คู่มือสำหรับผู้เริ่มต้นใช้งานไดอะแกรมโฟลว์ข้อมูล

ถามนักกีฬามืออาชีพหรือผู้บริหารธุรกิจว่าพวกเขาประสบความสำเร็จได้อย่างไร และพวกเขาจะบอกคุณว่าพวกเขาเชี่ยวชาญกระบวนการหนึ่ง เมื่อค้นหาว่านิสัยใดนำไปสู่ความสำเร็จ และนิสัยใดไม่นำไปสู่ความสำเร็จ พวกเขาจึงปรับปรุงประสิทธิภาพและประสิทธิผลของตน

แต่การนำกระบวนการไปปฏิบัติในธุรกิจ แผนก หรือแม้แต่ทีมนั้นแตกต่างอย่างสิ้นเชิงจากการฝึกฝนกระบวนการส่วนตัวของคุณ เนื่องจากมีชิ้นส่วนที่เคลื่อนไหวอยู่มากมาย คุณจะติดตามและปรับแต่งแต่ละแง่มุมของกระบวนการทางธุรกิจของคุณได้อย่างไร

ไดอะแกรมโฟลว์ข้อมูลมอบวิธีที่ตรงไปตรงมาและมีประสิทธิภาพสำหรับองค์กรในการทำความเข้าใจ พัฒนา และปรับใช้กระบวนการหรือระบบใหม่ สิ่งเหล่านี้เป็นการแสดงภาพระบบของคุณ ทำให้ง่ายต่อการเข้าใจและตัดออก

ก่อนที่เราจะเจาะลึกว่าไดอะแกรมโฟลว์ข้อมูลสามารถช่วยปรับแต่งระบบหรือกระบวนการทางธุรกิจของคุณได้อย่างไร เรามาดูกันว่าคืออะไรกันแน่

แหล่งที่มาของภาพ

DFD ได้รับความนิยมในช่วงทศวรรษ 1970 และยังคงใช้อย่างแพร่หลายโดยการทำให้เข้าใจง่าย

DFD มีสองประเภท — เชิงตรรกะและทางกายภาพ แผนภาพเชิงตรรกะแสดงกระบวนการทางทฤษฎีในการเคลื่อนย้ายข้อมูลผ่านระบบ เช่น ข้อมูลมาจากไหน ข้อมูลไปที่ไหน เปลี่ยนแปลงอย่างไร และสิ้นสุดที่ใด

แผนภาพทางกายภาพแสดงให้คุณเห็นกระบวนการในทางปฏิบัติในการเคลื่อนย้ายข้อมูลผ่านระบบ สามารถแสดงให้เห็นว่าซอฟต์แวร์ ฮาร์ดแวร์ ไฟล์ พนักงาน และลูกค้าเฉพาะของระบบของคุณมีอิทธิพลต่อการไหลของข้อมูลอย่างไร

คุณสามารถใช้ไดอะแกรมเชิงตรรกะหรือกายภาพเพื่ออธิบายการไหลของข้อมูลนั้นก็ได้ คุณยังสามารถใช้สิ่งเหล่านี้ร่วมกันเพื่อทำความเข้าใจกระบวนการหรือระบบในระดับที่ละเอียดยิ่งขึ้น

ประโยชน์ของไดอะแกรมกระแสข้อมูล

DFD คือการแสดงภาพที่สามารถช่วยให้เกือบทุกคนเข้าใจตรรกะและฟังก์ชันของระบบหรือกระบวนการได้ นอกเหนือจากการเข้าถึงแล้ว ยังให้ความชัดเจนที่จำเป็นอย่างมากและปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงานอีกด้วย นี่คือวิธีการ

การเข้าถึง

เนื่องจากข้อมูลภาพย่อยได้ง่ายกว่า DFD จึงมักอธิบายแนวคิดที่ซับซ้อนได้ดีกว่ากลุ่มข้อความ

การนำเสนอภาพวิธีการทำงานของกระบวนการสามารถดึงดูดความสนใจของผู้คนได้นานขึ้น ทำให้ง่ายต่อการเก็บรักษาข้อมูล

