Объяснение автоматизации рабочих процессов и 6 лучших программ для рабочих процессов на 2022 год

Ручной ввод данных может быть одной из самых утомительных и неэффективных задач в корпоративном мире. Это не только усыпляет вас, но и тратит драгоценное время и ресурсы, сводя вашу производительность к минимуму.

По данным Zapier, 94% сотрудников выполняют повторяющиеся задачи, отнимающие много времени. К счастью, существуют технологии, которые могут автоматизировать эти утомительные задачи, исключая человеческие ошибки и позволяя вам сосредоточиться на действительно важной работе — автоматизации рабочего процесса.

Благодаря использованию самодействующих процессов, которые выполняют ручные задачи, автоматизация рабочих процессов может помочь вашему бизнесу сэкономить время и деньги, уменьшить количество ошибок и повысить производительность.

Оглавление

Как работает автоматизация рабочего процесса?

Автоматизация рабочего процесса обычно основывается на серии операторов if/then для запуска другой задачи. Затем он разветвляется в зависимости от действия, предпринятого руководителем, сотрудником или другим заинтересованным лицом.

Давайте рассмотрим пример рабочего процесса для превращения отправки формы в сделку.

• Посетитель сайта отправляет форму.
• Действие автоматически регистрирует посетителя в капельной кампании. Он создает новую сделку и устанавливает статус «Новая».
• Лиду отправляется первое письмо капельной кампании с просьбой назначить встречу.
• Лид переходит к планировщику встреч и создает встречу.
• Лиду отправляется благодарственное письмо с подтверждением даты и времени.
• CRM создает новую задачу и назначает ее торговому представителю.
• Затем торговый представитель связывается лично, завершая автоматизированный рабочий процесс.

Вот как может выглядеть рабочий процесс от начала до конца.

Источник изображения

Практически каждый отдел вашего бизнеса может извлечь выгоду из автоматизации рабочих процессов. Будь то маркетинг, управление персоналом или финансы, технология поможет вам работать эффективнее, а не усерднее.

Ниже мы рассмотрим некоторые из наиболее популярных примеров автоматизации рабочих процессов.

Автоматизацию рабочих процессов можно использовать практически в любой команде и в любом бизнес-сценарии. Хотя это в основном связано с маркетингом и продажами, его также можно использовать в обслуживании клиентов, операциях, человеческих ресурсах и финансах.

Автоматизация маркетинговых рабочих процессов

Источник изображения

Некоторые из наиболее повторяющихся задач в маркетинге, такие как отправка электронных писем и публикация обновлений в социальных сетях, могут быть автоматизированы с помощью автоматизации рабочего процесса. С помощью программного обеспечения для автоматизации маркетинга вы можете запланировать весь свой календарь социальных сетей и настроить рабочие процессы, которые поддерживают определенные типы потенциальных клиентов с предложениями по электронной почте.

Автоматизированные рабочие процессы в маркетинге включают в себя:

• Подписка пользователя на капельную кампанию при скачивании ресурса с вашего сайта
• Приветствие пользователя в вашей компании после покупки продукта
• Напоминание пользователю о проверке после того, как он добавил различные товары в свою корзину
• Планирование публикаций в социальных сетях на нескольких платформах
• Распределение маркетинговых задач между членами команды

Дополнительное чтение

Автоматизация рабочего процесса продаж

Источник изображения

Автоматизация рабочего процесса продаж упрощает выполнение утомительных задач по управлению потенциальными и потенциальными клиентами, чтобы торговые представители могли сосредоточиться на продажах, а не на вводе данных. Помимо автоматического отбора потенциальных клиентов по конвейеру на основе их действий, автоматизированный рабочий процесс продаж может регистрировать потенциальных клиентов в капельных кампаниях и обновлять этапы сделки по мере продвижения сделки.

К автоматизированным задачам в сфере продаж относятся:

• Размещение каждого лида на разных этапах конвейера, когда они совершают определенное действие
• Удаление потенциальных клиентов из воронки продаж, если они перестали отвечать на электронные письма
• Отправка вводного электронного письма от торгового представителя потенциальному клиенту после того, как он загрузит электронную книгу
• Обновление этапа сделки после того, как лид запланировал встречу или встречу
• Создание задач для торговых представителей после того, как лид запланировал встречу

Дополнительное чтение

Автоматизация рабочего процесса обслуживания клиентов

Источник изображения

Автоматизация рабочего процесса невероятно полезна в обслуживании клиентов. Помимо запуска опросов, автоматизация рабочего процесса может обрабатывать заявки, обращения и общие вопросы, отправляя серию электронных писем или создавая задачи.

К автоматизированным задачам обслуживания клиентов относятся:

• Создание нового тикета в системе, когда кто-то обращается через социальные сети или электронную почту
• Онбординг клиентов серией полезных электронных писем
• Отправка опросов NPS и регистрация их в разных почтовых кампаниях в зависимости от их рейтинга.
• Присвоение заявкам метки приоритета в зависимости от тона сообщения или электронного письма
• Разрешение и архивирование заявок после достижения решения

Дополнительное чтение

Автоматизация рабочего процесса операций

Источник изображения

Операции — это кровь любой организации, и их тоже можно автоматизировать, чтобы уменьшить количество случаев ручного ввода данных.

