5 преимуществ внедрения внутренней базы знаний

Опубликовано: 2021-02-04

Все больше и больше организаций внедряют внутреннюю базу знаний по разным причинам. По мере развития вашего бизнеса вам также необходимо место, где сотрудники могут подключаться и получать бесценную информацию, которая может помочь им принимать обоснованные решения.

Внедрив внутреннюю базу знаний, вы сможете воспользоваться многими преимуществами такого организованного сбора информации и знаний внутри вашей организации. Так что же происходит, когда вы делаете эту информацию доступной для всех, кто в ней нуждается?

Давайте рассмотрим подробнее, и вы поймете, почему вашей организации нужна внутренняя база знаний. Одним словом, это сделает вашу работу намного эффективнее, а ваших сотрудников — продуктивнее.

Повышение производительности во всех отделах

Повышение производительности во всех отделах

Важность производительности вообще не нужно объяснять, но очень тревожно видеть, насколько производительность упала за последние несколько лет. Средний сотрудник продуктивно работает только 2 часа 53 минуты в день из-за различных факторов, и это необходимо изменить.

Одна из причин низкой производительности заключается в том, что сотрудники тратят много времени на поиск информации. Это особенно актуально для крупных организаций с большим количеством сотрудников и тех, у которых нет надлежащей системы хранения и поиска информации.

Если вам когда-либо приходилось копаться в загроможденных ящиках, пролистывать старые сообщения Slack или находить коллегу, у которого может быть нужная вам информация, вы знаете, сколько времени это может быть потрачено впустую. Однако, если вы реализуете внутреннюю базу знаний, в которой хранятся все необходимые данные, это останется в прошлом.

Повышение вовлеченности сотрудников

Повышение вовлеченности сотрудников

Разница между вовлеченным и невовлеченным сотрудником ошеломляет. Вовлеченность сотрудников улучшает моральный дух, повышает прибыльность и снижает количество прогулов на 41%. Один из самых простых способов повысить вовлеченность — предоставить всем сотрудникам доступ к вашей базе знаний.

Если вы сделаете все знания и информацию организации доступными с помощью инструментов базы знаний, вы покажете, что ваш бизнес ценит прозрачность превыше всего. Это, в свою очередь, укрепит доверие, потому что все ваши сотрудники будут чувствовать, что их держат в курсе событий.

Работники, которые верят в компанию, в которой они работают, с большей готовностью делятся своими знаниями, что они могут удобно делать через вашу базу знаний. А поскольку современные базы имеют потрясающие функции совместной работы, ваши сотрудники смогут взаимодействовать больше, чем когда-либо прежде.

Благодаря функциям, которые позволяют им комментировать сообщения или документы, ставить лайки, отмечать других коллег, задавать вопросы, следить за темами и многое другое, сотрудничество и взаимодействие, несомненно, возрастут. Независимо от того, сидят ли ваши сотрудники бок о бок или работают из разных уголков мира, они всегда будут на связи и будут чувствовать, что их голос ценится в компании.

Сохранение знаний о бывших сотрудниках

Сохранение знаний о бывших сотрудниках

Никто не работает в одной организации вечно, и есть разные причины, по которым сотрудники увольняются из компании, одни временно, другие навсегда. Независимо от того, меняет ли кто-то работу, уходит на пенсию или уходит в отпуск, он также уносит с собой много ценных знаний и информации.

Каждый работник является важной частью вашего бизнеса, и если вы потеряете чей-то опыт только потому, что он больше не работает в вашей компании, это может привести к катастрофе и создать проблемы. К счастью, всего этого можно избежать, если вы знаете, как без особых усилий справиться с передачей знаний.

Поощряйте всех, кто работает в вашей компании, документировать каждый проект, который они завершают, вопросы, которые они задают, контент, который они пишут, протоколы, которые они разрабатывают, и так далее. Таким образом, будет намного проще передавать любую задачу и информацию от одного человека к другому.

Кроме того, если вы нанимаете профильных экспертов, вам необходимо использовать платформу, которая позволяет пользователям обмениваться контентом в разных форматах. Если вы разрешите изображения, аудио, видео и текстовые публикации в своей базе знаний, вы позволите экспертам делиться информацией наиболее удобным для них способом.

Расширение возможностей удаленных сотрудников

Расширение возможностей удаленных сотрудников

Рабочий день с 9 до 5 часов постепенно заменяется другой формой работы, а именно удаленной работой. Вам не нужно делить офис с кем-то, чтобы сотрудничать с ними, тем более что все больше и больше людей переходят на работу из дома.

Количество удаленных работников с каждым годом увеличивается, и с начала пандемии COVID-19 их стало еще больше. Существует высокая вероятность того, что в вашей компании также есть несколько удаленных сотрудников, но это не означает, что совместная работа должна страдать.

Если у вас есть облачная и удобная для мобильных устройств внутренняя база знаний, любой сотрудник сможет получить к ней доступ, независимо от того, в какой точке мира он находится.

А если вы примете гибкую модель работы и позволите своим сотрудникам работать в любое время, они смогут получать доступ к необходимой им информации в любое время. Таким образом, даже если кто-то недоступен в определенное время, его опыт всегда будет.

Если кому-то из вашей компании нужен доступ к срочной информации, легкодоступная база знаний — ваше лучшее оружие. Например, если представителю службы поддержки клиентов, который работает удаленно, необходимо немедленно ответить на вопрос клиента, он может сделать это без каких-либо проблем.

Помните, что репутация компании может сильно зависеть от того, насколько быстро она сможет обслужить покупателя или клиента. Если ваша сфера деятельности требует от сотрудников своевременной помощи, необходима база знаний, в которой они могут немедленно найти ответы и информацию.

Уменьшение потребности в электронных письмах

Уменьшение потребности в электронных письмах

Долгое время сотрудники организации полагались на электронную почту и различные платформы обмена сообщениями, чтобы делиться знаниями друг с другом, и эта практика все еще присутствует во многих компаниях. Однако у такого обмена контентом есть одна очевидная проблема — контроль версий.

Когда вы делитесь документом с кем-то по электронной почте, и человек, который его получил, должен отредактировать его, ему придется повторно отправить новую и актуальную версию. Иногда несколько человек должны работать над одним документом одновременно, и это приводит к множеству разных версий этого документа.

Кроме того, проблемы могут возникнуть, если есть несколько личных разговоров об этом документе по электронной почте, и это обычно приводит к загрязнению этой информации.

Если вы научитесь поощрять своих сотрудников использовать базу знаний и публиковать в ней сообщения каждый раз, когда они работают над проектами с несколькими людьми, вы можете убедиться, что весь контент всегда актуален. Кроме того, вы сможете просматривать, кто и какие изменения вносил с течением времени, что повысит подотчетность.

Последние мысли

Все преимущества, которые мы здесь обсудили, — это не домыслы, а простые факты, подтвержденные снова и снова. Каждая компания, внедрившая собственную базу знаний, добилась повышения производительности труда сотрудников, их вовлеченности и многого другого.

Размер и ниша вашего бизнеса не имеют значения, потому что такой способ сохранения и обмена знаниями может быть полезен для любой организации. Если вы убедитесь, что все ваши сотрудники понимают, что база знаний предназначена для облегчения и повышения эффективности их работы, у вас не возникнет проблем с ее внедрением.