WooCommerce: 6 советов по налогам и бухгалтерскому учету, которые сэкономят ваше время в этом налоговом сезоне

Опубликовано: 2019-10-22

Если одна мысль о налоговом сезоне вызывает у вас головную боль, вы не одиноки. На самом деле, 60 процентов владельцев малого бизнеса не уверены в своих знаниях в области бухгалтерского учета (Small Business Report – Accounting).

Мы понимаем это чувство — приближается налоговый сезон, и вы отчаянно пытаетесь сложить и классифицировать все эти обувные коробки, полные квитанций. Или, может быть, вы даже не совсем уверены в финансовом положении вашего бизнеса, поскольку вы не точно отслеживали свои заказы/продажи.

Если вы отстаете в бухгалтерском учете, не знаете, каков ваш доход от бизнеса, или просто хотите сэкономить время и избавиться от головной боли, которую влечет за собой налоговый сезон, это руководство для вас.

Мы собрали наши лучшие советы по бухгалтерскому учету WooCommerce, чтобы сэкономить ваше время в этом налоговом сезоне (и каждый последующий год…)

Готовы погрузиться?

1. Встретьтесь с бухгалтером, чтобы уточнить цифры и даты

Наш первый совет может вас не удивить, но встреча с бухгалтером на вес золота. Вы получите ответы на все важные вопросы, персональные рекомендации и многое другое. Даже одна встреча может сэкономить вам много денег каждый год. Кроме того, бухгалтер поможет вам убедиться, что вы соблюдаете все правила и положения.

Если вам нужно больше убедительности — сумма, которую вы тратите на бухгалтера, не облагается налогом!

Бухгалтер для здоровья вашего бизнеса то же, что врач для здоровья человека. Они смогут оценить финансовое состояние вашего бизнеса, рассказать, что работает, а что нет, а также дать советы и предложения. Мы предлагаем встречаться с одним из них не реже одного раза в год, так же, как вы (надеюсь) делаете это во время ежегодных медицинских осмотров.

У вас уже есть бухгалтер? Идеальный! Если нет, мы предлагаем найти бухгалтера, знакомого с предприятиями электронной коммерции. У предприятий электронной коммерции есть свои особые правила и ситуации, и специализированный бухгалтер сможет лучше помочь вам с вашей бухгалтерией.

Вот несколько советов, как найти бухгалтера:

  • Спросите других людей, занимающихся электронной коммерцией, об их бухгалтерах
  • Найдите консультанта QuickBooks Pro рядом с вами https://quickbooks.intuit.com/find-an-accountant/
  • Составьте список кандидатов и задайте каждому из них набор вопросов.

Как только вы найдете бухгалтера, обязательно заранее подготовьте все свои вопросы. Это позволит вам получить максимальную отдачу от вашей встречи.

Вопросы бухгалтерам:

Ниже приведены несколько вопросов, которые вы можете задать своему бухгалтеру, чтобы убедиться, что они подходят для вашего бизнеса. Имейте в виду, что как владелец магазина электронной коммерции вам необходимо найти бухгалтера, который знаком с вашей бизнес-моделью и может представлять вас во всех штатах, где вы ведете бизнес.

  1. Каковы ваши сборы?
  2. Какие услуги вы предоставляете?
  3. Вы знакомы с электронной коммерцией?
  4. Не могли бы вы сообщить мне о правилах во всех штатах, где я веду бизнес?
  5. Можете ли вы объяснить свою налоговую философию и приоритеты налогового планирования?

2. Используйте бухгалтерское программное обеспечение

Если вы еще не используете бухгалтерское программное обеспечение, этот совет может полностью изменить ваш способ ведения бизнеса. Такие платформы, как QuickBooks, действуют как ваш личный бухгалтер, принимая все, что вы ему говорите, а затем выполняя всю бухгалтерскую работу за вас. Это как иметь личного бухгалтера, который работает в 10 раз быстрее и менее чем за 1/10 часть цены.

