11 ทักษะด้านบรรณาธิการที่คุณต้องมีเพื่อให้เป็นบรรณาธิการที่มีประสิทธิภาพมากขึ้น

เมื่อฉันเริ่มฝึกทักษะด้านบรรณาธิการในบล็อกการตลาด HubSpot ครั้งแรก ฉันไม่ค่อยตระหนักดีว่าแต่ละคนต้องใช้เวลาเท่าไร

ขึ้นอยู่กับความยาว หัวข้อ และตัวแปรอื่นๆ อาจใช้เวลาตั้งแต่ 20 นาทีไปจนถึงช่วงบ่ายทั้งหมดเพื่อแก้ไขโพสต์บล็อกเดียว

โพสต์นี้ไม่เกี่ยวกับการตัดมุม มันเกี่ยวกับการแก้ไขอย่างมีประสิทธิภาพ ซึ่งบางครั้งหมายถึงการให้ข้อเสนอแนะที่รอบคอบล่วงหน้าเพื่อให้งานของคุณง่ายขึ้นเมื่อ มี ร่างสุดท้าย เข้ามา บางครั้งหมายถึงการรักษาเว็บไซต์สำคัญสองสามแห่งไว้ใกล้มือเพื่อให้คุณสามารถอ้างอิงได้อย่างรวดเร็ว ไม่ว่าคุณจะตรวจสอบคณิตศาสตร์ของผู้เขียนหรือเพิ่ม ปุ่ม "ปักหมุด" ของ Pinterest ไปที่รูปภาพ

ต้องการวิธีการแก้ไขอย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้นโดยที่ยังคงความสมบูรณ์อยู่ใช่หรือไม่ ต่อไปนี้คือ 12 วิธีในการประหยัดเวลาเมื่อคุณนั่งลงและหยิบปากกาสีแดงที่เป็นที่เลื่องลือออกมา

11 วิธีในการประหยัดเวลาขณะแก้ไขงานเขียน

1. หาพื้นที่เงียบๆ เพื่อทำการตัดต่อของคุณ

อย่าพยายามแก้ไขในการประชุมหรือเมื่อคุณอยู่ใกล้ๆ เพื่อนร่วมงานที่คุยเก่ง

การวิจัยแสดงให้เห็นว่าการทำงานหลายอย่างพร้อมกันนั้นทำให้เรามีประสิทธิภาพในการทำงานน้อยลง ข้อผิดพลาดและความเครียดเพิ่มขึ้น และเมื่อคุณแก้ไข คุณกำลังพยายาม จับ ข้อผิดพลาดเหล่านั้น ดังนั้นคุณจึงต้องขยันมากขึ้น

ให้หาที่ที่คุณสามารถเสียบปลั๊กและจดจ่ออยู่กับชิ้นส่วนที่อยู่ตรงหน้าคุณแทน เมื่อคุณไปถึงที่นั่น ให้ปิดอีเมลที่น่ารำคาญและการแจ้งเตือนทางโซเชียลมีเดีย และวางโทรศัพท์ของคุณไว้ที่โหมดเครื่องบิน (หรือดีกว่านั้น ให้เก็บไว้ในกระเป๋าของคุณ)

อันที่จริง ทุกครั้งที่คุณได้รับการแจ้งเตือน อาจใช้เวลา 23 นาทีเพื่อกลับสู่เส้นทางเดิม จากการศึกษาของมหาวิทยาลัยแคลิฟอร์เนีย

หากคุณกำลังทำงานเขียนที่ต้องใช้เวลามากกว่าสองสามชั่วโมงในการแก้ไขอย่างระมัดระวัง ให้ลองบล็อกเศษของเวลาที่ไม่ถูกขัดจังหวะด้วยการเว้นช่วงสั้นๆ ระหว่างนั้น ซึ่งเป็นวิธี Pomodoro

2. ตรวจสอบให้แน่ใจว่าหัวข้อสอดคล้องกับกลยุทธ์เนื้อหาของคุณ

คุณอาจถูกล่อลวงให้เจาะลึกเนื้อของชิ้นงาน และเริ่มแก้ไขอย่างพิถีพิถันในทันที แต่ในฐานะบรรณาธิการ สิ่งสำคัญคือต้องใส่เนื้อหาในบริบทก่อนลงรายละเอียด

ขั้นแรก ให้อ่านคร่าวๆ เกี่ยวกับชื่องานและแนวคิดหลักที่กล่าวถึงในผลงาน คิดกับตัวเอง:

• หัวข้อนี้สอดคล้องกับกลยุทธ์เนื้อหาของเราหรือไม่
• ผู้อ่านและผู้ซื้อของเราจะสนใจเรื่องนี้หรือไม่?
• แต่ละส่วนไหลตามธรรมชาติต่อไปหรือไม่?

