Как провести успешное виртуальное мероприятие в 2023 году, а также рекомендации директора по маркетингу Eventbrite

В результате пандемии в последние годы произошел переход к виртуальным конференциям.

Но стратегия виртуальной конференции не может быть копией и вставкой физической стратегии. Виртуальные конференции сопряжены с уникальными проблемами и требуют нового взгляда на успех.

Здесь давайте рассмотрим преимущества виртуальных конференций, взглянем на несколько примеров успешных виртуальных конференций, которые вас вдохновят, и рассмотрим несколько инструментов, которые помогут вам спланировать свои собственные.

Кроме того, послушайте Тамару Мендельсон, директора по маркетингу Eventbrite, о ее передовых методах проведения успешного виртуального мероприятия в 2023 году и далее.

Пропустить вперед:

Преимущества виртуальной конференции

Проведение виртуальных конференций имеет множество важных преимуществ.

Во-первых, это может снизить стоимость входного билета, позволяя малым предприятиям с ограниченным бюджетом покупать билеты на вашу конференцию и предлагать свои уникальные идеи.

Это также снижает затраты вашего бизнеса на конференц-залы, персонал, питание, безопасность и многое другое.

Кроме того, он позволяет людям со всего мира взаимодействовать друг с другом без необходимости тратить непомерные суммы на авиабилеты и отели. Представьте, насколько проще маркетологам из Индии, Ирландии, Австралии и США сотрудничать виртуально , чем пытаться собраться лично.

Это также может помочь вам привлечь востребованных спикеров, у которых нет времени на личные конференции, но которые рады поделиться отраслевыми выводами с помощью быстрого видеозвонка или предварительно записанной презентации.

Кроме того, онлайн-конференция позволяет вам создать продукт — записи вашей конференции — которыми вы можете продолжать делиться и использовать в качестве инструмента привлечения потенциальных клиентов в течение месяцев и лет после первоначального запуска в прямом эфире.

И, наконец, очевидное: иногда непредвиденные обстоятельства, такие как глобальная пандемия, могут сделать личные конференции в определенных местах просто невозможными.

Эмили Рэли, менеджер по маркетингу HubSpot по бренду и стратегическому партнерству, дает несколько советов, если вы вдруг обнаружите, что переносите свое личное мероприятие на виртуальное: сейчас настраиваются онлайн. Проведите дополнительный сеанс. Предлагайте больше времени для вопросов и ответов. Сделайте дополнительное специальное предложение. Найдите творческие способы добавить дополнительные моменты удовольствия».

Кроме того, Рэли отмечает: «Виртуальные мероприятия могут легко потерять одно из лучших преимуществ живых событий: человеческое общение. Чтобы смягчить это, поддерживайте интерес к мероприятию и вовлекайте аудиторию».

Теперь, когда мы изучили несколько преимуществ, давайте углубимся в советы Мендельсона, как сделать ваше следующее виртуальное мероприятие успешным.

6 лучших практик виртуальных мероприятий, по мнению директора по маркетингу Eventbrite

1. Определите свою аудиторию.

Когда вы садитесь со своей командой, чтобы организовать виртуальное мероприятие, вам сначала нужно решить, для кого это мероприятие, также известное как ваша целевая аудитория. Ваша целевая аудитория повлияет практически на каждый аспект вашего мероприятия, например, на выбранных вами спикеров, темы, которые вы освещаете, и даже на время проведения мероприятия.

Мендельсон сказал мне: «Узнай, кого ты хочешь посетить на своем мероприятии, и пойми их проблемы и цели. Что вдохновит их на регистрацию? Какую ценность вы предоставляете? Как лучше всего реализовать это в виртуальной среде?»

Она добавляет: «Помните, что виртуальные мероприятия могут расширить вашу аудиторию за пределы физических ограничений личного присутствия, так что это возможность связаться с новой аудиторией — потенциально даже глобально».

Это одно из основных преимуществ виртуальных мероприятий: возможность охватить более широкую аудиторию, чем вы могли бы в противном случае. Конечно, при определении целевой аудитории вы должны учитывать, какие регионы наиболее подходят для вашего мероприятия.

Например, достаточно ли широка ваша тема, чтобы стать глобальной, или лучше провести одну сессию для участников из Северной Америки, а другую — для конкретных регионов Южной Америки или Европы? В качестве альтернативы, возможно, лучше начать с небольшой группы в одном городе и расширяться оттуда.

2. Разработайте свою стратегию проведения мероприятий.

Во время глобальной пандемии многие маркетологи поспешили переупаковать личные мероприятия в виртуальные. Но на самом деле виртуальные события требуют совсем другой стратегии. В конце концов, среда другая, технологии другие, и способ взаимодействия участников — как вы уже догадались — другой.

