10 สุดยอดเคล็ดลับและเคล็ดลับสำหรับองค์กรโซเชียลมีเดียสำหรับผู้จัดการ

การจัดการบัญชีโซเชียลมีเดียสำหรับแบรนด์ไม่ใช่เรื่องง่าย และหนึ่งในความท้าทายที่ใหญ่ที่สุดคือการจัดระเบียบเนื้อหาโซเชียลมีเดียของคุณ

ระหว่างการจัดการเป้าหมายการโปรโมตทางสังคมจากแผนกต่างๆ การตามทันการกล่าวถึงและแนวโน้มทางสังคม และการโพสต์เนื้อหาที่เกี่ยวข้องและมีส่วนร่วมเป็นประจำ บางครั้งการเป็นผู้จัดการโซเชียลมีเดียอาจรู้สึกเหมือนกำลังเลี้ยงแมว

ดังนั้นผู้จัดการโซเชียลมีเดียที่มีงานยุ่งจะดูแลเป็ดของพวกเขาอย่างไร? เราถามผู้คนที่ใช้โซเชียลมีเดียสำหรับแบรนด์ของพวกเขาจากทั่วสหรัฐอเมริกาเพื่อขอคำแนะนำที่ดีที่สุดในการรักษาระเบียบ นี่คือสิ่งที่พวกเขาแบ่งปันกับเรา

1. เก็บปฏิทินเนื้อหาที่อัปเดต

การวางแผนโพสต์บนโซเชียลมีเดียนั้นใช้เวลานาน ดังนั้นการติดตามทุกสิ่งด้วยปฏิทินเนื้อหาสามารถช่วยลดเวลาได้

“ฉันอัปเดตปฏิทินเนื้อหาที่มีเครือข่ายสังคมทั้งหมดของเราและประเภทเนื้อหาที่เราจะโพสต์ในแต่ละเครือข่าย” Georgie Morley ผู้จัดการชุมชนของ Bai กล่าว

จากนั้นเธอก็สร้างรายการสิ่งที่ต้องทำรายวันและรายสัปดาห์ตามปฏิทิน

“ฉันแน่ใจว่ามีความยืดหยุ่นเพราะมีบางสิ่งเกิดขึ้นเสมอ คุณต้องเตรียมพร้อมที่จะต่อสู้กับไฟ”

ที่มาของภาพ

เพื่อช่วยให้คุณวางแผนการอัปเดตและประสานงานแคมเปญโซเชียลได้ง่ายขึ้น นี่คือเทมเพลตการเผยแพร่โซเชียลมีเดียฟรี

2. กำหนดเวลาโพสต์โซเชียลล่วงหน้าและเป็นกลุ่ม

โพสต์ตามกำหนดเวลาช่วยประหยัดเวลาได้มาก และช่วยให้คุณมีสมาธิกับส่วนอื่นๆ ของงานแทนที่จะต้องเผยแพร่ในบางช่วงเวลาของวัน

Robyn Showers อดีตผู้จัดการโซเชียลมีเดีย HubSpot เคยทวีตจากบัญชี @HubSpot 24 ครั้งต่อวันขึ้นไป โดยไม่รวมการตอบกลับผู้ใช้ Twitter รายอื่น

เพื่อประหยัดเวลา เธอใช้ Social Inbox เพื่อกำหนดเวลาทวีตเป็นกลุ่มโดยอัปโหลดจากสเปรดชีต ลูกค้า HubSpot: เรียนรู้วิธีใช้เครื่องมือจัดกำหนดการจำนวนมากที่นี่

“ฉันมักจะกำหนดเวลาโพสต์ Facebook, LinkedIn และ Google+ ล่วงหน้าหลายวัน” ฝักบัวกล่าว

3. ใช้แอพรายการสิ่งที่ต้องทำ

ผู้จัดการโซเชียลมีเดียจะหายไปหากไม่มีรายการสิ่งที่ต้องทำ บ่อยครั้งที่คำถามคือ: แอปรายการสิ่งที่ต้องทำที่ดีที่สุดคืออะไร

