เคล็ดลับ 8 ข้อในการเขียนอีเมลที่มีประสิทธิภาพและน่าสนใจ

คุณเคยต้องโฆษณาตัวเองเพื่อส่งอีเมลหรือไม่? เพราะเหมือนกัน

มีบางอย่างที่รู้สึกยิ่งใหญ่ในการส่งอีเมลที่คุณไม่ได้รับจากการสื่อสารรูปแบบอื่นเสมอไป และถ้าคุณไม่ใช่เจ้าของภาษาอังกฤษ งานนั้นอาจดูน่ากลัวยิ่งกว่าเดิม

บทความนี้จะให้เคล็ดลับที่เป็นประโยชน์เพื่อช่วยปรับปรุงคุณภาพโดยรวมของอีเมล ไม่ว่าคุณจะมองในมุมไหน เมื่อคุณใช้กลยุทธ์ง่ายๆ เหล่านี้กับงานเขียนของคุณแล้ว คุณจะสามารถส่งอีเมลถึงใครก็ได้อย่างมั่นใจและขจัดความกังวลหลังการส่ง

มาเริ่มกันเลย.

1. มีหัวเรื่องที่น่าสนใจ

หัวเรื่องสามารถสร้างหรือทำลายความสำเร็จของอีเมลของคุณได้ มักเป็นปัจจัยในการตัดสินใจว่าจะมีใครเปิดอีเมลของคุณหรือไม่

น่าเสียดายที่หลายคนต่อสู้กับส่วนนี้

ลองดูตัวอย่างนี้:

หัวเรื่องเฉพาะนี้ (ตัวอย่างในชีวิตจริง) คลุมเครือ ทางอ้อม และไม่ได้บอกใบ้ว่าเนื้อหาของอีเมลจะเกี่ยวกับอะไร

ผลลัพธ์? ฉันอาจจะลบหรือเพิกเฉยเลยก็ได้

นี่เป็นตัวเลือกที่ดีกว่า:

เป็นคำอธิบาย เฉพาะเจาะจง และบอกฉันว่านี่คือการแนะนำตัว

หัวเรื่องมีความสำคัญอย่างยิ่งหากคุณติดต่อใครซักคนเป็นครั้งแรก ผู้รับไม่รู้ว่าคุณเป็นใคร และสามารถตัดสินคุณจากหัวข้อเรื่องเท่านั้น

แม้ว่าคุณจะส่งอีเมลภายในบริษัท การเขียนหัวเรื่องที่ดีก็ยังคุ้มค่าอยู่ ดังนั้นผู้รับของคุณจึงมีแนวคิดว่าควรคาดหวังอะไร เช่นเดียวกับบุคคลที่มีงานยุ่ง เพื่อนร่วมทีมของคุณจะได้รับอีเมลมากมายทุกวัน และแน่นอนว่าจะขอบคุณมากหากใช้หัวเรื่องอธิบายเพิ่มเติม

ดังนั้นคุณจะเขียนหัวเรื่องที่ดีได้อย่างไร?

มีความชัดเจน ตรงไปตรงมา และอธิบายเนื้อหาของอีเมลของคุณ อย่ากลัวที่จะใช้หัวเรื่องทั้งหมด ต่อไปนี้คือตัวอย่างที่ดีของหัวเรื่อง:

• [ต้องดำเนินการ] การประชุมการตลาดประจำเดือน
• FYI/ข้อมูลข่าวสาร
• ขอ [แทรกที่นี่]
• [คำเตือน] แบบสำรวจให้เสร็จสมบูรณ์ | จะใช้เวลา 2 นาที
• [ชื่อ] แนะนำให้ฉันติดต่อคุณ
• ฉันจะไปในเมืองวันอังคารหน้า คุณว่างไหม

หากคุณกำลังส่งอีเมลส่งเสริมการขาย หลีกเลี่ยงหัวเรื่องหลอกลวง เช่น:

• อีกครั้ง:
• เอฟดับบลิวดี:
• ด่วน
• ยืนยันการสั่งซื้อ
• สถานะบัญชี

ไม่จำเป็นต้องใช้กลอุบายลับๆล่อๆหรือชื่อคลิกเบตเพียงเพื่อกระตุ้นให้เปิด พวกเขาทำให้ผู้รับรู้สึกว่าถูกโกงและถูกหลอก ตามการสำรวจสารสีน้ำเงินปี 2019 คุณจะสูญเสียความไว้วางใจและอาจจบลงในอีเมลขยะของพวกเขา

