Как написать отличные электронные письма за 16 быстрых шагов

Хотите стать более уверенным в себе и успешным предпринимателем? Перестаньте рассылать посредственные электронные письма.

Фраза «первое впечатление важно» как никогда актуальна в мире электронных писем.

Если вы видите стены короткого текста или слов с ошибками, вы, вероятно, отскочите или потеряете концентрацию, независимо от того, было ли отправлено электронное письмо руководителем высшего звена, членом семьи или маркетологом, продающим истории.

Плохой этикет электронной почты может разрушить отношения с клиентами, коллегами и партнерами.

После того, как мне не удалось связаться из-за моих собственных дефектных электронных писем, а затем я помог другим авторам и клиентам решить эту частую проблему, я позволил следующим принципам создавать четкие и осознанные электронные письма.

Ниже приведены 16 советов о том, как перестать отправлять скучные электронные письма. Быть уникальный.

1. Прежде всего, не используйте дурацкий адрес электронной почты.

Используйте настоящие имена вместо глупых, которые кажутся профессиональными.

Для личных электронных писем всегда допустимы следующие формулы: имя и инициалы фамилии или полные имена, такие как [email protected] или [email protected]

Используйте более общие имена для других электронных писем, используемых командой, таких как доступ к веб-сайту клиента или данные о производительности, например [электронная почта защищена], [электронная почта защищена] и т. д.

2. Полезные темы

Не уклоняйтесь. Два основных аспекта строки темы — это то, о чем электронное письмо, и какое действие требуется. Это упрощает работу и устраняет любые недоразумения.

Эта формула также помогает обнаруживать электронные письма при поиске.

Вы также можете повлиять на открытие строки темы, используя квадратные и круглые скобки в начале строки темы. Используйте их, чтобы задать тон и заглавные буквы в этой части письма, оставив остальную часть предложения в покое. В качестве примера члена команды рассмотрим следующее:

[Требуется редактирование] Требуется окончательная редакция статьи XXX, написанной призраком.

Вот пример для клиента:

[Требуется действие] Требуется разрешение на написание статьи об этикете электронной почты.

3. При ответе меняйте тему.

При ответе на электронное письмо обязательно отредактируйте строку темы для ясности.

Вот быстрый способ сделать это:

[Реакция Джеймса] Re: Вы получили обновленный отчет SEO?

4. Одна тема на тему

Это нерушимый закон ясности. Отвечая на электронное письмо, обсуждайте исключительно основную тему обсуждения.

Это делает вещи менее сложными и значительно упрощает определение ответов при сканировании потоков электронной почты (поэтому всегда требуется четкая строка темы с указанием соответствующей темы и действия).

5. Привет… Приветствие: обращение к адресатам

Прежде всего, всегда обращайтесь к человеку по имени. Не начинайте просто говорить. Это демонстрирует, что у вас нет на них времени и вам все равно (хотя электронные письма должны быть короткими и по существу).

Использование сленга или уличной лексики, например «Эй», запрещено.

Подумайте, как бы вы обратились к уважаемому ветерану войны или 100-летней даме. Будьте правдивы, но прямолинейны.

Тройка лучших выглядит следующим образом:

1. Здравствуйте (имя)
2. Доброе утро (имя)
3. Добрый вечер (имя)

При прощании используйте ту же процедуру.

В тройку лидеров входят:

1. Лучший
2. Спасибо за ваше время
3. вперед

6. Персонализируйте свою подпись, чтобы выделить себя и свою компанию.

Всегда имейте личную подпись, которая включает, как минимум, следующее:

• Имя полностью
• Заголовок
• Телефонный номер
• Логотип компании связан с ее веб-сайтом.
• Ссылки на социальные сети

Кроме того, если вы регулярно пишете в сторонних публикациях, публикуете книгу или освещаетесь в известном медиа-канале, предоставьте в своей подписи следующую информацию: «Прочитайте название» моей последней книги; прочтите мою последнюю статью «Предприниматель»; и так далее.

7. Форматируйте с короткими абзацами и смотрите забавные видео

Вы когда-нибудь получали электронное письмо, состоящее из одного длинного абзаца? Этот блок текста покажется сложным, и вы потеряете внимание.

Сделайте абзацы короче. Всего одна-две фразы.

Кроме того, ваши фразы должны быть краткими и по существу. Это позволяет быстро и четко донести ваше сообщение до читателей.

Также не используйте восклицательные знаки и смайлики.

8. Никогда не сочиняйте эмоциональные произведения.

Не сочиняйте электронные письма, когда ваши эмоции зашкаливают, особенно если они неприятны или напряжены. Найдите секунду, чтобы перевести дыхание, если что-то критично, например, срочное электронное письмо от клиента о пропущенном сроке. Совершите быструю прогулку. Выньте книгу. Делайте что угодно, только не беспокойтесь об ответе какое-то время.

