4 เคล็ดลับในการปรับปรุงประสิทธิภาพเวิร์กโฟลว์ในธุรกิจของคุณ

สำนักงานและธุรกิจส่วนใหญ่ในปัจจุบันดำเนินการตามกำหนดการแปดชั่วโมง คุณอาจคิดว่ามันนานพอที่จะทำภารกิจทั้งหมดที่ต้องทำในวันนั้นให้สำเร็จลุล่วง แต่เมื่อคุณเจาะลึกลงไปว่าชั่วโมงเหล่านั้นถูกใช้ไปอย่างไร คุณแน่ใจหรือไม่ว่าแต่ละนาทีถูกใช้ไปอย่างมีประสิทธิผล หรือมีชั่วโมงที่สูญเปล่าไปโดยเปล่าประโยชน์กับกระบวนการ เครื่องมือ และฟังก์ชันอื่นๆ เพื่อให้งานเสร็จลุล่วงหรือไม่

ทุกวันนี้ ธุรกิจต่างๆ อยู่ภายใต้แรงกดดันอย่างมากที่ต้องทำมากขึ้น ส่งมอบมากขึ้น และผลิตมากขึ้นภายในจำนวนชั่วโมงเท่าเดิม เทคโนโลยีมีความก้าวหน้ามากขึ้นเรื่อยๆ และมีความคาดหวังว่าธุรกิจต่างๆ จะใช้ทรัพยากรทั้งหมดที่มีอยู่เพื่อประโยชน์ของตนเพื่อปรับปรุงประสิทธิภาพของเวิร์กโฟลว์ การค้นหาเครื่องมือที่จำเป็นและอ่านแหล่งข้อมูลต่างๆ ขึ้นอยู่กับธุรกิจของคุณ เช่น แผนภูมิเปรียบเทียบ CRM ดังนั้นคุณจึงสามารถกำหนดการตัดสินใจที่ถูกต้องในการทำให้เวิร์กโฟลว์ธุรกิจของคุณเป็นแบบอัตโนมัติได้ เมื่อทำได้สำเร็จ ธุรกิจของคุณจะไม่ต้องเสียเวลากับงานไปเปล่าๆ ซึ่งจะทำให้ผลิตภาพและผลกำไรของธุรกิจของคุณเพิ่มขึ้นด้วย

ในบทความนี้ คุณจะมีเคล็ดลับที่ดีที่สุดสี่ข้อเกี่ยวกับวิธีปรับปรุงประสิทธิภาพเวิร์กโฟลว์โดยรวมในธุรกิจของคุณ ดังนั้นอ่านต่อ!

1. เรียนรู้วิธีจัดลำดับความสำคัญของงาน

สิ่งหนึ่งที่อาจส่งผลเสียต่อเวิร์กโฟลว์โดยรวมของคุณคือเมื่อคุณไม่รู้วิธีจัดลำดับความสำคัญของงานบางอย่างที่คุณต้องทำให้สำเร็จอย่างมีประสิทธิภาพ ไม่มีกฎตายตัวที่เร็วและต่อรองไม่ได้เมื่อพูดถึงการจัดลำดับความสำคัญของงาน เนื่องจากการทำเช่นนี้จะแตกต่างกันไปตามสิ่งที่ต้องทำในแต่ละวันและกำหนดเวลาเร่งด่วน

อย่างไรก็ตาม ความท้าทายเริ่มต้นขึ้นเมื่อคุณรู้สึกว่าทุกสิ่งในรายการมีความสำคัญที่ต้องทำให้สำเร็จ คุณจัดลำดับความสำคัญของคนอื่นอย่างไร นี่คือคำแนะนำ:

เน้นงานที่สำคัญที่สุด เลือกอย่างมากที่สุดสามงานที่คุณต้องวางไว้ที่ด้านบนสุดของรายการลำดับความสำคัญ งานทั้งสามนี้ควรเสร็จสิ้นในตอนเช้าเมื่อคุณยังอยู่ในช่วงที่มีประสิทธิผลสูงสุดในด้านจิตใจ ด้วยวิธีนี้ คุณจะมี 'เวลาว่าง' ในตอนบ่ายเพื่อทำทุกอย่างที่ทำได้ในรายการ จากนั้น เริ่มรอบเดิมอีกครั้งในวันถัดไปที่คุณรายงานการทำงาน

เน้นสิ่งที่เร่งด่วนและทันกำหนด ด้วยวิธีนี้ คุณจะแน่ใจได้ว่าคุณจะไม่พลาดวันครบกำหนดที่ใกล้เข้ามาโดยทำงานเป็นอย่างแรกกับงานเหล่านั้นโดยที่เส้นตายยังห่างไกลออกไป

