Полное руководство по RFP

Вам поручили создать запрос предложения или RFP?

Если вы понятия не имеете, что это такое, или давно ничего не писали, сегодняшнее руководство может вам помочь.

Мы углубимся в особенности того, что такое RFP, зачем он вам может понадобиться и как создать свой самый первый запрос сегодня.

Для начала следует понять, что вообще означают все эти буквы.

Если у вашей компании есть новый (часто крупный) проект или более сложный проект, требующий небольшого количества аутсорсинга, RFP может помочь вам выполнить работу правильно с первого раза.

Документ RFP позволяет вам быстро выявить сильные и слабые стороны потенциальных поставщиков в отношении вашего проекта, не тратя слишком много времени на их поиск самостоятельно.

Запросы предложений также могут дать вам представление о различных стратегиях, которые вы, возможно, не рассматривали, поскольку каждый поставщик будет включать свой собственный уникальный план действий вместе со своей ставкой.

И вы получите эту информацию еще до того, как вам придется брать на себя обязательство перед поставщиком.

Имейте в виду, это не следует путать с RFQ.

Запрос предложений по сравнению с запросом предложений

RFQ или запрос котировок немного отличается от RFP, поскольку это просто сама цитата. Здесь компании запрашивают несколько ценовых предложений от разных поставщиков, чтобы сравнить услуги только по цене. В то время как RFP включает ценовое предложение (наряду с некоторыми другими особенностями), RFQ не содержит ничего, кроме цены.

В отличие от RFP, RFQ — это запрос котировок или котировок.

Вот как понять разницу:

В то время как вы технически получаете предложение в запросе предложений, вы также получаете информацию о сроках выполнения, графике поставки и списке предоставляемых услуг.

Но с RFQ вы получаете только само предложение по услуге или продуктам, которые вы заинтересованы в покупке.

В большинстве случаев простого сравнения котировок недостаточно, чтобы понять, подходит ли потенциальный поставщик для вашей компании, поэтому в таких ситуациях больше подходит RFP.

Что такое RFP в маркетинге?

В маркетинге RFP часто используется для аутсорсинга любых маркетинговых мероприятий, которые могут помочь вашему бренду увеличить охват. Эти действия включают в себя все, что связано с маркетингом, что вы не можете делать внутри компании.

Например, если вы работаете в небольшом стартапе, вы можете создать запрос предложений, чтобы найти фирму по коммуникациям и маркетингу с полным спектром услуг, чтобы создать интегрированный маркетинговый план для вашего бизнеса. Если это так, вы должны указать в своем запросе предложений, что ищете фирму, которая поможет вам «увеличить присутствие в SEO» или «привлечь подписчиков в социальных сетях» и т. д.

С другой стороны, если вы работаете в маркетинговом агентстве, вам следует следить за запросами предложений в вашем регионе, связанными с предлагаемыми вами услугами. Например, если вы работаете в компании, занимающейся веб-дизайном, вам нужно искать компании, которые создали RFP для услуг веб-дизайна.

Что такое RFP в продажах?

В продажах RFP часто создается, когда компания хочет приобрести продукт или услугу, соответствующие ее потребностям. Например, если корпоративная компания ищет новое программное обеспечение CRM, бизнес может выпустить запрос предложений, в котором изложено, что он ищет и чего он надеется достичь с помощью нового программного обеспечения CRM.

По этой причине RFP могут играть решающую роль в цикле продаж предприятия. Корпоративные компании, выпускающие RFP, часто ищут компании, которые могут предоставить им ИТ-поддержку, безопасность, адаптацию и обучение, а также другие дополнительные услуги. Чтобы закрыть эти более крупные счета, жизненно важно, чтобы ваш отдел продаж подготовил процесс ответа на запрос предложений и был в состоянии эффективно ответить этим крупным компаниям в отведенное время.

Объяснение процесса запроса предложений

Прежде чем потенциальные участники торгов смогут представить свои предложения, компания, запрашивающая работу, должна составить RFP. (PS Мы покажем вам, как это сделать позже в этом руководстве)

Это дает потенциальным подрядчикам лучшее представление о том, что ищет ваша компания.

После того, как ваш запрос предложений будет отправлен, подрядчики или поставщики могут просмотреть его и представить свои лучшие предложения для участия в конкурсе.