หากคุณกังวลว่างานชิ้นนี้ไม่เกี่ยวกับหัวข้อที่ผู้อ่านของคุณจะสนใจ ให้คิดถึงวิธีปรับมุม

คุณจะต้องพิจารณาว่าผลงานชิ้นนี้เข้ากับสิ่งที่คุณเคยเขียนไว้ในอดีตอย่างไร โดยเฉพาะอย่างยิ่งถ้างานชิ้นนั้นเป็นโพสต์บนบล็อก

เครื่องมือค้นหาเช่น Google อาจเห็นว่าโพสต์ที่สองเป็นเนื้อหาที่ซ้ำกันและลงโทษคุณในการค้นหา แม้ว่า Google จะไม่ถือว่าเป็นเนื้อหาที่ซ้ำกัน แต่การแข่งขันเพื่อจัดอันดับคำหลักกับโพสต์อื่นจากบล็อกของคุณเองจะส่งผลเสียต่อกลยุทธ์ SEO ของคุณ

คำถามที่จะถามที่นี่คือ:

• ในอดีตเราได้กล่าวถึงหัวข้อนี้อย่างครอบคลุมหรือไม่?
• สิ่งนี้ให้มุมมองและมุมมองที่สดใหม่หรือไม่?

หากคำตอบทั้งสองคือใช่ คุณอาจพิจารณาอัปเดตและเผยแพร่ฉบับร่างเดิมซ้ำ

3. อ่านเนื้อหาและแนวคิดก่อน ไวยากรณ์ที่สอง

อย่าเริ่มเจาะลึกในการแก้ไขโดยละเอียดก่อนที่คุณจะอ่านทั้งบท สิ่งสำคัญคือต้องไตร่ตรองเรื่องนี้แบบองค์รวม เพื่อให้คุณสามารถระบุตำแหน่งที่สามารถปรับปรุงเนื้อหาและแนวคิดได้

นี่อาจดูเหมือนเรากำลังเพิ่มเวลาที่นี่ แต่เชื่อฉันเถอะ วิธีนี้จะช่วยคุณประหยัดเวลาและความเจ็บปวดได้มากในระยะยาว หากคุณเคยเริ่มแก้ไขทีละบรรทัดเพียงเพื่อจะตระหนักว่าจำเป็นต้องปรับโครงสร้างใหม่ทั้งหมด คุณคงเข้าใจดีว่าฉันหมายถึงอะไร

ประเด็นสำคัญที่นี่คือการรับรู้เมื่อชิ้นงานต้องการงานเพิ่มเติมจากผู้เขียน

“บางครั้ง ผู้เขียนส่งชิ้นส่วนก่อนที่มันจะพร้อมสำหรับการแก้ไข” Corey Wainwright นักยุทธศาสตร์ CRO เว็บไซต์ของ HubSpot และนักเขียนคำโฆษณาที่ HubSpot กล่าว “การเรียนรู้ที่จะจดจำเหตุการณ์เหล่านั้นสามารถช่วยคุณประหยัดเวลาได้มาก เพราะไม่เช่นนั้นคุณจะเริ่มเพียงแค่เขียนชิ้นส่วนใหม่ ซึ่งไม่เป็นประโยชน์กับคุณทั้งคู่”

Ginny Soskey อดีตผู้จัดการบล็อกการตลาดที่ HubSpot เห็นด้วย

“งานของคุณในฐานะบรรณาธิการคือรักษาเสียงของนักเขียนในขณะที่ต้องแน่ใจว่าพวกเขามีคุณสมบัติตรงตามเกณฑ์คุณภาพของคุณ”