คุณต้องการเชื่อมโยงความรู้สึกเชิงบวกกับอีเมลของคุณ ไม่ใช่ความโกรธและความผิดหวัง

2. เริ่มต้นด้วยคำทักทายที่เหมาะสม

ในการเริ่มต้นอีเมล คุณควรเริ่มต้นด้วยคำทักทายที่เหมาะสม มีสององค์ประกอบในการทักทาย: คำทักทายและประโยคเปิด

คำทักทายที่เหมาะสมจริง ๆ แล้วขึ้นอยู่กับสถานการณ์ หากคุณกำลังเขียนอีเมลอย่างเป็นทางการถึงธนาคารหรือสถาบันของรัฐ จะดีกว่าที่จะเริ่มต้นด้วย “Dear [X]”

หากคุณกำลังส่งอีเมลถึงคนที่คุณรู้จักหรือทำงานในสภาพแวดล้อมแบบสบายๆ ควรใช้ “สวัสดี [ชื่อ]” หรือ “สวัสดี [ชื่อ]”

นอกจากนี้ยังมี "To Whom It May Concern" เมื่อคุณส่งอีเมลไปยังอีเมลกลุ่มและไม่แน่ใจว่าใครจะเป็นคนอ่าน

สิ่งหนึ่งที่คุณต้องการหลีกเลี่ยงคือการใช้คำที่ไม่ครอบคลุมทางเพศ เช่น “สวัสดีครับ” และ “คุณ/นาง/นาง” ในคำทักทายของคุณ

เพื่อช่วยคุณ นี่คือรายการคำทักทายที่คุณสามารถเปิดได้ในอีเมลของคุณ:

• เรียน [ชื่อ]
• [ชื่อ]
• สวัสดีตอนเช้า/บ่าย
• สวัสดีทีม
• เฮ้
• สวัสดี

3. มีตัวจับความสนใจที่แข็งแกร่ง

เมื่อคุณได้รับคำทักทายแล้ว ก็ถึงเวลาเริ่มอีเมลของคุณ

ในขณะที่หัวเรื่องกำหนดว่าอีเมลของคุณถูกเปิดหรือไม่ ประโยคเปิดของคุณจะกำหนดว่าอีเมลของคุณถูกอ่านจนจบหรือไม่

หากเป็นการแนะนำตัว คุณสามารถเปิดด้วยสิ่งที่คุณรู้ว่าผู้รับสนใจ คุณสามารถค้นหาสิ่งนี้ได้จากการวิจัยเล็กน้อยเกี่ยวกับโปรไฟล์โซเชียลมีเดียของพวกเขา บางทีพวกเขาอาจทวีตสิ่งที่น่าสนใจหรือเพิ่งโพสต์บางสิ่งบน LinkedIn ที่คุณสามารถอ้างอิงได้

วิธีนี้จะช่วยให้คุณสร้างสายสัมพันธ์และแสดงว่าคุณไม่ได้ส่งอีเมลทั่วไปถึงหลายคน

แน่นอนว่าไม่จำเป็นหากคุณส่งอีเมลถึงเพื่อนร่วมงานหรือคนรู้จัก แต่ยังต้องกำหนดบริบทบางอย่างเพื่อให้พวกเขารู้ว่าเกิดอะไรขึ้น

กับเพื่อนร่วมงาน ให้เริ่มต้นด้วย "ทำไม"

ไม่มีใครมีเวลา (และความอดทน) ที่จะคาดเดาว่าอีเมลนั้นเกี่ยวกับอะไร ยิ่งคุณตอบคำถาม “ทำไม” ได้เร็วเท่าไร คุณก็จะดึงดูดความสนใจของพวกเขาได้เร็วเท่านั้น

เคล็ดลับด่วน: หากคุณกำลังส่งอีเมลการขายและต้องการแรงบันดาลใจว่าจะพูดอะไร ให้ดู เทมเพลตอีเมล ฟรี ของ HubSpot ด้วยเครื่องมือนี้ คุณสามารถเข้าถึงไลบรารีของเทมเพลตที่มีอยู่แล้วภายในที่ออกแบบมาสำหรับแต่ละขั้นตอนของการเดินทางของลูกค้า

4. ทำให้ข้อความของคุณสั้นและรัดกุม

ตามสถิติของ Statista เราจะส่งและรับอีเมลประมาณ 319 พันล้านฉบับต่อวันทั่วโลก

สถิตินี้ทำให้สิ่งหนึ่งที่ชัดเจนมาก: เราใช้เวลามากในการอ่านอีเมล และด้วยเหตุนี้ หลายคนจึงสแกนอีเมลเพื่อรับสาระสำคัญของข้อความและไปยังส่วนถัดไป

