Система расчета заработной платы или традиционная система расчета заработной платы: что лучше для малого бизнеса?

Эффективное управление заработной платой имеет важное значение для бесперебойной работы любого бизнеса. Для малого бизнеса выбор правильного подхода к расчету заработной платы может изменить правила игры. Стоит ли вам придерживаться традиционных методов расчета заработной платы вручную или использовать современную систему расчета заработной платы, которая автоматизирует большую часть работы? Каждый подход имеет свои преимущества и недостатки, и такие факторы, как масштаб вашего заведения, бюджет и цели, определяют, какой из них лучше.

В этой статье мы собираемся подчеркнуть и привести причины, которые помогут сделать выбор и отличить систему расчета заработной платы от традиционной системы расчета заработной платы.

Краткий обзор традиционного расчета заработной платы

Традиционный подход к расчету заработной платы — это ручные системы, которые применяются на предприятиях уже много лет. Заработная плата и бонусы сотрудников, их налоги и отчисления — это… старые технологии, такие как калькуляторы или электронные таблицы, позволяющие вручную подготавливать расчет оплаты. Отмечается, что на микро- и вновь создаваемых предприятиях преобладает использование традиционного расчета заработной платы.

Преимущества традиционного расчета заработной платы

Бюджетный

Доступность финансовых ресурсов, вероятно, является одним из ключевых факторов для малого бизнеса, выбирающего традиционный подход к использованию заработной платы и других льгот. Для автоматизированных систем необходимо покупать большое количество программного обеспечения и подписываться на регулярное обслуживание. Все, что вам нужно, это несколько обычных предметов, таких как бумага для калькулятора и чеки. Эти покупки не требуют дополнительных затрат после оплаты.

Практическое управление

Не отпуская ручку, когда дело доходит до расчета заработной платы, владелец бизнеса может контролировать этот процесс настолько тщательно, насколько он пожелает. Это означает, что компания превращается в паразитов, связанных с расчетом заработной платы, таких как оплата труда сотрудников, соблюдение налоговых процедур или соответствующие вычеты. Эта лучшая перспектива может оказаться полезной, когда приходится иметь дело с заработной платой.

Кастомизация

Возможность расчета заработной платы вручную позволяет настроить его по своему вкусу. Определенные аспекты, такие как бизнес MBI, могут перезаписывать определенные процедуры, такие как формы, рабочее время или даже ставки заработной платы, что упрощает автоматизацию определенных операций.

Идеально подходит для небольших команд

Если вы управляете бизнесом с небольшим количеством сотрудников, то автоматизированные системы расчета заработной платы могут оказаться слишком сложными для ваших нужд и в конечном итоге доставить больше хлопот, чем платить людям по-старому, то есть напрямую передавать им зарплату.

Недостатки традиционного расчета заработной платы

подвержен ошибкам

Когда расчет заработной платы производится по старинке, вероятность совершения человеческих ошибок очень высока. Расхождения в расчетах, отсутствие регистрации игр и их общего написания могут иметь ужасные последствия, такие как получение штрафов, судов и, что наиболее важно, увольнение сотрудников.

Кропотливый

Когда компании, использующие ручной способ оплаты, занимаются заполнением табелей учета рабочего времени, уплатой налогов и соблюдением трудового законодательства, это может отнимать время. Есть более эффективные способы, с помощью которых владельцы бизнеса могут лучше тратить время.

Ограниченная отчетность и аналитика

Традиционные методы расчета заработной платы требуют большего количества встроенных инструментов отчетности, которые упрощают анализ данных о заработной плате или получение информации о финансовых и операционных тенденциях. Без аналитики принятие решений на основе данных становится проблемой.

Комплаенс-риски

Без автоматизированных инструментов идти в ногу с меняющимися налоговыми кодексами, трудовым законодательством и нормативными актами может оказаться сложной задачей. Ошибки в соблюдении требований могут привести к штрафам и нанесению ущерба репутации вашего бизнеса.

Плохое управление базой данных

Обновление записей сотрудников вручную может привести к неточностям или устаревшей информации. Распространенными рисками являются такие проблемы, как работники-призраки (сотрудники, которые больше не работают у вас, но продолжают получать заработную плату) и ошибки классификации.

Система расчета заработной платы: современное решение

Современная система расчета заработной платы использует технологии для автоматизации задач, связанных с расчетом заработной платы, снижая риск ошибок и высвобождая драгоценное время. Эти системы стали популярными среди предприятий, стремящихся оптимизировать операции и повысить точность.

Преимущества систем расчета заработной платы

Автоматизация уменьшает количество ошибок

Системы расчета заработной платы автоматически рассчитывают заработную плату, налоговые удержания, бонусы и вычеты. Эти системы значительно сокращают количество ошибок за счет исключения ручного ввода и обеспечения точных платежей и отчетности.

Экономия времени

Использование автоматических систем гарантирует, что время не будет потрачено зря на утомительные и повторяющиеся задачи, такие как обработка заработной платы, создание квитанций о заработной плате и расчет налогов. Это дает владельцам бизнеса и сотрудникам отдела кадров больше времени для работы над стратегическими планами, а не над административными задачами.

