Что такое Устав проекта? Полное руководство

Уставы проектов служат ориентиром для любой новой инициативы. Итак, работаете ли вы менеджером проекта или операционным специалистом, вам нужно стать профессионалом в написании этих документов.

Помимо предоставления вам разрешения на начало проектов, уставы проектов помогают вам убедить заинтересованные стороны в жизнеспособности вашего проекта. Этот документ также поможет всей вашей команде ознакомиться с вашими планами и сроками.

В этом руководстве мы рассмотрим все, что вам нужно знать об уставах проектов. Мы рассмотрим:

Преимущества создания Уставов проектов

«Устав проекта — настолько важный документ, что без него невозможно начать проект», — говорит Рита Малкахи, известный менеджер проектов, тренер и автор. Этот документ может держать вашу команду на пути к достижению целей вашего проекта в установленные сроки.

Вот другие преимущества создания хорошо написанного устава проекта:

• Вы определитесь с бюджетом проекта.
• Вы можете определить результат проекта.
• Вы избежите расползания объема и уложитесь в сроки.
• Вы можете получить поддержку заинтересованных сторон для вашего проекта.
• Вы можете установить ожидаемые даты начала и окончания проекта.
• Вы можете четко объяснить, как цели вашего проекта совпадают с целями организации.

Далее мы рассмотрим лучшие практики написания устава проекта.

Как написать устав проекта

При написании устава управления проектом важно с самого начала сделать все правильно. «Вы не должны изменять устав проекта после его утверждения», — говорит Мэри Бет Имбаррато, автор «Дорожной карты проекта». Изменения в последнюю минуту могут заставить заинтересованные стороны усомниться в осуществимости проекта.

Это пошаговое руководство поможет вам написать отличный устав проекта с самого начала.

1. Получите информацию от вашей проектной группы.

Общение с членами вашей команды имеет важное значение при создании уставов проекта. Ваши коллеги могут помочь вам установить реалистичные сроки проекта. Они также могут помочь вам раскрыть цели, объем и планы снижения рисков для проекта.

«Вы должны выделить время для членов вашей команды, чтобы обсудить проект, как они хотят к нему подойти и какова их текущая пропускная способность», — говорит Уилл Янг, руководитель отдела роста в Instrumentl. «Это гарантирует, что ваша проектная команда находится на одной волне».

2. Храните устав в центральном месте.

Чтобы способствовать совместной работе, сохраните устав проекта в центральном хабе, чтобы члены команды могли комментировать и редактировать его.

Это дает каждому чувство сопричастности к проекту. Такие программы, как Google Drive и Dropbox, предлагают возможности совместного редактирования.

3. Сделайте устав проекта кратким.

У вас может возникнуть соблазн отразить каждую деталь в уставе вашего проекта. Но помните: вы должны углубляться в документ планирования проекта, а не в устав проекта.

«У заинтересованных сторон не будет времени читать подробный 15-страничный устав, потому что у них другие приоритеты», — советует Константинос Кристофакис, руководитель отдела маркетинга ULTATEL. «Вот почему хартии должны быть обзором проектов высокого уровня, оставаться достаточно короткими, чтобы быть полезными, и достаточно длинными, чтобы быть ценными».

По словам Кристофакиса, если информация легко усваивается, шансы на одобрение проекта возрастают.

4. Добавьте визуальные эффекты в свой устав.

Использование изображений или элементов дизайна может помочь улучшить читаемость вашего устава проекта и сделать ваш документ кратким.

Например, если вы хотите наметить подробный план коммуникации или веху в своем уставе, вам может помочь диаграмма Ганта. Эти диаграммы также выделяются в уставе проекта, что позволяет членам команды легко ссылаться на них.

Источник изображения

5. Создайте шаблон устава проекта.

Вы писали устав проекта в прошлом? Или, возможно, документ, который вы только что закончили, является шедевром. Превратите эти документы в шаблоны, которые вы сможете использовать в будущем.

Наличие шаблона устава управления проектами поможет вам сэкономить время и сохранить согласованность в будущем. Такой подход к уставам проектов также гарантирует, что вы не пропустите важные элементы в своем документе.

Совет для профессионалов: если у вас еще нет шаблона, вы можете просмотреть варианты в Интернете. HubSpot предлагает бесплатный шаблон устава проекта, который вы можете скачать в любое время.

Источник изображения

Теперь, когда вы знаете основы создания уставов управления проектами, давайте рассмотрим анатомию устава проекта.

Анатомия устава управления проектами

После разработки устава проекта менеджеры проекта отправляют его спонсору проекта для утверждения. В число спонсоров может входить правительство, отдельный финансист или высшее руководство организации, выполняющей проект.

Вот элементы устава вашего проекта, которые должны быть одобрены спонсорами.

1. Цель проекта

Цель проекта – это причина высокого уровня для осуществления проекта. Связывание целей с целями вашей компании — отличный способ вызвать интерес заинтересованных сторон к вашему проекту.

Совет для профессионалов: используйте структуру SMART, чтобы сделать свои цели конкретными, измеримыми, достижимыми, реалистичными и ограниченными по времени.

2. Обзор проекта

В обзоре вашего проекта более подробно рассказывается о сроках и правах собственности на проект. В этом разделе приводится подробная информация, такая как название проекта, спонсор проекта, менеджер проекта, ожидаемые даты начала и завершения, а также предполагаемый бюджет.

