Какое приложение для управления задачами лучше? (2022)

Ведение бизнеса — это большой труд. Есть тысячи вещей, за которыми нужно следить, и больше, если вы также управляете командой сотрудников. Программное обеспечение для управления проектами упрощает задачу, но есть десятки вариантов на выбор, и найти правильный может быть непросто. Это руководство по сравнению Trello и Todoist призвано облегчить вам выбор.

В конце этой статьи я поделюсь своими мыслями о наилучшем назначении каждой программы.

Но сначала давайте кратко рассмотрим основную предпосылку каждого инструмента:

Trello против Todoist: введение

Трелло

Trello — это визуальный инструмент управления проектами, который использует отображение в виде доски для организации задач. Карточки, цифровой эквивалент стикеров, используются для отображения и описания отдельных задач, которые затем можно перемещать из одной области в другую с помощью функции перетаскивания.

Trello также предлагает несколько впечатляющих вариантов автоматизации, в том числе как готовые автоматизации, так и возможность создавать собственные правила автоматизации, все из которых включены в бесплатный план (обратите внимание, что существует ограничение на количество автоматизаций, которые могут настроить бесплатные пользователи). ). Это приятный бонус, который вы не получите с каждым программным обеспечением для управления проектами, и, более того, когда оно предлагается, оно обычно не входит в бесплатный план.

Todoist

Todoist — это инструмент планирования в виде списков, разработанный, чтобы помочь во всех аспектах вашей жизни. Вы можете создавать задачи, назначать их различным проектам и устанавливать для них сроки. Вы также можете установить уровни приоритета для задач, чтобы упростить выбор того, что вы должны сделать в первую очередь в начале дня.

В Todoist также есть система целей, в которой вы можете создавать цели по продуктивности, а приложение будет отслеживать ваш прогресс. Достижение этих целей приносит вам «Карму», и вы можете наблюдать, как уровень вашей Кармы со временем увеличивается. Это отличный способ геймифицировать прогресс, когда вы работаете над сложным проектом.

Trello против Todoist: особенности

Теперь, когда у вас есть представление о том, что делает каждый инструмент, пришло время поближе познакомиться с функциями, которые они предлагают. В частности, мы рассмотрим функции, связанные с бесплатным планом для каждого инструмента. Если вы хотите узнать больше о премиальных планах, вы можете перейти к разделу цен этой статьи.

Trello против Todoist: интерфейс

Трелло

Чтобы начать использовать Trello, вам необходимо настроить рабочее пространство. Думайте об этом как о центре компании, где вы можете просматривать все свои проекты. Вы также можете пригласить членов команды присоединиться к вашему рабочему пространству здесь. Обратите внимание, что добавление членов команды в бесплатную рабочую область дает всем этим членам возможность добавлять новых участников и изменять разрешения существующих участников. Если вы хотите, чтобы члены команды могли просматривать рабочую область без этой возможности, вам необходимо перейти на один из платных планов.

Вы также можете изменить различные настройки своего рабочего пространства, в том числе указать, является ли рабочее пространство общедоступным, и подключить свое рабочее пространство к корпоративному Slack здесь.

Если вы подпишетесь на план Premium, вы также сможете получить доступ к таблицам Workspace, что позволит вам просматривать задачи с нескольких досок в одном месте.

Доски Трелло

Каждое рабочее пространство Trello разделено на доски. Это визуальные дисплеи с колонками для разных списков задач. Вы можете настроить имена столбцов в соответствии с вашими целями. Например, если вы создаете доску Trello для блога с несколькими авторами, вы можете создать отдельный столбец для каждого автора, с которым вы работаете. Вы также можете использовать каждый столбец для перечисления сообщений в блоге на определенной стадии процесса публикации, например, «В разработке», «Запланировано» и т. д.

Когда ваши столбцы настроены, вы можете начать добавлять задачи в виде карточек. Вы начинаете с добавления только заголовка, затем щелкаете по названию, чтобы увидеть полную карточку и добавить дополнительные сведения, включая назначение товарищей по команде и установку срока выполнения. Вы также можете добавить контрольный список для более крупных задач. Если вы выберете платный план, вы также получите возможность добавлять настраиваемые поля, например количество целевых слов для статей.

Автоматизация

Последний аспект Trello, на который я хотел обратить внимание в своем анализе Trello и Todoist, — это параметры автоматизации.

Основной способ автоматизировать рабочее пространство Trello — создать «Правила». Эти правила диктуют, что происходит, когда люди предпринимают определенные действия. Например, если вы ведете блог и карточка в области «Редактируется» помечена как завершенная, вы можете автоматически переместить ее в столбец «Готово к расписанию».

Как бесплатный пользователь вы можете автоматизировать до 250 действий в месяц. Если вы хотите настроить более обширную автоматизацию, вам нужно будет выбрать один из платных планов.

Todoist

Теперь, когда мы рассмотрели интерфейс Trello, пришло время взглянуть на интерфейс Todoist.

Первое, что вы видите, когда открываете Todoist, — это список дел на сегодня. Вы можете добавить задачи в список, щелкнув ссылку «+Добавить задачи», которая открывает текстовое поле внизу страницы. В этой области также можно установить срок выполнения задачи и уровень приоритета. Затем задачи будут перечислены в порядке приоритета.

Что мне действительно нравится в Todoist, так это возможность ставить повторяющиеся задачи. Вы можете сделать это, введя периодичность, например «каждые два дня», или повторяющееся время, например «По понедельникам в 8:00», в области имени задачи. Когда задача будет завершена, срок выполнения будет сброшен, и эта задача будет автоматически перенесена на соответствующий день. Обратите внимание, что вы можете видеть только один экземпляр повторяющейся задачи за раз.

