Полное руководство по основам управления проектами

Управление проектами — это не только создание программного и аппаратного обеспечения. Руководители проектов должным образом распределяют ресурсы, управляют сроками и заботятся о заинтересованных сторонах на протяжении всего процесса.

Однако часто это легче сказать, чем сделать. В конце концов, есть причина, по которой менеджеры проектов постоянно корректируют свои подходы и переосмысливают свои процессы.

В этой статье вы узнаете об основах управления проектами и о том, как их можно внедрить в свой бизнес. Давайте начнем.

Оглавление

Этот процесс включает в себя разработку планов соблюдения сроков при сохранении целей в области качества в рамках временных и бюджетных ограничений. Эта дисциплина может принадлежать специально выделенному менеджеру или руководителю проекта.

Почему управление проектами важно?

Процессы управления проектами необходимы для успешного выполнения проектов. Исследование, проведенное Институтом управления проектами, показало, что организации, которые не интегрируют управление проектами, увидят, что их прямой процент неудачных проектов увеличится в 2/3 раза.

Это шокирующая статистика. Итак, давайте углубимся в некоторые ключевые преимущества зрелых процессов управления проектами.

Вы уложитесь в важные сроки.

Управление проектами позволяет разбивать большие задачи на более мелкие сроки. Придерживаясь этих вех, проекты могут легко оставаться в графике от начала до конца.

На самом деле компании со зрелыми процессами предоставления ценности выполняют проекты вовремя чаще, чем компании без управления проектами (63% по сравнению с 39%).

Вы увеличите бай-ин.

Управление проектами позволяет команде завоевать доверие и авторитет среди коллег, клиентов и заинтересованных сторон. В конце концов, если вы постоянно и вовремя отправляете высококачественные результаты, вы обязательно покорите людей.

Вы можете легко отслеживать расходы.

Вы сможете остаться в рамках вашего бюджета, или даже в рамках бюджета. PMI обнаружил, что 11,4% всех ресурсов тратятся впустую из-за некачественных процессов управления проектами.

Экономия денег особенно важна в условиях, когда только 43% компаний сообщают, что они завершают проекты в рамках бюджета «большую часть времени» или «всегда».

Вы улучшите свою культуру.

Вы можете развивать культуру постоянного совершенствования процессов посредством управления знаниями. Если вы создадите среду, в которой приоритет отдается оптимизации и обучению, вы, скорее всего, вдохновите других и привлечете сотрудников с таким же мышлением.

Обязанности руководителя проекта

Менеджер проекта планирует, организует и руководит выполнением проекта. Это гарантирует, что он соответствует ожидаемым целям, предоставляя необходимые функции в рамках временных и бюджетных ограничений.

Специалисты по управлению проектами обеспечивают лидерство благодаря эффективному сканированию окружающей среды, синтезу информации в значимые данные и объективному анализу. Это широкий круг обязанностей, требующих обучения и опыта.

Источник изображения

Мы обсудим, какие навыки — как приобретенные, так и приобретенные на основе опыта — вам понадобятся для этой роли.

Наборы навыков менеджера проектов

Чтобы команды оставались продуктивными и чтобы проекты выполнялись, менеджеры проектов должны обладать широким набором навыков. Вот некоторые из наиболее важных навыков, которые вам нужны, чтобы преуспеть в этой роли.

Межличностные навыки

Менеджеры проектов (PM) должны взаимодействовать со многими людьми, включая членов команды, заинтересованных лиц и других руководителей проектов. Хорошие продакт-менеджеры могут работать с разными группами людей для достижения общей цели.

Заинтересованные стороны часто имеют конкурирующие цели. Чтобы создать сплоченность, продакт-менеджеры должны быть дипломатичными, поскольку они управляют профессиональными отношениями с людьми, которые могут иметь разные взгляды, уровни навыков и личную политику.

Хорошие отношения поддерживают мотивацию членов команды и облегчают решение командных споров.

Навыки коммуникации

Руководители проектов должны планировать частые встречи между сотрудниками и предоставлять отзывы о производительности. Вам нужно не только знать, с кем и когда встречаться, но и сбалансировать различные стили общения.

Например, юридический отдел потребует от вас обновления с точки зрения контрактов и рисков. Тем временем финансовый отдел будет рад узнать о вашем бюджете и расходах. У инженеров и отдела маркетинга также будут разные интересы, которые требуют разных типов коммуникации.

Навыки принятия решений

Менеджер проекта должен принимать решения и нести ответственность за результаты. Четкое определение целей и установление высоких ожиданий помогает поддерживать моральный дух.

Навыки принятия решений включают расстановку приоритетов ресурсов, разработку альтернативных оценок, оценку рисков и обеспечение надлежащего управления бюджетом.

Навыки управления

Руководители проектов несут ответственность как за руководство командой, так и за отчетность о прогрессе перед более старшими игроками.

Вам понадобится опыт руководства командой, общения один на один и решения проблем по мере их возникновения. Менеджеры по проектам также должны иметь возможность общаться с руководством от имени своих команд.

В некоторых случаях руководителям проектов необходимо создать команду по своей инициативе. Это может включать в себя поиск подходящих внутренних участников или поиск за пределами организации. В идеале, у PM есть некоторый опыт набора новых членов команды.