คุณอาจสังเกตเห็นว่าชิ้นงานไม่ลื่นไหล หรือจำเป็นต้องกระชับบทนำ หรือมีประเด็นในบทความไม่เพียงพอที่จะทำให้เป็นไปตามมาตรฐานด้านคุณภาพของคุณ ในกรณีนั้น ให้ส่งคำติชมนั้นไปยังผู้เขียนทางอีเมล เนื่องจากอาจให้ผลดีกว่าการเปลี่ยนทุกอย่างรอบตัวคุณ

ถ้างานชิ้นนั้นต้องการความช่วยเหลือในการแก้ไขจำนวนมาก งานเขียนของผู้เขียนอาจไม่เหมาะกับสิ่งพิมพ์ของคุณ – และคุณจะประหยัดเวลาได้มากด้วยการบอกผู้ร่วมให้ข้อมูลทันที

4. ตรวจสอบสถานที่ที่ผู้เขียนสามารถเติมช่องว่างได้

นอกเหนือจากการให้ข้อเสนอแนะที่กว้างกว่าและกว้างกว่าแล้ว คุณควรอ่านเนื้อหาอย่างละเอียดเพื่อระบุการปรับปรุงเล็กๆ น้อยๆ ที่คุณอาจต้องการ (หรือต้องการ) ความช่วยเหลือจากผู้เขียน

ต่อไปนี้เป็นคำถามที่ถามตัวเอง:

• มีความไม่สอดคล้องกันของโครงสร้างในส่วนนี้หรือไม่? ตัวอย่างเช่น หากพวกเขารวมตัวอย่างไว้ในทุกส่วนของชิ้นส่วนยกเว้นหนึ่งหรือสองชิ้น คุณอาจขอให้พวกเขาหาหนึ่งรายการสำหรับแต่ละส่วนเหล่านั้น
• มีประเด็นใดบ้างที่จำเป็นต้องมีหลักฐานเพิ่มเติม มากกว่านี้ หรือดีกว่า สถิติและข้อมูลสามารถยกระดับคุณภาพของเนื้อหาของคุณและทำให้ผู้อ่านน่าสนใจยิ่งขึ้น
• มีแหล่งใดที่ไม่มีการอ้างอิงหรือไม่? นี่เป็นเรื่องใหญ่

ขณะที่คุณอ่าน ให้จดบันทึกประเด็นเหล่านี้ในอีเมลฉบับร่างถึงผู้เขียน เมื่อคุณทำเสร็จแล้ว อย่าลืมทำความสะอาดบันทึกย่อเพื่อให้เข้าใจได้

5. บุ๊คมาร์คเว็บไซต์ที่เป็นประโยชน์สำหรับการอ้างอิงอย่างรวดเร็ว

เมื่อเนื้อหา แนวคิด และโครงสร้างของงานพร้อมแล้ว คุณก็ลงมือปฏิบัติได้ทันที

นี่คือที่ที่ฉันชอบเก็บเว็บไซต์บางเว็บไซต์ที่คั่นหน้าไว้เพื่อใช้อ้างอิง นี่คือสิ่งที่ฉันชอบ

6. เก็บข้อมูลโค้ดที่เป็นประโยชน์ไว้ใกล้มือ

นอกจากการบุ๊กมาร์กเว็บไซต์ที่เป็นประโยชน์แล้ว คุณควรมีตัวอย่าง HTML หรือโค้ดอื่นๆ ที่เป็นประโยชน์ซึ่งคุณมักจะใช้ซึ่งเข้าถึงได้ง่ายด้วย

ตัวอย่างเช่น คุณอาจใช้รหัสเฉพาะเพื่อรวมโมดูล "ตัวอย่างข้อมูลแนะนำ" ใน CMS ของคุณ

เพื่อให้กระบวนการนี้ง่ายขึ้น ฉันจึงบันทึกข้อมูลโค้ดใน Evernote ของฉัน เมื่อถึงเวลาต้องเพิ่มลงในซอร์สโค้ดของโพสต์บล็อกของฉัน ฉันเพียงแค่ดึงบันทึกย่อและเสียบข้อมูลโค้ดตามต้องการ

