5 แนวคิดในการจัดเก็บข้อมูลบนคลาวด์ที่ดีที่สุดสำหรับธุรกิจ
เผยแพร่แล้ว: 2022-01-31ดังนั้น คุณได้เลือกเพียงหนึ่งในผู้จำหน่ายที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์ที่ดีที่สุด และย้ายไฟล์ข้อมูลของบริษัทของคุณไปยังคลาวด์ แต่คุณได้รับประสิทธิภาพสูงสุดจากการจัดเก็บข้อมูลข้อเท็จจริงบนคลาวด์ของคุณหรือไม่ และคุณกำลังดำเนินการสุดความสามารถเพื่อรักษาข้อมูลของคุณให้ปลอดภัย เชื่อถือได้ และได้รับการปกป้องหรือไม่
ที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์ที่ดีที่สุดสำหรับธุรกิจมีความสามารถค่อนข้างน้อยที่จะให้รางวัลแก่องค์กรของคุณ ช่วยให้คุณเข้าถึงเอกสารของคุณได้จากทุกที่ ซึ่งเป็นเรื่องที่ยอดเยี่ยมสำหรับพนักงานที่ทำงานจากที่พักอาศัยหรือระหว่างเดินทาง และยังมีแอปพลิเคชันการทำงานร่วมกันจำนวนมากที่สามารถพิจารณาปัญหาทางเทคโนโลยีจากการทำงานเป็นทีมได้
นอกจากนี้ บริษัทระบบคลาวด์รายใหญ่ส่วนใหญ่ยังดำเนินการเข้ารหัสและมีความปลอดภัย อย่างไรก็ตาม อาจมีความเสี่ยงด้านความเสถียรสำหรับคุณและผู้ที่มีแนวโน้มจะเป็นลูกค้า หากคุณไม่ได้จัดการที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์สำหรับการสำรองข้อมูลอย่างเหมาะสมจริงๆ
ในบทความนี้ เราจะแนะนำคุณโดยวิธีห้าวิธีในการเพิ่มประสบการณ์การจัดเก็บข้อมูลบนระบบคลาวด์ และเก็บรักษาเอกสารของคุณให้ปลอดภัย
1. ยึดอันดับความเสถียรสูงสุด
ผู้จำหน่ายพื้นที่จัดเก็บข้อมูลบนระบบคลาวด์รายสำคัญมีอุปกรณ์ป้องกันที่ล้ำสมัยและทันสมัยอยู่เสมอ พร้อมด้วยการเข้ารหัสและไฟร์วอลล์ ดังนั้นไฟล์ข้อมูลของคุณจึงน่าจะปลอดภัยกว่าบนคลาวด์มากกว่าที่คุณจัดเก็บไว้ในประเทศ
อันตรายที่อาจเกิดขึ้นแม้ในขณะนี้ แต่สิ่งเหล่านี้สามารถตอบโต้ได้โดยการทำความเข้าใจและใช้ความสามารถในการป้องกันเหล่านี้อย่างมีประสิทธิภาพ และฝึกพนักงานของคุณในการป้องกันออนไลน์ที่เหนือกว่า
จำเป็นอย่างยิ่งที่ผู้ใช้ทุกคนต้องมีรหัสผ่านที่มีศักยภาพ หลายคนใช้รหัสผ่านที่เหมือนกันสำหรับบัญชีอินเทอร์เน็ตทั้งหมดของพวกเขา ซึ่งเป็นอันตราย—หากเว็บไซต์ 1 แห่งที่บุคลากรมีบัญชีส่วนตัวถูกแฮ็ก แฮกเกอร์ก็มักจะได้รับบัญชีการทำงานเช่นกัน
ทางเลือกคือใช้ผู้ดูแลระบบรหัสผ่านที่ดีที่สุด สิ่งเหล่านี้มีความปลอดภัยอย่างยิ่ง และทำให้ผู้ซื้อมีรหัสผ่านเฉพาะสำหรับบัญชีทั้งหมดของตนโดยไม่จำเป็นต้องเรียกคืนทั้งหมด