ด้วยเหตุนี้ คุณต้องการเพิ่มประสิทธิภาพอีเมลของคุณเพื่อให้สามารถอ่านและสแกนได้ ซึ่งจะมีลักษณะดังนี้:

• ทำให้ย่อหน้าสั้น
• การเพิ่มหัวข้อย่อย
• การใช้ภาพเพื่อแยกข้อความ

แม้ว่าคุณอาจรู้สึกว่าจำเป็นต้องบอกพวกเขาทุกอย่างในอีเมลฉบับเดียว แต่อย่าทำเช่นนั้น

ไม่มีใครรอคอยเรียงความสามหน้าที่ส่งถึงกล่องจดหมายของพวกเขาอย่างใจจดใจจ่อ ลองคิดแบบนี้: อะไรคือประเด็นหลักจากอีเมลของคุณ และมีการดำเนินการใดที่คุณต้องการให้ผู้รับดำเนินการหรือไม่

จากตรงนั้น ร่างอีเมลของคุณและเมื่อคุณอ่านซ้ำ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าทุกบรรทัดที่คุณเพิ่มจะช่วยให้คุณบรรลุเป้าหมายนี้ ถ้าไม่ใช่ ให้ถอดออก

เมื่อคุณต้องการใส่ข้อมูลจำนวนมากในอีเมล คุณควรแนะนำการโทรศัพท์หรือการประชุมแทน คุณสามารถใช้เครื่องมือการประชุมฟรีนี้เพื่อกำหนดเวลาการประชุมของคุณได้เร็วขึ้นและหลีกเลี่ยงอีเมลไปมา

5. สอดคล้องกับแบบอักษรของคุณ

ถ้าฉันได้รับอีเมลแบบนี้ ฉันจะลบทันทีหรือถือว่าอีเมลนั้นหลอกลวง

อีเมลเป็นเรื่องสนุก คุณสามารถเพิ่มรูปภาพ, GIF และสีได้ อย่างไรก็ตาม มีวิธีการที่ไม่สั่นคลอนหรือเสียสมาธิมากเกินไป

นี่คือตัวอย่างของสิ่งที่ไม่ควรทำ มีแบบอักษรหลายแบบที่ใช้ในอีเมล ขนาดแบบอักษรต่างกันพร้อมกับสีที่ต่างกัน ส่งผลให้ตาไม่รู้ว่าจะไปที่ไหนและก็ล้นหลามไปหน่อย

นอกจากนี้ ข้อความจะสูญหาย เนื่องจากผู้รับของคุณเสียสมาธิโดยองค์ประกอบทั้งหมดเหล่านี้ที่ต่อสู้เพื่อเรียกร้องความสนใจ

ตามกฎทั่วไป: ยึดติดกับแบบอักษรเดียว หากคุณต้องการใช้อันที่สองให้ใช้เท่าที่จำเป็น ทำตามกฎเดียวกันสำหรับสี

หากคุณใช้แป้นพิมพ์ที่ไม่ใช่ภาษาอังกฤษ แบบอักษรของคุณอาจแสดงไม่ถูกต้องบนอุปกรณ์ของบุคคลอื่น ให้ใช้แบบอักษรอีเมลที่ปลอดภัยสำหรับเว็บแทน:

• Arial
• จัดส่ง
• จอร์เจีย
• Helvetica
• Lucida Sans
• ทาโฮมา
• Times New Roman
• Trebuchet MS
• เวอร์ดานา

อันที่จริงนี่คือรายการที่ Gmail มอบให้:

เพื่อให้แน่ใจว่าผู้รับของคุณจะได้รับข้อความเป็นแบบอักษรปกติ โดยไม่คำนึงถึงอุปกรณ์หรือระบบปฏิบัติการ

6. เขียนการปิดอย่างง่าย

เมื่อคุณทำเนื้อหาในอีเมลของคุณเสร็จแล้ว ก็ถึงเวลาปิดมัน

คุณไม่จำเป็นต้องทำให้มันหรูหรา แค่ทำให้การปิดของคุณเรียบง่ายและตรงไปตรงมา

ดังนั้นไม่มีอะไรเช่นนี้:

ให้ยึดมั่นในบรรทัดปิดที่ปลอดภัยและได้รับการพิสูจน์แล้วและคุณควรจะดี

คุณสามารถเลือกจากบรรทัดปิดบางรายการที่พบบ่อยที่สุดด้านล่าง:

• ขอแสดงความนับถือ
• ขอแสดงความนับถืออย่างสูง
• ดีที่สุด
• ขอแสดงความนับถือ
• ด้วยความปรารถนาดี
• ขอแสดงความนับถือ
• ความปรารถนาดี
• ขอขอบคุณ
• ดูแล

7. กำหนดเวลาอีเมลของคุณ

หนึ่งการสำรวจในปี 2020 โดย Sleep Advisor พบว่าประมาณ 54% ของคนอเมริกันตรวจสอบอีเมลที่ทำงานทันทีหลังจากหรือภายในหนึ่งชั่วโมงหลังจากตื่นนอน

การศึกษาอื่นโดย Litmus เกี่ยวกับสถานะการมีส่วนร่วมของอีเมลในสหรัฐอเมริกาในปี 2564 สนับสนุนเรื่องนี้ เผยให้เห็นว่าเวลาที่นิยมอ่านอีเมลมากที่สุดคือตอนเช้า อัตราการเปิดเริ่มต้นประมาณ 6 โมงเช้า แต่มักจะสูงสุดระหว่าง 9.00 น. ถึงเที่ยงตามเวลาท้องถิ่น

จากข้อมูลนี้ คุณสามารถทำตามหนึ่งในสองกลยุทธ์: ส่งอีเมลของคุณในตอนเช้าเมื่อคุณรู้ว่าพวกเขากำลังเลื่อนดูหรือรอเวลาที่ยุ่งน้อยลง

ประการหนึ่ง อีเมลของคุณเสี่ยงต่อการถูกฝังหากคุณส่งในตอนเช้า อย่างไรก็ตาม หากคุณรอภายหลัง อีเมลของคุณอาจไม่ถูกเปิดอ่านเลย

ต้องใช้การลองผิดลองถูกเพื่อค้นหาสิ่งที่ดีที่สุดเมื่อส่งอีเมลกับทีมของคุณ

หากคุณกำลังเขียนอีเมลถึงใครบางคนในรัฐหรือประเทศอื่น คุณต้องคำนึงถึงเขตเวลาด้วย เที่ยงสำหรับคุณอาจเป็น 19.00 น. สำหรับคนอื่น ดังนั้น พึงระลึกไว้เสมอว่าผู้รับของคุณเป็นใคร และเมื่อใดที่พวกเขาจะเปิดรับอีเมลของคุณมากที่สุด

เคล็ดลับจากมืออาชีพ: คุณสามารถใช้เครื่องมือจัดกำหนดการอีเมลฟรีของเราเพื่อให้แน่ใจว่าอีเมลของคุณจะถูกส่งในเวลาที่เหมาะสม

8. ทำการตรวจสอบการสะกดและไวยากรณ์ขั้นสุดท้าย

คุณใกล้จะถึงแล้ว – อย่าทำพลาดในช่วงสุดท้าย

ลองนึกภาพการใช้เวลาสร้างข้อความที่สมบูรณ์แบบ แต่จะถูกละเลยเพราะอีเมลเต็มไปด้วยข้อผิดพลาดด้านการสะกดและไวยากรณ์

วิธีหลีกเลี่ยงสิ่งนี้: เมื่อคุณร่างอีเมลเสร็จแล้ว ให้คัดลอกและวางลงใน Microsoft Word หรือ Google Docs เพื่อตรวจสอบไวยากรณ์ การใช้ถ้อยคำ และการสะกดคำอย่างรวดเร็ว

หรือคุณสามารถใช้ตัวตรวจสอบฟรีเช่น Grammarly เพื่อทำให้กระบวนการเป็นไปโดยอัตโนมัติในขณะที่คุณกำลังร่าง

ที่มาของภาพ

นอกจากนี้ ให้อ่านออกเสียงข้อความเพื่อให้แน่ใจว่าประโยคไม่ยาวเกินไป ฟังดูไม่เกะกะ หรือดูเหมือนหุ่นยนต์ คุณต้องการให้สำเนาอีเมลของคุณมีเสียงเหมือน มนุษย์

เคล็ดลับทั้งหมดเหล่านี้ช่วยให้ผู้อ่านมุ่งความสนใจไปที่ข้อความของคุณ ไม่ใช่องค์ประกอบอื่นๆ ของอีเมลของคุณ

เคล็ดลับการเขียนอีเมลสำหรับทีมต่างประเทศ

คนส่วนใหญ่จะไม่บอกคุณ แต่การสร้างอีเมลที่ดีเริ่มต้นก่อนที่คุณจะเขียนคำเดียว มันเริ่มต้นด้วยความคิดของคุณ