Некоторые из функций, которые предоставляет большинство бухгалтерских платформ, включают в себя:

  • Управление денежными потоками
  • Выставление счетов и продажи
  • Отслеживание расходов
  • Бухгалтерские отчеты
  • Облачный учет

Эти функции позволят вам легко отслеживать все свои расходы (больше никаких обувных коробок, полных квитанций!), классифицировать расходы, управлять денежными потоками и следить за состоянием вашего бизнеса.

Одна из основных причин, по которой мы так любим эти платформы, заключается в том, что они делают все так просто. Вам больше не нужно иметь передовые знания в области бухгалтерского учета, чтобы оценить финансовое состояние вашего бизнеса.

В зависимости от платформы, которую вы используете, ввод данных, таких как отслеживание расходов, может быть таким же простым, как фотография квитанции или просто подключение вашей кредитной карты к приложению для отслеживания ваших транзакций. В конце года вы можете легко получить отчет обо всех ваших деловых расходах, чтобы максимизировать эти налоговые льготы.

Бухгалтерская платформа № 1 и наша главная рекомендация — QuickBooks, но, безусловно, есть и другие доступные альтернативы. QuickBooks предлагает несколько различных планов и уровней, поэтому вы можете выбрать план, который лучше всего подходит для вас.

Чтобы сэкономить еще больше времени, вы можете использовать QuickBooks Sync для WooCommerce от MyWorks, чтобы напрямую подключить свой магазин WooCommerce к QuickBooks. Эта платформа синхронизации будет автоматически принимать всех ваших клиентов, продажи, платежи, налоги и сборы за транзакции и классифицировать ваши данные по правильным учетным записям в QuickBooks. Это означает, что вам никогда не придется тратить время на ввод или корректировку данных вручную — вы просто увидите, как они появляются в QuickBooks.

Если вы подключите свой магазин WooCommerce, банковский счет и кредитную карту к QuickBooks, около 95% вашей бухгалтерской работы будет выполняться автоматически.

А если вы потратите время на настройку своих счетов COGS в QuickBooks, вы даже сможете отслеживать стоимость продаваемых вами продуктов.

Чтобы синхронизировать WooCommerce и QuickBooks, вам просто нужно выполнить следующие шаги:

  1. Зарегистрируйте учетную запись в MyWorks
  2. Установите их вспомогательный плагин на свой сайт
  3. Подключиться к QuickBooks
  4. Просмотрите настройки и сопоставление данных
  5. Необязательно: синхронизируйте историю продаж с QuickBooks.

Вот и все. Все ваши данные о продажах будут синхронизироваться непосредственно с QuickBooks, чтобы QuickBooks был актуальным и классифицировался для следующего налогового сезона.

3. Следите за расходами через учетную платформу

Следующей по важности информацией, которую необходимо подготовить к налоговому сезону после доходов, являются расходы. Чтобы максимизировать свои налоговые льготы, вам необходимо подсчитать все вычитаемые расходы… а также отслеживать их. QuickBooks позволит вам легко сфотографировать чек, сохранить и классифицировать его для вас.

Учетная платформа сможет хранить эту информацию для вас в течение многих лет, и вам не придется беспокоиться об отслеживании квитанций.

Кроме того, классификация ваших расходов позволит вам запускать отчеты, чтобы получить разбивку ваших областей расходов. Чем больше вы знаете, тем больше вы можете сэкономить.

4. Следите за своими COGS

Наш следующий совет — отслеживать себестоимость проданных товаров. Это очень важный шаг в вашем бухгалтерском процессе, чтобы понять:

  • Ваша маржа
  • Бестселлеры
  • Сколько вы на самом деле зарабатываете на продукте, когда он продается

Так что же такое себестоимость проданных товаров? Это расчет всех затрат, связанных с продажей продукта. Эти затраты могут включать материалы, труд и операции.

Материалы

  • Стоимость всех частей или материалов, используемых для создания продукта
  • Стоимость всего сырья
  • Стоимость всего, что используется для сборки продукта

Труд, работа

  • Люди, которые создают или обрабатывают продукты
  • Стоимость людей или машин, используемых для создания продуктов
  • Доставка и заправки топливом

Операции

  • Сотрудники
  • Программное обеспечение, аппаратное обеспечение или другие утилиты, непосредственно участвующие в создании продукта.