ผู้ใช้ระบบคลาวด์สำหรับธุรกิจขนาดเล็กควรใช้การพิสูจน์ตัวตนแบบสองตัวแปรด้วย ซึ่งหมายความว่าแม้ว่ารหัสผ่านจะถูกบุกรุก แต่ก็มีความเสถียรอีกระดับที่จะหยุดแฮ็กเกอร์ที่เข้าสู่บัญชีได้ ในฐานะผู้ดูแลระบบ คุณต้องอยู่ในฐานะที่จะทำให้ผู้ซื้อทุกคนต้องตั้งค่านี้
นอกจากนี้ การแจ้งเตือนบัญชีรับประกันยังเปิดอยู่ นี่แสดงให้เห็นว่าหากมีการดำเนินการใดๆ เช่น การบ่งชี้จากเครื่องใหม่ คุณจะได้รับการแจ้งเตือน โดยส่วนใหญ่ การแจ้งเตือนเหล่านี้แทบจะไม่ต้องกังวลเลย แต่จะช่วยให้คุณดำเนินการอย่างรวดเร็วในกรณีที่มีคนพยายามเข้าถึงข้อมูลของคุณโดยไม่ได้รับอนุญาต
2. ใช้ประโยชน์สูงสุดจากการซิงค์
ข้อได้เปรียบมหาศาลของที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์คือการซิงโครไนซ์ข้อมูลและโฟลเดอร์ของคุณอย่างรวดเร็ว ด้วยบริษัทแบ่งปันไฟล์ที่มีประสิทธิภาพสูงสุดโดยบริษัทจัดเก็บรายละเอียดระบบคลาวด์ พนักงานทุกคนของคุณจะสามารถเข้าถึงไฟล์ข้อมูลที่เป็นปัจจุบันมากที่สุดได้ไม่ว่าจะอยู่ที่ใด ซึ่งเป็นประโยชน์อย่างมากกับชายและหญิงเพิ่มเติมจากสถานที่ให้บริการ .
หากคุณไม่ใช่ผู้ชื่นชอบอินเทอร์เฟซเริ่มต้นที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์เป็นค่าเริ่มต้น คุณลักษณะที่ใช้งานได้จริงที่ได้รับจากซัพพลายเออร์จำนวนมากคือความสามารถในการรวมโฟลเดอร์คลาวด์ของคุณเข้ากับองค์ประกอบไฟล์ของระบบการทำงาน เช่น ไฟล์ Windows Explorer หรือ Mac Finder
ทันทีที่คุณดาวน์โหลดแอปพลิเคชันที่สำคัญ ไฟล์ที่บันทึกบนคลาวด์ของคุณจะแสดงเป็นโฟลเดอร์ในคอมพิวเตอร์ส่วนบุคคลของคุณ และตราบใดที่คุณมีความสัมพันธ์แบบออนไลน์ การซิงค์ควรใช้คอมพิวเตอร์และราบรื่น หากคุณมีเอกสารจำนวนมากที่ไม่ได้ซิงค์เป็นประจำ เช่น ที่เก็บถาวรของข้อมูลก่อนหน้านี้ที่ไม่ค่อยมีการปรึกษา คุณควรตรวจสอบว่าบริษัทจัดเก็บข้อมูลของคุณมีตัวเลือกในการจำหน่ายเอกสารเหล่านี้ "เย็น" หรือไม่
นี่คือเวลาที่เอกสารถูกจัดเก็บโดยลดทอนส่วนประกอบประเภทเหล่านี้เป็นเทป และไม่ได้มีการซิงค์อยู่ จึงต้องดึงข้อมูลด้วยตนเองจึงจะสามารถเข้าถึงได้ ข้อดีคือสามารถประหยัดเงินได้มาก Google และ Microsoft Azure เป็นสองแพลตฟอร์มที่ให้บริการพื้นที่เก็บข้อมูลเย็น
