили некоторые творческие идеи для результатов нашего проекта и обсудили способы не сбиться с пути и эффективно общаться. Это: …
• Следующие шаги. В течение следующих нескольких дней я буду рассылать подробные действия и задания на основе нашего обсуждения. Мы запланируем следующую встречу команды, чтобы оценить наш прогресс и оставаться на связи на 19.09.2023T11:00:00Z.

Большое спасибо всем за вклад в нашу успешную стартовую встречу. Наши достижения – это командная работа.

Лучший,

Ваше имя

Завершите свое начало как босс

Бум! Теперь вы вооружены инструментами, шаблонами и структурами, чтобы взять на себя ответственность за начало работы, как босс. Пусть ваша энергия и энтузиазм сияют и заставляют всех чувствовать себя ценными и вдохновленными.