Совет для профессионалов: добавьте таблицу в обзор вашего проекта. Это делает информацию легкодоступной и легкой для поиска.

Источник изображения

3. Результаты проекта

Это список услуг или продуктов, которые команда проекта будет предоставлять заинтересованным сторонам. Четко определите, что делает ваша команда, чтобы избежать любых разногласий, из-за которых вы продлите сроки.

4. Объем проекта

Масштаб проекта объясняет границы проекта. В то время как продакт-менеджеры обычно подробно описывают объемы проекта, рекомендуется сохранять их краткими в уставе проекта. Почему? Вы можете создать подробное описание содержания на этапе планирования проекта.

5. Заинтересованные стороны проекта

Это список имен и обязанностей сторон, участвующих в проекте. Указание того, кто отвечает за различные задачи, возлагает ответственность на членов вашей команды.

6. Риски проекта

Определение рисков для проекта поможет вам выявить факторы, препятствующие успеху вашего проекта, и их потенциальное влияние. Это позволяет разработать стратегии снижения рисков.

Совет: создайте таблицу потенциальных рисков. Обязательно объясните, почему риск представляет угрозу для вашего проекта, и стратегии смягчения последствий, которые вы планируете применить.

Источник изображения

7. Ресурсы проекта

Всегда создавайте список ресурсов, которые потребуются вашему проекту. И это не только деньги. Ваши ресурсы должны включать членов команды, объекты, оборудование и другие важные элементы, которые имеют решающее значение для успеха вашего проекта. Это поможет вам учесть все, что вам нужно, чтобы довести проект до финиша.

Источник изображения

Примеры устава проекта

1. Хартия управления проектами для «бережливого производства + шесть сигм»

Источник изображения

Этот образец устава проекта соответствует формату Lean Six Sigma, одной из методологий управления проектами. Команды, которые уже используют эту структуру, могут структурировать устав своего проекта таким образом.

Что нам нравится: Устав проекта «бережливое производство + шесть сигм» предлагает четкий объем работ. Цели проекта также соответствуют структуре SMART, благодаря чему становится предельно ясно, какую пользу проект принесет компании.

Ограничения Устава проекта: хотя в этом Уставе излагается ключевая информация, включая цель проекта и формулировку проблемы, некоторая ключевая информация отсутствует. Владелец процесса не указал стоимость или риски проекта. Если вы эмулируете этот формат, обязательно включите эту информацию.

2. Устав управления проектом по редизайну веб-сайта

Источник изображения

В этом уставе проекта Университет Гвельфа подробно описывает, что должна сделать его веб-команда для изменения дизайна веб-сайта школьной библиотеки. Сюда входят все необходимые заинтересованные стороны и владельцы проекта.

Что нам нравится: Этот проект имеет четко определенные рамки и сроки. Спонсоры точно знают, кто над чем работает и когда.

Ограничения устава проекта: хотя в этом проекте исследуются риски, связанные с проектом, планы по смягчению последствий улучшат этот раздел документа.

Ошибки, которых следует избегать при создании уставов управления проектами

1. Отсутствие четкой формулировки цели

Каждый проект должен иметь четкую цель и цель. Но иногда основная цель становится неясной. Чтобы бороться с этим, примените эффект иллюзорной правды, который гласит, что использование повторяющейся информации увеличивает понимание.

Лорен Картер, главный консультант Lauren Ashley Consulting, говорит, что использует эту стратегию, чтобы помочь своей команде запомнить цель проектов. По словам Лорен:

«Участники проекта часто теряют «Полярную звезду» в гуще работы. Одним из эффективных способов предотвратить это является четкое изложение цели в уставе, которое я повторяю несколькими способами на протяжении всего жизненного цикла проекта».

«Это может быть заголовок в проектных документах, размещение его в верхней части графиков или диаграмм или использование его в качестве показателя, по которому вы оцениваете запланированные и незапланированные действия, которые возникают».

2. Создание хартии в середине проекта

Уставы проектов должны дать толчок вашей инициативе. Написание этого документа на полпути может привести к расширению объема работ, нечеткому определению обязанностей и путанице.

«Изменение устава проекта после инициации и планирования означает, что вам придется пересматривать всю проделанную работу и даже переделывать некоторые выполненные задачи», — говорит Мэри Бет Имбаррато, ветеран с 25-летним стажем в индустрии управления проектами.

Она добавляет: «Это может привести к задержкам, повышенным затратам и создать дополнительные риски проекта».

Мэри Бет также говорит, что изменения в уставе могут повлиять на отношение членов команды к проекту. Результат? Снижение приверженности и вовлеченности.

Вывод: создание устава перед началом проекта поможет вам избежать расползания границ, предотвратит трату времени на переделку работы и уменьшит дополнительные риски для вашего проекта.

3. Игнорирование шаблона устава проекта вашей компании

Использование существующих уставов проектов в качестве шаблонов может сэкономить ваше время и обеспечить согласованность.

Вместо того, чтобы создавать новые уставы с нуля, запросите образец заполненного уставного документа, который понравился компании, и используйте его в качестве шаблона. Этот шаблон поможет вам понять, как ваша организация предпочитает представлять идеи, что позволит вам последовать ее примеру и начать проекты с правильной ноги.

Начать новый проект без ошибок

Хорошо продуманный устав — это дорожная карта для достижения целей вашего проекта в рекордно короткие сроки.

Начните со сбора информации от вашей команды и создания устава проекта, который получит зеленый свет от заинтересованных сторон.