Автоматизированные задачи в операциях включают:

• Удаление дубликатов после их обнаружения или объединение двух свойств, если они совпадают.
• Управление разрешениями для новых членов команды
• Установление приоритетов для различных бизнес-процессов
• Автоматическое формирование отчетов в конце каждого квартала
• Создание задач в сторонних инструментах, таких как Asana, Slack или Zoom.

Дополнительное чтение

Автоматизация рабочего процесса отдела кадров

Вместо того, чтобы вручную вводить все личные данные ваших новых сотрудников, такие как адреса, номера социального страхования и другую информацию о сотрудниках, в системы расчета заработной платы, расходов и страхования, программное обеспечение для автоматизации управления персоналом может сделать это за вас за считанные минуты.

К автоматизированным задачам в области управления персоналом относятся:

• Удаление кандидатов из базы данных, если они были неактивны в течение определенного периода времени
• Отправка электронных писем кандидатам, не прошедшим в финал
• Фильтрация кандидатов по определенным ключевым словам в их истории работы
• Отправка W2 текущим сотрудникам
• Сбор отзывов сотрудников после их пребывания в компании в течение определенного периода времени

Автоматизация финансовых рабочих процессов

Источник изображения

Позволяя вам создавать формы, проектировать рабочие процессы и отслеживать процессы, программное обеспечение для автоматизации финансовых процессов может упростить все ваши запросы на командировки, возмещение расходов и утверждение бюджета.

К автоматизированным задачам в области финансов относятся:

• Ведение процесса утверждения расходов от начала до конца
• Управление утверждениями поставщиков и контрактов
• Назначение приоритетов ACH и телеграфным запросам
• Управление запросами на командировочные расходы в зависимости от местоположения и деятельности
• Утверждение бюджетов на основе заданного набора параметров

Теперь, когда вы знаете все об использовании автоматизированных рабочих процессов, давайте рассмотрим основные инструменты, которые вы можете использовать.

Лучшее программное обеспечение для автоматизации рабочих процессов в 2022 году

1. HubSpot: лучшее универсальное программное обеспечение для автоматизации рабочих процессов

Источник изображения

Программное обеспечение HubSpot для маркетинга, продаж, обслуживания и операций работает на единой платформе, что делает его одним из лучших вариантов для комплексной автоматизации рабочего процесса. Все взаимосвязано, что позволяет согласовать процессы всех ваших команд и уменьшить трения от задачи к задаче.

Вы можете легко передавать потенциальных клиентов из отдела маркетинга в отдел продаж, связывать заявку на обслуживание с существующей записью контакта и очищать данные о клиентах — и все это на одной удобной для пользователя платформе.

Подходит для : HubSpot настоятельно рекомендуется для растущих компаний, которым еще предстоит опробовать автоматизацию рабочих процессов, а также для предприятий с устоявшимися процессами. Вы можете начать с подписки Starter, а затем обновить ее по мере необходимости. Особенно рекомендуется для отделов маркетинга, продаж, обслуживания и операций.

Цены для Marketing Hub: бесплатно; 50 долларов в месяц (стартер); 890 долларов в месяц (профессиональный); 3200 долларов США в месяц (предприятие)

Цены для центра продаж: бесплатно; 50 долларов в месяц (стартер); 500 долларов в месяц (профессиональный); 1200 долларов США в месяц (предприятие)

Стоимость Service Hub: бесплатно; 50 долларов в месяц (стартер); 400 долларов в месяц (профессиональный); 1200 долларов США в месяц (предприятие)

Цены на Operations Hub: бесплатно; 50 долларов в месяц (стартер); $800/месяц (профессиональный)

2. Nintex: лучшее программное обеспечение для автоматизации рабочих процессов предприятия

С более чем 3 миллионами приложений для рабочих процессов, работающих на их платформе прямо сейчас, Nintex помогает более чем 8000 корпоративным клиентам управлять, автоматизировать и оптимизировать свои бизнес-процессы, не требуя опыта программирования.

Предлагая множество инструментов автоматизации рабочих процессов, таких как сопоставление процессов, расширенные рабочие процессы и интеллектуальные процессы, ваша компания может отображать каждый из ваших процессов, выполнять их и отслеживать их производительность.

Подходит для : Nintex настоятельно рекомендуется для предприятий с установленными процессами. Это надежное программное обеспечение, которое сочетает в себе удобный инструмент для разработки рабочих процессов с мощными интеграциями, которые соединят каждое из ваших приложений. Особенно рекомендуется для ИТ, юридических, кадровых и финансовых отделов.