В эти предложения поставщики обычно включают следующие пункты:

• План действий, как они собираются решить проблему
• График того, что вы можете ожидать
• Любая необходимая справочная информация
• Сколько они ожидают, что весь проект будет стоить

В некоторых случаях участники торгов могут вернуться и сказать, что определенные компоненты RFP необходимо скорректировать, исходя из их опыта работы в отрасли.

На этом этапе вы можете либо просмотреть их отзывы и создать новый запрос предложений, чтобы скорректировать изменения, либо оставить исходный вариант как есть и учитывать его при рассмотрении других поданных заявок. Далее мы разберем процесс создания идеального запроса предложений.

5 этапов запроса предложений для получения лучших предложений

1. Оцените, что вам нужно.

Прежде чем составлять RFP, вам нужно немного подготовиться, чтобы выяснить, что вам нужно и чего вы хотите достичь. Этот процесс поможет вам определить цели, объем проекта и обнаружить препятствия.

Используйте это время для проведения исследований конкурентов и отрасли, чтобы оценить свое положение. Соблюдаете ли вы действующие отраслевые стандарты и рекомендации? Соответствует ли ваш продукт тому, что предлагают конкуренты, или вам не хватает функций, которые могли бы повысить ценность?

2. Перечислите все технические характеристики.

Предварительное включение технических спецификаций в запрос предложений позволяет поставщикам определить, могут ли они предоставить то, что вам нужно. Это также защищает ваш бизнес, поскольку в случае, если поставщик соглашается с тем, что он может выполнить ваши требования изначально, но не выполняет поставленные задачи после того, как взялся за проект, вы можете привлечь его к ответственности в соответствии со спецификациями, указанными в RFP.

3. Распространите RFP.

После того, как RFP написан, пришло время отправить его. Вы можете опубликовать его на своем веб-сайте, возможно, даже создав для него специальную целевую страницу. Используйте любые отраслевые профессиональные группы, членом которых вы являетесь, и рекламируйте их там. Использование вашей местной торговой палаты также является отличным местом для рекламы вашего запроса предложений, если вы предпочитаете работать с местным поставщиком.

4. Оцените свои предложения.

Как только вы получите все предложения, вам не составит труда сравнить каждое из них и определить, какой поставщик лучше всего подходит для вашей компании.

Из стека участников торгов вы захотите сузить список до нескольких из трех, пяти или 10 ваших фаворитов для рассмотрения, в зависимости от того, сколько вы получаете или интересуетесь. Отсюда вам нужно потратьте время на дальнейшую проверку потенциальных поставщиков, чтобы определить, кто действительно идеально подходит для этой работы.

5. Выберите лучшего поставщика для работы.

Некоторые компании могут запросить еще одно лучшее и окончательное предложение от своих ведущих поставщиков после того, как они начали этот процесс переговоров, чтобы убедиться, что они не только получают нужного человека или компанию для работы, но и по правильной цене.

Хотя это может показаться дополнительным шагом, это может сэкономить вам деньги, время и головную боль в будущем.

Но это также приводит нас к большому вопросу: действительно ли все это необходимо?

Разве вы не можете самостоятельно провести обзор двух или трех поставщиков?

Как вы увидите дальше, этот маршрут определенно не в ваших интересах.

Зачем оформлять запрос предложений?

Кратко сравним эти два сценария:

• Вариант № 1. Потратьте время на поиск идеального поставщика самостоятельно.
• Вариант № 2. Используйте запрос предложений, чтобы потенциальные поставщики пришли к вам.

Выберите первый путь, и вы, вероятно, будете использовать своих коллег, друзей и сетевые группы, чтобы помочь получить возможных направлений для работы.

Или вы можете выполнить поиск в Google, чтобы проверить лучших поставщиков в вашем регионе.

После того, как вы просмотрите веб-сайт возможного кандидата на работу, вы создадите идеальное сообщение, чтобы связаться и узнать, могут ли они вообще помочь.

Затем вам нужно будет объяснить особенности вашего проекта, и вы можете или не можете попросить их представить предложение, прежде чем принять решение выбрать их для своего проекта.

Это несложный процесс, но мы упоминали, что вам нужно повторять его для каждого многообещающего реферала или поставщика, с которым вы сталкиваетесь?

