8 การกระทำสู่ความเป็นเลิศในการปฏิบัติงานเพื่อการเปลี่ยนแปลงด้วยการทำเหมืองตามขั้นตอน
เผยแพร่แล้ว: 2021-12-27
ธุรกิจทุกวันนี้อยู่ภายใต้ความเครียดทางเศรษฐกิจและเชิงรุกที่สำคัญ เนื่องจากต้องเผชิญกับการหยุดชะงักในระดับที่ไม่เคยคาดคิดมาก่อน ความคาดหวังของผู้ซื้อบรรลุระดับสูงสุดเป็นประวัติการณ์ และการเปลี่ยนไปใช้การออกแบบงานแบบระยะไกลและแบบไฮบริดได้วางตำแหน่งความต้องการที่ไม่เคยมีมาก่อนสำหรับพนักงานและบริษัท
ความเป็นเลิศในการปฏิบัติงานเป็นกุญแจสำคัญในการฟื้นตัวและขยายธุรกิจของบริษัท และทุกวันนี้เจ้าของวิธีการมักจะต่อสู้เพื่อรักษาระดับการปรับปรุงและการมองเห็นที่บกพร่องในทันทีเกี่ยวกับความฉลาดของขั้นตอนและทรัพยากรแบบจำลองที่จำเป็นสำหรับการสร้างการตัดสินใจที่เป็นประโยชน์ ปัญหาที่ซับซ้อนกว่านั้นคือความก้าวหน้าตามธรรมชาติของการเปลี่ยนแปลงอย่างหมดจด เมื่อกระบวนการของบริษัทพัฒนาไปตามกาลเวลา กระบวนการเหล่านั้นก็จะกลายเป็นของเสีย มาตรการที่ไม่ต้องการ การควบคุมที่ไม่เกี่ยวข้อง ทรัพย์สินที่ซ้ำซ้อน และการแก้ปัญหาชั่วคราวโดยเจ้าหน้าที่ ซึ่งส่วนใหญ่ถูกซ่อนไว้ไม่ให้เห็น
การขุดระบบช่วยปรับปรุงกลยุทธ์มาตรฐานสู่ความเป็นเลิศในการปฏิบัติงานโดยทำให้การดำเนินการที่สำคัญของการค้นพบกระบวนการเป็นไปโดยอัตโนมัติ ตามคำจำกัดความ การขุดระบบเป็นกลยุทธ์ที่ขับเคลื่อนด้วยข้อเท็จจริงอันเป็นที่รักในการประเมินขั้นตอนขององค์กรที่ทำงานกับข้อเท็จจริงในโอกาสต่างๆ ที่ดึงมาจากหน่วยข้อมูลและข้อเท็จจริง ช่วยให้ผู้บริโภคในธุรกิจขนาดเล็กค้นพบปัญหาคอขวด ความเบี่ยงเบน และแหล่งที่มาของการสิ้นเปลืองหรือการทำงานซ้ำในกระบวนการของตน ด้วยโมเดลที่ยังไม่ได้เปิดเผยเป็นพื้นฐาน เส้นทางสู่การเพิ่มประสิทธิภาพจะง่ายขึ้นมาก แม่นยำมากขึ้น มีความเป็นไปได้น้อยลงมาก และเร็วกว่ามาก
นี่คือวิธีที่ผู้นำของบริษัทสามารถวางรากฐานสำหรับการค้นพบกระบวนการอัตโนมัติและการปรับปรุงอย่างต่อเนื่องผ่านเส้นทาง 8 จังหวะสู่ความเป็นเลิศในการปฏิบัติงาน
แปดเทคนิคสู่ความเป็นเลิศในการปฏิบัติงานเพื่อการเปลี่ยนแปลง
มาตรการที่ 1: ยุติการทำงานที่ไม่เป็นประโยชน์เพิ่มเติม
ปัญหา: โดยทั่วไปแล้วงานที่ทำสำเร็จนั้นมักจะดำเนินการจากพฤติกรรม ตัวอย่างเช่น ผู้ใช้กลุ่มเดียวสามารถปฏิบัติตามกระบวนการที่ไม่สอดคล้องกับความต้องการของลูกเรืออื่นเป็นเวลานาน การกำจัดพลังงานนี้สามารถทำได้อย่างรวดเร็วและตรงไปตรงมาและสามารถให้ประโยชน์ได้อย่างรวดเร็ว