เข้างานเร็ว. หากคุณสามารถทำงานได้เร็วกว่าเวลานาฬิกาปกติอย่างน้อย 15 นาที นั่นย่อมทำให้เกิดความแตกต่างอย่างสิ้นเชิงในการทำสิ่งต่างๆ ให้เสร็จในตอนเช้า ช่วงเวลาที่ไม่ถูกรบกวนเมื่อไม่มีเพื่อนร่วมงานจำนวนมากสามารถช่วยให้คุณมีสมาธิกับบางสิ่งที่คุณต้องทำมากขึ้น เนื่องจากคุณมาถึงก่อนเวลา 15 นาที จึงอาจช่วยให้คุณออกจากที่ทำงานเร็วกว่าคนอื่น 15 นาที

เมื่อคุณทำตามกลยุทธ์ข้างต้น คุณอาจเริ่มตระหนักถึงความเปลี่ยนแปลงในการดำเนินธุรกิจของคุณ ซึ่งในที่สุดแล้ว คุณสามารถทำสิ่งต่างๆ ให้เสร็จลุล่วงได้มากขึ้นในหนึ่งวัน

2. วิเคราะห์กระบวนการปัจจุบันของคุณ

ก่อนทำการเปลี่ยนแปลงเวิร์กโฟลว์ธุรกิจของคุณ คุณควรวิเคราะห์กระบวนการเวิร์กโฟลว์ปัจจุบันของคุณด้วย นี่เป็นสิ่งสำคัญ ดังนั้น คุณจึงมั่นใจได้ว่าการเปลี่ยนแปลงใดๆ ที่คุณใช้ในที่ทำงานคือสิ่งที่จำเป็นเพื่อให้การเปลี่ยนแปลงนั้นมีประสิทธิภาพมากขึ้น เมื่อคุณดำเนินการตามขั้นตอนนี้ คุณควรให้ทุกคนเข้าร่วม รวมทั้งพนักงานของคุณด้วย เมื่อทำเช่นนั้น คุณจะได้รับคำติชมที่จำเป็นจากพวกเขาเพื่อพิจารณาว่าสิ่งใดใช้ได้ผลสำหรับพนักงานเหล่านั้นและสิ่งใดที่ไม่เป็นผล

เพื่อให้แน่ใจว่าการวิเคราะห์เวิร์กโฟลว์ของคุณมีประสิทธิภาพสำหรับธุรกิจของคุณ โปรดคำนึงถึงขั้นตอนและกลยุทธ์ต่อไปนี้:

ทำให้เวิร์กโฟลว์ของคุณเป็นแบบอัตโนมัติ เมื่อคุณได้ระบุบริเวณที่เจ็บปวดในขั้นตอนการทำงานของคุณแล้วซึ่งคุณยังคงดำเนินการด้วยตนเองอย่างดื้อรั้น ควรพิจารณาดำเนินการอัตโนมัติทีละขั้นทีละขั้น

ค้นหาปัญหาคอขวดในกระบวนการทำงานและวางแผน ปัญหาคอขวดในเวิร์กโฟลว์ของคุณเป็นปัญหาที่ทำให้ขั้นตอนการทำงานราบรื่น เช่น มีขั้นตอนที่ใช้เวลานานกว่าขั้นตอนอื่นกว่าจะเสร็จไหม มีแผนกใดที่พยายามดิ้นรนเพื่อให้สิ้นสุดกระบวนการซ้ำแล้วซ้ำเล่าหรือไม่? นั่นคือปัญหาคอขวดที่ต้องแก้ไข

การวิเคราะห์เวิร์กโฟลว์เป็นประโยชน์ต่อธุรกิจของคุณในหลาย ๆ ด้าน ทำให้ยิ่งจำเป็นมากขึ้นสำหรับคุณที่จะผ่านพ้นไป ประโยชน์เหล่านี้รวมถึง:

เพิ่มประสิทธิภาพโดยรวมในที่ทำงานของคุณ การวิเคราะห์เวิร์กโฟลว์ช่วยให้ธุรกิจของคุณมีมุมมองใหม่เกี่ยวกับวิธีการทำงานบางอย่างให้สำเร็จ เพื่อให้สามารถระบุความไร้ประสิทธิภาพเหล่านั้นได้ และยังสามารถอัปเดตเทคโนโลยีที่เหมาะสมได้อีกด้วย