Представьте, сколько времени это займет!

А что, если эти потенциальные подрядчики уже знали детали вашего проекта и вернулись со своим наилучшим планом действий и официальной заявкой на рассмотрение?

Таким образом, вместо того, чтобы каждый раз объяснять свои потребности, вы просто набросаете их один раз и разошлете по массам.

И чтобы сэкономить вам еще больше времени, потенциальные подрядчики, а не вы, должны связаться с вами.

Преимущества RFP

Хотя создание RFP потребует времени заранее, это, безусловно, стоит того, чтобы потрудиться. К преимуществам создания RFP относятся:

• Экономит время: как объяснялось в приведенных выше сценариях, RFP экономит массу времени при обращении к поставщикам. Вместо этого вы можете создать один документ RFP, опубликовать его, и поставщики придут к вам.
• Не ограничен вашей сетью: когда вы занимаетесь разъяснительной работой самостоятельно, вы, скорее всего, останетесь в своей собственной сети, полагаясь на рефералов. Хотя рефералы — это здорово, публикация запроса предложений в Интернете позволяет вам охватить гораздо большее количество поставщиков.
• Проверенные решения: маршрут RFP также дает вам возможность заглянуть в реальный план действий каждого поставщика, а не тот, о котором они говорят вам по телефону или лично. Поскольку потенциальные кандидаты должны подать официальную заявку, им нужно будет потратить время на изложение решения и реальное решение проблемы.

С RFP у вас есть простой способ отсеять поставщиков и довольно быстро сократить количество вариантов.

Но, чтобы добраться до этого момента, вы не можете совершить следующую ошибку.

Что нельзя делать с RFP

Если вы хотите найти подходящего поставщика, ваш запрос предложений должен быть конкретным.

Только вопросы «да» или «нет» ни к чему не приведут.

Вот почему вы должны создавать конкретные вопросы, требующие вдумчивых ответов. Задавайте открытые вопросы, которые требуют от них объяснения своего мыслительного процесса при решении проблемы.

Попробуйте использовать предложения, подобные этим:

• Можете ли вы поделиться примером того, как вы решили эту или аналогичную проблему для другой компании? Сталкивались ли вы с какими-либо непредвиденными препятствиями? Что бы вы сделали так же или иначе на этот раз?

• С учетом предложенного вами редизайна, сколько времени потребуется человеку, не разбирающемуся в технологиях, чтобы заполнить новую регистрационную форму? Как вы думаете, сколько времени это может сэкономить?

Имея в виду эти советы, вы готовы составить свой первый запрос предложений.

Как написать запрос предложений

Вот базовая структура RFP и то, что вы должны включить в свой:

1. Обзор проекта

Прежде чем углубляться в специфику вашей компании, вы должны дать краткое представление о самом проекте, чтобы поставщики сразу знали, стоит ли предлагать цену.

2. История вашей компании

Это не должно быть длинной историей вашей компании. Скорее, это должно дать подрядчикам лучшее представление о том, чем занимается ваша компания и кого вы представляете в качестве целевого рынка.

3. Цели вашего проекта

Четко определите, чего вы надеетесь достичь с помощью этого проекта, и что вы считаете «победой», чтобы все были на одной волне.

4. Объем проекта

Детали проекта важны в RFP. Точно так же, как вы не хотите использовать расплывчатые вопросы, расплывчатые рамки проекта также не помогут вам найти подходящего поставщика.

Потратьте время на подробное описание масштаба вашего проекта, чтобы потом не было сюрпризов.

5. Целевой график поставки

Даже если ваши сроки не очень сжаты, вы все равно должны помнить о целевом графике результатов. Это должно быть включено в ваш запрос предложений, чтобы потенциальные поставщики могли правильно оценить, есть ли у них ресурсы и пропускная способность для своевременного выполнения работы.

6. Возможные препятствия

Не прячьте свои существующие или потенциальные проблемы под пресловутый ковер, если хотите, чтобы они исчезли. В успешном запросе предложений четко указаны любые технические проблемы или возможные препятствия, например: вы имеете дело с пользовательским кодом или устаревшей платформой? У вашей команды ограниченные ресурсы?

Объяснив это заранее, потенциальные поставщики будут точно знать, во что они ввязываются.

