Полное руководство по бухгалтерскому учету WooCommerce для новичков

Вы пытаетесь настроить функциональную систему учета WooCommerce для своего интернет-магазина? Хотя бухгалтерский учет не является проблемой для многих владельцев магазинов WooCommerce, это утомительная, но необходимая работа. Это позволяет вам узнать, сколько денег вы зарабатываете в бизнесе.

Качественная система бухгалтерского учета также предотвратит любые юридические проблемы. К счастью, хорошую систему бухгалтерского учета WooCommerce легко настроить.

Почему бухгалтерский учет важен для предприятий, использующих WooCommerce ?

Независимо от того, продаете ли вы через Amazon FBA или в своем собственном магазине с помощью платформы WooCommerce или Shopify, важно знать свои цифры. Это важно, если вы хотите вести прибыльный и устойчивый бизнес.

Большинство владельцев магазинов отслеживают свои самые высокие показатели доходов. Однако эти финансовые KPI так же важны, как и определяют здоровье вашего бизнеса:

• Прибыль: остаток после выручки и операционных расходов
• Входящий денежный поток: сумма денег, поступающая в бизнес каждый месяц.
• Исходящий денежный поток: сумма денег, которая выходит из бизнеса каждый месяц.
• Операционные расходы: все расходы на ведение вашего бизнеса, включая заработную плату сотрудников.
• Активы: чем владеет компания
• Обязательства: любой долг или кредит, принадлежащий бизнесу.
• Стоимость привлечения клиента (CAC)
• Себестоимость проданных товаров (COGS)

Например, у некоторых предприятий возникают проблемы, когда они слишком много внимания уделяют выручке и прибыли, но недостаточно — циклу денежных потоков. В результате компании изо всех сил пытаются получить заработную плату или купить достаточно инвентаря, даже если они технически прибыльны.

Как настроить систему учета качества для магазинов WooCommerce ?

Свяжите WooCommerce с бухгалтерским ПО

Хорошая бухгалтерская платформа имеет обширный список функций, гарантирующих, что каждая транзакция, отправленная через ваш магазин WooCommerce, будет записана и готова для будущих отчетов.

Поиск такой платформы учета — это первый шаг в настройке рабочего процесса учета для магазинов WooCommerce. Некоторые даже предоставляют бесплатный плагин или расширение для оптимизации процесса.

Поэтому цель состоит не только в том, чтобы найти надежную платформу для бухгалтерского учета, но и в том, чтобы иметь жизнеспособный плагин и процесс синхронизации.

Ниже приведены некоторые из лучших бухгалтерских программ для WooCommerce:

Синхронизация WooCommerce для QuickBooks Online

Этот плагин интегрирует ваш магазин WooCommerce с одним из самых популярных инструментов бухгалтерского учета для предприятий любого размера — QuickBooks Online. Он обеспечивает синхронизацию запасов, продуктов и продаж в режиме реального времени.

Просто привяжите его к своему банковскому счету, чтобы отслеживать расходы, и используйте глобальную налоговую и валютную поддержку QuickBooks для записи всех налогов и транзакций отовсюду.

Ксеро

Xero — еще одно авторитетное бухгалтерское программное обеспечение с расширением WooCommerce. Расширение делает все, от сверки транзакций по вашему банковскому счету до проверки инвентаря и отслеживания заработной платы.

Самое замечательное то, что все данные о налогах, продуктах и ​​доставке легко отправляются в Xero непосредственно из WooCommerce.

QuickBooks

Когда большинство людей сталкиваются с термином «программное обеспечение для бухгалтерского учета малого бизнеса», они, вероятно, думают о QuickBooks. Intuit представила продукт 20 лет назад. На сегодняшний день он превратился в одну из самых популярных и широко используемых платформ финансового управления в мире. Их единственный реальный конкурент — Xero.

QuickBooks в настоящее время используется более чем 80% всех малых предприятий. Многие малые и средние предприятия ценят его как ценный ресурс. QuickBooks можно использовать для выполнения требований бухгалтерского учета, отчетности и выставления счетов. Он также предоставляет ряд надстроек для обработки кредитных карт, отслеживания запасов и обработки заработной платы.

Следует иметь в виду, что QuickBooks и WooCommerce не связаны напрямую. Для завершения интеграции необходимы сторонние расширения.

