Как написать заметку [Шаблон и примеры]

Записка (также известная как меморандум или «напоминание») используется для внутренней коммуникации, касающейся процедур или официальных дел внутри организации.

В отличие от электронного письма, заметка — это сообщение, которое вы отправляете большой группе сотрудников, например всему отделу или всем сотрудникам компании. Возможно, вам придется написать памятку, чтобы проинформировать сотрудников о предстоящих событиях или сообщить о внутренних изменениях.

Если вам необходимо проинформировать своих сотрудников об официальных внутренних делах, мы покажем вам, как написать памятку, чтобы лучше донести ваше сообщение. Но прежде чем мы разберемся, давайте поговорим о многих целях заметок.

Меморандумы публикуются для информирования читателей о новой информации и имеют применение для различных сообществ и предприятий.

Сообщества могут использовать памятки, чтобы рассказывать людям о правилах общественной безопасности, рекламировать различные мероприятия, повышать осведомленность о темах, которые влияют на их жизнь.

Предприятия могут использовать заметки для передачи информации, касающейся недавно обновленной политики, изменений в процедурах или для убеждения сотрудников принять меры, например посетить предстоящее собрание, конференцию или празднование важных вех организации.

Далее мы покажем вам, как написать собственную заметку.

Вы можете составить заметку за несколько коротких шагов. Все памятки должны включать следующее:

1. Напишите заголовок.

Независимо от того, какую заметку вы пишете, вам необходимо включить заголовок. В этом разделе следует указать, кому предназначена записка (частному лицу или отделу), дату, от кого записка и тему.

Ваша тема должна быть короткой, привлекающей внимание и давать читателям общее представление о том, о чем идет речь.

2. Напишите введение.

Ваше введение должно кратко изложить цель вашей записки в двух-трех предложениях. Он должен подчеркнуть проблему или проблему и решение, к которому вы решили двигаться дальше.

3. Предоставьте предысторию проблемы.

В этом разделе объясните причину написания памятки. Например, это могут быть изменения в бюджете, реструктуризация компании или внедрение новых процедур. Это объяснение должно обосновать вносимые изменения.

4. Опишите действия и сроки (необязательно).

В зависимости от цели вашей записки вы можете указать действия, которые сотрудники должны выполнить, или указать график внесения изменений. Например, им может потребоваться выполнить задачу или предоставить информацию к определенному сроку. Этот раздел должен включать следующее:

• Когда сотрудники могут ожидать вступления изменений в силу
• Какие изменения уже внесены и чего ожидать в будущем
• Сроки, которые они должны соблюдать

Если никаких действий со стороны сотрудника не требуется, вы можете пропустить этот раздел.

5. Включите заключительное заявление.

Ваше заключительное заявление будет включать любую информацию, которую вы хотели бы подкрепить. Есть ли какие-то конкретные контакты, к которым читателям следует обращаться с вопросами? Если да, включите их сюда.

6. Просмотрите и отредактируйте перед отправкой.

Этот шаг может показаться простым, но важно просмотреть документ перед его отправкой. Памятки предназначены для информирования читателей о предстоящих изменениях и передачи важной информации. Вы не хотите рисковать вызвать путаницу из-за опечатки или искажения.

Чтобы начать создавать свои собственные деловые заметки, вот простой в использовании шаблон бизнес-заметок с примерами того, как их использовать для удовлетворения различных потребностей в качестве руководства.

Шаблон бизнес-памятки

МЕМОРАНДУМ

К:

ОТ:

ДАТА:

ПРЕДМЕТ:

Пишу, чтобы сообщить вам, что [причина написания заметки].

Поскольку наша компания продолжает расти… [доказательства или причины в поддержку вашего вступительного абзаца].

Пожалуйста, дай мне знать, если возникнут какие-либо вопросы. Тем временем, я был бы признателен за ваше сотрудничество, поскольку [официальная деловая информация] имеет место.

Формат шаблона бизнес-записки

Формат шаблона деловой заметки предназначен для эффективной передачи вашего сообщения. Памятка должна распространять необходимую информацию таким образом, чтобы ее было легко усвоить массовому числу сотрудников.

Точная тема письма предупредит их, что эта заметка относится конкретно к ним. А начало с краткого изложения позволяет получателям понять общее сообщение, прежде чем они углубятся в детали. Справочная информация обеспечивает контекст сообщения, а обзор и график должны отвечать на вопросы, которые могут возникнуть.

Заголовок:

В заголовке вам нужно четко обозначить контент как «Меморандум», чтобы ваши читатели точно знали, что они получают. Как упоминалось ранее, вам нужно будет включить «КОМУ», «ОТ», «ДАТУ» и «ТЕМУ». Эта информация важна для предоставления контента, например, к кому вы обращаетесь и почему.