นี่คือบทนำเชิงลึกเกี่ยวกับ HTML เพื่อให้คุณสามารถเรียนรู้การแฮ็กการเขียนโค้ดที่เป็นประโยชน์

7. อ่านบทนี้ออกมาดัง ๆ

ความสำคัญของขั้นตอนนี้ไม่สามารถพูดเกินจริงได้

การอ่านออกเสียงไม่เพียงดีสำหรับหน่วยความจำเท่านั้น แต่ยังเหมาะสำหรับการระบุข้อผิดพลาดอีกด้วย คุณมักจะพบประโยคที่เงอะงะและสิ่งอื่น ๆ ที่ตรวจการสะกดจะไม่เข้าใจหากคุณอ่านออกเสียง

ผู้เขียนขายดี David Sedaris ใช้วิธีการทางวาจานี้ในการปรับแต่งงานเขียนของเขา

ตามรายงานของ Fast Company เซดา ริสทดสอบงานที่กำลังดำเนินการอยู่โดยอ่านออกเสียงให้ผู้ชมฟังแบบสด ๆ เพราะมันช่วยให้เขาสังเกตเห็นความไม่สมบูรณ์ในข้อความ ขณะที่เขาอ่าน เขาจะวนรอบทุกอย่างตั้งแต่การใช้ถ้อยคำที่สับสนหรือทำให้เข้าใจผิดไปจนถึงคำที่ซ้ำกัน

“ฉันเคยเกลียดมันตอนที่หนังสือออกมาหรือเรื่องราวถูกตีพิมพ์และฉันจะเป็นเหมือนไอ้บ้า ทำไมฉันถึงไม่จับมันล่ะ” เซดาริสกล่าว “แต่คุณมักจะจับมันได้เสมอเมื่อคุณอ่านออกเสียง”

การอ่านออกเสียงจะช่วยให้คุณจับข้อผิดพลาดเหล่านี้ได้ในรอบแรก ซึ่งจะช่วยคุณประหยัดเวลาในภายหลัง

8. ใช้ “ค้นหาและแทนที่” เพื่อแก้ไขข้อผิดพลาดทั่วไปอย่างรวดเร็ว

เราทุกคนต่างมีคำที่ทำให้เราสะดุด ไม่ว่าเราจะเขียนหรือแก้ไขมานานเพียงใด

ลองคิดดู: อะไรคือข้อผิดพลาดที่คุณมักจะทำเมื่อเขียนหรือแก้ไข? สิ่งที่คุณมักจะพลาด?

เริ่มติดตามสิ่งนี้และเพิ่มในบล็อกส่วนตัว จากนั้น ในขณะที่คุณแก้ไข ให้ทำการ “ค้นหาและแทนที่” ก่อนเผยแพร่เพื่อตรวจหาข้อผิดพลาดที่เล็ดลอดผ่านรอยแตก เป็นวิธีที่เร็วกว่ามากในการขัดชิ้นงานมากกว่าการค้นหาอินสแตนซ์เหล่านี้ด้วยตนเอง

หากต้องการ "ค้นหาและแทนที่" ให้กด Control + F บนพีซี (หรือ Command + F บน Mac) พิมพ์คำหรือวลีที่เป็นปัญหาของคุณ แล้วคลิก "ค้นหา"

9. ทำการตรวจสอบขั้นสุดท้ายใน Microsoft Word

ไม่สำคัญหรอกว่าคุณจะมองงานเขียนอย่างพิถีพิถันแค่ไหน: บ่อยครั้ง คุณ จะ พบข้อผิดพลาดเพิ่มเติมโดยใช้การตรวจตัวสะกดที่คุณอาจพลาดไป

หากซอฟต์แวร์การเขียนของคุณมีการตรวจการสะกด ให้ใช้งาน เรายังแนะนำให้วางเนื้อหาลงใน Microsoft Word (อนุญาตแบบยาว) เพื่อตรวจสอบขั้นสุดท้าย

อย่าลืมให้เวลาเอกสารเพิ่มอีกสองสามวินาทีในการประมวลผลงานของคุณเมื่อคุณวางมันลงในนั้นแล้ว เนื่องจาก Word จะใช้เวลา "อ่าน" ชิ้นงานของคุณนานขึ้นเล็กน้อยและค้นพบข้อผิดพลาดใดๆ