3.ถือปัจจัยจัด
การจัดเก็บข้อมูลบนคลาวด์ช่วยให้คุณสามารถจัดเรียงข้อมูลในรูปแบบการสร้างโฟลเดอร์ได้ เช่นเดียวกับที่คุณทำในการผลักดันแบบคลาสสิก หากคุณกำลังจะแบ่งปันข้อมูลที่ได้รับกับทีมของคุณ จำเป็นต้องมีกรอบการทำงานที่วางแผนไว้อย่างชัดเจน และสร้างนโยบายสำหรับการตั้งชื่อไฟล์ที่เชื่อถือได้ เพื่อให้ทุกคนสามารถค้นพบข้อมูลที่พวกเขาต้องการได้
ทำสิ่งนี้ตั้งแต่เริ่มต้น แทนที่จะจัดเรียงตามที่คุณทำ มิฉะนั้นคุณจะจบลงด้วยความยุ่งเหยิงที่ไม่อาจหลีกเลี่ยงได้ โครงสร้างโฟลเดอร์ที่ดีมากก็มีความสำคัญต่อความปลอดภัยเช่นกัน ส่วนใหญ่เพราะจะช่วยให้คุณควบคุมการอนุญาตได้ สำหรับภาพประกอบ หากคุณสร้างโฟลเดอร์และจำกัดการเข้าไปยังหัวหน้าองค์กร ไฟล์ใดๆ ที่คุณตั้งไว้ในโฟลเดอร์นั้นจะถูกเก็บเป็นความลับ ซึ่งง่ายกว่าการอนุญาตให้ใช้ไฟล์สำหรับไฟล์ของแต่ละคน
เช่นเดียวกับเทคนิคโฟลเดอร์มาตรฐาน คุณควรมองว่าทรัพยากรองค์กรเพิ่มเติมที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์ของคุณมาถึงด้วยคืออะไร การเปลี่ยนแปลงเหล่านี้จากผู้ให้บริการรายเดียวเป็นผู้ให้บริการรายอื่น แต่สำหรับภาพประกอบ ซอฟต์แวร์ที่เป็นประโยชน์อย่างหนึ่งที่พบใน Google Travel ซึ่งคุณอาจไม่ทราบก็คือความสามารถในการรวมทางลัดไปยังไฟล์ในโฟลเดอร์ต่างๆ
ในการดำเนินการนี้ ให้เลือกไฟล์แล้วกด Shift+Z จากนั้นคุณจะสามารถตัดสินใจเลือกโฟลเดอร์ที่สองที่จะวางทางลัดได้ เพื่อวัตถุประสงค์ในการแก้ไข ไฟล์นี้เป็นไฟล์เดียวกัน แทนที่จะเก็บสำเนาแยกกันสองชุด สิ่งนี้มีประโยชน์เมื่อไฟล์ใช้ได้กับกลุ่มหรือการดำเนินการมากกว่าหนึ่งกลุ่ม
4. ทำงานร่วมกันเป็นเอกสารที่มีชีวิต
ด้วยไฟล์ข้อมูลที่จัดเก็บไว้ในไดรฟ์ในพื้นที่ คุณอาจพยายามให้พนักงานมากกว่าหนึ่งคนเปิดไฟล์ที่แน่นอน เพียงเพื่อเขียนทับการทำงานของกันและกัน แต่ด้วยการจัดเก็บข้อมูลบนระบบคลาวด์ เอกสารแต่ละฉบับสามารถเข้าถึงและแก้ไขได้พร้อมๆ กัน ซึ่งจะทำให้งานจำนวนมากง่ายขึ้นอย่างมาก
ตัวอย่างเช่น หากคุณมีสเปรดชีตบัญชีที่โฮสต์บน Google ชีต ทุกคนในบัญชีของคุณสามารถเพิ่มเฉพาะบัญชีที่พวกเขาทำงานด้วยจากแกดเจ็ตที่แยกจากกัน นอกจากนี้ยังไม่จำเป็นต้องกังวลเกี่ยวกับการปิดแผ่นงานเพื่อให้บุคคลอื่นสามารถรับสวิตช์เพื่อเข้าถึงได้!