การทำเหมืองช่วยได้อย่างไร
โมเดลระบบที่ค้นพบนี้ไม่เพียงแต่ทำให้ง่ายต่อการระบุจุดคอขวด การทำงานซ้ำ และภูมิภาคที่กระบวนการหยุดชะงักเท่านั้น แต่ยังทำให้หาจำนวนรางวัลได้ยากขึ้นอีกด้วย ด้วยการตรวจสอบการเปลี่ยนแปลงในเทคนิคที่มีประสิทธิภาพสูงสุดและนำเสนอผลิตภัณฑ์ (ตามที่เป็น) ในการตรวจสอบเดลต้า ผู้ทำข้อสรุปของธุรกิจขนาดเล็กสามารถดูทางเลือกอื่นเพื่อขจัดการสิ้นเปลือง ลดโอกาส และเสริมสร้างประสิทธิภาพการดำเนินงานและประสบการณ์ของลูกค้า
ขั้นที่ 2: การรวมบัญชี
ในช่วงเวลาหนึ่งในองค์กรขนาดใหญ่ที่เติบโตเต็มที่ รูปแบบการวิ่งจะดีขึ้น โซลูชันที่มีอยู่ได้รับการแก้ไข และเปิดตัวโซลูชันใหม่ ผลที่ตามมามักจะกระจัดกระจายและกระบวนการกระจายที่แตกต่างกันไปในหลายกลุ่ม การย้ายที่สำคัญไปในทิศทางของความเป็นเลิศในการปฏิบัติงานคือการรวมขั้นตอนการปฏิบัติงาน กิจวัตร และทีมที่คล้ายคลึงกัน กระนั้น การควบรวมกิจการไม่ใช่โดยไม่มีความเสี่ยง
การขุดระบบช่วยได้อย่างไร
ความสามารถในการประเมินตัวแปรของการขุดกระบวนการทำให้ผู้ใช้สามารถเปรียบเทียบเส้นทางที่หลากหลายหรือเวิร์กโฟลว์ของขั้นตอนเดียวกันได้ ด้วยจุดยืนนี้ องค์กรธุรกิจ ฝ่ายปฏิบัติการ และผู้เชี่ยวชาญด้านความเสี่ยงสามารถมุ่งเป้าไปที่การเปลี่ยนแปลงและผลกระทบได้ สิ่งนี้ชี้ให้เห็นถึงโอกาสในการรวมบัญชี ผลประโยชน์และอันตรายเพิ่มเติมที่อาจเกี่ยวข้อง ความโปร่งใสระดับนี้ยังนำเสนอข้อเท็จจริงเพื่อช่วยในการเปลี่ยนแปลงประเภทเหล่านี้ เช่น การใช้ทรัพยากร โปรไฟล์ความต้องการ ปัญหาคอขวด และอื่นๆ อีกมากมาย ซึ่งช่วยลดอันตรายอย่างมากต่อการริเริ่มการรวมบัญชี
ขั้นตอนที่ 3: การทำให้เป็นมาตรฐาน
การมอบประสบการณ์เชิงปฏิบัติให้กับนักช้อปอย่างต่อเนื่องในราคาที่ใช้งานได้จริงคือจุดเด่นของยักษ์ใหญ่ด้านดิจิทัลและสตาร์ทอัพ การเปรียบเทียบวิธีที่ทีมต่างๆ ดำเนินการตามแนวทางปฏิบัติสามารถนำเสนอข้อมูลเชิงลึกที่เป็นประโยชน์ว่าการดำเนินการมีผลกระทบต่อผลดีหรือผลเสียอย่างไร และผลลัพธ์ที่วางแผนไว้หรือไม่ได้วางแผนไว้อย่างไร แม้ว่าผู้คนอาจแบ่งปันกลยุทธ์และรายการตรวจสอบเฉพาะกับพนักงานของพวกเขา แต่สิ่งนี้เป็นเรื่องยากอย่างมากท่ามกลางประเภทการทำงานระยะไกลและแบบผสม ผลที่ได้คือขั้นตอนการทำงานจึงหลุดลอยไปจากบรรทัดฐานอย่างรวดเร็ว ความเป็นเลิศและการปฏิบัติตามข้อกำหนดกลับกลายเป็นสิ่งที่คาดเดาไม่ได้