Цена : 910 долларов США в месяц (стандарт); 1400 долларов США в месяц (предприятие)

3. Kissflow: лучшее программное обеспечение для автоматизации рабочих процессов для начинающих

Kissflow, которому доверяют более 10 000 компаний, включая Domino's, Michelin и Pepsi, предлагает комплексное программное обеспечение для автоматизации рабочих процессов, которое позволяет вашему бизнесу создавать рабочие процессы, автоматизирующие задачи в отделах кадров, продаж, финансов, администрации, маркетинга и закупок. .

Благодаря более чем 50 предустановленным приложениям для управления бизнес-процессами, таким как расходы и заказы на продажу, условия и триггеры, а также панели отчетности для ваших рабочих процессов, Kissflow может оптимизировать практически все ваши бизнес-процессы.

Подходит для : Kissflow настоятельно рекомендуется для небольших компаний, которые только сейчас начинают пробовать автоматизацию рабочих процессов. Простота и удобство инструмента облегчат начало автоматизации процессов. Особенно рекомендуется для отделов закупок, кадров и финансов.

Цена : 200 долларов в месяц (базовая); 495 долларов США в месяц (расширенный); 1900 долларов США в месяц (полная загрузка)

4. Integrify: лучшее программное обеспечение для автоматизации повседневного администрирования

Integrify — это программное обеспечение для автоматизации рабочих процессов, которое позволяет создавать рабочие процессы в конструкторе с перетаскиванием и запускать параллельные или последовательные потоки. Имея возможность совместно работать над задачами и запросами, тестировать свои процессы и настраивать напоминания, вы можете легко оптимизировать свои бизнес-процессы и автоматизировать ручные задачи.

Integrify также предлагает примеры рабочих процессов и базу знаний пользователей, открытый API на основе отдыха, который позволяет интегрироваться с внешними базами данных, а также возможность импортировать и экспортировать данные из Excel и даже PDF-файлов.

Подходит для : Integrify настоятельно рекомендуется малым и средним предприятиям, которые хотят автоматизировать повседневные задачи. Его «Конструктор процессов» с помощью перетаскивания упрощает и упрощает выполнение процесса от начала до завершения. Особенно рекомендуется для административных отделов.

Цена : Цена доступна по запросу

5. Zapier: лучшее программное обеспечение для автоматизации рабочих процессов для подключения приложений

Благодаря возможности подключения и обмена данными с более чем 1000 веб-приложений, таких как Facebook, QuickBooks и Google Drive, Zapier может автоматизировать практически любой тип бизнес-процесса. Все, что вам нужно сделать, это создать рабочий процесс в их редакторе, выбрать приложения, которые вы хотите включить в свой рабочий процесс, и спроектировать его.

Например, если вы хотите иметь возможность сохранять все свои вложения в Dropbox, вы можете разработать рабочий процесс, который автоматически копирует любое вложение из папки «Входящие» Gmail в Dropbox, а затем отправляет вам сообщение Slack о загрузке.

Подходит для : Zapier настоятельно рекомендуется фрилансерам и предприятиям малого и среднего бизнеса, использующим широкий спектр инструментов, которые не взаимодействуют друг с другом. Например, если вы используете MailChimp для отправки электронных писем и Typeform для сбора потенциальных клиентов, вы можете связать эти два инструмента с помощью Zapier. Особенно рекомендуется для отделов маркетинга и обслуживания.

Цены : бесплатно; 19,99 долларов США в месяц (для начинающих); 49 долларов в месяц (профессиональный)

6. Flokzu: лучшее программное обеспечение для автоматизации рабочих процессов управления проектами

Без написания кода Flokzu позволяет создавать задачи, сроки, бизнес-правила и уведомления. Их программное обеспечение также отправляет ожидающие задачи в почтовые ящики каждого из исполнителей вашего проекта, и по завершении каждого этапа рабочего процесса оно автоматически назначает каждую новую задачу пользователю или роли.

Кроме того, Flozku предлагает панель отчетности, которая отображает ваши бизнес-процессы.

производительность и показатели, такие как количество отложенных в настоящее время задач, задачи, назначенные каждому пользователю и роли, выполненные задачи и время выполнения каждой задачи, что даст вам необходимые данные для уточнения и оптимизации ваших будущих рабочих процессов.

Подходит для : Flokzu настоятельно рекомендуется для отдельных команд, которые хотят оптимизировать управление своим временем и рабочий процесс. Ключевой особенностью этого инструмента является то, что пользователи будут получать отложенные задачи в свой почтовый ящик, что делает его отличным инструментом управления проектами. Рекомендуется для любой команды.

Цены : бесплатно; 19,99 долларов США в месяц (для начинающих); 49 долларов в месяц (профессиональный)

Автоматизация рабочего процесса поможет вам стать лучше

Автоматизация рабочих процессов имеет решающее значение для предприятий, которые хотят масштабироваться и расти, не позволяя чему-либо провалиться. Позволяя технологиям выполнять ручные задачи, вы можете эффективно развивать свой бизнес без каких-либо проблем.

Примечание редактора: этот пост был первоначально опубликован в январе 2019 года и обновлен для полноты информации.