คู่มือฉบับสมบูรณ์เพื่อวิเคราะห์ข้อมูลแบบสำรวจใน Excel และ Google ชีต

คุณสับสนเกี่ยวกับวิธีการจัดการกับข้อมูลที่ได้รับหลังจากทำการสำรวจหรือไม่?

หากคุณเคยรู้สึกหดหู่กับ Excel หรือ Google ชีตที่เต็มไปด้วยแถวข้อมูลแบบสำรวจหลายสิบแถว บทความนี้จะช่วยคุณได้

หัวข้อสำหรับการอภิปรายในวันนี้เน้นที่วิธีวิเคราะห์ข้อมูลการสำรวจใน Excel และ Google ชีต

จากบทความนี้ คุณยังจะได้รับความรู้เกี่ยวกับข้อมูลการสำรวจที่สำคัญรวมถึงประเด็นต่างๆ ที่ควรพิจารณาเมื่อวิเคราะห์ข้อมูลการสำรวจ

• ประเภทข้อมูลการสำรวจที่สำคัญ
• ข้อควรพิจารณาเมื่อวิเคราะห์ข้อมูลการสำรวจ
• วิธีวิเคราะห์ข้อมูลแบบสำรวจใน Excel
• กำลังวิเคราะห์คำตอบใน Google ชีต

ประเภทข้อมูลการสำรวจที่สำคัญ

แบบสำรวจมีข้อมูลพื้นฐานสองประเภท ได้แก่ คำถามปลายปิดและคำถามปลายเปิด

แม้ว่าคำถามปลายเปิดจะขอให้ผู้ใช้แสดงความคิดเห็นด้วยคำพูดของตนเองเสมอ แต่คำถามปลายปิดจะมีตัวเลือกที่ออกแบบไว้ล่วงหน้าให้ผู้เข้าร่วมได้เลือก ตัวเลือกเหล่านี้อาจเป็นคำตอบที่สั้นและครบถ้วนสมบูรณ์ โดยปกติแล้วจะเป็นคำเดียว

คำถามปลายปิดปรากฏในหลายรูปแบบ เช่น คำถามแบบปรนัย ดรอปดาวน์ และการจัดอันดับ พวกเขาสร้างขึ้นเพื่อส่งข้อมูลเชิงปริมาณซึ่งช่วยให้คุณสามารถแบ่งกลุ่มผู้เข้าร่วมตามตัวเลือกที่พวกเขาได้เลือกได้อย่างง่ายดาย

ในทางกลับกัน คำถามปลายเปิดถูกออกแบบมาเพื่อรวบรวมข้อมูลที่มีคุณภาพและสมบูรณ์ซึ่งได้มาจากความคิดเห็นและความรู้สึกของผู้ใช้ พวกเขามักจะมีรายละเอียดและวัตถุประสงค์มากกว่า บวกกับวิเคราะห์ได้ยากกว่าเพราะไม่ได้จัดการในลักษณะที่มีโครงสร้างใดๆ คำถามเหล่านี้มักเริ่มต้นด้วยวลี "ทำไม" "อย่างไร" หรือ "บอกฉันเกี่ยวกับ"

ข้อควรพิจารณาเมื่อวิเคราะห์ผลการสำรวจ

ก่อนที่คุณจะนำตัวเลขไปเล่น มีบางประเด็นที่คุณควรพิจารณาเพื่อให้ผลงานออกมาสำเร็จ

ทำความเข้าใจเป้าหมายการสำรวจของคุณ

ก่อนดำเนินการสำรวจ คุณควรคำนึงถึงเป้าหมายของการสำรวจด้วย ไม่ว่าจะช่วยให้คุณได้รับข้อมูลเชิงลึกในระดับสูงหรือวัดผล หากประเด็นแรกคือประเด็น อัตราการตอบกลับที่ต่ำอาจไม่เป็นปัญหา คำติชมเป็นเพียงคำติชมและแม่นยำในการชี้ให้เห็นและช่วยให้คุณเข้าใจปัญหาของคุณ

ในทางกลับกัน อัตราการตอบสนองที่สูงมีความสำคัญอย่างมากในการวัดการเปลี่ยนแปลงและผลกระทบ ตัวอย่างเช่น คุณไม่สามารถทราบได้ว่าลูกค้าชื่นชอบนวัตกรรมการบริการของคุณหรือไม่ หากมีกลุ่มเล็กๆ ที่พวกเขาตอบแบบสำรวจของคุณ