Затем, когда вы освежитесь, отреагируете или, если вы имеете дело с кем-то, кто требует очень срочных ответов, скажите, что вы свяжетесь с ним как можно скорее. Затем дайте себе умственный отдых.

Это еще и талант рисовальщика. Сделайте их для самых важных электронных писем, а затем спите на них. На следующий день вы, скорее всего, измените свое мнение о том, что хотите сказать, и ваше сообщение станет лучше и привлекательнее.

9. Отвечайте как можно скорее

Время ответа зависит от степени срочности.

Если вы знаете, что вам потребуется дополнительное время для ответа, напишите быстрый ответ в пределах этого 24-часового периода, объяснив, почему вместе с точной датой они должны ожидать ответного ответа:

Пэм здесь.
Я надеюсь, что все хорошо. Позвольте мне продолжить расследование и вернуться к вам в пятницу.

10. Не отправляйте электронные письма и не отвечайте на них по выходным или в нерабочее время.

Если только это не требование вашей работы. Вот несколько примеров:

Это демонстрирует потенциальным клиентам, что вы в отчаянии.

Это демонстрирует клиентам или вашей команде, что вы опасаетесь, что свидетельствует о плохом управлении временем.

Это демонстрирует трудоголизм, который прекрасно сочетается с недостатком внимания.

Вы также научите людей верить, что вы постоянно «в сети», и они начнут ожидать от вас ответов, даже если вы этого не сделаете. И, если это действительно чрезвычайная ситуация, например, веб-сайт клиента не работает или что-то ужасное происходит с клиентом / членом команды, SMS или телефон.

11. Знайте свои часовые пояса.

Поймите часовые пояса людей, которым вы пишете по электронной почте. Опять же, это демонстрирует, что вы потратили дополнительное время, чтобы чему-то научиться, что демонстрирует вашу заботу.

Подумайте о том, чтобы получить электронное письмо от клиента в Израиле, когда он начинает свой день, и вы собираетесь лечь спать, в котором говорится: «Доброе утро». Это лишний раз демонстрирует отсутствие у них концентрации.

12. Укажите адрес электронной почты получателя.

Сколько раз вы случайно нажали кнопку отправки? Некоторые системы, такие как Google Gmail, включают буферную зону для передачи, но не все из них. Когда вы отзываете незаконченное или неотредактированное электронное письмо, это может помешать вам выглядеть претенциозно.

13. Следите за своими ответами.

Электронная почта широко доступна. Всегда дважды проверяйте информацию о получателе, прежде чем нажимать кнопку отправки. Вы можете говорить с одним человеком не так, как с другим, и сообщения могут стать запутанными (или у вас могут быть проблемы, если присутствует негатив).

Кроме того, имейте в виду, что другие могут отреагировать на все с ответом только для вас. Помните об этом, прежде чем отправлять одно и то же письмо нескольким людям.

14. Не используйте слово «извините».

«Извините за задержку» — самое худшее. Это доставляет сообщение о том, что вы дезорганизованы. Вместо этого скажите «пожалуйста, извините за задержку». Нет нужды вдаваться в подробности.

Еще один разумный подход — избегать использования слова «извините». Термин демонстрирует слабость. Вы же не хотите показаться слабым. Всегда.

15. Взаимодействуйте с читателем

Сократите использование «я» и говорите прямо с получателем. Особенно это касается клиентов.

Всегда обращайтесь к получателю напрямую и пропускайте как можно больше «я».

16. Негативы следует преобразовать в позитивы

Слова имеют значение как на сознательном, так и на подсознательном уровнях. Избегайте таких фраз, как «Я не могу», «Моя фирма хотела бы, чтобы это было возможно» и «Если бы я только мог».

Это несколько уровней негативных комментариев, которые могут отвлечь вас от общего положительного сообщения. Такого рода взаимодействия, без углубления в нейробиологию, создают плохое программирование как для вас, так и для вашего клиента. И чем больше эти действия будут повторяться, тем больше они войдут в привычку.

Используйте позитив. Замените «можно» на «нельзя», чтобы создать более позитивный диалог. Вместо того чтобы заявлять: «Моя компания надеется, что сможет получить более своевременные результаты», скажите: «Моя компания хочет, чтобы она могла производить более своевременные результаты». «Поскольку мы фокусируемся на ваших потребностях, моя компания выполняет более своевременную работу…»

Электронная почта является решающим средством связи, особенно сейчас, когда удаленная работа изменила аспект общения для многих предприятий.

Эти быстрые идеи могут помочь вам выделиться из толпы, упростив и уточнив ваши сообщения. Они сделают вас лучшим писателем электронной почты, что поможет вам стать лучшим предпринимателем.