По словам Мендельсона, всесторонняя стратегия должна определять ваши цели, бюджет и план действий на важный день.

Хорошее место для начала — ответить на вопрос «почему» или цель вашего мероприятия. Что касается бизнеса, чего вы надеетесь достичь? Например, может быть, вы хотите повысить узнаваемость бренда, увеличить доход или увеличить число участников. Также важно учитывать, что ваши посетители хотят от вашего мероприятия. Это может быть нетворкинг, образование, развлечения или сочетание всех трех.

Мендельсон привел в пример одного из создателей Eventbrite, студию нестандартного стекла UrbanGlass, которая провела обучение по изготовлению стекла под руководством инструктора. После того, как посещаемость оказалась ниже ожидаемой, они пересмотрели свою стратегию, чтобы понять, почему. Они поняли, что участники искали сообщество и возможности для совместной работы.

Экспериментируя со своими виртуальными групповыми занятиями, чтобы обеспечить лучшее чувство общности и сотрудничества, UrbanGlass в конечном итоге добилась гораздо большего успеха.

3. Сделайте так, чтобы вашей аудитории было легко взаимодействовать и общаться.

Уже сложно привлечь людей лично, но как только вы перенесете мероприятие в онлайн, вам придется конкурировать с нежелательными отвлекающими факторами.

Тем не менее, вам не нужно соглашаться на низкую вовлеченность. На самом деле, 47% людей с большей вероятностью зададут вопрос на виртуальном мероприятии, а 37% с большей вероятностью поговорят с кем-то в виртуальной кабине, чем в реальной. Ключ в том, чтобы найти возможности для взаимодействия людей.

«Создавайте возможности для участия аудитории. Это может быть опрос или проверка пульса в начале мероприятия, мозговой штурм в середине или сеанс вопросов и ответов в конце», — сказал мне Мендельсон.

Она продолжает: «Если это подходит для вашего мероприятия, отправьте участников в комнаты отдыха. Люди с большей вероятностью будут участвовать в небольших группах».

Если ваше мероприятие включает в себя физическую составляющую — например, занятие йогой или кулинарный мастер-класс — вам будет проще привлечь аудиторию. Но если нет, Мендельсон рекомендует думать нестандартно: «Поощрение вашей аудитории вставать, двигаться или участвовать в групповой деятельности может быть действительно забавным и мощным».

4. Рекламируйте свое мероприятие до, во время и после.

Независимо от того, является ли ваше мероприятие очным или виртуальным, вам все равно нужны участники, а это означает продвижение мероприятия. По словам Мендельсона, это должно происходить до, во время и после мероприятия.

Она говорит: «Это может повлечь за собой платное или партнерское продвижение, живые публикации в социальных сетях во время мероприятия и электронные письма с благодарностью после. Обязательно подключитесь к своей сети и попросите других распространить информацию».

Брендинг мероприятия — еще один важный аспект продвижения. Это может быть что угодно: от вашего логотипа и слогана до вашего веб-сайта и рекламных материалов. Для Мендельсона все дело в создании сильного брендинга и поддержании его согласованности во всей вашей программе.

5. Запланируйте технические репетиции.

Виртуальные мероприятия зависят от технологий, но технологии не всегда надежны. Вот почему Мендельсон рекомендует технические репетиции.

Она советует: «Проводите практические занятия со своими спикерами и командой — и разработайте запасной план на случай непредвиденных обстоятельств».

Еще одна ошибка, связанная с технологиями, заключается в том, что вы предполагаете, что все ваши участники технически подкованы. На самом деле люди имеют разный уровень комфорта, когда дело доходит до технологий.

Мендельсон подчеркивает этот момент: «Для людей, которые не часто посещают онлайн-мероприятия, даже найти ссылку на Zoom или ввести код доступа может быть сложно».

Чтобы решить эту проблему, рассмотрите возможность проведения тестового запуска мероприятия с точки зрения посетителя. Кликайте по любым ссылкам, отправляйте сообщения в чат и запускайте разные сеансы.

Кроме того, вы можете протестировать использование различных платформ, чтобы повысить доступность в зависимости от предпочтений пользователей.

Например, Мендельсон сказал мне: «Один из создателей Eventbrite, Eastwind Books of Berkeley, увидел эту проблему, когда представил виртуальное программирование. Их решение? Потоковое вещание на нескольких платформах, таких как Facebook Live, а затем архивирование событий на YouTube, чтобы люди могли посещать их с помощью предпочитаемой ими технологии и вернуться к ней позже».

6. Проявите смирение и получайте удовольствие от процесса.

Наконец, получайте удовольствие и будьте готовы проявить смирение, если что-то пойдет не так, как планировалось.