ดังนั้น การจดจ่ออยู่กับวัตถุประสงค์ในการสำรวจของคุณจึงเป็นสิ่งสำคัญ เนื่องจากเป็นตัวกำหนดวิธีวิเคราะห์และใช้งานข้อมูลของคุณ

แบ่งส่วนคำตอบของคุณ

ลูกค้าต่างมีความต้องการที่แตกต่างกัน จากมุมมองทางการตลาด การแบ่งกลุ่มคำตอบของคุณมีน้ำหนักในการทำความเข้าใจความต้องการของลูกค้าและระบุผลิตภัณฑ์เป้าหมาย

คุณสามารถจัดหมวดหมู่คำตอบของคุณตามตัวแปรต่างๆ เช่น ภูมิภาค อายุ เพศ เวลาซื้อของ หรือประเภทลูกค้า เป็นต้น คุณยังสามารถเปรียบเทียบกลุ่มลูกค้าที่แตกต่างกันกับอีกกลุ่มหนึ่งได้ ตัวอย่างเช่น ผู้ใช้ปัจจุบันเทียบกับผู้ใช้ใหม่ หรือผู้บริโภคในเมืองเทียบกับผู้ใช้ในชนบท ยิ่งคุณแบ่งลูกค้าออกมากเท่าไร คุณก็จะได้รับข้อมูลเชิงลึกมากขึ้นเท่านั้น

บริบทคือคีย์

เราไม่สามารถเน้นความสำคัญของบริบทได้เพียงพอ เมื่อแสดงสถิติหรือเปรียบเทียบข้อมูล คุณควรคำนึงถึงบริบท

สมมติว่าหลังจากคำนวณแล้ว คุณจะได้ผลลัพธ์จากลูกค้า 40% ที่พึงพอใจกับบริการของคุณ อย่างไรก็ตาม 40% ย่อมาจากอะไร? เป็นการบ่งชี้ในเชิงบวกของการปรับปรุงหรือไม่?

หากไม่มีบริบท คุณจะไม่มีวันรู้ความหมายเบื้องหลังข้อมูลของคุณ หากต้องการทราบความหมายของข้อมูลอย่างแท้จริง อย่าลืมเปรียบเทียบแบบสำรวจเดียวกันกับที่ทำในช่วงเวลาต่างๆ กัน

เน้นที่ความเข้าใจ ไม่ใช่ข้อมูล

ดังที่เราได้กล่าวไว้ข้างต้น ข้อมูลเชิงลึกอยู่ในแกนหลักของการวิเคราะห์แบบสำรวจ ข้อมูลเป็นเพียงตัวเลขและเปอร์เซ็นต์ ในขณะที่ข้อมูลเชิงลึกมีส่วนช่วยในการสร้างแผนการตลาดหรือโปรโมชั่นในอนาคต หรือผลิตภัณฑ์ใหม่

ส่วนสำคัญของการวิเคราะห์แบบสำรวจคือข้อมูลเชิงลึกที่คุณสรุปจากข้อมูลและการดำเนินการใดที่ควรดำเนินการต่อไปในข้อมูลเชิงลึกเหล่านั้น นอกจากนี้ ข้อมูลยังมีประโยชน์เมื่อถูกแปลงเป็นวัสดุที่สามารถใช้ในการตัดสินใจทางธุรกิจเท่านั้น

คุณได้เตรียมความรู้ที่จำเป็นเกี่ยวกับประเภทข้อมูลการสำรวจและประเด็นสำคัญบางประการที่ควรพิจารณาเมื่อวิเคราะห์ผลการสำรวจ ในส่วนต่อไป เราจะแสดงวิธีวิเคราะห์ข้อมูลการสำรวจใน Excel และ Google ชีต

วิธีวิเคราะห์ข้อมูลแบบสำรวจใน Excel

มี 4 ขั้นตอนพื้นฐานที่คุณจะต้องดำเนินการเมื่อวิเคราะห์ข้อมูลแบบสำรวจใน Excel:

• นับความคิดเห็นทุกประเภทในแบบสำรวจ
• คำนวณเปอร์เซ็นต์ของข้อเสนอแนะทั้งหมด
• คำนวณความสัมพันธ์และเปรียบเทียบข้อมูล
• สร้างแผนภูมิและกราฟเพื่อแสดงข้อมูลเป็นภาพ

มาเริ่มกันเลย!

