11 วิธีแฮ็กอีเมลฟรีเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพของคุณ

หากคุณเป็นเหมือนฉัน สิ่งสำคัญในวันทำงานของคุณคือการกรองกล่องจดหมายของคุณ ส่งข้อความอีเมลไปยังขยะ และตอบกลับอีเมลที่มีความสำคัญต่อเวลา

ต้องเปิดใช้งานการควบคุมหรือไม่? เราได้รับการแฮ็กอีเมลแบบไม่มีค่าใช้จ่าย ซึ่งจะช่วยให้คุณควบคุมกล่องจดหมายเข้าได้ดีขึ้น เพื่อให้คุณมุ่งเป้าไปที่สิ่งสำคัญได้

11 วิธีแฮ็กจดหมายอิเล็กทรอนิกส์ฟรีเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของคุณ

1. แปลงการแจ้งเตือนของคุณหรือหยุดอีเมลชั่วคราว

นอกจากโซเชียลมีเดียแล้ว อีเมลยังเป็นที่ที่คนส่วนใหญ่ได้รับการแจ้งเตือนมากมาย นี่อาจเป็นเพียงหนึ่งในตัวขัดขวางที่สำคัญที่สุดในการเพิ่มประสิทธิภาพ เมื่อพิจารณาว่าการรับรู้ของคุณยังคงถูกดึงไปที่อื่น

สารละลาย? เพียงเปลี่ยนการแจ้งเตือนทางอีเมลให้เป็นสมาธิกับความรับผิดชอบเร่งด่วนของคุณ อย่างไรก็ตาม ดีกว่ามาก คุณสามารถหยุดอีเมลขาเข้าชั่วคราวไม่ให้แสดงในกล่องจดหมายของคุณได้ หากบริษัทอีเมลของคุณอนุญาต

ทรัพยากรกราฟิก

ผู้ใช้ Outlook สามารถหยุดการแจ้งเตือนชั่วคราวอันเป็นผลจากแอป Boomerang และเลิกหยุดชั่วคราวเมื่อพวกเขาพร้อมที่จะจัดการกับพวกเขา

2. ปิดกั้นเวลาสำหรับการประเมินอีเมลแบบกลุ่ม

อีเมลสามารถเข้ามาได้ตลอดหลายชั่วโมงของวันทำงาน และหากคุณกำลังทำงานกับลูกเรือแบบอะซิงโครนัส จะไม่มีวันหยุด

ดังนั้น แทนที่จะตรวจสอบอีเมลของคุณอย่างต่อเนื่องและตอบกลับทุกคนเมื่ออีเมลมาถึง ให้จัดสรรช่วงเวลาในแต่ละวันของคุณเพื่อประเมินอีเมลเหล่านั้น

อาจเป็นช่วงเช้าตรู่ ช่วงบ่ายแก่ๆ หรือเวลาใดก็ได้ที่คุณคาดว่าจะมีเวลาหยุดทำงาน

คำแนะนำจากผู้เชี่ยวชาญ: เมื่อคุณกำหนดช่วงเวลานี้แล้ว ให้ใส่ลงในปฏิทินของคุณเพื่อไม่ให้เกิดความขัดแย้งกับกิจกรรมการดำเนินงานอื่นๆ

3. สร้างเทมเพลต

คุณรู้หรือไม่ว่าเว็บไซต์มีส่วนคำถามที่พบบ่อยอย่างไร? ในอาชีพที่มีประสบการณ์ของเรา โดยทั่วไปแล้วเราจะสื่อสารรายละเอียดที่เหมือนกันกับลูกค้า เพื่อนร่วมงาน และผู้มีส่วนได้ส่วนเสียมากกว่าและเหนือกว่า

เพื่อให้ง่ายขึ้นอีกเล็กน้อย ให้สร้างเทมเพลตเพื่อไม่ให้เริ่มต้นใหม่ทุกครั้งที่คุณร่างอีเมล

เทมเพลตของคุณจะอิงจากข้อความค้นหาที่คุณได้รับบ่อยที่สุด วลีที่คุณใช้บ่อยที่สุด และข้อความที่คุณแชร์บ่อยที่สุดเป็นหลัก สิ่งที่ต้องการ:

• อีเมลเย็น
• การเปลี่ยนเส้นทางไปยังกลุ่มอื่น
• การแจ้งเตือนทีมรายสัปดาห์
• แนวคิด OOO