Мендельсон говорит: «На нашем саммите RECONVENE в прошлом году Виктория Луизи из зоопарка Линкольн-парка сказала то, что запало мне в душу: «Виртуальный мир теперь стал нашей игровой площадкой, чтобы попробовать то, что мы никогда не смогли бы попробовать раньше». Этот подход может расширить наши представления о виртуальных мероприятиях в целом, и он особенно полезен для привлечения виртуальной аудитории».

Она добавляет: «Мы все вместе находимся в этом развивающемся виртуальном/гибридном мире. Примите те моменты легкомыслия, когда дела идут не так, как планировалось, и используйте их как способ еще больше очеловечить себя на камеру и установить взаимопонимание со своей аудиторией».

Теперь, когда мы изучили несколько передовых методов, давайте углубимся в инструменты, которые помогут вам создать собственную виртуальную конференцию.

Инструменты виртуальной конференции

1. Хопин

Hopin — это универсальная платформа для планирования онлайн-конференций, предлагающая все, от виртуального приема до секционных заседаний, основной сцены и сетевых мероприятий.

Сетевой инструмент особенно полезен: вы можете установить таймер, чтобы каждый участник пообщался с другим всего на пару минут, прежде чем перейти к следующему разговору (и, если разговор идет исключительно хорошо, они могут нажать «Подключиться», чтобы получить контакт). информацию о другом участнике для последующих действий позже).

Ваше мероприятие может включать как вебинары, так и прямые трансляции, а функция живого чата позволяет участникам задавать вопросы в режиме реального времени. Кроме того, участники могут использовать виртуальные стенды для продвижения своих продуктов или услуг, а также предлагать скидки.

Источник изображения

2. Вова

Приложение Whova Event с 2014 года лидирует в привлечении посетителей и нетворкинге. Четыре года подряд Whova получает как награду за лучшее приложение для мероприятий, так и приз зрительских симпатий от Event Technology Awards.

Организаторы мероприятий могут использовать Whova, чтобы сделать онлайн-мероприятия интерактивными, веселыми и продуктивными до, во время и после мероприятия. Инструмент напрямую интегрируется с инструментами прямой трансляции и видеохостинга, такими как Zoom, Google Hangout, YouTube, Vimeo и т. д. Он также обеспечивает живые вопросы и ответы, сетевое общение участников, доску обсуждений, встречи-матчи, виртуальный выставочный зал и даже виртуальные встречи. -UPS.

Многие организаторы предоставляют доступ к приложению Whova перед своими мероприятиями, чтобы участники могли виртуально общаться и обсуждать различные темы, один на один или в виртуальных группах, что позволяет всем чувствовать себя более связанными к моменту начала мероприятия. У каждого участника есть профессиональный профиль, что позволяет им найти людей, с которыми у них есть общие интересы. В частности, ледокол и чат в приложении позволяют незнакомцам узнать друг друга на личном уровне и пообщаться как с новыми, так и со старыми друзьями.

Источник изображения

3. Акселевенты

Accelevents — это настраиваемая и гибкая платформа для проведения виртуальных, гибридных и личных конференций.Это надежная платформа, предлагающая мощную регистрацию, настоящую «белую маркировку», интегрированную прямую трансляцию, углубленную аналитику и многочисленные возможности для экспонентов и спонсоров. Хотя платформа интуитивно понятна, они по-прежнему серьезно относятся к поддержке со средним временем отклика менее 30 секунд.

Они известны своим набором сетевых инструментов, которые обеспечивают эффективное взаимодействие с посетителями. Среди сетевых инструментов — лаунж-зоны, семинары, видео с участниками 1:1, автоматизированное скоростное сетевое взаимодействие и чат с участниками в реальном времени.

Кроме того, экспоненты и спонсоры имеют возможность настроить свой собственный стенд и участвовать в видеочате со своими потенциальными клиентами, которые посещают их стенд. Встроенные инструменты геймификации и push-уведомлений — отличный способ привлечь больше внимания на протяжении всего мероприятия. Они также могут размещать рекламу на баннерах, отображаемых по всей платформе, и имеют легкий доступ к управлению потенциальными клиентами и проницательной аналитике экспонентов.

Источник изображения

Примеры виртуальных конференций

Конференция разработчиков игр

Конференция разработчиков игр 2022 года (GDC) переключила свои очные конференции на потоковую передачу записанных версий на канале GDC Twitch. На конференции по-прежнему будут проводиться церемонии The Independent Games Festival (IGF) и награды Game Developers Choice Awards (GDCA), а также будет транслироваться контент сеансов, начиная с 9:00 по тихоокеанскому времени ежедневно, 16-20 марта.