ความชัดเจน

DFD จะชี้แจงระบบและกระบวนการที่จำเป็นสำหรับทีมของคุณเพื่อให้ทำงานได้ดีที่สุด ไม่ว่าจะใช้ระบบใหม่ทั่วทั้งบริษัทหรือปรับปรุงกระบวนการที่มีอยู่ของแผนก DFD จะทำให้คุณและทีมของคุณเข้าใจตรงกัน

การสร้าง DFD จะทำให้คุณมีความชัดเจนเกี่ยวกับการดำเนินธุรกิจด้วย ความเข้าใจที่ชัดเจนยิ่งขึ้นช่วยให้คุณสามารถปรับแต่งและติดตามกระบวนการทางธุรกิจของคุณได้โดยมีอุปสรรคน้อยลง

ผลผลิต

การเข้าถึงและความชัดเจนที่สร้างขึ้นด้วย DFD จะทำให้มีโอกาสเกิดข้อผิดพลาดน้อยลง ทีมของคุณจะเชี่ยวชาญระบบและกระบวนการได้ดีขึ้นเพราะพวกเขาเข้าใจพวกเขา

ความเข้าใจที่มากขึ้น ควบคู่ไปกับกระบวนการที่ทำซ้ำได้ จะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพและประสิทธิผลของทีม

ในระดับที่กว้างขึ้น DFD สามารถช่วยให้คุณปรับปรุงการดำเนินธุรกิจของคุณได้ เมื่อวาดแผนผังกระบวนการของคุณ คุณจะได้รับข้อมูลเชิงลึกว่าอะไรได้ผลและอะไรไม่ได้ผล

ข้อมูลเชิงลึกเหล่านี้ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานให้กับคุณและทีมของคุณ เป็นโบนัส คุณสามารถแชร์แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดระหว่างแผนกต่างๆ ได้

สัญลักษณ์ไดอะแกรมโฟลว์ข้อมูล

ก่อนที่จะใช้ DFD คุณต้องรู้สัญลักษณ์ที่ใช้อธิบายก่อน

สัญลักษณ์แผนภาพการไหลของข้อมูลเป็นสัญลักษณ์มาตรฐาน เช่น สี่เหลี่ยม วงกลม ลูกศร และป้ายข้อความสั้น สัญลักษณ์เหล่านี้แสดงถึงทิศทางการไหลของข้อมูล อินพุต เอาต์พุต จุดจัดเก็บข้อมูล และกระบวนการย่อยของระบบ

วิธีการจดบันทึกทั่วไปสี่วิธีที่ใช้ใน DFD: Yourdon & De Marco, Gene & Sarson, SSADM และ Unified

ทั้งหมดใช้ป้ายกำกับเดียวกันและรูปร่างที่คล้ายกันเพื่อแสดงองค์ประกอบหลักสี่ประการของ DFD ได้แก่ เอนทิตีภายนอก กระบวนการ ที่เก็บข้อมูล และโฟลว์ข้อมูล

1. นิติบุคคลภายนอก

หน่วยงานภายนอก — ซึ่งรู้จักกันในชื่อเทอร์มิเนเตอร์ แหล่งที่มา อ่างล้างจาน หรือตัวแสดง — เป็นระบบภายนอกที่ส่งหรือรับข้อมูลไปและกลับจากระบบไดอะแกรม

สิ่งเหล่านี้เป็นแหล่งที่มาหรือปลายทางของข้อมูล จึงมักจะวางไว้ที่ขอบของแผนภาพ

สัญลักษณ์เอนทิตีภายนอกจะคล้ายกันในโมเดลต่างๆ ยกเว้น Unified ซึ่งใช้การวาดภาพแบบแท่งแทนสี่เหลี่ยม วงกลม หรือสี่เหลี่ยมจัตุรัส