มีให้เลือกมากมาย – Todoist, TickTick, Any.do เป็นต้น หากต้องการจำกัดตัวเลือกของคุณให้แคบลง ต่อไปนี้คือคุณลักษณะหลักบางประการที่ควรมองหา:

• ตัวเลือกการซิงค์ระหว่างอุปกรณ์
• วันที่ครบกำหนดและการเตือนความจำที่เกิดซ้ำ
• ระดับความสำคัญ
• หมวดหมู่
• การแบ่งปันงานและการมอบหมาย
• ฟีดปฏิทิน

4. รู้ว่าจะหาหัวข้อที่กำลังเป็นที่นิยมได้ที่ไหน

เทรนด์อะไรตอนนี้? ไทม์ไลน์ของ Twitter มีอะไรบ้าง? ข่าวไหนที่คนพูดถึง?

สิ่งเหล่านี้คือคำถามที่ผู้จัดการโซเชียลมีเดียต้องคิด ไม่ใช่แค่เมื่อพวกเขามาถึงที่ทำงานในตอนเช้า แต่ตลอดทั้งวัน ผู้จัดการโซเชียลมีเดียสามารถจับข่าวได้อย่างเหมาะสม ซึ่งอาจทำให้การเข้าชมเว็บไซต์ของคุณพุ่งสูงขึ้นอย่างมาก โดยการติดตามแนวโน้มที่เพิ่มขึ้น

ที่มาของภาพ

คุณจะอยู่เหนือทุกสิ่งได้อย่างไรเมื่อสิ่งต่าง ๆ เปลี่ยนไปอย่างรวดเร็ว? ขั้นแรก ลงชื่อสมัครใช้โปรแกรมอ่าน RSS เช่น Feedly และสมัครรับข้อมูลเว็บไซต์ข่าวอุตสาหกรรมและบล็อกที่โพสต์เกี่ยวกับแนวโน้มและหัวข้อของอุตสาหกรรม

5. รักษาแนวคิด “Inbox Zero”

สำหรับคนส่วนใหญ่ ประสิทธิภาพการทำงานสูงมาจากการปิดอีเมลครั้งละหลายชั่วโมง `สิ่งนี้ไม่เป็นความจริงสำหรับผู้จัดการโซเชียลมีเดียที่ต้องการตื่นตัวต่อคำขอที่เข้ามา

ย้อนกลับไปเมื่อ Laurie Meacham เป็นผู้นำทีมโซเชียลมีเดียที่ JetBlue พวกเขาต้องอยู่เหนือการกล่าวถึง Twitter นอกเหนือจากคำขอโพสต์โซเชียลจากทีมการตลาด การประชาสัมพันธ์ การดำเนินงาน และความมุ่งมั่นของลูกค้า พวกเขาทำมันได้อย่างไร?

“ฉันรักษาแนวคิด 'Inbox Zero' เอาไว้ ดังนั้นฉันจึงรู้ว่ามีอะไรใหม่และสิ่งใดที่ต้องดำเนินการ” เธอกล่าว “ด้วยวิธีนี้ จะไม่สูญหายไปกับอีเมลหรืองานที่ได้รับมอบหมายที่ไม่สำคัญ”

อีเมลสำคัญที่อยู่ครึ่งหน้าล่างอาจทำหายได้ง่าย ดังนั้นให้ติดดาว (หรือตั้งค่าสถานะ) อีเมลที่คุณต้องการอ้างอิงกลับไปและตั้งค่าการแจ้งเตือนสำหรับผู้ส่งที่สำคัญที่สุดของคุณ

6. มีโฟลเดอร์ "เนื้อหาทางสังคม" โดยเฉพาะในอีเมลของคุณ

ในฐานะผู้จัดการโซเชียลมีเดีย หนึ่งในงานมากมายของคุณคือการรวบรวมเนื้อหาทั้งหมดที่บริษัทของคุณสร้างขึ้น กลั่นกรอง และสร้างโพสต์โซเชียลขนาดพอดีคำที่ผู้ชมของคุณสามารถสรุปได้อย่างรวดเร็ว

แต่ด้วยเนื้อหาและคำขอโปรโมตที่เข้ามามากมาย คุณจะแน่ใจได้อย่างไรว่าจะไม่มองข้ามหรือลืมสิ่งสำคัญ