У GDC есть хорошо организованный маршрут, размещенный на их веб-сайте, с секционными заседаниями, проводимыми влиятельными лицами и экспертами в игровой индустрии.

Кроме того, вы можете приостановить сеансы прямой трансляции, если хотите посмотреть их позже, а GDC включает «Рекомендуемые каналы» с количеством сотрудников в левой части экрана. Некоторые сеансы собирали более 30 000 зрителей, поэтому можно с уверенностью сказать, что GDC успешно запустила виртуальную версию своего изначально личного мероприятия.

2. День партнера HubSpot

7-8 апреля 2020 года HubSpot запустил собственный виртуальный День партнера. Команда партнеров использовала Zoom, популярный инструмент для видеоконференций, и отправила каждому выступающему «видеокомплект» с микрофоном, камерой, освещением и фоном, чтобы участники могли получить оптимальное впечатление от просмотра каждого из виртуальных выступающих в течение дня. Кроме того, участники использовали Zoom для общения с другими партнерами.

Я поговорил с Арденом Брастом, менеджером отдела маркетинга партнеров HubSpot, чтобы узнать о некоторых проблемах, с которыми вы можете столкнуться при планировании собственного виртуального опыта.

Браст сказал мне: «При планировании онлайн-мероприятия очень важно оставаться гибким и непредубежденным. С виртуальным мероприятием вы рискуете столкнуться с технологическими проблемами, а также проблемами с расписанием, которые вы, возможно, не рассмотрели бы, если бы у вас были все лично (включая проблемы с часовым поясом). Чтобы бороться с этим, продолжайте проводить итерации со своей командой и планируйте повороты — не слишком привязывайтесь к плану А, чтобы не учитывать, как план Б может сработать лучше».

3. Как я это построила, Women In Product

С помощью инструмента виртуальной конференции Run The World некоммерческая организация Women In Product запустила полностью виртуальное мероприятие 7–8 марта 2020 года. В конференции Women In Product приняли участие участники из Китая, Индии, Канады и Кремниевой долины.

На конференции выступили 10 спикеров, создавших успешные продукты, в том числе директор по продуктам GoDaddy, ведущий специалист по продуктам PayPal и старший менеджер по продуктам Ebay. Виртуальное мероприятие включало в себя беседы у камина, выступления основных докладчиков и сетевые мероприятия, которые позволили женщинам узнать о проблемах и успехах запуска продуктов на разных рынках.

4. Саммит мастерства вебинаров

Джон Шумахер какое-то время проводил вебинары онлайн с минимальными результатами, когда он запустил Webinar Mastery Summit, виртуальную конференцию для людей, которые хотели улучшить свои навыки вебинаров.

В его первом виртуальном саммите приняли участие 25 экспертов, он привлек 7 000 новых подписчиков по электронной почте и получил более 55 000 долларов дохода от продаж All-Access Pass. С All-Access его участники получают пожизненный доступ к 17 экспертным видеосеансам, полным MP3-записям всех сеансов, трехмесячному программному обеспечению для создания курсов и доступ к частному сообществу для дополнительного общения.

В конечном счете, с виртуальными конференциями вы можете создавать записанный упакованный контент для будущего привлечения потенциальных клиентов и продаж даже после первоначального живого запуска — чего не могут сделать личные конференции, при всех своих сетевых преимуществах.

5. Группы пользователей HubSpot (HUG)

Меганн Кио, менеджер по маркетингу HubSpot, отвечающий за группы пользователей и мероприятия HubSpot, столкнулась с обстоятельствами, при которых она сочла необходимым отменить личные мероприятия и вместо этого создать виртуальные. Кио рассказала мне, что она проводила виртуальные мероприятия HUG в Сан-Франциско, Нью-Йорке, Берлине, Лондоне, Хельсинки, Париже, Боготе и Мехико.

Кроме того, она создала виртуальные чаты у камина, в том числе предстоящий чат с генеральным директором и соучредителем Брайаном Халлиганом и Кристианом Киннером, вице-президентом по продажам и управляющим директором EMEA.

Когда его спросили, как провести успешное виртуальное мероприятие, Кио сказал мне: «Будь то лично или виртуально, люди жаждут общения. Отзывы, которые мы получили до сих пор, были исключительно положительными. Соединяются не только города, но и страны».

«Что сделало наши виртуальные мероприятия успешными до сих пор? Наши потрясающие спикеры, которые вдохновляют, обучают и вносят новшества в наши сообщества HUG».

Кио добавляет: «Мы стремимся предоставлять соответствующий контент для наших HUG, будь то лично или виртуально. Мы хотим, чтобы у наших сообществ по-прежнему был шанс взаимодействовать друг с другом, и мы стремимся к тому, чтобы это произошло».