5 этапов управления задачами

С какими проблемами и препятствиями вы сталкиваетесь как руководитель задач? Во многих случаях расползание масштаба, слабое взаимодействие и усилие замедляют запись.

Чтобы обусловить очевидное, управление проектом может быть жестким. Без тщательного планирования и разработки стратегии может действительно показаться, что вы работаете вслепую.

Итак, если вы занимаетесь венчурным управлением, лучше всего начать с основ. Здесь мы собираемся разделить проекты на 5 этапов, чтобы помочь вам лучше понять, какие требования должны быть выполнены и когда.

Жизненный цикл управления вызовами

5 этапов венчурного менеджмента

Фаза 1: вызов концепции и инициации

Этап 2: Постановка задачи

Фаза 3: Принятие исполнения

Этап 4: Венчурная проверка и управление

Фаза 5: Закрытие

Будущее управления работой выглядит ярче, чем когда-либо.

Жизненный цикл администрирования работы

Независимо от размера или масштаба, все проекты придерживаются сопоставимого процесса. В венчурном менеджменте такой порядок действий называется жизненным циклом задачи.

Жизненный цикл задачи обычно состоит из четырех фаз: инициация, подготовка, выполнение и закрытие. Тем не менее некоторые менеджеры по вызову включают пятую стадию, называемую мониторингом и контролем.

Дополнительный шаг может помочь профессионалам следить за проектом и гарантировать, что проблемы выявляются и решаются быстро.

В конечном итоге продукты с 5 периодами считаются более гибкими и полезными, помогая выполнять задания. По правде говоря, Институт управления работой (PMI) также поощряет 5-периодный жизненный цикл.

В следующей области мы более подробно рассмотрим каждый отдельный этап жизненного цикла администрирования задач.

5 уровней управления работой

Любая эффективная работа проходит через одни и те же 5 фаз: инициация, организация, выполнение, проверка и контроль.

Фаза 1: вызов концепции и инициации

Каждый проект начинается с концепции и инициации. На протяжении этого этапа стратегия получает систему малого бизнеса, завершается планами, венчурными уставами и заинтересованными сторонами.

Это также когда проектные группы появляются вместе — с менеджером проекта — для создания широкой дорожной карты для работы.

На этом этапе группам необходимо ответить на ряд вопросов, а также:

• В чем причина этого предприятия?

• Каковы некоторые препятствия на пути к возможностям?

• Кто является ключевыми заинтересованными сторонами?

• Есть ли у него минимальная сумма или оптимальный бюджет?

• Насколько продолжительным будет этот проект?

На этом этапе спонсор проекта (человек, попросивший завершить начинание) утверждает диапазон цен и сроки.

Этап 2: Планирование проекта

После того, как вы описали задачу в более широком смысле, пришло время конкретизировать ее.

В ходе этого этапа руководитель предприятия разрабатывает комплексную подготовку к исполнению, проверке и контролю предприятия. Это обычно начинается с амбиций местоположения.

При определении целей задачи наиболее распространенными являются методологии SMART и Crystal Clear.

Аббревиатура SMART расшифровывается как «Конкретный, Измеримый, Достижимый, Реально выглядящий и Своевременный». Применение этой схемы гарантирует, что ваши планы будут четко изложены, практичны и достижимы.

Давайте искать на иллюстрации. Неясной целью может быть: «Разработать приложение, которое упростит успешную покупку». При использовании процесса SMART эта цель будет выглядеть примерно так: «Разработать программное обеспечение, которое сократит время выполнения заказа на 20 %».

Аббревиатура CLEAR расшифровывается как Collaborative, Restricted, Psychological, Appropriate и Refine.

В этой методологии проектная группа эффективна в отношении намерения, которое является четким и достижимым в рамках сроков и финансовых средств. Каждый человек должен быть увлечен ее выполнением, и это должно быть связано с общими целями задачи.

План также должен включать этапы и результаты, чтобы абсолютно все знали, какие требования должны быть выполнены, кто за что отвечает и когда необходимо выполнить этапы. Он также включает в себя разбивку рабочих мест, временную шкалу, план взаимодействия, подход к смягчению угроз и систему, которая может быть предложена на случай наихудшей ситуации.