จากนั้น คุณสามารถผ่านมันไปและประเมินเส้นหยักสีแดงหรือสีเขียวที่คุณเห็น

10. รู้ว่าเมื่อไหร่เนื้อหาดีพอ

ฉันรู้เช่นเดียวกับบรรณาธิการคนอื่นๆ ว่าการปล่อยวางความสมบูรณ์แบบนั้นเป็นเรื่องยาก แต่ปรากฎว่าลัทธินิยมนิยมอุดมคตินิยมแม้ว่าจะเป็นประโยชน์ในบางบริบท แต่ก็สามารถกลายเป็นอุปสรรคสำคัญต่อการผลิตได้

จะมีบางสิ่งที่คุณสามารถทำได้เพื่อปรับปรุงงานเขียนอยู่เสมอ คุณอาจคิดว่า “เสร็จแล้ว” คือการใช้เวลาทุกนาทีในการปรับปรุง ขัดเกลา และขัดเกลาชิ้นงานจนกว่าจะได้ความสมบูรณ์แบบ

แต่สิ่งที่คุณเสียสละโดยการปรับปรุงเพิ่มเติมเล็กน้อย? และการเสียสละเหล่านั้นเป็นจริงหรือไม่? พวกเขาคุ้มค่ากับเวลาของคุณหรือไม่? เมื่อถึงจุดหนึ่ง คุณต้องถามตัวเองว่า “ เมื่อไหร่ที่ 'ดีพอ' ดีพอ”

แน่นอนว่า การรู้ว่าเกณฑ์ของคำว่า "ดีเพียงพอ" คืออะไรนั้นพูดง่ายกว่าทำ ต่อไปนี้เป็นสูตรที่เป็นประโยชน์ในการบอกทิศทาง:

1. ชิ้นงานประสบความสำเร็จในการแก้ปัญหา ตอบสนองความต้องการ หรือสื่อข้อความที่ตั้งใจไว้
2. ชัดเจนและชัดเจนในแบรนด์
3. คุณภาพของงานสอดคล้องกับหรือสูงกว่าระดับของงานก่อนหน้า
4. ได้รับการตรวจสอบอย่างละเอียดถี่ถ้วนโดยบุคคลที่มีคุณสมบัติเหมาะสมอื่น ๆ
5. การตัดสินใจขั้นสุดท้ายอยู่ในมือของผู้สร้าง

ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณได้ทำงานแก้ไขและพิสูจน์อักษรที่สำคัญที่สุด จากนั้น เมื่อคุณขัดเกลาชิ้นส่วนมากพอที่จะไปต่อ … ก็แค่ไปต่อ

11. เก็บรายการตรวจสอบก่อนเผยแพร่นี้ไว้ใกล้มือ

ก่อนที่คุณจะกด "เผยแพร่" ถึงเวลาต้องทำขั้นตอนสุดท้ายอีกครั้งเพื่อให้แน่ใจว่าคุณได้ทำเครื่องหมายในช่องทั้งหมดแล้ว

แม้ว่านี่จะดูเหมือนเป็นขั้นตอนพิเศษอีกขั้น แต่อย่าลืมว่านี่เป็นการลงทุนที่จะช่วยให้คุณไม่ต้องกลับไปทำการแก้ไขและปรับเปลี่ยนในภายหลัง

ดังนั้น ใช้รายการตรวจสอบการแก้ไขและการพิสูจน์อักษรออนไลน์นี้เมื่อทำการตรวจสอบครั้งสุดท้าย คุณสามารถเพิ่มลงในรายการได้ตามสบาย เนื่องจากคุณอาจมีขั้นตอนเพิ่มเติมในกระบวนการของคุณ

ในท้ายที่สุด การเป็นบรรณาธิการที่มีประสิทธิภาพต้องมีสมาธิ ความใส่ใจในรายละเอียด และความสามารถในการรู้ว่าควรหยุดเมื่อใด ด้วยรายการนี้ คุณจะดีขึ้นในเวลาไม่นาน

หมายเหตุบรรณาธิการ: โพสต์นี้เผยแพร่ครั้งแรกในเดือนเมษายน 2016 และได้รับการอัปเดตเพื่อความครอบคลุม