Как написать документацию по процессу

Независимо от того, выполняете ли вы повторяющиеся задачи или создаете новую программу, документация процесса может помочь вам формализовать ваши деловые усилия. Фактически, создание документации помогает улучшить координацию, структуру и согласованность в вашей организации.

В этом посте собраны рекомендации по документированию процессов. Здесь вы узнаете:

Документация по процессу может быть пошаговым руководством по новому программному инструменту или документом по адаптации новых сотрудников. Эта практика позволяет вам проявлять инициативу в разработке внутренних систем и процессов, которые экономят время, капитал и ценную энергию.

Почему важна документация процесса

Если вам не хватает структуры и деталей для основных организационных процессов, ваш бизнес более подвержен риску неэффективности. Документация процесса обеспечивает дополнительный уровень защиты вашей организации.

Отсутствие документации может привести к следующим организационным проблемам.

Отсутствие сохранения информации

Если хотя бы один человек обладает обширными знаниями о процессе, организация рискует потерять эти знания, если он уйдет. Документация процесса помогает описать информацию, которой владеет этот человек, и позволяет вам хранить ее таким образом, чтобы другие могли получить к ней доступ.

Увольнения

Без дорожной карты больше шансов, что время будет потрачено впустую на ненужные или повторяющиеся задачи. Документация процесса может помочь вам выделить и визуализировать эти избыточности, чтобы вы могли создать лучшее решение.

узкие места

Узкие места могут возникнуть на любом этапе процесса. Важно выяснить, откуда берутся узкие места и почему. Выявление этих задержек и препятствий поможет повысить эффективность.

Потеря дохода

Меньшая производительность означает, что больше времени и энергии тратится на выполнение процессов в вашей организации. Тогда у членов команды будет меньше возможностей для новых проектов. Эта дезорганизация может привести к потере доходов или даже оборота вашего бизнеса.

Преимущества документирования процесса

Документация процесса имеет решающее значение для общего функционирования и потока систем в вашей организации. Ниже приведены другие общие преимущества документирования процесса.

Это создает устойчивость к изменениям.

Документирование процесса позволяет вашей организации поддерживать стабильный темп и динамику, несмотря на движущиеся элементы. Разбивая все на части (насколько это возможно), отдельные компоненты процесса можно с легкостью перемещать или заменять.

Это может быть особенно полезно при реструктуризации или кадровых изменениях в вашей организации. Когда один человек покидает вашу команду, его знания могут жить дальше. Если к вам присоединится новый товарищ по команде, документация поможет ему быстро освоиться.

Вы определите необязательные процессы и шаги.

Погружаясь в свои организационные процессы, вы определите, приносит ли процесс оправданную ценность для вашей организации. Вы сможете определить, какие шаги в ваших процессах необходимы и эффективны.

Существуют ли какие-либо этапы, которые можно изменить или исключить без ущерба для эффективности? Эта практика создаст ясность для вашей команды.

Он собирает и систематизирует знания.

Документ процесса содержит коллективные знания по заданному подходу к теме. Делая эти документы легко доступными для членов команды, вы обеспечиваете рост и поток информации по всей организации.

Он позволяет проводить самооценку и учитывать переменные.

Документация процесса позволяет членам команды размышлять над своим индивидуальным вкладом. Они могут точно видеть свое влияние на результат данного процесса.

Создание документации также полезно для определения того, где нужно внести коррективы, чтобы усовершенствовать процесс для достижения лучших результатов.

Он обеспечивает соответствие.

Ваша команда должна включить соответствующие технологические документы в процесс адаптации и обучения. Затем вы можете убедиться, что члены команды, как новые, так и старые, имеют всю информацию, необходимую им для выполнения задачи.

Указав параметры, вы можете убедиться, что безопасность, юридическое или другое соответствие достигнуто.

Это минимизирует ошибки.

Ошибки — естественная часть жизни. Тем не менее, вы хотите избежать ошибок в вашем бизнесе, когда это возможно. Пошаговые инструкции по выполнению задачи помогут минимизировать эти ошибки.

Создание документации процесса

Теперь, когда вы увидели, насколько важна документация процессов для вашей организации, давайте рассмотрим, как вы можете внедрить ее в свой собственный бизнес.

1. Определите свою цель.

Прежде чем начать писать, проведите мозговой штурм. За это время вы должны определить, чего должен достичь ваш конечный документ. Вы создаете руководство по обучению? Вы излагаете процесс для высшего руководства?

Вы захотите установить четкое название для процесса, который вы документируете, и четкую цель того, чего вы пытаетесь достичь.

2. Определите свою аудиторию.

Затем определите свою аудиторию и объясните, почему вам нужно объяснить им этот процесс. Например, это для отдела продаж или новых сотрудников? Аудитория будет определять информацию, которую вы включаете.

3. Определите формат.