หากต้องการตั้งค่านี้ใน Gmail ให้ไปที่การตั้งค่าของคุณ คลิกที่แท็บที่ซับซ้อน แล้วคลิก "เปิดใช้งาน" ซึ่งจะมาถึงส่วนเทมเพลต

4. สร้างโฟลเดอร์

ธุรกิจมีความสำคัญเป็นอันดับต้น ๆ ต่อประสิทธิภาพการทำงาน และข้อความอีเมลมักจะตกไปอยู่ข้างหลังอีกครั้ง ที่น่าขันก็คือพวกเขามีแนวโน้มที่จะเก็บข้อมูลที่สำคัญที่สุดบางอย่างที่เราใช้ในการทำงานวันต่อวัน

การสร้างโฟลเดอร์ภายในจดหมายอิเล็กทรอนิกส์ของคุณไม่เพียงแต่จะทำให้รายการต่างๆ ค้นพบได้ง่ายขึ้นเท่านั้น แต่ยังสามารถจัดการได้มากขึ้นเมื่อจัดลำดับความสำคัญของอีเมลของคุณ

สำหรับบางโอกาส คุณสามารถสร้างหมวดหมู่โดย:

• ลำดับความสำคัญ (เช่น จำเป็นต้องดำเนินการ ให้ข้อมูล)
• ดำเนินการ (เช่น HR, Finance, Insurance Coverage)
• กลุ่ม (เช่น ผู้บริหาร ประสบการณ์ตรง เพื่อนร่วมงาน และอื่นๆ)

5. กรองอีเมลขาเข้าของคุณ

เหตุใดจึงใช้วิธีส่งข้อความอีเมล ในเมื่อคุณสามารถให้ผู้ให้บริการจดหมายอิเล็กทรอนิกส์ดำเนินการแทนคุณได้

แอตทริบิวต์ของตัวกรอง – หาได้จากซัพพลายเออร์อีเมลส่วนใหญ่ – ทำให้คุณสามารถจัดเรียง ลบ ตั้งค่าสถานะ และส่งต่อข้อความอีเมลได้

คุณสามารถทำได้โดยใช้ข้อมูลต่อไปนี้:

• ที่อยู่ไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์
• คำและวลีและ/หรือวลี
• หัวเรื่อง
• ไฟล์แนบ

ทันทีที่คุณสร้างตัวกรอง คุณได้กำหนดการกระทำที่สอดคล้องโดยอัตโนมัติ

กรณีการใช้งานเกี่ยวข้องกับการรวมอีเมลจากการจัดการไปยังโฟลเดอร์เฉพาะ การลบเมลขยะ การทำเครื่องหมายเตือนว่าเป็นการศึกษา

6. ใช้ตัวกำหนดเวลาอีเมล

การขาดงานคือวันที่ต้องตื่นนอนตอน 6 โมงเช้าเพื่อส่งอีเมลที่คุณไม่สามารถส่งได้ตอน 22.00 น. ในเย็นวันก่อนหน้าเมื่อคุณร่างมัน

ผู้ให้บริการอีเมลบางรายอนุญาตให้คุณกำหนดวันและเวลาในการส่งอีเมลของคุณ เพื่อให้คุณสามารถสร้างและลืมมันได้โดยไม่เสียค่าใช้จ่าย

หากบริษัทของคุณไม่มีคุณลักษณะนี้ ให้คิดถึงส่วนขยายเช่น Boomerang ซึ่งคุณสามารถใช้ร่วมกับอีเมลของคุณเพื่อวางแผนอีเมลได้

7. เปิดใช้งานฟังก์ชัน "ยกเลิกการส่ง"

เราทุกคนทำ: ส่งอีเมลออกไป จากนั้นให้อ่านอีเมลซ้ำซึ่งคุณตอนนี้ต้องตรวจสอบใหม่ 5 ครั้งก่อนที่จะส่ง JUST ในสถานการณ์ต่างๆ แม้ว่าคุณจะแทบทำอะไรไม่ได้เลยก็ตาม จนในที่สุด.