Эту задачу можно выполнить, используя различные ресурсы. Знание различий в том, как WooCommerce и QuickBooks передают данные, — это первый шаг в выборе лучшего решения для вашей компании.

Соединение между WooCommerce и QuickBooks стало возможным благодаря MyWorks, Zapier и другим сторонним плагинам. Интеграция может быть такой же простой, как интеграция информации о продажах, или такой сложной, как обновление вашего инвентаря в режиме реального времени по мере того, как происходят изменения. Плагин или расширение, которые вы выбираете, должны основываться на потребностях вашей компании.

Вам понадобится активная учетная запись QuickBooks, которую можно интегрировать с вашим магазином WooCommerce, прежде чем вы сможете установить какое-либо соединение. QuickBooks Online — отличное решение для многих малых предприятий.

Это облачное решение для отслеживания ваших клиентов, расходов, доходов и транзакций продаж. QuickBooks Online также можно использовать для управления запасами, счетами, покупками и многим другим. Цены начинаются от 20 долларов в месяц, что делает его очень доступным ресурсом.

Интеграция QuickBooks и WooCommerce обменивается информацией и отправляет ее туда и обратно различными способами: Интеграция для односторонней передачи и двусторонней синхронизации.

Знание того, что важно для вашей компании, поможет вам найти лучшее решение QuickBooks. Индивидуальному предпринимателю или небольшому начинающему бизнесу может потребоваться только односторонний плагин с небольшой единовременной оплатой, чтобы их заказы WooCommerce автоматически размещались в QuickBooks для них.

Более крупным организациям или предприятиям с большими объемами заказов может потребоваться двусторонняя интеграция, чтобы поддерживать свои данные как можно более актуальными. Это полезная функция, но часто за нее приходится платить ежемесячную плату за эти услуги.

Фрешбукс

FreshBooks — это еще один бухгалтерский плагин WooCommerce, который может автоматически подключаться к вашему веб-сайту WooCommerce.

Вы можете использовать FreshBooks для автоматического создания счетов каждый раз, когда заказ размещается на вашем сайте WooCommerce. Будет создана учетная запись клиента, и все платежи, сделанные на эту учетную запись, будут регистрироваться.

Кроме того, вы можете выбрать, какие учетные записи связать с FreshBooks, в зависимости от источника заказа, статуса выполнения или статуса оплаты. Расширенные параметры дают вам больше контроля над тем, как ваши учетные записи интегрированы.

Вы также можете автоматически сопоставлять налоговые коды с FreshBooks. Продукты в онлайн-заказах WooCommerce генерируют новые элементы в вашей учетной записи FreshBooks.

Вы можете либо назначить конкретный расчетный счет для платежей, либо назначить различные способы оплаты, которые в настоящее время принимаются.

Когда продукты обновляются или создаются в магазине WooCommerce, элементы также можно создавать в учетной записи FreshBooks.

WooCommerce Запир

Расширение WooCommerce Zapier — это альтернатива для тех, кто уже использует бухгалтерскую платформу помимо QuickBooks или Xero.

Zapier выступает в качестве универсального интегратора, позволяющего связать ваш магазин WooCommerce с любым бухгалтерским программным обеспечением, у которого нет официального расширения/плагина WooCommerce.

Помимо учета, интеграция WooCommerce Zapier может автоматизировать и другие аспекты вашего магазина WooCommerce, такие как маркетинг, поддержка клиентов, отслеживание заказов и многое другое.

Настройте отслеживание и отчетность по важным цифрам.

В идеале, одним щелчком мыши учетная платформа начнет синхронизировать данные о продажах и помещать их в соответствующие столбцы и отчеты об отслеживании.

Тем не менее, вы также должны отслеживать другие ключевые показатели, чтобы видеть, как ваш магазин WooCommerce развивается с течением времени, и легче создавать отчеты в будущем.

Бухгалтерские отчеты WooCommerce помогают контролировать ваши финансы. Вы также можете отправить их заинтересованным сторонам, которым необходимо проверить финансовую устойчивость вашего бизнеса. Наконец, вам, возможно, придется перечитать эти отчеты до крайнего срока уплаты налогов.

Настройка налоговых ставок WooCommerce

В то время как программное обеспечение для бухгалтерского учета выполняет большую часть работы по синхронизации ваших доходов и расходов, вы по-прежнему несете ответственность за другую важную область: налоги. Они нужны вам, чтобы вы могли соблюдать закон и гарантировать, что вам не придется платить штрафы, когда наступит налоговый сезон.

