Что это такое и как это написать [+5 шаблонов]

Документ бизнес-требований (BRD) является отправной точкой для любого программного проекта или бизнес-решения. Этот документ знакомит членов команды с тем, что строить, зачем строить и как это делать.

В этой статье рассматриваются основы документов бизнес-требований. Это включает в себя, зачем он вам нужен, как его эффективно написать и многое другое. Мы также включили 5 самых крутых примеров BRD от известных компаний.

Продолжайте читать для полного руководства.

Оглавление

Что такое документ бизнес-требований
Почему важно документировать бизнес-требования
Как написать документ бизнес-требований за 9 простых шагов
Примеры документов бизнес-требований

BRD фиксируют каждый шаг разработки продукта, от краткого описания до ожидаемых результатов. Документы бизнес-требований часто включают:

• Текущие болевые точки и цели проекта.
• Какие ресурсы нужны компании.
• Этапы реализации и вехи проекта.
• Функциональные требования к новому решению (технические и нетехнические).
• Ограничения проекта (все, что может замедлить или помешать ходу проекта).
• Заинтересованные стороны.
• Риски.
• Ожидаемый ROI.

Структура документов бизнес-требований может различаться в зависимости от типа проекта. Например, вы сократите технические функциональные требования, если решение, которое вы хотите создать, не является программным обеспечением.

Мы объясним, как написать BRD полностью. Образец шаблона вы можете увидеть ниже.

Источник изображения

Почему документы бизнес-требований важны?

BRD рисуют полную картину потенциального проекта. Эти документы объединяют все команды, участвующие в запуске проекта, и обеспечивают успешную реализацию проекта.

На самом деле Институт управления проектами обнаружил, что команды без предварительного планирования проваливают проекты в два раза чаще, чем подготовленные команды. PMI также показал, что планирование помогает командам достичь 77% своих целей по сравнению с 56% для тех, у кого низкая зрелость в управлении проектами .

BRD также позволяют вашей команде:

• Отслеживайте общее состояние проекта.
• Объедините заинтересованные стороны и членов команды для достижения консенсуса и сотрудничества.
• Хеджируйте риск неожиданных изменений проекта.
• Определите свой бюджет и ожидаемую рентабельность инвестиций.
• Поймите ограничения вашего проекта и найдите оптимальное решение для их устранения.
• Поощряйте подотчетность в своей команде, устанавливая четкие и прозрачные цели.

Как написать документ бизнес-требований

Здесь вы узнаете, что писать в каждом разделе документа с бизнес-требованиями. Чтобы упростить понимание процесса, мы объясним каждый шаг на примере.

Итак, для начала представьте, что ваша компания хочет создать систему управления контентом для специалистов TikTok. Теперь у вас есть беспорядок из Google Sheets и заметок на бумаге. Ваша цель — планировать, управлять и измерять производительность TikTok в одном месте.

Имея это в виду, давайте начнем излагать наши бизнес-требования.

1. Начните с резюме.

Резюме кратко описывает проект для ваших руководителей или других вовлеченных сторон (например, деловых партнеров). В этом разделе предлагается краткое изложение целей проекта. Резюме должно отражать следующее:

• Текущие болевые точки и их влияние на бизнес.
• Что вы предлагаете в качестве решения.
• Релевантные данные, такие как ожидаемая рентабельность инвестиций.
• Крайний срок для проекта.

Ваше резюме должно быть простым для понимания. Ваши читатели должны узнать, почему проект важен и в него стоит инвестировать, просто прочитав этот раздел.

Для нашего проекта TikTok CMS резюме будет выглядеть следующим образом:

Наша организация ищет систему управления контентом TikTok для измерения производительности команды TikTok. Мы стремимся анализировать кампании, расходы на рекламу и рентабельность инвестиций, чтобы масштабировать наиболее выгодные кампании.

Мы ожидаем, что продукт будет готов к концу третьего квартала.

2. Сообщите бизнес-цели.

Перечислите бизнес-цели, которых вы надеетесь достичь с помощью проекта. Система SMART от HubSpot предлагает простой метод постановки целей. Ваши цели должны быть конкретными, измеримыми, достижимыми, актуальными и ограниченными по времени.

Давайте установим цели для нашей TikTok CMS:

• Увеличьте рентабельность рекламы TikTok на 10% в ноябре.

• Ускорьте создание постов, чтобы публиковать 2 поста в день.

• Создайте аналитический отчет для доступа и анализа показателей TikTok в одном месте.

• Определите самые эффективные кампании TikTok, чтобы масштабировать их.

Если вы не можете указать цифры или их трудно предсказать, подробно опишите конкретные результаты, которых вы надеетесь достичь от полной реализации проекта.

3. Объясните предысторию проекта и зачем он нужен.

Назовите несколько неотложных вопросов, которые вы хотите решить с помощью проекта. Предоставьте данные и исследования, подтверждающие ваше заявление. Например, вы можете сравнить текущие и ожидаемые расходы. Не забудьте включить в этот раздел краткую информацию о прошлых экспериментах или проектах.

Вот фон для нашего примера TikTok:

У нашей команды нет подробных данных о рентабельности инвестиций в TikTok. TikTok CMS поможет сократить расходы на кампании TikTok и увеличить рентабельность инвестиций. Мы также определим самые эффективные кампании с точки зрения ROI.

4. Установите объем работы.