การทำเหมืองช่วยได้อย่างไร
การประเมินรูปแบบการดำเนินการต่างๆ ผ่านการทำเหมืองขั้นตอนเพื่อให้มีความเข้าใจในเส้นทาง ทำความเข้าใจเกี่ยวกับโอกาสในการดำเนินการฝึกหัดและรอโอกาสต่างๆ ทำให้เกิดปัญหาคอขวด ข้อยกเว้น การใช้แหล่งที่มา และกระบวนการอื่นๆ
ขั้นตอนที่ 4: ลดความซับซ้อน
กระบวนการทางธุรกิจมีวิวัฒนาการเหนือกาลเวลาอย่างหลีกเลี่ยงไม่ได้ เช่น มาตรการที่ไม่จำเป็น การควบคุมที่ไม่เกี่ยวข้อง แหล่งที่มาที่ซ้ำซ้อน และแนวทางแก้ไขปัญหาชั่วคราว เมื่อจุดต่างๆ ผิดพลาด ปฏิกิริยาโดยสัญชาตญาณมักจะรวมการควบคุมมากกว่าหนึ่งรายการหรือแนะนำขั้นตอนคำแนะนำที่ไม่ยั่งยืนและมีความเสี่ยงต่อข้อผิดพลาด
การขุดระบบช่วยได้อย่างไร
การมองเห็น ความโปร่งใส และความพร้อมใช้งานของเวอร์ชันของกระบวนการที่เรียนรู้จากการทำเหมืองข้อมูลตามขั้นตอนพร้อมการแสดงสตรีมที่แม่นยำและตัวชี้วัดแนวทางที่แท้จริงทำให้นักวิเคราะห์สามารถค้นพบของเสียได้อย่างรวดเร็ว การเรียงลำดับธุรกรรมที่ทำให้กระบวนการช้าลง การควบคุมที่ซ้ำกัน การกระทำที่ไม่คุ้มค่า การแฮนด์ออฟที่เสียหายหรือทีละน้อย ลูปการทำงานซ้ำ และข้อยกเว้นสามารถระบุได้อย่างสะดวก การกำจัดการสิ้นเปลืองโดยตรงช่วยลดต้นทุนและปรับปรุงคุณภาพให้ดียิ่งขึ้น ส่งผลให้ผู้ซื้อได้รับผลลัพธ์ที่ดียิ่งขึ้นอย่างรวดเร็วยิ่งขึ้น
ขั้นตอนที่ 5: การรื้อปรับรื้อระบบกระบวนการธุรกิจขนาดเล็ก
เมื่อวิธีการถูกรวม กำหนดมาตรฐาน และทำให้ง่ายขึ้น การระบุทางเลือกอื่นเพื่อรื้อปรับระบบ โดยปกติแล้วจะเป็นขั้นตอนที่จะเกิดขึ้น การทำเช่นนี้อย่างถูกต้องไม่เพียงต้องการความเข้าใจในทุกแนวทาง "ตามที่เป็น" สำหรับช่องทางที่เกี่ยวข้องซึ่งรวมถึงเมตริกระบบอย่างละเอียดที่ชี้นำช่องทางเหล่านี้ แต่ยังต้องมีความเข้าใจโดยละเอียดเกี่ยวกับข้อยกเว้นที่ทำได้ทั้งหมดด้วย
วิธีการขุดช่วย
จับงานที่ซ่อนอยู่อย่างเต็มที่และตรวจจับการส่งมอบที่ไม่ดี การทำงานซ้ำ แหล่งที่ใช้ประโยชน์น้อยเกินไปหรือมากเกินไป เพื่อทำข้อสรุปเกี่ยวกับความก้าวหน้าของวิธีการที่มีข้อมูลความรู้ ตรวจหารูทีนที่ซ้ำซาก ทำเอง และเสี่ยงต่อข้อผิดพลาดสำหรับระบบอัตโนมัติ การดำเนินการขุดสามารถค้นพบสาเหตุที่แท้จริงของความล่าช้าในห่วงโซ่อุปทานหรือเวิร์กโฟลว์ที่สร้างความประทับใจให้กับสถานการณ์และนำไปสู่การสูญเสียผลกำไรในภายหลัง
ขั้นตอนที่ 6: ระบบอัตโนมัติทางยุทธวิธี