Жизненный цикл управления проектом

Весь процесс управления проектами лучше всего рассматривать как серию этапов. Каждый этап имеет цель. Всего в жизненном цикле управления проектами выделяют пять критических стадий. Предлагаем краткий обзор каждого этапа.

• Посвящение. На этом этапе менеджеры проектов реалистично смотрят на проект. Они оценивают, сколько времени займет проект, что в конечном итоге определяет базовый бюджет и сроки проекта.
• Планирование. Этап планирования включает в себя анализ технических деталей, назначение задач нужным членам команды и выявление рисков, связанных с различными частями проекта.
• Исполнение. Здесь вы начинаете действовать по плану, созданному вами в предыдущем состоянии.
• Мониторинг и контроль. Этот шаг гарантирует, что вы уложитесь в сроки. Вы не только выполняете работу, изложенную в вашем плане, вы также следите за своим прогрессом. Здесь вы определяете, соблюдаете ли вы все государственные постановления и отраслевые стандарты. Вы также отслеживаете все расходы и прогресс проекта.
• Закрытие. Завершение проекта – его завершающий этап. Здесь вы определяете, дает ли проект ожидаемые результаты и следует ли отменить или продолжить проект.

Популярные подходы к управлению проектами

Хотя большинство организаций согласны с тем, что управление проектами важно, менеджеры проектов используют разные стили. В этом разделе вы познакомитесь с четырьмя популярными подходами к управлению проектами.

Планирование на основе продукта

Планирование, основанное на продукте, фокусирует свой подход на результатах и ​​результатах проекта. Этот подход фокусируется на запуске продукта или услуги от концепции до завершения, а конечным результатом являются продажи продукта или услуги.

Процессное планирование

Планирование на основе процессов гарантирует, что все действия проекта способствуют достижению целей организации. При таком подходе руководитель проекта создает, управляет и улучшает проекты в соответствии с основными ценностями бизнеса.

Поэтапный подход к управлению продуктом

Этот подход предполагает поэтапное планирование и реализацию проектов из-за внешних ограничений. Каждый этап проходит через пять шагов жизненного цикла управления продуктом. Из-за этого этот подход идеально подходит для небольших и четко определенных проектов.

Управление производством проекта

Этот подход использует теории и принципы науки об операциях для понимания и оптимизации реализации проекта. Управление производством проекта использует данные о деятельности для прогнозирования пределов и определения уровней достижений.

Лучшие практики управления проектами

Независимо от того, какой подход вы выберете, есть универсальные советы, которые помогут всем. Вот некоторые из этих лучших практик, применимых к любому проекту в любой отрасли или области.

1. Инвестируйте в программные решения для управления проектами.

Сегодня менее 1 из 4 организаций использует какое-либо программное обеспечение для управления проектами. Вместо этого команды полагаются на лоскутное одеяло из электронных таблиц, бумажных заметок и электронных писем. Такой подход приводит к дезорганизации. Невозможно увидеть, где находится проект в режиме реального времени.

Программное обеспечение для управления проектами поможет вам отслеживать ваши проекты и планы, организовывать задачи и действия, эффективно общаться с вашей командой и управлять рисками и проблемами.

Вы также можете настроить информационные панели для отслеживания ключевых показателей эффективности и создания отчетов, которые помогут прогнозировать на основе исторических данных и текущих тенденций для будущего планирования.

2. Предвидьте изменения, придерживаясь гибкого графика.

Большинство проектов имеют задержки. К сожалению, небольшие задержки могут снежным комом перерасти в серьезные проблемы, если вы следуете фиксированному графику. С другой стороны, гибкий график позволяет легко справляться с большинством изменений.

В то время как некоторые сроки могут быть гибкими, другие могут быть жесткими. Составьте список дат, которые нельзя изменить. Это позволяет вам соблюдать внешние сроки с установленными временными рамками, а также позволяет устанавливать гибкие сроки в других областях.

3. Следите за стилями общения.

В начале вашего проекта поговорите с важными заинтересованными сторонами. Спросите, как часто они хотят получать от вас известия и как они хотели бы общаться.

Например, некоторые заинтересованные стороны захотят проводить еженедельные встречи Zoom с вашей командой. Другие могут предпочесть ежедневное обновление Slack или ежемесячное электронное письмо с прогрессом.

Вы можете упорядочить эту информацию в виде электронной таблицы или раздела программного обеспечения для управления проектами.

4. Знайте свои показатели .

Одна из самых больших проблем с любым проектом — измерение успеха. Из-за этого вам необходимо установить измеряемые точки до и во время выполнения вашего проекта. Знайте, какие показатели важны для вашего проекта и когда.

Помните, что основные показатели со временем будут меняться. Если ваш проект только начинается, вы можете просто отпраздновать быстрое достижение важных вех.

Со временем вам нужно будет доказать влияние вашего проекта. Сюда входят такие показатели, как количество потенциальных клиентов или вклад в рентабельность инвестиций.

Повысьте уровень управления проектами

Присмотревшись к основам, вы увидите, что управление проектами — это широкая область, требующая глубокого понимания коммуникаций и отраслевых нюансов.

Включив инструменты и методы, упомянутые выше, в свою повседневную работу, вы можете повысить свою эффективность в качестве менеджера проекта.

Чтобы помочь вам начать работу, ознакомьтесь с нашим бесплатным шаблоном управления проектами прямо сейчас — это поможет вам сэкономить много драгоценного времени и ресурсов.