ทำให้ลูกค้ามีความสุขมากขึ้น การเปลี่ยนแปลงที่ดำเนินการโดยการวิเคราะห์เวิร์กโฟลว์ยังสามารถส่งผลให้ลูกค้ามีความสุขมากขึ้น เมื่อต้องทำการตัดสินใจเกี่ยวกับแง่มุมต่างๆ ในเวิร์กโฟลว์ของคุณที่ส่งผลต่อลูกค้า คุณสามารถมีรากฐานเวิร์กโฟลว์ที่แข็งแกร่ง ซึ่งจะช่วยปรับปรุงการดำเนินธุรกิจ

เสริมสร้าง ขวัญ กำลังใจของพนักงาน แน่นอนว่าไม่มีพนักงานคนไหนที่อยากจะถูกทิ้งไว้ข้างหลังโดยยังคงใช้กระบวนการแบบโบราณ เมื่อพนักงานในธุรกิจอื่นได้เปลี่ยนไปใช้ระบบที่ทันสมัยกว่าแล้ว

3. กำหนดพนักงานที่เหมาะสม

คุณอาจมีกระบวนการจ้างงานที่ละเอียดถี่ถ้วนอยู่แล้ว จากนั้น บริษัทของคุณได้ลงทุนในเครื่องมือที่เหมาะสมเพื่อให้งานสำเร็จลุล่วง แต่คุณสังเกตเห็นว่ายังคงมีการเคลื่อนไหวช้าจากปลายด้านหนึ่งของเวิร์กโฟลว์ไปยังอีกด้านหนึ่ง เมื่อสิ่งนี้เกิดขึ้น ปัญหาอาจเกิดจากการที่คุณมอบหมายพนักงานที่ไม่ถูกต้องให้กับงาน เช่น การมอบหมายพนักงานในแผนกการตลาดเมื่อคุณยังไม่ได้ฝึกอบรมพวกเขาสำหรับการตลาดดิจิทัล

การมอบหมายที่เหมาะสมเป็นสิ่งสำคัญมาก ดังนั้นคุณจะทราบได้อย่างชัดเจนว่าพนักงานแต่ละคนมีความเหมาะสมกับตำแหน่งที่มอบให้พวกเขา พวกเขาทำได้ดี เพียงเพราะหน้าที่งานเป็นจุดแข็ง เมื่อทำได้สำเร็จ ธุรกิจของคุณจะมีโอกาสประสบความสำเร็จสูงขึ้น

เพื่อให้แน่ใจว่าพนักงานที่เหมาะสมตรงกับหน้าที่งานที่เหมาะสม ต่อไปนี้คือคำแนะนำที่ผ่านการทดลองและทดสอบแล้วที่คุณอาจต้องการนำไปใช้:

พัฒนารายละเอียดงานที่ถูกต้อง ซึ่งหมายความว่ารายละเอียดงานของคุณควรมีความเฉพาะเจาะจงมากที่สุดเท่าที่เป็นไปได้ การระบุรายละเอียดงานที่คลุมเครือจะสร้างช่องโหว่ที่ทำให้บริษัทของคุณยากขึ้นในการถอดรหัสไม่ว่าจะตรงตามลักษณะงานหรือไม่ก็ตาม

สนับสนุนการเติบโตและความสามารถของสมาชิกแต่ละคนในทีมของคุณ เมื่อใดก็ตามที่มีโอกาสสำหรับสมาชิกแต่ละคนในทีมของคุณที่จะเติบโต จงใช้โอกาสเหล่านั้นให้เกิดประโยชน์สูงสุด ให้โอกาสพนักงานของคุณเติบโตและฝึกฝนทักษะโดยส่งพวกเขาไปอบรมและสัมมนาที่บริษัทจ่ายให้ สิ่งเหล่านี้อาจดูเหมือนเป็นค่าใช้จ่ายเพิ่มเติมสำหรับบริษัทของคุณ แต่ผลตอบแทนเมื่อพวกเขาสามารถทำได้ดีและประสบความสำเร็จมากขึ้นสำหรับธุรกิจของคุณนั้นยิ่งใหญ่กว่า

กำหนดชุดวัตถุประสงค์ที่ชัดเจนสำหรับงานแต่ละงาน เพื่อให้พนักงานแต่ละคนมีแนวคิดว่าต้องทำอะไรให้สำเร็จสำหรับงานแต่ละงาน การแบ่งความรับผิดชอบออกเป็นงานย่อยๆ ทำให้กระบวนการมีความชัดเจนและคล่องตัวยิ่งขึ้น โดยจะลบความเป็นไปได้ของพื้นที่สีเทาเมื่อพนักงานไม่แน่ใจว่าควรทำอะไรให้สำเร็จในแต่ละงาน และยังช่วยให้พวกเขาตัดสินใจว่าพวกเขากำลังทำอะไรอยู่ อันที่จริงแล้วนำมาซึ่งผลลัพธ์