ขั้นตอนการทำงานอัตโนมัติเป็นจุดโฟกัสสำหรับธุรกิจจำนวนมาก เมื่อมีการเปลี่ยนแปลงอย่างครอบคลุม ระบบยุทธวิธีอัตโนมัติเป็นกลวิธีที่แพร่หลายเพื่อให้ได้มาซึ่งผลประโยชน์บางส่วนในระหว่างนี้ ซึ่งอาจรวมถึงสิ่งต่างๆ เช่น การปรับเปลี่ยนกฎขององค์กร การใช้ Robotic Approach Automation หรือการออกแบบการค้นพบอุปกรณ์ เนื่องจากความซับซ้อนพื้นฐาน แม้แต่แนวทางที่ปรับโครงสร้างใหม่ซึ่งสร้างขึ้นจากความรู้ความชำนาญทางเทคโนโลยีเดียวกันก็ยากที่จะทำให้กลยุทธ์เป็นแบบอัตโนมัติในระยะใกล้
วิธีการขุดช่วยได้อย่างไร
การระบุวิธีการเฉพาะในขั้นตอนที่ระบบอัตโนมัติสามารถสร้างผลกระทบที่สำคัญที่สุดนั้นเกี่ยวข้องกับความรู้อย่างละเอียดเกี่ยวกับเวลางาน การใช้ประโยชน์จากแหล่งที่มา และต้นทุนแหล่งที่มา หลักสูตรของการสร้างแบบจำลองการดำเนินการที่ทำงานกับการขุดระบบสามารถช่วยจัดลำดับความสำคัญของความพยายามอัตโนมัติทางยุทธวิธี นอกจากนี้ยังช่วยให้แน่ใจว่าเวลาจะไม่สูญเปล่าไปกับส่วนประกอบอัตโนมัติของการดำเนินการที่อาจไม่สามารถให้ผลตอบแทนจากค่าใช้จ่ายได้ Approach mining ปรับปรุงเทคนิคดั้งเดิม: ตัวเลือกระบบอัตโนมัติ ที่ปริมาณงานหรือวิธีการ สามารถกำหนดได้โดยใช้ขั้นตอนการขุด และสามารถประเมินอิทธิพลของระบบอัตโนมัติในเชิงปริมาณ โดยพิจารณาจากรายละเอียดที่ยากจริงๆ เป็นหลัก
ระยะที่ 7: การเอาต์ซอร์ซ/การตั้งศูนย์ในต่างประเทศ/การตั้งเขตอำนาจ
อาจดูรวดเร็วในการประเมินจำนวนผู้ชายและผู้หญิงที่ต้องการ เพียงแค่นับการเลือกชายและหญิงที่เกี่ยวข้องกับการส่งลูกเรือ ถึงกระนั้นก็อาจไม่สะท้อนเวลาเพิ่มเติมที่ค้างชำระหรือสะท้อนความแตกต่างระหว่างสิ่งที่คาดการณ์ไว้กับสิ่งที่เสร็จสิ้น ไม่น่าจะเป็นไปได้สำหรับความเชี่ยวชาญและข้อมูลที่เพิ่มขึ้นมาหลายปี และความสามารถในการผลิตก็จะตามมาด้วย
การถ่ายโอนกระบวนการขององค์กรที่สำคัญจากที่หนึ่งไปยังอีกที่หนึ่งหรือจากองค์กรหนึ่งไปยังอีกองค์กรหนึ่งนั้นมีความเสี่ยงและมักอาศัยความสามารถของคนงานในการขอปัญหาหรือถ่ายทอดวิธีการดำเนินการตามหน้าที่
วิธีการทำเหมืองช่วยได้อย่างไร
การจัดการการค้นพบขั้นตอนอัตโนมัติที่ดำเนินการก่อนการเปลี่ยนแปลงทำให้กลุ่มการส่งและรับแต่ละกลุ่มอยู่ในหน้าเว็บที่คล้ายกัน และมีความเข้าใจอย่างครอบคลุมเกี่ยวกับข้อยกเว้นทั้งหมดและการคำนวณทรัพยากรที่อยู่เบื้องหลัง
ขั้นตอนที่ 8: การแปลงร่าง