Короче говоря, если вы не настроите налоговые правила в своем магазине WooCommerce, ваш бизнес не продлится долго, так как счета быстро накапливаются.

Кроме того, точный расчет налогов улучшает отчетность в бухгалтерском программном обеспечении. Эти платежи классифицируются как налоги и могут быть отложены для уплаты правительству, когда придет время.

Поскольку тема сложная, мы уже написали статью специально о налоговых ставках WooCommerce, которую вам обязательно стоит прочитать!

В качестве альтернативы существуют налоговые плагины — от простых налоговых калькуляторов для малого бизнеса до более сложных налоговых организаторов электронной коммерции — которые вы можете использовать.

TaxJar является примером. Этот бесплатный плагин легко интегрируется с WooCommerce и извлекает налоговые ставки в режиме реального времени из разных мест. Поэтому вам не нужно знать налоговые ставки вашего региона.

Кроме того, TaxJar предлагает расширенную отчетность, автоматическую подачу и налоговые расчеты в режиме реального времени, которые сообщают вам, когда налоговые пороги были достигнуты в каждом из ваших регионов.

Лучшие советы по бухгалтерскому учету WooCommerce

Ниже приведены некоторые рекомендации по бухгалтерскому учету и бухгалтерскому учету для магазинов WooCommerce, которым вы должны следовать.

Создайте процесс ежемесячного учета

Вам нужны точные финансовые данные, если вы хотите принимать решения на основе данных. Это означает создание ежемесячного процесса (в идеале еженедельного, если вы продаете много товаров), чтобы бухгалтер обновлял график счета.

Переключиться на учет по методу начисления

Существует две формы бухгалтерского учета: кассовый учет и учет по методу начисления. Первый хорошо работает, когда вы только начинаете или ведете простой небольшой бизнес.

Однако, если у вас есть магазин WooCommerce, где вы склонны видеть всплески продаж, например, в праздничный сезон, вам следует переключиться на учет по методу начисления.

Учет по методу начисления означает, что доходы и расходы регистрируются в диаграммах вашего счета, когда они заработаны, а не когда деньги поступают или уходят с вашего банковского счета.

Используйте плагин управления запасами для вашего магазина WooCommerce

Если у вас более дюжины SKU, инвестиции в программное обеспечение для управления запасами, которое синхронизируется с вашим бухгалтерским программным обеспечением, сэкономит вам много времени и избавит от головной боли. Это потому, что вы также можете использовать его для прогнозирования запасов, расчета сокращения запасов и т. д., помимо отслеживания ваших запасов.

Знайте сроки уплаты налогов

Сроки уплаты налогов варьируются в зависимости от местонахождения вашей компании. Вы должны помнить о них, если хотите избежать потенциальных штрафов и проверок.

Давайте посмотрим на США в качестве примера. Традиционно налоговый день здесь отмечается 15 апреля. Каждый год имеет свой собственный расширенный срок подачи налоговых деклараций, который вы можете найти в Интернете, если есть какая-либо причина, по которой вы опаздываете.

Кроме того, вам, возможно, придется платить предполагаемые налоги как владельцу бизнеса. Хотя это не всегда требуется, у большинства индивидуальных предпринимателей, товариществ, корпораций и S-Corps есть платежные требования.

Настройте финансовую панель

Устойчивый способ вести бизнес (и сохранить свое психическое здоровье) — создать финансовую панель со всеми основными финансовыми ключевыми показателями эффективности, которые показывают здоровье вашего бизнеса.

Если вы следите за своей бухгалтерией и просматриваете эту панель инструментов хотя бы раз в неделю, вы всегда будете в курсе того, как работает ваш бизнес.

Заключительные мысли о бухгалтерском учете WooCommerce

Мир налогов и бухгалтерского учета не всегда веселый. Но лучше всего с самого начала правильно настроить процесс учета WooCommerce. Так что вам никогда не придется беспокоиться о страшных сюрпризах от правительства.

Наймите бухгалтера, синхронизируйте свои данные о продажах с качественным бухгалтерским программным обеспечением WooCommerce и убедитесь, что вы регулярно создаете отчеты.

Наконец, найдите другие способы улучшить свой магазин WooCommerce и его рабочий процесс, ознакомившись с нашей коллекцией лучших бесплатных плагинов WooCommerce.