Есть несколько идеологий, которые вы можете использовать для программирования на этом этапе. Благодаря гибкому управлению заданиями успешно используются источники продвижения и выполняются требования клиентов.

Точно так же, как держать всех людей в курсе разработки, он позволяет вносить короткие и легкие изменения. Agile-администрирование проекта позволит гораздо более эффективно и профессионально выполнять задачи по выполнению программы.

Этап 3: Выполнение задачи

Как только раздел планирования завершен, пора приступить к применению стратегии. Здесь указано, что настоящая работа достигается.

На этом этапе венчурные менеджеры устанавливают рабочие процессы, распределяют обязанности между сотрудниками и следят за тем, чтобы все находились под наблюдением. Они также держат заинтересованные стороны и команды в курсе развития проекта.

Имея так много деталей, многие менеджеры проектов используют оборудование для совместной работы, такое как Asana, Trello и программное обеспечение для управления заданиями HubSpot, чтобы отслеживать обязанности, сроки и бюджеты в одном конкретном центральном месте.

Правильно разработанный инструмент администрирования вызовов поможет вам не сбиться с пути и поможет достичь поставленных целей. Чтобы ознакомиться со списком лучших программ для управления вызовами, ознакомьтесь с этим полезным руководством.

Фаза 4: Венчурный мониторинг и контроль

Этап 4 обычно проходит одновременно с этапом несколько. В конце концов, чтобы проверить работу, она должна работать с самого начала.

В течение этого периода супервайзер по вызову работает со своим персоналом для решения любых проблем. Это будет включать в себя периодические критические анализы и обновления стратегии для воспроизведения улучшений в объеме задачи или в доступности активов.

Также очень важно следить за развитием по сравнению с системой и учитывать корректирующие действия, когда это важно. Например, возможно, потребуется пересмотреть график с учетом непредвиденных задержек или корректировок.

В лучшем случае руководители предприятий могут отслеживать развитие по критическим показателям эффективности (KPI) или основным элементам хороших результатов (CSF). Например, вы можете определить, относится ли ваша задача к рутинным и бюджетным расходам или выполняются ли конкретные задачи.

Фаза 5: Закрытие предприятия

Это предыдущий период жизненного цикла управления проектом. Это когда вы отдаете спонсору проекта избыточное количество результатов для принятия. На протяжении всего этого этапа команда расформировывается, и любой договор найма для этой задачи будет прекращен.

Вскоре после закрытия руководитель работ проводит окончательную проверку, документируя уроки, извлеченные из проблемы, а также любую необходимую информацию, которая может пригодиться в долгосрочной перспективе.

Клиенты группы и заинтересованные стороны также сосредотачиваются на неудачах и успехах на протяжении всего представления отчета. Это может помочь повысить функциональность и эффективность всей фирмы.

Обозримое будущее управления рабочими местами выглядит ярче, чем когда-либо

Традиционно администрирование предприятия осуществлялось ручкой и бумагой или, в идеале, электронной таблицей. Из-за сложности заданий и рассредоточенности рабочей силы эти процедуры стали малоэффективными.

Для отслеживания прогресса и соблюдения сроков необходимо решение, основанное на цифровых технологиях. Программный пакет HubSpot для управления задачами — это один из ресурсов, который, несомненно, может помочь в управлении.

С помощью этой программы группы могут оптимизировать свои рабочие процессы, отслеживать их прогресс, обмениваться файлами и регулировать свою работу.

Помимо этого, платформа HubSpot CRM позволяет легко комбинировать ее с другими приложениями для продаж и продвижения. Это, как правило, упрощает отслеживание разработки и гарантирует, что все находятся на одной странице.

Кроме того, компьютерное программное обеспечение предоставляет клиентам информацию об их рабочих процессах в режиме реального времени, позволяя им выявлять узкие места и соответствующим образом регулировать.

Итак, если вы искали способы повысить уровень управления вашим предприятием, вот ваш шанс. Воспользуйтесь своим шаблоном управления задачами, чтобы следить за прогрессом вашей команды и оптимизировать рабочие процессы для повышения эффективности.