การแปลงเป็นดิจิทัลสามารถปรับปรุงการดำเนินการและขั้นตอนของธุรกิจขนาดเล็ก และช่วยให้ธุรกิจเปลี่ยนรูปแบบการทำงานและเพิ่มผลลัพธ์ขององค์กรได้ ต้องบอกว่าการแปลงเป็นดิจิทัลไม่ได้สร้างความแตกต่างโดยพื้นฐานแล้วการเปลี่ยนผู้ให้บริการปัจจุบันด้วยประเภทอิเล็กทรอนิกส์หรือใช้ความรู้มากขึ้น ในการบรรลุผลกำไรทั้งหมด กระบวนการต่างๆ จะต้องเข้าใจและปรับให้เหมาะสมก่อนระบบอัตโนมัติและการแปลงเป็นดิจิทัล ซึ่งเป็นความท้าทายอย่างมากสำหรับองค์กรที่มีกระบวนการนับหมื่นรายการและมีข้อยกเว้นสำหรับกระบวนการเหล่านั้นมากพอๆ กัน
การทำเหมืองตามขั้นตอนช่วยได้อย่างไร
การขุดตามวิธีการทำให้เกิดความโปร่งใสที่ต้องการอย่างมากในการที่องค์กรมีประสิทธิภาพ และทำให้ผู้นำการเปลี่ยนแปลงสามารถเข้าใจว่าควรกำหนดเป้าหมายที่ใด จะจัดลำดับความสำคัญอย่างไร และจะเปลี่ยนกระบวนการที่สำคัญอย่างสมบูรณ์เพื่อความเป็นเลิศในการดำเนินงานอย่างยั่งยืนได้อย่างไร จำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องเข้าใจขั้นตอน "ตามที่เป็น" อย่างครบถ้วน เข้าใจอย่างถ่องแท้ว่าคอขวดแสดงออกมาที่ใดและหน้าที่ใดใช้ปริมาณงานที่เหมาะสมที่สุด ตลอดจนตรวจสอบและคาดการณ์การออกแบบและการปรับเปลี่ยนแนวทาง "เป็น" ก่อนการเปลี่ยนแปลงไม่นาน การสร้างการมองเห็นที่ชัดเจนของการปรับเปลี่ยนที่จำเป็น ผลลัพธ์ที่ทำได้ และการตอบสนองของลูกค้าที่มีต่อสิ่งเหล่านี้เป็นสิ่งสำคัญมาก
วิธีการขุดหนุนวิธีการครบกำหนด
บริษัทจำนวนมากยังคงต้องดำเนินการอีกมากเพื่อให้บรรลุเป้าหมาย ปัญหาสำคัญคือการขาดความโปร่งใสและรายละเอียดขั้นตอนเพื่อช่วยให้กลุ่มเข้าใจในเชิงลึกว่ากระบวนการปัจจุบันทำงานอย่างไร การมองเห็นและการรับรู้ที่กระบวนการขุดนำเสนอเป็นเกณฑ์มาตรฐานที่สมเหตุสมผลของความคืบหน้า และสามารถกระตุ้นการค้นพบอย่างมากว่ากระบวนการขององค์กรทำงานอย่างไร การทำงานกับบันทึกการเฉลิมฉลองที่มีอยู่เป็นพื้นฐานสำหรับการจำลองช่วยให้ทีมสามารถเร่งข้อมูลเชิงลึกและดึงดูดข้อสรุปได้เร็วขึ้น
การขุดตามขั้นตอนช่วยส่งเสริมแนวทางดั้งเดิมสู่ความเป็นเลิศในการปฏิบัติงานโดยทำให้การดำเนินการที่สำคัญของการค้นพบวิธีการเป็นไปโดยอัตโนมัติ แผนที่และเวอร์ชันที่สร้างขึ้นสะท้อนให้เห็นถึงความเป็นจริงขององค์กร และได้รับการสนับสนุนด้วยข้อมูลการปฏิบัติงานที่ปกติแล้วจะขาดหายไป ด้วยเวอร์ชันที่ไม่ได้เปิดเผยเป็นพื้นฐาน เส้นทางสู่การปรับปรุงจึงส่งผลให้ยากน้อยลง ถูกต้องมากขึ้น มีอันตรายน้อยลง และรวดเร็วขึ้นอย่างมาก
Marcello La Rosa ผู้ร่วมก่อตั้งและซีอีโอ Apromore