Вы захотите решить, что необходимо включить в вашу документацию. И это выходит за рамки текста. Вам понадобятся визуальные эффекты? Возможно, вашему документу будут полезны графики, таблицы или блок-схемы. Возможно, PDF или веб-страница — не лучший формат. Некоторые процессы лучше всего объясняются на видео.

Здесь вы определите, какой формат или изображение лучше всего передает необходимую информацию.

4. Определите масштаб.

Ваша область будет определять, что включено и не включено в вашу документацию. Это может помочь вам сосредоточиться на конкретной документируемой задаче. Работа в рамках определенной области поможет вашей команде избежать информационной перегрузки.

5. Определите необходимые инструменты и ресурсы.

Затем определите, что вам нужно для выполнения задачи. Это включает в себя соответствующее программное обеспечение, инструменты и капитал, необходимые для каждого этапа процесса. Эти ресурсы иногда называют входами.

6. Определите последовательность.

Если возможно, наметьте последовательные шаги, необходимые для повторения процесса. Это играет огромную роль в повышении эффективности и определении общего успеха любой задачи.

Однако не каждая задача имеет четкую последовательность выполнения. Иногда вам нужно будет оценить различные сценарии и возможные результаты, чтобы определить порядок операций для вашего процесса. В этом случае создайте разные последовательности для каждого сценария.

7. Определите ответственных лиц.

Следующий шаг — подумать о роли каждой заинтересованной стороны. Эта часть вашего документа должна быть максимально подробной. Включите ожидаемые временные рамки для каждого человека и то, как эти крайние сроки поддерживают ваши общие временные цели.

8. Определите границы.

В вашем документе должны быть изложены любые границы, которые формируют ваш процесс. Это включает в себя сроки процесса, сроки выполнения, бюджетные ограничения, ключевые показатели эффективности и т. д.

Если вы планируете изменить свой процесс, установление четких границ поможет вам понять любые ограничения. Вы сможете определить, что вы можете изменить, а что должно остаться неизменным.

В приведенном ниже документе кадрового процесса четко определены границы, связанные с человеческими ресурсами. В документе также указывается, на чем заканчивается участие отдела кадров.

Источник изображения

9. Объясните исключения и непредвиденные обстоятельства.

Помните об исключениях, которые могут возникнуть, и учитывайте их в документации вашего процесса. То же самое касается непредвиденных обстоятельств. Вы должны указать, когда членам команды придется отклоняться от обозначенной последовательности шагов.

10. Просмотрите и протестируйте.

После того, как вы рассмотрели все эти факторы и задокументировали свой процесс, вы собираетесь просмотреть свою работу. Отредактируйте документ. Затем проверьте свои инструкции, выполнив задание, как указано. Если все пойдет правильно, вы должны достичь желаемых результатов своей задачи.

Помните: если в вашем процессе участвуют несколько заинтересованных сторон, это может закончиться проектом, включающим многоуровневую обратную связь. Каждая перспектива предлагает вам больше возможностей для оптимизации улучшений в ваших процессах.

Советы по документированию процесса

Прежде чем ваша команда начнет писать, вот несколько советов, которые помогут вам извлечь максимальную пользу из ваших усилий.

1. Будьте кратки.

У вас есть выбор: быть многословным или немногочисленным, как вам хочется. Мы рекомендуем быть максимально краткими. Говорите достаточно, чтобы передать идею, не повторяясь и не используя слова-паразиты.

2. Включите визуальные эффекты (где это применимо).

Визуальные элементы могут сделать ваш документ более привлекательным. Например, изображения или инфографика могут разбивать большие куски текста. Это может облегчить чтение вашего документа.

В других случаях графики или таблицы могут быть наиболее полезным способом отображения информации. Для сложных тем или визуальных процессов видео может подойти лучше всего.

Совет для профессионалов: если вы показываете, как один шаг ведет к другому, рассмотрите блок-схему.

Источник изображения

3. Предоставьте своей команде возможность редактирования.

Дайте заинтересованным сторонам возможность редактировать документацию по процессу. Эта простая настройка параметров разрешений вашего документа может сэкономить много времени и сократить обмен данными между вашей командой. Поскольку процессы со временем меняются, у вас будет несколько членов вашей организации, которые могут поддерживать ваш контент в актуальном состоянии.

4. Оставайтесь гибкими.

Помните: не существует единственно правильного способа документирования процессов. Единственный способ сделать документацию процесса неправильно — полностью ее пропустить.

Способ создания документации может меняться со временем. На самом деле, сам ваш документ, скорее всего, пройдет несколько итераций. Сохраняйте гибкость мышления для достижения наилучших результатов.

Начало работы с документацией

Теперь, когда вы ознакомились с передовыми методами документирования процессов, вы можете приступить к написанию.

Помните: документирование шагов ваших наиболее часто используемых процессов избавляет вашу команду от необходимости постоянно изобретать велосипед. Вместо этого ваша команда будет иметь твердую основу. Вместо этого они могут при необходимости обновить колесо.