Соответствие нормативным требованиям

Системы расчета заработной платы регулярно модифицируются с учетом новых налоговых кодексов или нового трудового законодательства. Эта функция гарантирует, что ваш бизнес будет соответствовать требованиям федерального правительства, правительства штата и местных органов власти и сведет к минимуму вероятность наложения штрафов.

Повышенная безопасность

Программное обеспечение для расчета заработной платы может иметь некоторые механизмы безопасности, такие как шифрование или защита паролем. Такие механизмы направлены на защиту конфиденциальных данных о сотрудниках. Это снижает вероятность утечки данных или доступа к данным без авторизации.

Централизованное ведение учета

Системы расчета заработной платы объединяют всю информацию о заработной плате в единую базу данных, к которой довольно легко получить доступ. Это экономит время и устраняет фрагментацию информации, а также упрощает аудит и составление отчетов.

Отчетность и аналитика

Различные системы расчета заработной платы иногда имеют разные модули для предоставления отчетов, таких как вознаграждение сотрудников, уплаченные налоги и т. д. Эта информация дает представление о различных вопросах, включая составление планов и принятие решений о том, где сократить расходы и что улучшить.

Самообслуживание сотрудников

Большинство современных систем расчета заработной платы предлагают порталы самообслуживания, где сотрудники могут получить доступ к своим квитанциям о заработной плате, обновить личную информацию и просмотреть налоговые документы. Это не только повышает прозрачность, но и снижает административную нагрузку на HR.

Поддержка глобального расчета заработной платы

Системы расчета заработной платы могут обрабатывать трансграничные платежи, соблюдать налоговые требования и использовать несколько валют для предприятий с международными сотрудниками или удаленными командами. Это особенно полезно для компаний, расширяющих свое присутствие по всему миру.

Недостатки систем расчета заработной платы

Первоначальные затраты

Внедрение системы расчета заработной платы часто требует первоначальных инвестиций, что может оказаться сложной задачей для малого бизнеса с ограниченным бюджетом. Однако многие системы предлагают масштабируемые варианты ценообразования.

Риски кибербезопасности

Как и любой цифровой инструмент, системы расчета заработной платы уязвимы для кибератак. Компании должны обеспечить регулярное обновление своего программного обеспечения и наличие надежных функций безопасности для минимизации рисков.

Кривая обучения

Внедрение новых технологий требует времени и усилий для обучения. Малым предприятиям с опытом работы в сфере ИТ может потребоваться помощь в эффективном использовании систем расчета заработной платы.

Сравнение системы расчета заработной платы с традиционной системой расчета заработной платы

Вот некоторые ключевые различия между традиционными системами расчета заработной платы и системами ее обработки:

Выбор правильного варианта для вашего малого бизнеса

При выборе между традиционным расчетом заработной платы и системой расчета заработной платы учитывайте следующие факторы:

1. Размер и сложность бизнеса

• Малые предприятия с небольшим количеством сотрудников и простыми потребностями в заработной плате могут счесть традиционные методы адекватными.
• Более крупным предприятиям или компаниям со сложными требованиями к заработной плате следует рассмотреть возможность использования автоматизированных систем для обеспечения эффективности и масштабируемости.

2. Бюджет

• Если стоимость является первоочередной проблемой, традиционная система оплаты труда на начальном этапе может показаться более привлекательной. Однако скрытые затраты из-за ошибок и неэффективности могут накапливаться.
• Системы расчета заработной платы требуют первоначальных инвестиций, но обычно обеспечивают долгосрочную экономию за счет повышения точности и сокращения административных расходов.

3. Доступная экспертиза

• Предприятия с опытными специалистами по расчету заработной платы могут предпочесть контроль, предлагаемый традиционными методами.
• Те, у кого нет опыта в расчете заработной платы, могут воспользоваться удобными для пользователя функциями автоматизации и соответствия требованиям систем расчета заработной платы.

4. Будущие цели

• Система расчета заработной платы необходима для управления ростом и обеспечения соответствия требованиям, если вы планируете масштабировать свой бизнес или нанимать иностранных сотрудников.

5. Временные ограничения

• Если задачи по расчету заработной платы отнимают слишком много времени, переход на автоматизированную систему может упростить операции и позволить вам сосредоточиться на основных бизнес-функциях.

Заключение

Выбор между системой расчета заработной платы и традиционным расчетом заработной платы — это важное решение, которое зависит от уникальных потребностей и целей вашего бизнеса. Традиционные методы расчета заработной платы обеспечивают простоту и контроль, что делает их подходящими для небольших команд с ограниченными ресурсами. С другой стороны, системы обработки заработной платы обеспечивают автоматизацию, точность и масштабируемость, которые имеют решающее значение для растущего бизнеса.

Малые предприятия могут выбрать решение по расчету заработной платы, соответствующее их целям, тщательно оценив размер бизнеса, бюджет, опыт и планы. В конечном итоге правильный выбор повысит операционную эффективность, обеспечит соблюдение требований и повысит удовлетворенность сотрудников, заложив прочную основу для долгосрочного успеха.