Это самая важная часть вашего BRD. Этот раздел должен включать:

• Подробный обзор целей проекта.
• Вехи.
• Результаты проекта.
• Критерии приемлемости.

Ваш объем работы определяет, что необходимо сделать в течение определенного периода времени. Обязательно четко сообщайте требования проекта для каждого шага разработки. Это способствует четкому общению между заинтересованными сторонами и членами команды, которые будут работать над проектом. Вы также снизите риск отклонения проекта от курса.

5. Определите требования к функциональности проекта.

Перечислите все возможности и необходимый функционал продукта. Этот раздел включает в себя то, что необходимо построить, и любые функции, которые требуются вашему новому проекту. Вы также можете описать этот раздел в разделе «Объем работ».

Для нашей TikTok CMS нам понадобится:

• Представление задач календаря для управления контентом.

• Ежемесячная аналитика эффективности отдельного поста и группы постов.

• Фильтрация по разным кампаниям.

6. Определите основные заинтересованные стороны.

В этом разделе вашего BRD перечислены ключевые заинтересованные стороны вашего проекта. Потратьте время, чтобы описать роли и обязанности каждого человека. Не забудьте включить как внутренние, так и внешние стороны.

Давайте углубимся в наш пример.

• Директор по маркетингу: одобрить создание TikTok CMS.

• Руководители проектов: отвечают за декомпозицию проекта, назначение членов команды и обеспечение выполнения проекта в соответствии с графиком.

• Руководитель группы TikTok: отвечает за создание контента и сбор показателей производительности.

7. Сообщите об ограничениях проекта.

Важно указать существующие границы, влияющие на развитие проекта. Ваши ограничения могут быть любыми из вашего бюджета, текущего набора инструментов, технических ограничений, доступности команды или зависимостей.

Вот отличный пример границ проекта для технического продукта:

Источник изображения

8. Установите расписание.

Работайте рука об руку с вашими менеджерами проектов, чтобы определить сроки для каждого этапа ваших инициатив. BRD для внешних клиентов должны включать окончательные сроки и ориентировочные сроки поставки вокруг контрольных точек.

Для нашей TikTok CMS вот наше расписание.

• Фаза 1. Завершить X к декабрю 2022 г.

• Этап 2. Разработка и обеспечение качества функции X к марту 2023 г.

9. Подведите итоги анализа затрат и результатов.

Анализ затрат и результатов определяет, перевешивают ли выгоды проекта его затраты. Создайте электронную таблицу, в которой указаны текущие расходы и бюджет, потерянный из-за неэффективности. Спрогнозируйте сумму денег и другие выгоды, которые получит компания.

Ваша цель — убедить руководителей в том, что новый проект стоит вложений. Подкрепите свою позицию, представив факты и цифры.

Источник изображения

5 примеров выдающихся бизнес-требований

Мы собрали коллекцию из 5 шаблонов документов бизнес-требований. Просмотрите каждый и выберите тот, который лучше всего подходит для вашего проекта. Обязательно настройте каждый шаблон в соответствии с требованиями вашего проекта.

Шаблон PandaDoc BRD

Это фантастический шаблон, если вы хотите подготовить BRD для разработки продукта. PandaDoc предоставляет простые примеры того, какой текст вы должны поместить в каждый раздел. Вы также найдете рекомендации для каждой сущности, упомянутой в шаблоне.

Источник изображения

Шаблон TechWhirl BRD

Этот шаблон разработан специально для новых технологических решений. TechWhirl включает в себя 17 разделов, в которых подробно описывается краткая информация о проекте, объем, обзор бизнес-процессов, бизнес-требования и многое другое. Вы даже можете включать данные в диаграммы и графики.

Подходит для: объяснения сложных бизнес-процессов и зависимостей.

Источник изображения

Шаблон Asana BRD

Asana предоставляет бесплатный шаблон BRD, который вы можете редактировать в режиме реального времени. Этот компактный шаблон включает только необходимые поля, а в каждом разделе есть подсказки, что писать. Этот шаблон лучше всего подходит для получения поддержки от внутренних заинтересованных сторон.

Источник изображения

Шаблон Smartsheet BRD

Smartsheet предлагает универсальный шаблон BRD. Вы можете использовать его для небольших внутренних проектов и для сложных, дорогостоящих проектов для внешних поставщиков. Каждый раздел дополняется кратким описанием или примером того, что должно быть написано.

Хотите увидеть больше шаблонов? Вот 10 бесплатных шаблонов BRD от Smartheet (все по одному шаблону).

Источник изображения

Шаблон ClickUp BRD

Ищете простой BRD для управления вашими проектами? Попробуйте этот шаблон от ClickUp. Есть только основные разделы (с листами), которые можно легко заполнить онлайн. Команды по маркетингу и продажам могут использовать этот шаблон, чтобы получить поддержку для настройки CRM, разработки коннекторов API и т. д.

Подходит для: небольших внутренних проектов с небольшим количеством требований и результатов.

Источник изображения

Написание документа бизнес-требований

Независимо от масштаба вашего проекта, документ с бизнес-требованиями может помочь вам сохранить процесс в порядке. С этим документом у вас будет четкий план для управления вашим проектом. Кроме того, у вас будет краткое изложение экономического обоснования вашей инициативы.

Если вы хотите представить свой бизнес в целом, изучите бесплатный шаблон бизнес-предложения HubSpot. Мы расскажем, как обобщить ваши решения, поделиться ценами и установить сроки.