นับความคิดเห็นทุกประเภทในแบบสำรวจ

ก่อนวิเคราะห์ผลการสำรวจ สิ่งแรกที่คุณควรทำคือจัดเรียงแผ่นงาน Excel ใหม่เพื่อให้นับได้ง่าย

ในการดำเนินการดังกล่าว คุณต้องลบแถวข้อมูลที่ว่างเปล่า

• เลือกคอลัมน์ข้อมูล ไปที่แท็บ "ข้อมูล" ในริบบิ้นแล้วเลือก "ตัวกรอง"
• คลิกลูกศรลงในส่วนหัวของคอลัมน์ ยกเลิกการเลือกช่อง "เลือกทั้งหมด" ให้เลื่อนลงมาและเลือกตัวเลือก "ว่าง" คลิก "ตกลง" และแถวข้อมูลว่างทั้งหมดจะถูกเลือก
  

• เลือกแถวที่กรอง ในแท็บ หน้าแรก ให้คลิก ลบ > ลบแถวแผ่นงาน
• จากนั้นตรงไปที่แท็บ "ข้อมูล" กด "ล้าง" เพื่อลบแถวข้อมูลว่างที่เลือกทั้งหมดและคุณทำเสร็จแล้ว ผลลัพธ์สุดท้ายจะเป็นดังนี้:
  

จากที่นี่ คุณจะดูภาพรวมของผลการสำรวจได้โดยค้นหาความคิดเห็นทุกประเภท

ตัวอย่างเช่น คุณสามารถนับจำนวนเซลล์ว่างหรือเซลล์ที่ไม่ว่างเพื่อเปรียบเทียบกับจำนวนข้อมูลทั้งหมดที่คุณได้รับได้อย่างง่ายดาย สิ่งนี้มีประโยชน์เนื่องจากคุณสามารถระบุได้ว่าไม่มีคำตอบสำหรับคำถามที่ถามแต่ละข้อ สิ่งสำคัญที่สุดคือจะให้ข้อมูลเชิงลึกว่าคำถามของคุณมีประสิทธิผลในการกำหนดเป้าหมายผู้ชมอย่างไร

• ในการนับจำนวนเซลล์ว่าง ให้คลิกเซลล์ว่าง ใช้สูตร =COUNTBLANK(first_cell:last_cell) แล้วกด Enter
• ในการนับจำนวนเซลล์ที่ไม่ว่างทั้งหมด ให้ใช้สูตรนี้ =COUNTA(first_cell:last_cell)
• ใช้สูตรนี้ =SUM(B53:B54) เพื่อนับเซลล์ผลป้อนกลับทั้งหมด
  

คำนวณเปอร์เซ็นต์ของคำติชมทั้งหมด

จากการนับที่คุณเพิ่งทำไป คุณสามารถคำนวณเปอร์เซ็นต์ของความคิดเห็นแต่ละรายการของคำถามทุกข้อเพื่อการวิเคราะห์ที่ง่ายขึ้น สิ่งนี้มีประโยชน์หากคุณต้องการประเมินความพึงพอใจของผู้ใช้อย่างละเอียดยิ่งขึ้น

ใช้สูตรนี้ =A/$B$b เพื่อรวมผลตอบรับทั้งหมด จากนั้นกด "Enter" หลังจากนั้น ให้จัดรูปแบบเปอร์เซ็นต์โดยคลิกขวา > จัดรูปแบบเซลล์ > เปอร์เซ็นต์

ตัวอย่างเช่น ป้อนสูตรนี้ =B8/$B$12 ในไฟล์ excel จริงของคุณ ซึ่ง B8 หมายถึงเซลล์ที่มีคำติชมพิเศษที่คุณต้องการนับจำนวน $B$12 ระบุเซลล์ที่ประกอบด้วยจำนวนความคิดเห็นทั้งหมด

ดูภาพด้านล่างสำหรับผลลัพธ์:

คำนวณความสัมพันธ์และเปรียบเทียบข้อมูล

ความสัมพันธ์ช่วยให้คุณเปรียบเทียบและเข้าใจความสัมพันธ์ระหว่างตัวแปร 2 ตัว

• เลือกเซลล์ว่าง ป้อนสูตรนี้ =CORREL(A2:A7,B2:B7) โดยที่ A2:A7 และ B2:B7 เป็นรายการตัวแปรสองรายการที่คุณต้องการเปรียบเทียบ (ดูภาพด้านบน)
• กด Enter แล้วจะได้ผลลัพธ์ดังนี้
  

• แทรกแผนภูมิเพื่อแสดงผลลัพธ์ด้วยสายตา สิ่งนี้ช่วยให้คุณเข้าใจได้ดีขึ้นและเปรียบเทียบผลลัพธ์ของคุณได้อย่างง่ายดาย
  

หมายเหตุ: คุณไม่สามารถใช้ฟังก์ชัน “Correl” ได้หากมีตัวแปรให้เปรียบเทียบมากกว่า 2 ตัว