ขณะนี้ Gmail และผู้ให้บริการอีเมลอื่นๆ ช่วยให้คุณสามารถยกเลิกการส่งอีเมลเป็นเวลาสองสามวินาทีหลังจากที่คุณคลิก "ส่ง" ในสถานการณ์ที่คุณสังเกตเห็นข้อผิดพลาดหรือเพียงแค่เปลี่ยนสติปัญญาของคุณ

Pro-suggestion: เพิ่มผู้รับเมื่อจดหมายอิเล็กทรอนิกส์ของคุณพร้อมที่จะส่งเท่านั้น – ด้วยวิธีนี้ คุณจะไม่มีทางส่งจดหมายอิเล็กทรอนิกส์ที่ยังไม่เสร็จอีก

8. ศึกษาทางลัด

ทางลัดช่วยให้คุณรวมงานอีเมลของคุณได้อย่างรวดเร็วโดยไม่ต้องข้ามการพิชิต

ด้วยทางลัดอีเมล คุณสามารถ:

• เขียนอีเมลใหม่
• รวมผู้รับ cc และ bcc
• ใส่ลิงค์ขาเข้า
• เปิดเคล็ดลับการสะกดคำ
• จัดรูปแบบข้อความด้วยตัวหนา ตัวเอียง ขีดเส้นใต้ เยื้อง และจัดแนว
• เก็บถาวรอีเมล

และนั่นเป็นเพียงการบอกชื่อหลายๆ หากมีฟังก์ชันที่คุณใช้เป็นประจำ เป็นไปได้มากว่าจะมีทางลัดที่จะช่วยให้คุณไปถึงที่นั่นได้ด้วยการคลิกหรือกดแป้นพิมพ์เพียงครั้งเดียว

ในชั้นเรียน ทางลัดจะแตกต่างกันไปตามบริษัทและเครื่อง ดังนั้นก่อนที่คุณจะเริ่มใช้ ให้มั่นใจว่าคุณกำลังใช้สิ่งที่เหมาะสมที่สุด

9. ยกเลิกการสมัคร

หากกล่องจดหมายของคุณเกือบจะเหมือนกับของฉัน มีอีเมลสองสามพันฉบับจากรุ่นต่างๆ ที่คุณแทบไม่เคยโต้ตอบด้วย

แม้ว่าการลบอีเมลเหล่านี้จะใช้เวลานาน แต่คุณก็สามารถเริ่มจัดระเบียบกล่องจดหมายได้โดยยกเลิกการสมัครรับอีเมลที่คุณไม่ได้อ่าน น่าเสียดาย ไม่ใช่ทุกรุ่นที่มีเวิร์กโฟลว์การเลิกจ้างซึ่งจะนำคุณออกจากบันทึกการอ่านเป็นประจำ

ในกรณีนี้ คุณจะต้องยกเลิกการสมัครด้วยตนเอง เชื่อฉันเถอะ ตัวตนระยะยาวของคุณจะขอบคุณ

10. รับส่วนขยายเบราว์เซอร์ไวยากรณ์

พวกเราส่วนใหญ่ร่างอีเมลจากช่อง "ฉบับร่างใหม่" ในทางกลับกัน วิธีการดังกล่าวมาพร้อมกับอันตรายบางประการ โดยเฉพาะการสะกดผิดหรือการใช้ถ้อยคำที่น่าอึดอัดใจ

แอปพลิเคชันเช่น Grammarly จะทำหน้าที่เป็นตัวพิสูจน์อักษร จับข้อผิดพลาดของคุณตราบเท่าที่คุณสร้างข้อผิดพลาด ไวยากรณ์ยังมีลักษณะเฉพาะที่จะสื่อถึงน้ำเสียงของข้อความของคุณและเสนอวลีทางเลือก

ด้วยอุปกรณ์นี้ คุณไม่ต้องเครียดกับเสียงของคุณหรือหากมีการพิมพ์ผิด ไม่ต้องใช้การคาดเดาทั้งหมด คุณจึงจดจ่ออยู่กับการกด “ส่ง” ได้

11. จัดลำดับความสำคัญของข้อความอีเมลของคุณ

หากคุณยังคงต่อสู้กับการจัดการอีเมลจำนวนมากที่คุณได้รับ ให้ลองปฏิบัติตามกฎยอดนิยมนี้: หากอีเมลต้องการการตอบกลับซึ่งจะใช้เวลาสองนาทีหรือน้อยกว่านั้น ให้ตอบสนองอย่างรวดเร็ว

หากใช้เวลานานกว่านี้ให้เก็บไว้ใช้ในภายหลัง กลยุทธ์นี้มีไว้เพื่อช่วยให้คุณกำจัดความยุ่งเหยิงโดยไม่ถูกเอาชนะ

เสร็จแล้ว – อีเมลแฮ็คฟรีที่จะช่วยให้คุณได้รับกล่องจดหมายด้านล่างควบคุมและเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของคุณ

คำเตือนของบรรณาธิการ: บทความนี้เผยแพร่ครั้งแรกในเดือนสิงหาคม 2016 และได้รับการอัปเดตเพื่อความครอบคลุม