2. กระบวนการ

กระบวนการเป็นขั้นตอนที่จัดการข้อมูลและการไหลของข้อมูลโดยการรับข้อมูลเข้ามา เปลี่ยนแปลง และสร้างผลลัพธ์ กระบวนการสามารถทำได้โดยการคำนวณและใช้ตรรกะเพื่อจัดเรียงข้อมูลหรือเปลี่ยนการไหลของทิศทาง

โดยปกติกระบวนการจะเริ่มต้นจากด้านซ้ายบนของ DFD และสิ้นสุดที่ด้านขวาล่างของแผนภาพ

3. พื้นที่เก็บข้อมูล

พื้นที่เก็บข้อมูลจะเก็บข้อมูลไว้ใช้ในภายหลัง เช่น ไฟล์เอกสารที่รอการประมวลผล ข้อมูลอินพุตจะไหลผ่านกระบวนการหนึ่งแล้วจึงไหลผ่านที่เก็บข้อมูล ในขณะที่ข้อมูลเอาท์พุตจะไหลออกจากที่เก็บข้อมูลแล้วผ่านกระบวนการหนึ่ง

4. การไหลของข้อมูล

กระแสข้อมูลเป็นเส้นทางที่ข้อมูลของระบบใช้จากเอนทิตีภายนอกผ่านกระบวนการและการจัดเก็บข้อมูล ด้วยลูกศรและป้ายกำกับที่กระชับ DFD จึงสามารถแสดงทิศทางการไหลของข้อมูลได้

ระดับดีเอฟดี

DFD มีตั้งแต่ภาพรวมง่ายๆ ไปจนถึงการนำเสนอระบบหรือกระบวนการที่ซับซ้อนและละเอียดที่มีหลายระดับ โดยเริ่มจากระดับ 0

DFD ที่พบบ่อยและใช้งานง่ายที่สุดคือ DFD ระดับ 0 หรือที่เรียกว่าไดอะแกรมบริบท เป็นภาพรวมระดับสูงของการไหลของข้อมูลผ่านระบบหรือกระบวนการ ดังนั้นแทบทุกคนจึงสามารถเข้าใจได้

ระดับ 0: แผนภาพบริบท

ระดับ DFD นี้มุ่งเน้นไปที่กระบวนการหรือฟังก์ชันของระบบระดับสูง และแหล่งข้อมูลที่ไหลเข้าหรือออกจากกระบวนการหรือฟังก์ชันเหล่านั้น ไดอะแกรมระดับ 0 ได้รับการออกแบบมาให้เรียบง่าย ตรงไปตรงมา ภาพรวมของกระบวนการหรือระบบ

ระดับ 1: การสลายตัวของกระบวนการ

แม้ว่า DFD ระดับ 1 ยังคงเป็นภาพรวมแบบกว้างๆ ของระบบหรือกระบวนการ แต่ก็มีรายละเอียดมากกว่าเช่นกัน โดยจะแบ่งโหนดกระบวนการเดียวของระบบออกเป็นกระบวนการย่อย

ระดับ 2: การดำน้ำลึก

ระดับถัดไปของ DFD จะเจาะลึกลงไปในรายละเอียดโดยการแบ่งแต่ละกระบวนการระดับ 1 ออกเป็นกระบวนการย่อยแบบละเอียด

ระดับ 3: การเพิ่มความซับซ้อน

DFD ระดับ 3 และหมายเลขที่สูงกว่านั้นไม่ใช่เรื่องปกติ สาเหตุหลักมาจากปริมาณรายละเอียดที่ต้องการ ซึ่งขัดต่อจุดประสงค์เดิมที่ต้องการให้เข้าใจง่าย

ตัวอย่างไดอะแกรมการไหลของข้อมูล

ผู้เชี่ยวชาญในอุตสาหกรรมต่างๆ เช่น วิศวกรรมซอฟต์แวร์ ไอที อีคอมเมิร์ซ และการจัดการและการออกแบบผลิตภัณฑ์ สามารถใช้ DFD เพื่อทำความเข้าใจ ปรับแต่ง หรือปรับใช้ระบบหรือกระบวนการใหม่ได้ดียิ่งขึ้น

