Как написать заметку [Шаблон и примеры]

Меморандум (также известный как меморандум или «напоминание») используется для внутренних сообщений, касающихся процедур или официальных дел внутри организации.

В отличие от электронной почты, записка — это сообщение, которое вы отправляете большой группе сотрудников, например всему отделу или всем сотрудникам компании. Возможно, вам придется написать записку, чтобы проинформировать сотрудников о предстоящих событиях или сообщить о внутренних изменениях.

Если вам нужно проинформировать своих сотрудников об официальных внутренних делах, мы покажем вам, как написать служебную записку, чтобы лучше донести свое сообщение. Но прежде чем мы разберем его, давайте поговорим о многих целях заметок.

Меморандумы распространяются для информирования читателей о новой информации и имеют приложения для различных сообществ и предприятий.

Сообщества могут использовать заметки, чтобы рассказывать людям о правилах общественной безопасности, продвигать различные события, повышать осведомленность по вопросам, которые влияют на их жизнь.

Предприятия могут использовать заметки для передачи информации, касающейся недавно обновленной политики, изменений в процедурах, или убеждать сотрудников предпринять действия, например посетить предстоящее собрание, съезд или празднование организационных вех.

Далее мы познакомим вас с написанием собственного меморандума.

Вы можете собрать заметку в несколько коротких шагов. Все памятки должны включать следующее:

1. Напишите заголовок.

Независимо от того, какую заметку вы пишете, вам необходимо включить заголовок. В этом разделе должно быть указано, для кого предназначена записка (будь то физическое лицо или отдел), дата, от кого написана записка и строка темы.

Ваша тема должна быть короткой, привлекающей внимание и давать читателям общее представление о том, о чем записка.

2. Напишите введение.

Ваше введение должно резюмировать цель вашей заметки в двух-трех предложениях. Он должен освещать вопрос или проблему и решение, с которым вы решили двигаться вперед.

3. Расскажите о проблеме.

В этом разделе объясните причины, лежащие в основе меморандума. Например, это могут быть изменения в бюджете, реструктуризация компании или внедрение новых процедур. Это объяснение должно содержать обоснование внедряемых изменений.

4. Обозначьте действия и временную шкалу (необязательно).

В зависимости от цели вашего меморандума у ​​вас могут быть пункты действий, которые должны выполнить сотрудники, или указание графика внесения изменений. Например, им может потребоваться выполнить задачу или предоставить информацию к определенному сроку. Этот раздел должен включать следующее:

• Когда сотрудники могут ожидать, что изменения вступят в силу
• Какие изменения уже внесены и чего ожидать в будущем
• Сроки, которых они должны придерживаться

Если от имени сотрудника не требуется никаких действий, вы можете пропустить этот раздел.

5. Включите заключительное заявление.

Ваше заключительное заявление будет включать любую информацию, которую вы хотели бы подкрепить. Есть ли какие-то конкретные контакты, к которым читатели должны обращаться с вопросами? Если да, включите их сюда.

6. Просмотрите и откорректируйте перед отправкой.

Этот шаг может показаться простым, но важно просмотреть документ перед отправкой. Заметки предназначены для информирования читателей о предстоящих изменениях и передачи важной информации. Вы не хотите рисковать путаницей из-за опечатки или искажения.

Чтобы начать создавать свои собственные деловые заметки, вот простой в использовании шаблон деловой заметки с примерами того, как их использовать для удовлетворения различных потребностей в качестве руководства.

Шаблон бизнес-памятки

МЕМОРАНДУМ

К:

ИЗ:

СВИДАНИЕ:

ПРЕДМЕТ:

Я пишу, чтобы сообщить вам, что [причина написания меморандума].

Поскольку наша компания продолжает расти… [доказательство или причина в поддержку вашего вступительного абзаца].

Пожалуйста, дай мне знать, если возникнут какие-либо вопросы. В то же время, я был бы признателен за ваше сотрудничество в связи с [официальной деловой информацией].

Формат шаблона деловой записки

Формат шаблона деловой записки предназначен для эффективной передачи вашего сообщения. В служебной записке необходимая информация должна распространяться таким образом, чтобы ее было легко усвоить большому количеству сотрудников.

Точная строка темы предупредит их о том, что эта записка имеет отношение именно к ним. А начав с краткого изложения, получатели смогут понять общее сообщение, прежде чем углубляться в детали. Справочная информация предлагает контекст для сообщения, а обзор и временная шкала должны отвечать на вопросы, которые могут возникнуть.

Заголовок:

В заголовке вы должны четко обозначить свой контент как «Меморандум», чтобы ваши читатели точно знали, что они получают. Как упоминалось ранее, вы должны указать «КОМУ», «ОТ», «ДАТА» и «ТЕМА». Эта информация важна для предоставления контента, например, к кому вы обращаетесь и почему.