เมื่อพูดถึงการกลั่นกรองและบุ๊กมาร์กเนื้อหา อดีต Social Media Manager ที่ HubSpot Brittany Leaning แนะนำให้สร้างโฟลเดอร์เฉพาะสำหรับเนื้อหาโซเชียล

สำหรับ Leaning อีเมลจำนวนมากรวมถึงการสัมมนาผ่านเว็บ การเปิดตัวผลิตภัณฑ์ หรือเอกสารทางการตลาดจากบริษัทอื่นๆ ที่เธอคิดว่าผู้ชม HubSpot จะชื่นชอบ

“กิจวัตรของฉันประกอบด้วยการโพสต์บล็อกทุกโพสต์ของ HubSpot ที่เผยแพร่ในสัปดาห์ที่แล้ว และกำหนดเวลาโพสต์ที่เขียวชอุ่มตลอดปีสำหรับสัปดาห์ถัดไป” เธอกล่าว “ฉันจะทำเช่นเดียวกันกับความพยายามครั้งใหม่ของเราที่เขียวชอุ่มตลอดปี สิ่งนี้จะทำให้เครื่องเผยแพร่ทางสังคมทำงานต่อไปในขณะที่ฉันมองหาโอกาสในการทำข่าวหรือเนื้อหาที่อ่อนไหวต่อเวลาอื่น ๆ "

หลังจากสร้างโฟลเดอร์แล้ว ให้สร้างกิจวัตรที่คุณกลั่นกรองเมื่อคุณต้องการแรงบันดาลใจสำหรับเนื้อหาใหม่และลบเนื้อหาที่ล้าสมัยหลังจากเวลาผ่านไประยะหนึ่ง

7. สร้างแบบฟอร์มคำขอเลื่อนตำแหน่งทางสังคม

หากต้องการลดจำนวนคำขอโปรโมตโซเชียลมีเดียที่คุณได้รับทางอีเมลและการส่งข้อความโต้ตอบแบบทันที ให้กรอกคำขอเหล่านี้ผ่านแบบฟอร์ม

ด้วยวิธีนี้ คุณจะเพิ่มพื้นที่ว่างในอีเมลและ IM ของคุณ และตอนนี้คุณมีที่สำหรับตรวจสอบคำขอโดยเฉพาะ

หากคุณกังวลเกี่ยวกับคำขอที่มีความละเอียดอ่อนด้านเวลา คุณสามารถเพิ่มบันทึกที่ระบุวิธีที่ดีที่สุดในการติดต่อคุณหรือทีมของคุณสำหรับคำขอเร่งด่วน

8. ใช้ Canva เพื่อสร้างชุดรูปภาพที่คล้ายกัน

Canva เป็นแพลตฟอร์มการออกแบบกราฟิกที่เรียบง่าย (และฟรี) ที่ยอดเยี่ยมซึ่งผู้จัดการโซเชียลมีเดียสามารถใช้เพื่อสร้างเทมเพลตโซเชียลมีเดีย

การรักษาความงามที่สม่ำเสมอเป็นสิ่งสำคัญมากในโซเชียลมีเดีย ด้วย Canva คุณสามารถสร้างเทมเพลต ให้พวกเขาได้รับการอนุมัติจากทีมสร้างแบรนด์ของคุณหากจำเป็น และใช้งานได้ทุกครั้งที่คุณโพสต์บนโซเชียลมีเดีย

คุณสามารถสร้างหลายโฟลเดอร์ตามหมวดหมู่โพสต์ แพลตฟอร์ม หรือรูปแบบภาพ - วิธีจัดระเบียบทั้งหมดขึ้นอยู่กับคุณ

Showers จะใช้ Canva เพื่อสร้างภาพจำนวนมากสำหรับแคมเปญของ HubSpot บนโซเชียล

“ทุกครั้งที่เราจัดแคมเปญเพื่อโปรโมต ebook การสัมมนาทางเว็บ หรือเนื้อหาที่มีค่าอื่นๆ ฉันต้องการให้มีอย่างน้อยห้าโฆษณาเพื่อทดสอบบน Twitter” เธอกล่าว