Параграф первый:

В первом абзаце вам нужно быстро и четко сформулировать цель вашей записки. Вы можете начать свое предложение с фразы: «Я пишу, чтобы сообщить вам…» или «Я пишу, чтобы попросить…». Памятка должна быть короткой, ясной и по существу. Вам нужно заранее сообщить самую важную информацию, а затем использовать последующие абзацы как возможность углубиться в детали.

Параграф второй:

Во втором абзаце вам нужно предоставить контекст или подтверждающие доказательства. Например, предположим, что ваша записка информирует компанию о внутренней реорганизации. В этом случае во втором абзаце следует сказать что-то вроде: «Поскольку наша компания продолжает расти, мы решили, что имеет смысл отделить нашу команду по производству видео от нашей команды по контенту. Таким образом, эти команды смогут больше сосредоточиться на своих индивидуальных целях».

Параграф третий:

В третьем абзаце вам нужно будет указать ваш конкретный запрос каждого сотрудника — если вы планируете командную прогулку, это место, которое вы должны включить: «Пожалуйста, ответьте на вопросы о диетических ограничениях» или «Пожалуйста, напишите мне по электронной почте с вопросы."

Напротив, если вы информируете персонал о предстоящем строительстве здания, вы можете сказать: «Я был бы признателен за ваше сотрудничество в это время». Даже если вы не ожидаете каких-либо конкретных действий от сотрудников, полезно указать, как вы надеетесь, что они отреагируют на эту новость и ожидаете ли вы от них каких-либо действий в ответ на памятку.

Загружаемый шаблон заметки

Хотите увидеть приведенный выше формат заметок в его окончательном виде? Загрузите бесплатные шаблоны бизнес-заметок HubSpot, показанные ниже. Документ дает вам структуру, которая сортирует ваш меморандум по подтемам, чтобы помочь сотрудникам лучше усвоить информацию и понять, чего от них ожидают после ее прочтения.

Загрузите этот шаблон

Примеры заметок

В разных отраслях или ситуациях потребуются немного разные памятки. Некоторые из них должны быть длиннее или короче, у других может не быть графика, а у некоторых будет обширная справочная информация. Формат вашей заметки должен измениться, чтобы соответствовать сообщению, которое вы хотите, чтобы ваши сотрудники получили.

Памятка о задержке запуска

Целью этой записки является объявление о том, что запуск продукта будет отложен. Во введении указана новая дата, поэтому нет необходимости в хронологии или длинном обзоре. Этот формат этой записки можно применить и к другим ситуациям, когда происходят простые, но важные изменения.

Что нам нравится : Меморандум о выпуске дает читателям представление о задержках запуска продукта, что может облегчить некоторое разочарование, которое в противном случае могли бы испытывать клиенты или сотрудники, если бы их не проинформировали.

Этот формат также может использоваться для других изменений дат, рекламных акций, вех или анонсов продуктов.

Памятка по обновлению здания

Существуют логистические аспекты бизнеса, которые касаются ваших сотрудников, но не обязательно связаны с их работой. В этой памятке показан пример реконструкции кухни в офисе. Это небольшое неудобство, но не столь существенное.

Что нам нравится : эта памятка демонстрирует понимание бизнесом влияния, которое ремонт может оказать на сотрудников, а также демонстрирует уважение и внимание к их потребностям.

Этот формат заметок можно применять к другим обновлениям здания, дням работы на дому или другим широко распространенным, но незначительным объявлениям.

Памятка сообщества

О праздниках, мероприятиях, тематических днях и других развлечениях для ваших сотрудников также можно сообщать с помощью заметок. Записки сообщества, подобные этому примеру, обычно короче, поскольку не требуют много справочной информации или подробностей.

Что нам нравится : В этой записке есть четкие указания о том, где найти происходящее мероприятие, что было бы менее эффективно, если бы в ней был указан только номер этажа.

Записки такого рода должны включать как минимум краткое содержание, дату и место.

Памятка убеждения

Памятки убеждения используются, чтобы побудить читателей предпринять действия в отношении события или предложения, например проголосовать или подать петицию.

Что нам нравится : в этой памятке по убеждению приоритет отдается предоставлению читателю информации, которую он может изучить самостоятельно и принять решение на основе своих выводов.

Основные компоненты записки для убеждения должны включать обзор поставленной задачи, контекст, позволяющий узнать о ней больше, и призыв к действию, подчеркивающий влияние, которое потенциально может оказать читатель.

Пишите свои заметки по существу

Основное отличие памятки от простого электронного письма — не уровень сложности, а размер аудитории. Памятка может быть простой или сложной, если она эффективно передает ваше сообщение и актуальна для принимающей группы сотрудников. А само сообщение должно быть четким и кратким, независимо от того, какой формат заметки вы используете.

Примечание редактора: этот пост был первоначально опубликован в октябре 2018 года и обновлен для обеспечения полноты.