Вы также естественным образом отсеете подрядчиков, которые не могут справиться с задачей из-за этих ограничений.

Но вы также свяжетесь с компаниями, которые знают, как решать эти распространенные проблемы с умением и ловкостью.

Помните, гораздо лучше узнать это сейчас, чем после того, как вы приняли предложение и начали работу.

7. Бюджетные ограничения

Также важно заранее указать свой бюджет. Чем больше вы сможете устранить неожиданностей, тем лучше для всех вовлеченных сторон.

8. Что вы ищете в потенциальных поставщиках

Еще один способ уменьшить или устранить неожиданности — объяснить, что именно вы ищете в потенциальных подрядчиках.

Все, что вам нужно сделать, это указать, что наиболее важно для вашего проекта (например, время, решение, бюджет и т. д.), и показать, как вы будете оценивать их предложения на основе этого.

Мы скоро покажем вам, как это делается, но прежде чем мы это сделаем, добавим еще одну вещь: сопроводительное письмо RFP.

Как и сопроводительное письмо к резюме, сопроводительное письмо по запросу создает профессиональный имидж вашего бренда и задает тон для потенциальных поставщиков. Это сигнализирует о том, что они должны серьезно отнестись к предложению и проекту.

Хорошей новостью является то, что существует ряд инструментов, которые упрощают создание запросов предложений и делают его менее напряженным, чем вы себе представляете.

Примеры ответов на запросы предложений

Если вы опубликовали запрос предложений и собираете ответы, вам может быть интересно, что следует искать в эффективных ответах на запросы предложений. Здесь давайте рассмотрим несколько примеров впечатляющих ответов на запросы предложений.

Пример первый: общий ответ на запрос предложений для услуг веб-дизайна

Уважаемый [автор запроса предложений]:

Что касается вашего запроса на предложение (RFP), [наша компания] очень рада возможности предоставить вам услуги веб-дизайна. Работая с [кратким списком прошлых клиентов], мы считаем, что партнерство с [компанией, которой вы пишете] окажет огромное влияние на удовлетворенность ваших клиентов и прибыль.

Как один из ведущих поставщиков [основных услуг для клиентов] в [отрасли для клиентов], вы знаете, насколько критическим может быть это время года для ваших клиентов. В среднем стоимость доставки составляет [xxxx.xx] долларов США, и [имя клиента] придерживается «[миссии клиента]».

По мере того, как эти проблемы становятся все более распространенными, становится все более важным предоставлять клиентам мощный, оптимизированный для SEO веб-сайт для привлечения новых потенциальных клиентов. Имея это в виду, [наша компания] намеревается помочь [имя клиента]:

• Создайте гладкий, впечатляющий веб-сайт, который будет чистым, удобным для пользователя и мобильным, реагирующим на работу на всех устройствах, чтобы у веб-зрителей сложилось сильное первое впечатление о вашем бренде независимо от того, какое устройство они используют, чтобы найти вас.

• Помочь вам укрепить индивидуальность бренда с помощью нового логотипа и новой целостной цветовой палитры.

• Убедитесь, что каждая из ваших веб-страниц SEO-оптимизирована для быстрого ранжирования, что привлечет новых клиентов на ваш сайт и продемонстрирует ваше лидерство в отрасли.

Как указано в резюме, [наша компания] намеревается помочь [имя клиента] [краткий намек на преимущества клиента, изложенные в резюме]. Для этого наша команда наметила предлагаемый набор результатов, порядок операций, разделение труда и ожидаемые даты завершения, чтобы обеспечить успешное партнерство между [вашей компанией] и [имя клиента].

[Ваша компания] с нетерпением ждет начала совместной работы с вами, чтобы помочь [имя клиента] решить [проблемы клиента, описанные в резюме]. Подводя итог, см. ниже краткий обзор услуг, включенных в это партнерство.

Этот образец ответа четко и кратко объясняет, как услуги поставщика решат критические проблемы покупателя, когда дело доходит до создания надежного веб-сайта. Обозначая ключевые преимущества, вы показываете клиенту, как вы будете ставить их на первое место и фокусироваться на их потребностях, чтобы выполнить работу.