แต่ในทางปฏิบัติแล้วแผนภาพการไหลของข้อมูลจะมีลักษณะอย่างไร และจะช่วยธุรกิจของคุณได้อย่างไร ต่อไปนี้เป็นสามตัวอย่างที่จะช่วยคุณกำหนดบริบทผลกระทบของ DFD

1. ระดับ 0 DFD

DFD ระดับ 0 นี้จัดทำแผนที่บริบทของแพลตฟอร์มการซื้อขายหลักทรัพย์

ข้อมูลจะไหลไปในทิศทางเดียวจากผู้ช่วยบริการลูกค้าและนายหน้าไปยังแพลตฟอร์ม นอกจากนี้ยังไหลในสองทิศทางจากลูกค้าไปยังแพลตฟอร์มและกลับมาอีกครั้ง

2. DFD ระดับ 1

DFD ระดับ 1 นี้จะแจกแจงรายละเอียดกระบวนการของลูกค้าโดยละเอียด โดยขยายให้ครอบคลุมถึงการสร้างบัญชี การถอนเงินสด และธุรกรรมหลักทรัพย์ในที่สุด

3. DFD ระดับ 2

DFD ระดับ 2 นี้แยกย่อยกระบวนการ “วางคำสั่งซื้อ” เพื่อให้เข้าใจถึงขั้นตอนที่จำเป็นในการสั่งซื้อ ไม่ว่าจะโดยลูกค้าหรือโดยนายหน้า

มันยังบัญชีสำหรับศูนย์การแลกเปลี่ยนหุ้นบุคคลที่สามที่มีการส่งต่อรายละเอียดธุรกรรมหลังจากส่งคำสั่งซื้อแล้ว

1. รู้พื้นฐาน

ก่อนที่คุณจะเริ่มแมปไดอะแกรมโฟลว์ข้อมูล คุณต้องปฏิบัติตามแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสี่ประการเพื่อสร้าง DFD ที่ถูกต้อง

1. แต่ละกระบวนการควรมีอย่างน้อยหนึ่งอินพุตและเอาต์พุตหนึ่งรายการ
2. ที่เก็บข้อมูลแต่ละแห่งควรมีอย่างน้อยหนึ่งข้อมูลไหลเข้าและข้อมูลไหลออก
3. ข้อมูลที่เก็บไว้ของระบบจะต้องผ่านกระบวนการ
4. กระบวนการทั้งหมดใน DFD จะต้องเชื่อมโยงกับกระบวนการหรือที่เก็บข้อมูลอื่น

2. เลือกระบบหรือกระบวนการ

เริ่มต้นด้วยการเลือกระบบหรือกระบวนการเฉพาะที่คุณต้องการวิเคราะห์ แม้ว่าระบบหรือกระบวนการใดๆ ก็ตามสามารถเปลี่ยนเป็น DFD ได้ แต่ยิ่งกระบวนการมีขนาดใหญ่เท่าใด แผนภาพก็จะซับซ้อนมากขึ้นเท่านั้น และจะทำให้บริบทตามบริบทยากขึ้นเท่านั้น

หากเป็นไปได้ ให้เริ่มต้นด้วยฟังก์ชันหรือกระบวนการเล็กๆ ที่คุณต้องการปรับปรุง

3. จัดหมวดหมู่กิจกรรมทางธุรกิจที่เกี่ยวข้อง

จากนั้น จัดหมวดหมู่กิจกรรมทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับกระบวนการนี้เป็นเอนทิตีภายนอก กระแสข้อมูล กระบวนการ และการจัดเก็บข้อมูล

พิจารณาระบบการสั่งอาหารของร้านอาหาร ลูกค้าคือหน่วยงานภายนอก ระบบการสั่งอาหารถือเป็นกระบวนการ และปฏิสัมพันธ์ระหว่างลูกค้ากับระบบ (ซึ่งไปในทั้งสองทิศทาง) ถือเป็นกระแส