Параграф первый:

В первом абзаце вам нужно быстро и четко указать цель вашей записки. Вы можете начать свое предложение с фразы «Я пишу, чтобы сообщить вам…» или «Я пишу, чтобы попросить…». Памятка должна быть короткой, ясной и по существу. Вы захотите предоставить самую важную информацию заранее, а затем использовать последующие абзацы как возможность углубиться в детали.

Параграф второй:

Во втором абзаце вы захотите предоставить контекст или подтверждающие доказательства. Например, предположим, что ваша записка информирует компанию о внутренней реорганизации. Если это так, во втором абзаце следует сказать что-то вроде: «Поскольку наша компания продолжает расти, мы решили, что имеет смысл отделить нашу команду по производству видео от нашей команды по контенту. Таким образом, эти команды могут больше сосредоточиться на своих индивидуальных целях».

Пункт третий:

В третьем абзаце вы захотите включить свой конкретный запрос каждого сотрудника — если вы планируете командную прогулку, это место, которое вы должны включить: «Пожалуйста, ответьте на вопрос о диетических ограничениях» или «Пожалуйста, напишите мне с вопросы."

Напротив, если вы информируете персонал о предстоящем строительстве здания, вы можете сказать: «Я был бы признателен за ваше сотрудничество в течение этого времени». Даже если вы не ожидаете каких-либо конкретных действий от сотрудников, полезно указать, как вы надеетесь, что они справятся с новостями, и ожидаете ли вы, что они сделают что-то в ответ на записку.

Загружаемый шаблон памятки

Хотите увидеть приведенный выше формат заметки в его окончательном виде? Загрузите бесплатные шаблоны бизнес-памяток HubSpot, показанные ниже. Документ дает вам структуру, которая сортирует ваш меморандум по подтемам, чтобы помочь сотрудникам лучше усвоить информацию и понять, что от них ожидается после ее прочтения.

Скачать этот шаблон

Примеры заметок

В разных отраслях или ситуациях потребуются немного разные заметки. Некоторые из них должны быть длиннее или короче, у других может не быть временной шкалы, а у некоторых будет обширная справочная информация. Формат вашей заметки должен измениться, чтобы соответствовать сообщению, которое вы хотите, чтобы ваши сотрудники получили.

Памятка о задержке запуска

Цель этого меморандума — объявить, что запуск продукта будет отложен. Во введении указана новая дата, поэтому нет необходимости в хронологии или длинном обзоре. Этот формат этой памятки может быть применен к другим ситуациям, когда происходят простые, но важные изменения.

Что нам нравится : Памятка о запуске дает читателям представление о задержках с запуском продукта, что может смягчить некоторое разочарование, которое в противном случае могли бы испытывать клиенты или сотрудники, если бы они не были проинформированы.

Другие изменения даты, рекламные акции, вехи или анонсы продуктов также могут использовать этот формат.

Памятка об обновлении здания

Есть логистические аспекты бизнеса, которые касаются ваших сотрудников, но не обязательно связаны с их работой. В этой памятке показан пример ремонта кухни в офисе. Это небольшое неудобство, но не очень большое.

Что нам нравится : этот меморандум демонстрирует понимание бизнесом того влияния, которое ремонт может оказать на сотрудников, и демонстрирует уважение и внимание к их потребностям.

Этот формат заметок может быть применен к другим обновлениям здания, дням работы на дому или другим широко распространенным, но незначительным объявлениям.

Памятка сообщества

О праздниках, мероприятиях, тематических днях или других забавных мероприятиях для ваших сотрудников также можно сообщать с помощью заметок. Заметки сообщества, подобные этому примеру, обычно короче, потому что не требуют много справочной информации или подробностей.

Что нам нравится : в этой записке есть четкие указания, где найти место проведения мероприятия, что было бы менее эффективно, если бы в нем был указан только номер этажа.

Заметки такого рода должны включать как минимум краткое изложение, дату и место.

Памятка убеждения

Памятки убеждения используются, чтобы побудить читателей предпринять действия в отношении события или предложения, например, проголосовать или подать петицию.

Что нам нравится : в этой памятке-убеждении приоритет отдается предоставлению читателю информации, которую он может изучить самостоятельно и принять решение на основе своих выводов.

Основные компоненты меморандума убеждения должны включать в себя обзор поставленной задачи, контекст, чтобы узнать о ней больше, и призыв к действию, подчеркивающий влияние, которое потенциально может оказать читатель.

Пишите свои заметки по делу

Главное отличие меморандума от просто электронного письма не в уровне сложности, а в размере аудитории. Памятка может быть простой или сложной, если она эффективно передает ваше сообщение и имеет отношение к принимающей группе сотрудников. А само сообщение должно быть четким и лаконичным, независимо от того, какой формат памятки вы используете.

Примечание редактора: этот пост был первоначально опубликован в октябре 2018 года и обновлен для полноты информации.