ในการสร้างครีเอทีฟโฆษณา เธอต้องออกแบบรูปภาพเพียงภาพเดียวบน Canva จากนั้นจึงใช้เครื่องมือ "คัดลอก" (ดังที่แสดงด้านล่าง) เพื่อสร้างภาพซ้ำและสร้างหลายเวอร์ชันโดยที่ยังคงองค์ประกอบการออกแบบหลักไว้

9. จัดระเบียบหน้าต่างและแท็บตามลำดับเฉพาะทุกวัน

เมื่อคุณเล่นกลอีเมล ปฏิทิน สตรีมโซเชียล คำขอโพสต์ ลิงก์ และอื่นๆ และอื่นๆ คุณสามารถติดตามได้อย่างง่ายดายว่าแท็บไหนอยู่ที่ไหน สมาชิกคนหนึ่งของทีมโซเชียลของ JetBlue แนะนำให้เปิดหน้าต่างและแท็บตามลำดับเฉพาะที่คุณจะคุ้นเคยและจดจำได้อย่างรวดเร็ว

ทีมงาน JetBlue ยังแนะนำให้ปิดแท็บต่างๆ ให้ติดเป็นนิสัยทันทีที่คุณทำเสร็จ

“เราได้รับลิงก์มากมายจนหากฉันไม่ระวัง ฉันจะเปิดบทความ 30 บทความ รวมถึงภาพถ่ายเซลฟี่ Fly-Fi และรูปภาพกระเป๋าเดินทางที่มีล้อและซิปหายไป”

หากมีคนทวีตลิงก์ที่แบรนด์ของคุณ เมื่อคุณพูดถึงทวีตนั้นแล้ว ให้ปิดลิงก์นั้น นอกจากนี้ยังช่วยให้แน่ใจว่าแถบสลับของคุณจะไม่แออัดจนคุณไม่สามารถเห็นการอัปเดตที่เกิดขึ้นได้อย่างง่ายดาย

10. กำหนดเวลาสำหรับแต่ละงาน

ผู้จัดการโซเชียลมีเดียมักจะมีตารางงานที่แน่นหนาซึ่งไม่อนุญาตให้พวกเขาทำงานใดงานหนึ่งนานเกินไป

“มันง่ายที่จะหลงทางในกระแสของสิ่งที่ต้องทำ การวิจัย และการประชุมที่ไม่รู้จบ” Yip กล่าว “ดังนั้นจึงเป็นเรื่องสำคัญที่จะต้องกำหนดเวลาจำกัดสำหรับแต่ละงาน เพื่อให้คุณมีสมาธิจดจ่อและไม่ใช้เวลามากเกินไปกับงานใดงานหนึ่ง”

และสุดท้าย ทีมโซเชียลของ JetBlue กล่าวว่า "อย่าลืมกะพริบตา!"

จัดระเบียบเป็น Social Media Manager

การจัดระเบียบเป็นเรื่องหนึ่ง การคงอยู่อย่างนั้นเป็นอีกเรื่องหนึ่ง

เคล็ดลับทั้งหมดที่ระบุไว้ด้านล่างจำเป็นต้องมีความสม่ำเสมอ มิฉะนั้น พวกเขาจะไม่ได้มีจุดประสงค์มากนัก เช่นเดียวกับทุกสิ่ง คุณรวมเคล็ดลับเหล่านี้เข้ากับกิจวัตรของคุณ คุณจะค่อยๆ เห็นว่าวันของคุณจะมีระเบียบมากเพียงใด

เคล็ดลับจากมือโปร : รวมทิปครั้งละหนึ่งทิปและเลือกตามจุดปวดที่ใหญ่ที่สุดของคุณ สำหรับบางคน การเพิ่มทีละอย่างสามารถจัดการได้ง่ายกว่ามาก และทำให้ไม่จมอยู่กับการเปลี่ยนแปลงได้ง่ายขึ้น

หมายเหตุบรรณาธิการ: โพสต์นี้เผยแพร่ครั้งแรกในเดือนตุลาคม 2014 และได้รับการอัปเดตเพื่อความครอบคลุม