น่าสังเกตเช่นกัน? ระบบการเรียงลำดับทำหน้าที่เป็นที่เก็บข้อมูลเป็นสองเท่า ดังนั้นสำหรับรุ่น SSADA นี่หมายถึงการวาดเป็นรูปสี่เหลี่ยมผืนผ้าที่มีมุมโค้งมนและมีเส้นแนวนอนสองเส้นอยู่ข้างในเพื่อแสดงฟังก์ชันคู่ของมัน

4. วาดบริบท DFD

ตอนนี้ได้เวลาเริ่มวาดแล้ว คุณสามารถสร้าง DFD ได้ด้วยมือ โดยใช้เทมเพลตฟรีที่มีให้ทางออนไลน์ หรือผ่านทางส่วนขยายของเบราว์เซอร์

เริ่มต้นด้วย DFD ระดับ 0 ที่เรียบง่าย: เริ่มต้นด้วยกระบวนการหรือระบบของคุณ จากนั้นแมปการเชื่อมต่อและโฟลว์พื้นฐานทั้งหมด

5. ตรวจสอบงานของคุณ

ก่อนที่จะเจาะลึก DFD ที่ซับซ้อนมากขึ้น ให้ตรวจสอบงานที่คุณทำไปแล้วเพื่อให้แน่ใจว่าถูกต้องและครบถ้วน

หากคุณพลาด (หรือเพิ่ม) กระบวนการ เอนทิตี หรือโฟลว์ DFD ระดับถัดไปของคุณอาจไม่สมเหตุสมผล และคุณอาจถูกบังคับให้เริ่มต้นใหม่

6. สร้างไดอะแกรมลูก

สำหรับแต่ละกระบวนการหรือระบบที่อธิบายไว้ใน DFD ระดับ 0 ของคุณ ให้สร้างไดอะแกรมลูกใหม่พร้อมเอนทิตีและโฟลว์ของตัวเอง ในที่สุด คุณสามารถใช้ไดอะแกรมลูกเหล่านี้เพื่อเชื่อมต่อกระบวนการต่างๆ เข้าด้วยกันได้

7. ขยายกระบวนการไปสู่ ​​DFD ระดับ 1

การใช้ไดอะแกรมลูกของคุณ คุณควรแมปการเชื่อมต่อเชิงลึกมากขึ้นระหว่างแต่ละกระบวนการ

ในกรณีตัวอย่างร้านอาหารของเรา อาจหมายถึงการเจาะลึกเข้าไปในระบบการสั่งอาหารและการเชื่อมต่อกับซัพพลายเออร์ ผู้จัดการ ลูกค้า และพนักงานในครัว

8. ทำซ้ำตามต้องการ

แต่ละกระบวนการ ไม่ว่าจะใหญ่หรือเล็ก สามารถจินตนาการใหม่เป็นไดอะแกรมบริบทระดับ 0 และวัฏจักรก็สามารถเริ่มต้นได้อีกครั้ง

ทำซ้ำขั้นตอนเหล่านี้ตามที่จำเป็นเพื่อสร้าง DFD ได้มากเท่าที่ต้องการ หรือแยกย่อยกระบวนการเพิ่มเติมเพื่อพัฒนา DFD ระดับ 2, 3 ฯลฯ

ปรับปรุงกระบวนการของคุณให้สมบูรณ์แบบ

แม้ว่าจะไม่มีแผนภาพการไหลของข้อมูลที่ "สมบูรณ์แบบ" แต่การฝึกฝนอย่างต่อเนื่องสามารถช่วยปรับปรุงกระบวนการและให้ข้อมูลเชิงลึกที่สำคัญเกี่ยวกับสิ่งที่ได้ผล สิ่งใดที่ไม่ได้ผล และจุดที่ธุรกิจของคุณสามารถปรับปรุงได้อย่างมีประสิทธิภาพ

ทางออกที่ดีที่สุดของคุณ? จำกฎ: ทำให้เรียบง่าย เริ่มต้นด้วยบริบท สร้างกระบวนการที่เชื่อมต่อกัน และทำซ้ำตามที่จำเป็นเพื่อแมปการเชื่อมต่อหลัก โฟลว์ และเอนทิตีทั่วทั้งองค์กรของคุณ