Пример второй: компания по производству видео, предлагающая свои услуги

Источник изображения

Отвечая на запрос предложений от Anthem Blue Cross и Blue Shield, компания Paul Horton Visuals решила создать полноценную веб-страницу, посвященную их ответу на запрос предложений. Формат веб-страницы позволил команде Пола Хортона создать полный образец видеообработки и процесса, чтобы показать Anthem, что они смогут сделать, если Anthem выберет их. На странице также есть встроенное видео, чтобы подчеркнуть сильные стороны Пола Хортона: производство видео.

Программные инструменты предложения, которые помогут вам управлять RFP

В этой статье мы описали 10 инструментов, которые помогут вам управлять и создавать профессиональные предложения за меньшее время.

Для сегодняшних целей следующие пять инструментов являются отличными отправными точками:

1. РФПИО

RFPIO решает проблему реагирования на запросы предложений, от управления проектами до совместной работы и интеграции с другим программным обеспечением. Их решение включает в себя панели отчетности, функции автоматического ответа и автоматическое создание упреждающих предложений из вашей CRM. RFPIO также включает в себя интеллектуальную библиотеку ответов, которая превращает предыдущие ответы на запросы предложений в аналитические данные по требованию, которые позволяют группам по доходам получать корпоративный контент под рукой, где бы они ни работали.

А что лучше? RFPIO имеет интеграцию с HubSpot, которая автоматически синхронизирует ваш RFP с вашим порталом, упрощая обмен информацией с вашей командой.

2. ПандаДок

Чтобы создать индивидуальные RFP с вашим собственным брендом, рассмотрите возможность использования программного обеспечения для предложений PandaDoc.

Здесь вы можете настроить свой первый RFP за считанные минуты и даже сотрудничать с членами команды, используя обновления в реальном времени в самом документе.

3. Нусий

Подобно другому программному обеспечению для предложений на рынке, Nusii использует редактор перетаскивания, который упрощает создание RFP, особенно для начинающих.

Благодаря чистому, современному и простому дизайну в нем очень легко разобраться.

Одной из самых полезных функций Nusii является использование его для переработки существующих RFP, чтобы сэкономить ваше время. Просто скопируйте содержимое из понравившегося запроса предложений и отредактируйте информацию в соответствии с вашим новым запросом.

4. Лупио

Как вы планируете организовать все ответы на ваши запросы предложений?

Одна выдающаяся функция с Лупио — это его библиотека ответов на запросы предложений, которая дает вам мгновенный доступ ко всем вашим ответам из предыдущих запросов предложений. Это избавит вас от необходимости копаться в переполненном почтовом ящике, чтобы найти то, что вам нужно.

Их волшебная функция даже поможет вам автоматически заполнить ответ, если он похож на тот, который вы уже сделали.

Кроме того, вы можете управлять всем процессом запроса предложений, включая отправку автоматических ответов, и сотрудничать со своей командой в одном месте с помощью их интуитивно понятной панели инструментов.

И если инструменты предложения прямо сейчас выходят за рамки бюджета или если вы хотите попробовать свои силы в создании своего собственного, используйте этот шаблон в качестве отправной точки.

5. ЗП360

RFP360 оптимизирует ваш подход к управлению ответами на запросы предложений. Их интуитивно понятные функции управления знаниями, рабочего процесса и совместной работы упрощают создание, просмотр, обновление и утверждение убедительных ответов в единой библиотеке. Возможности автоматизации предложений и анализа ответов (ИИ) ускоряют вашу способность отвечать на вопросы, предлагая наилучшие возможные ответы и автоматически заполняя их массово.

Вы также можете импортировать RFP в различных форматах и ​​создавать окончательные предложения, а интегрированные расширения позволяют любому сотруднику вашей организации использовать содержимое вашей библиотеки знаний в файлах Microsoft Office, онлайн-анкетах и ​​формах, не выходя из этих приложений.

Бесплатный и редактируемый шаблон запроса предложений

Загрузите бесплатный редактируемый шаблон запроса предложений.

Чтобы использовать этот шаблон, просто скачайте его здесь или заполните форму ниже. Вы можете удалить разделы или фрагменты информации, которые не относятся к вашему проекту, и добавить все, что вам нужно для ваших запросов предложений. Вы также можете использовать эту проверенную формулу предложения, чтобы убедиться, что ваш RFP является профессиональным и отточенным.