สร้างแผนภูมิและกราฟเพื่อแสดงข้อมูล

เมื่อพิจารณาถึงข้อมูลเฉพาะบางอย่างอาจแยกแยะได้ยากหากนำเสนอในรูปแบบดั้งเดิม สื่อแบบภาพจะทำให้ข้อมูลย่อยๆ กลายเป็นเรื่องธรรมดาในสวนสาธารณะ

คุณสามารถใช้แผนภูมิและกราฟหลายประเภททั้งนี้ขึ้นอยู่กับแบบสำรวจที่คุณทำ

จากเมนู "แทรก" ให้เลือกรายการที่เหมาะสม รวมถึงแผนภูมิวงกลม ไดอะแกรม ฮิสโตแกรม กราฟเส้น และอื่นๆ ตรวจสอบให้แน่ใจว่ารายการที่เลือกแสดงข้อมูลอย่างถูกต้องและครอบคลุม

เราได้แสดงวิธีวิเคราะห์ข้อมูลแบบสำรวจใน Excel โดยแสดงสูตรที่มีประโยชน์หลายอย่าง ตอนนี้ ไปที่ส่วนถัดไปเกี่ยวกับวิธีวิเคราะห์คำตอบใน Google ชีต

กำลังวิเคราะห์คำตอบใน Google ชีต

ในการวิเคราะห์คำตอบที่คุณได้รับจากสเปรดชีตของ Google ฟอร์ม คุณต้องสร้างชีตที่สองและใช้สูตรที่จำเป็นทั้งหมดที่นั่น

คุณสามารถใช้สูตรเหล่านี้ รวมทั้ง SUM, MAX, MIN, COUNTIF และอื่นๆ เพื่อคำนวณพื้นฐานในการตอบกลับ ดูภาพด้านล่างสำหรับตัวอย่าง

หากแบบฟอร์มของคุณมีคำตอบจำนวนมาก ให้ลองใช้ตารางสาระสำคัญ โดยจะแสดงข้อมูลในลักษณะที่สามารถจัดการได้มากขึ้น ซึ่งช่วยให้คุณสรุปข้อมูลได้อย่างง่ายดาย ในการสร้างตารางเดือย คุณต้อง:

• เลือกเซลล์ (รวมถึงส่วนหัวของคอลัมน์) ที่คุณต้องการรวมไว้ในตารางสาระสำคัญ
• ในแท็บ "ข้อมูล" คลิก "PivotTable"
• ใต้ “แทรกไปที่” เลือกตำแหน่งที่จะเพิ่มตารางเดือยของคุณ จากนั้นคลิก “สร้าง”
• ที่ด้านขวาของหน้าจอ คุณสามารถตั้งค่าแถว คอลัมน์ ตัวกรอง และค่าสำหรับตารางสรุปข้อมูลของคุณ
  

นอกจากนี้ คุณยังสามารถใช้แผนภูมิ Pivot และแผนภูมิฮิสโตแกรมเพื่อแสดงข้อมูลของคุณในแบบที่มองเห็นได้ชัดเจนยิ่งขึ้น

ในการสร้างแผนภูมิ ให้คลิกแทรก > แผนภูมิ แล้วเลือกประเภทแผนภูมิที่คุณต้องการในเมนูแบบเลื่อนลง "ประเภทแผนภูมิ"

ความคิดสุดท้าย

เราได้แนะนำข้อมูลแบบสำรวจที่สำคัญหลายประเภทให้คุณทราบแล้ว รวมถึงวิธีวิเคราะห์ข้อมูลแบบสำรวจใน Excel และ Google ชีต

การวิเคราะห์ผลการสำรวจมีบทบาทสำคัญในการทำความเข้าใจความต้องการของผู้ใช้และการตัดสินใจทางธุรกิจที่สำคัญ แม้ว่าตัวเลขหรือเปอร์เซ็นต์ที่คุณคำนวณไว้มีความสำคัญต่อหลักฐานข้อมูล แต่ข้อมูลเชิงลึกที่สรุปได้จากข้อมูลเหล่านี้มีอิทธิพลอย่างมากต่อการดำเนินการครั้งต่อไปที่คุณดำเนินการ

ในกรณีที่คุณไม่สามารถดำเนินการตามคำแนะนำจากการวิเคราะห์แบบสำรวจของคุณ อย่างน้อย คุณควรเน้นย้ำถึงสิ่งที่ต้องการความสนใจมากขึ้น เพื่อให้สามารถแก้ไขปัญหาที่อาจเกิดขึ้นได้หากจำเป็น