เมื่อคุณอยู่ในกรอบความคิดที่ถูกต้อง คุณจะสามารถเขียนอีเมลที่มีประสิทธิภาพซึ่งสื่อสารและโน้มน้าวใจได้

ฟังดูมีเหตุผล … แต่คุณจะเข้าสู่ "กรอบความคิดที่ถูกต้อง" ได้อย่างไร? มีสองวิธี: ใส่ตัวเองในรองเท้าของผู้รับและเขียนวิธีที่คุณพูด

เพิ่มเติมเกี่ยวกับที่ด้านล่าง

ลองนึกภาพว่าได้รับอีเมลที่คุณกำลังเขียน

คุณเคยได้รับอีเมลที่ไม่ต่อเนื่องกันจนคุณอ่านไม่จบด้วยซ้ำ หรือรวมเรื่องที่ไม่เกี่ยวข้องอย่างสมบูรณ์?

ที่มาของภาพ

Ahrefs เป็นเครื่องมือ SEO แต่พวกเขาได้รับอีเมลจากบริษัทประมงแห่งหนึ่ง

ปัญหาที่ใหญ่ที่สุดอย่างหนึ่งในการเขียนอีเมลคือการไม่เอาใจใส่ผู้รับ ถามตัวเองด้วยคำถามเหล่านี้:

• เหตุใดฉันจึงส่งอีเมลถึงบุคคลนี้
• นี่คือบุคคลที่เหมาะสมที่จะติดต่อหรือไม่ โดยพิจารณาจากสิ่งที่ฉันพยายามทำให้สำเร็จ
• ข้อความของฉันชัดเจนและตรงประเด็นหรือไม่?
• เรื่องนี้ควรอภิปรายในที่ประชุมดีกว่าไหม
• แต่ละบรรทัดช่วยหรือทำร้ายเป้าหมายของฉันหรือไม่?

นี่เป็นสิ่งสำคัญโดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อส่งอีเมลถึงคนใหม่ แต่ยังมีค่าเมื่อติดต่อกับเพื่อนร่วมงาน

เขียนเหมือนที่คุณพูด

หากคุณไม่ใช่เจ้าของภาษา เป็นเรื่องปกติที่จะรู้สึกว่าคุณควรเป็นทางการมากขึ้นในการเขียนอีเมลของคุณ

อย่างไรก็ตาม การทำเช่นนี้ส่งผลให้อีเมลที่เป็นทางการ เกินไป และดูเหมือนอึดอัดหรือแข็งทื่อ ตัวอย่างเช่น:

เจ้าของภาษาเขียนอย่างไม่เป็นทางการมากขึ้น — การเขียนของพวกเขาฟังดูเหมือนคนคนหนึ่งพูดกับอีกคนหนึ่ง

นี่คือเคล็ดลับไวยากรณ์สั้นๆ ที่จะช่วยให้คุณออกเสียงได้เป็นธรรมชาติมากขึ้น: เขียน ด้วยเสียงที่แอคที ฟและหลีกเลี่ยง เสียงที่พูดโต้ตอบ

“เสียงที่กระฉับกระเฉง” แสดงว่าประธานดำเนินการกริยาเช่น: “มาริลีนส่งจดหมาย”

ในทางตรงกันข้าม “passive voice” แสดงว่าคำกริยาถูกกระทำโดยประธาน เช่น: “The letter was mailed by Marilyn”

แทนที่จะเขียนว่า “ความคิดเห็นของคุณน่าชื่นชมมาก” ให้ลองพูดว่า “ฉันจะขอบคุณสำหรับความคิดเห็นของคุณ” แทนที่จะเขียนว่า "ได้รับคำขอของคุณแล้ว" ให้ลอง "ฉันได้รับคำขอของคุณแล้ว"

สังเกตว่าการเขียนด้วยเสียงที่กระฉับกระเฉงนั้นฟังดูมีมนุษยธรรมมากขึ้นอย่างไร

การเขียนอีเมลไม่ใช่เรื่องยาก ด้วยเคล็ดลับง่ายๆ เหล่านี้ คุณจะมั่นใจได้ว่าอีเมลของคุณมีประสิทธิภาพทุกครั้ง

หมายเหตุบรรณาธิการ: โพสต์นี้เผยแพร่ครั้งแรกในเดือนกรกฎาคม 2018 และได้รับการอัปเดตเพื่อความครอบคลุม