นอกจากนี้ยังไม่ซับซ้อนมากในการตรวจสอบการปรับเปลี่ยน ถ้าผู้ดูแลบัญชีคิดว่าข้อมูลต่างๆ ในชีตไม่ถูกต้อง พวกเขาสามารถเห็นบันทึกการแก้ไขของเซลล์ที่เหมาะสม และค้นหาว่าใครเป็นผู้ป้อนข้อมูลและเมื่อใด ซึ่งจะช่วยให้ค้นพบว่าข้อผิดพลาดเกิดขึ้นได้อย่างไร แม้ว่าลักษณะเฉพาะนี้จะมีเฉพาะใน Google Push แต่บริษัทที่ทำงานร่วมกันบนระบบคลาวด์อื่นๆ ก็มีคุณสมบัติในการแก้ไขบันทึกของตนเอง
อย่างไรก็ตาม คุณอาจกังวลว่าเมื่อมีผู้ซื้อหลายรายทำงานบนไฟล์เดียวกัน ผู้ใช้เพียงรายเดียวอาจเผลอลบอีกคนหนึ่งทำงานออกไปโดยไม่ได้ตั้งใจ แต่บริการผู้เชี่ยวชาญระบบคลาวด์จำนวนมากนำเสนอการกำหนดเวอร์ชัน—ความสามารถในการเปลี่ยนกลับเป็นเอกสารรุ่นก่อนหน้าด้วยการคลิกหลายครั้ง สิ่งนี้มีประโยชน์อย่างเหลือเชื่อหากเกิดการสะดุดสายไฟ และคุณต้องการยกเลิกการดัดแปลงที่พนักงานออกแบบโดยการคำนวณผิด
5. ใช้การบูรณาการ
แอปพลิเคชันอื่นๆ ที่คุณใช้ในบริษัทสามารถใช้ร่วมกับผู้ให้บริการพื้นที่จัดเก็บข้อมูลบนระบบคลาวด์ได้ ซึ่งช่วยให้การสนทนาระหว่างขั้นตอนต่างๆ เป็นไปอย่างราบรื่น
ในกรณีดังกล่าว คุณสามารถใช้แอปแชท Slack เพื่อการโต้ตอบกับพนักงานได้ สามารถรวมเข้ากับบริษัทระบบคลาวด์หลายแห่ง ซึ่งรวมถึง Google Travel และ Dropbox นี่หมายความว่าคุณสามารถค้นหาไฟล์ของคุณได้โดยไม่ต้องออกจากแอปพลิเคชัน Slack แชร์ไฟล์บนคลาวด์ในการแชท หรือแม้แต่โพสต์แนวคิดอัตโนมัติเมื่อมีการปรับเปลี่ยนโฟลเดอร์
อีกตัวอย่างหนึ่งคือ HelloSign ซึ่งช่วยให้ลูกค้าสามารถระบุเอกสารได้อย่างรวดเร็วและรวดเร็ว ด้วยการผสานการทำงานนี้เข้ากับ Dropbox หรือ Google Drive คุณสามารถระบุเอกสารในที่เก็บข้อมูลของคุณได้ด้วยการคลิกเพียงไม่กี่ครั้ง
Dropbox ผสานรวมกับ Salesforce ได้อย่างสมบูรณ์แบบ ซึ่งเป็นวิธีการจัดการหุ้นส่วนลูกค้าที่ใช้โดยองค์กรจำนวนมาก คุณสามารถตั้งค่าให้ถ่ายโอนข้อมูลจาก Dropbox ไปยังข้อมูล Salesforce ของคุณได้โดยตรง ซึ่งจะทำให้ขั้นตอนการทำงานของคุณง่ายขึ้น และหมายความว่าคุณสามารถเข้าถึงเอกสารการขายได้ทุกที่
นี่เป็นเพียงตัวอย่างบางส่วนของการผสานการทำงานบางส่วนผ่านผู้ให้บริการระบบคลาวด์บางราย อย่างไรก็ตาม เพื่อดำเนินการรักษาความสะอาดและประหยัดขั้นตอนต่อไป และเพื่อลดความเสี่ยงด้านความปลอดภัยที่อาจเกิดขึ้น คุณต้องจำไว้ว่าให้พิจารณาเป็นระยะ ๆ ว่าแอพใดบ้างที่สามารถเข้าถึงที่เก็บข้อมูลความรู้บนคลาวด์ของคุณ และกำจัดสิ่งที่คุณไม่มีเวลาใช้อีกต่อไป .
สรุป
เมื่อปฏิบัติตามคำแนะนำเหล่านี้ คุณจะมั่นใจได้ว่าไฟล์ข้อมูลของคุณบนคลาวด์นั้นปลอดภัย และปัจจัยมากมายในการทำงานในแต่ละวันของคุณจะทำงานได้ราบรื่นยิ่งขึ้นอย่างมากด้วยผลตอบแทนจากการจัดเก็บข้อมูลบนคลาวด์ .
การดูเพิ่มเติมเกี่ยวกับที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์
ทำให้แน่ใจว่าได้ตรวจสอบบทช่วยสอนของเราเกี่ยวกับที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์ที่ดีที่สุดสำหรับธุรกิจ และเปิดเผยกลยุทธ์ที่มีประโยชน์มากกว่าที่เกี่ยวข้องกับที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์ในแง่มุมของเราเกี่ยวกับวิธีการลดราคาที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์ เรายังตรวจสอบ Dropbox Small Business ซึ่งเป็นการสนับสนุนองค์กรธุรกิจของแพลตฟอร์ม