Еще одна вещь, которую следует отметить о сроках выполнения в Todoist, это то, что они действительно являются датами «To-do». Если вы установите будущую дату выполнения для задачи, эта задача будет автоматически перемещена в список на этот день. Поэтому очень важно разбивать проекты на мельчайшие части, чтобы вы могли работать над ними последовательно.

Вы можете просмотреть будущие списки дел в любое время, перейдя в область «Предстоящие». Вы также можете перенести задачи на новые даты здесь.

Проекты

Все, что требует от вас выполнения более одной задачи, можно превратить в проект. По сути, это папки, в которых вы можете создавать связанные задачи и управлять ими, но они также предоставляют некоторые интересные функции, которые вы не можете использовать с обычными задачами:

• Совместное использование до пяти человек на проект в бесплатном плане (подробнее о платных планах см. в разделе «Цены» этой статьи).
• Подзадачи , позволяющие разбить одну задачу на более мелкие задачи.
• Комментарии , чтобы люди, участвующие в задаче, могли ее обсудить.

Эти функции полезны для организации более сложных проектов и совместной работы с другими членами вашей команды.

Trello против Todoist: надстройки и интеграции

Трелло

Trello предлагает десятки бонусов, которые могут расширить функциональность ваших досок и карточек. Их можно использовать для добавления таких вещей, как отслеживание наборов Pomodoro, расширенные инструменты управления файлами и другие инструменты для совместной работы на ваши существующие доски. Их также можно использовать для подключения ваших досок Trello к популярным инструментам, таким как Google Drive, HelpScout и Zapier. Вы можете использовать столько бонусов, сколько хотите, независимо от выбранного плана.

Обратите внимание, что все бонусы доступны для пользователей всех планов, но некоторые сторонние бонусы могут взимать отдельную плату за подписку.

Todoist

Todoist имеет меньший диапазон интеграций, но он подключается к различным инструментам отслеживания времени и средствам связи. Вы также можете подключить его к Zapier для параметров автоматизации.

Здесь следует отметить одну интересную вещь: вы также можете интегрировать Todoist с Trello. Это позволяет использовать Trello в качестве инструмента управления бизнесом, а Todoist — в качестве личного списка дел.

Trello против Todoist: ценообразование

Трелло

Существует четыре плана Trello:

• Свободно. Это план, который я описал в разделе «Особенности» статьи. Вы получите возможность приглашать неограниченное количество пользователей в свою рабочую область, до 10 досок, 250 автоматизаций в месяц, исполнителей и сроки выполнения, неограниченное хранилище и доступ к приложениям для iOS и Android.
• Стандарт. Доступно по цене 5 долларов США за пользователя в месяц при ежегодной оплате (6 долларов США в месяц при ежемесячной оплате). Включает в себя все в бесплатном плане + неограниченное количество досок, расширенные контрольные списки, настраиваемые поля, 1000 автоматизаций в месяц, гостей с одной доской и сохраненные поиски.
• Премиум. Доступно по цене 10 долларов США за пользователя в месяц при ежегодной оплате (12,50 долларов США в месяц при ежемесячной оплате). Включает в себя все в стандартном плане + представление панели управления, представление временной шкалы, представление календаря, представление календаря рабочей области, неограниченную автоматизацию, шаблоны уровня рабочей области и множество административных функций и функций безопасности.
• Предприятие. Этот тарифный план работает по скользящей шкале, при этом стоимость отдельного пользователя уменьшается по мере увеличения числа пользователей. Он начинается с 17,50 долларов США на пользователя в месяц при ежегодной оплате (месячная версия недоступна). Вы получите все, что входит в план «Премиум» + неограниченное количество рабочих мест, доски для всей организации, разрешения для всей организации, несколько гостевых досок, управление общедоступной доской, разрешения для вложений, администрирование Power Ups, а также бесплатную систему единого входа и обработку пользователей.

Обратите внимание, что все участники Workspace и гости Multi-board учитываются при выставлении счетов, но вы не будете платить за гостей с одной доской.

Todoist

Todoist предлагает три тарифных плана:

• Свободно. Это план, который я рассмотрел в разделе функций этой статьи. Вы получите доступ к основным функциям Todoist, пяти проектам, пяти соавторам в каждом проекте, загрузке файлов размером 5 МБ, трем фильтрам и недельной истории активности.
• Про. Доступно за 3 доллара США в месяц при ежегодной оплате (4 доллара США в месяц при ежемесячной оплате). Вы получите все в бесплатном плане + до 300 активных проектов, 25 соавторов на проект, 100 МБ загрузки файлов, 150 фильтров, напоминания, неограниченную историю действий, темы и автоматические резервные копии.
• Бизнес. Доступно по цене 5 долларов США за пользователя в месяц при ежегодной оплате (6 долларов США в месяц при ежемесячной оплате). Вы получите все в плане Pro + 500 активных проектов на пользователя, 50 человек на проект, почтовый ящик команды, командный биллинг, роли администратора и участника, а также приоритетную поддержку.

Вы можете увидеть полную информацию на странице цен Todoist.

Trello против Todoist: вердикт

В некоторых случаях вы можете даже захотеть использовать оба инструмента. Например, вы можете отслеживать групповые проекты и назначать задачи членам команды в Trello, а затем использовать Todoist для импорта задач, которые вы назначили себе, в свои предстоящие списки дел.

Что вы думаете об этих инструментах? Что лучше для вас лично, Trello или Todoist?