Зачем отслеживать себестоимость проданных товаров? Отслеживание стоимости проданных товаров может быть очень важным и полезным на платформе учета, чтобы помочь понять вашу маржу и ваших лучших продавцов.

Если вы используете QuickBooks, вы можете легко управлять этой информацией, используя поле «Стоимость». Если вы используете плагин WooCommerce Cost of Goods Sold, вы также можете синхронизировать эту стоимость из WooCommerce в QuickBooks с помощью MyWorks Sync.

5. Чаще пересматривайте книги

Независимо от того, как вы решите управлять своим бухгалтерским учетом, важно, чтобы вы периодически проводили сверку или «чистку» своих книг.

Как пишет Investopedia, « Сверка — это учетный процесс, в котором используются два набора записей для обеспечения правильности и согласованности цифр. Он подтверждает, соответствуют ли деньги, покидающие счет, сумме, которая была потрачена, и обеспечивает их баланс в конце периода записи. Сверка обеспечивает согласованность и точность финансовых счетов » (https://www.investopedia.com/terms/r/reconciliation.asp).

Сверка ваших счетов позволит вам найти любые несоответствия. Если у вас есть несоответствия, вам будет важно разобраться в них. Чем чаще вы будете примиряться, тем легче будет обнаружить и решить любые проблемы — например, расходы, которые вы забыли записать, чек, который вы забыли внести, или продажа, введенная неправильно.

Вы помните, что вы купили в продуктовом магазине 6 месяцев назад? Возможно нет. А теперь представьте, что вы сверяете свои книги только раз в год. Сможете ли вы вспомнить цифры, факты и события, произошедшие за 6 месяцев до этого? Если вы будете часто сверять, вы легко сможете обнаружить и исправить несоответствия.

6. Откладывайте деньги на налоги на отдельный счет

Если ваш бизнес приносит прибыль, то, как правило, необходимо платить налоги не реже одного раза в год. В зависимости от того, где она зарегистрирована, может даже потребоваться ежеквартальная уплата налогов.

В зависимости от характера вашего бизнеса вам может потребоваться уплатить различные налоги. Примеры включают:

  • Налог с продаж: налог с продаж, который вы собираете, когда продаете товары.
  • Налог на франшизу: он варьируется от штата к штату, но может потребоваться в штатах, в которых у вас есть нексус.
  • Налог на имущество: если ваш бизнес электронной коммерции владеет недвижимостью, вам может потребоваться платить налоги на имущество.
  • Налог на трудоустройство: налоги, уплачиваемые, если вы нанимаете сотрудников
  • Подоходный налог: налог, уплачиваемый с любой прибыли от вашего бизнеса.

Как мы уже упоминали ранее, одна из лучших инвестиций, которую вы можете сделать в свой бизнес, — это обратиться к бухгалтеру.

Они смогут проинформировать вас о ваших налоговых обязательствах, а также помогут отслеживать важные даты и сроки. Они также смогут помочь вам оценить, сколько налогов вам, возможно, придется заплатить.

Как правило, используйте правило 30% . Сэкономьте 30% от прибыли вашего бизнеса, чтобы покрыть федеральные налоги. Рассмотрите дополнительные 10% для покрытия местных налогов, если это применимо.

Вам следует создать отдельный сберегательный счет для бизнеса и вносить туда 30% ежемесячной прибыли от бизнеса.

Когда наступит налоговый сезон, вы будете рады, что подготовились! Во-первых, откладывание этих денег позволит вам лучше понять положение вашего бизнеса. Во-вторых, вы будете готовы к налоговому бремени, которое почувствует ваш бизнес в налоговый сезон.

Воспользуйтесь этими 6 советами, и ваш следующий налоговый сезон будет легким. И помните, что большинство этих процессов можно автоматизировать с помощью QuickBooks Sync for WooCommerce от MyWorks Software, чтобы сохранить данные, вводимые вручную из WooCommerce в QuickBooks.