4. จัดลำดับความสำคัญการแชร์ไฟล์และเอกสาร

ไฟล์เป็นส่วนหนึ่งของธุรกิจ มีเอกสารที่ต้องแชร์จากปลายด้านหนึ่งของเวิร์กโฟลว์ไปยังอีกส่วนเพื่อให้แน่ใจว่ามีโฟลว์ข้อมูลสำเร็จ ไม่ว่าด้านอื่นๆ ของเวิร์กโฟลว์ของคุณจะดีหรือทำงานอัตโนมัติได้ดีเพียงใด คุณยังไม่ถึงเป้าหมายเมื่อทีมของคุณไม่มีทางเลือกอื่นนอกจากต้องเข้าถึงเอกสารที่ต้องการด้วยตนเอง

วัตถุประสงค์ประการหนึ่งของคุณในการทำให้ประสิทธิภาพเวิร์กโฟลว์ของคุณเป็นอัตโนมัติจะต้องเกี่ยวข้องกับการใช้เวลามากขึ้นในการบรรลุเป้าหมายของคุณ แทนที่จะเสียเวลาหาเอกสารบางอย่างที่อาจหาเจอได้ง่าย

ด้วยเหตุนี้ ต่อไปนี้คือเคล็ดลับที่คุณสามารถนำไปใช้เพื่อให้แน่ใจว่าการแชร์ไฟล์อย่างปลอดภัยผ่านระบบอัตโนมัติ:

· เลือก ซอฟต์แวร์แชร์ไฟล์ ที่อนุญาตให้เข้ารหัสแบบ end-to-end เพื่อให้แน่ใจว่ามีรหัสผ่านและมาตรการรักษาความปลอดภัยอื่นๆ เพื่อหลีกเลี่ยงข้อมูลและการโจรกรรมข้อมูลระบุตัวตน

· เรียกใช้การตรวจสอบไฟล์เป็นประจำ เพื่อให้คุณได้รับการอัปเดตว่าใครสามารถเข้าถึงไฟล์บางไฟล์และใครเป็นผู้ควบคุมไฟล์ในปัจจุบัน กระบวนการตรวจสอบไฟล์ก็จำเป็นเช่นกัน เพื่อลบไฟล์ที่ไม่ต้องการออกจากระบบคลาวด์ของคุณทันที

· เลือกระบบแชร์ไฟล์ระดับธุรกิจ เนื่องจากระบบ ระดับผู้บริโภคมีความอ่อนไหวต่อการรั่วไหล การละเมิด และการโจรกรรมมากกว่า โดยมีมาตรการรักษาความปลอดภัยน้อยกว่า ระบบการแชร์ไฟล์ระดับธุรกิจช่วยให้คุณมีการควบคุมความปลอดภัยเพิ่มเติม เช่น การควบคุมการปฏิบัติตามข้อกำหนดและการมองเห็น และอื่นๆ อีกมากมาย

· ฝึกอบรมและให้ความรู้ทีมของคุณ เกี่ยวกับวิธีการแชร์ไฟล์แบบอัตโนมัติ เนื่องจากซอฟต์แวร์การแชร์ไฟล์ของคุณจะยังไร้ประโยชน์หากทีมของคุณไม่ได้รับการอัปเดตเกี่ยวกับวิธีใช้งานอย่างเหมาะสมและเพื่อประโยชน์ของธุรกิจของคุณ

บทสรุป

เคล็ดลับข้างต้นใช้ได้ผลไม่ว่าคุณจะมีธุรกิจประเภทใดและอยู่ในแผนกใด เมื่อคุณใช้แต่ละแผนกเป็นส่วนๆ ของปริศนาทั้งหมด ธุรกิจของคุณสามารถปรับปรุงและมีประสิทธิผลมากขึ้น กระบวนการเวิร์กโฟลว์มีความสำคัญอย่างยิ่งในการทำสิ่งต่างๆ ให้สำเร็จ และขึ้นอยู่กับคุณที่จะตรวจสอบให้แน่ใจว่ากระบวนการทั้งหมดของคุณมีส่วนช่วยให้ธุรกิจของคุณมีโอกาสประสบความสำเร็จสูงขึ้น เมื่อกระบวนการทางธุรกิจของคุณเริ่มล้นหลาม นั่นเป็นสัญญาณว่าคุณควรย้ายและปรับเวิร์กโฟลว์ของคุณจริง ๆ เพื่อให้มีความคล่องตัวมากขึ้น