5 ซอฟต์แวร์การทำงานร่วมกันด้านเอกสารที่ดีที่สุดเพื่อเพิ่มศักยภาพให้กับทีมของคุณ

“การทำงานเป็นทีมทำให้ความฝันเป็นจริง” จอห์น แม็กซ์เวลล์

ไม่มีใครปฏิเสธความสำคัญของการทำงานเป็นทีมในทุกองค์กร ตั้งแต่บริษัทเทคโนโลยียักษ์ใหญ่อย่าง Apple หรือ Microsoft ไปจนถึงบริษัท SMB

ไม่ต้องพูดเกินจริงที่จะบอกว่าการทำงานเป็นทีมและการทำงานร่วมกันเป็นรากฐานที่สามารถสร้างหรือทำลายธุรกิจของคุณได้ สิ่งนี้เรียกว่า 1 ใน 4 ทักษะที่สำคัญที่สุดสำหรับความสำเร็จของพนักงาน การวิจัยล่าสุดพิสูจน์ให้เห็นว่าการทำงานร่วมกันมีความสำคัญโดย 75% ของพนักงาน

ในการสร้างทีมที่ร่วมมืออย่างเหมาะสมและมีประสิทธิภาพ นอกจากจิตวิญญาณส่วนรวมแล้ว คุณยังต้องการความช่วยเหลือจากเครื่องมือที่เหมาะสม เพื่อให้สมาชิกทุกคนสามารถทำงานร่วมกันได้อย่างมีประสิทธิภาพ ดังนั้นซอฟต์แวร์การทำงานร่วมกันในเอกสารจึงเป็นสิ่งที่คุณไม่ควรพลาด

ในบทความนี้ เราจะอธิบายคร่าวๆ ว่าซอฟต์แวร์การทำงานร่วมกันในเอกสารคืออะไร และเหตุใดจึงเป็นประโยชน์ต่อธุรกิจของคุณ จากนั้นเราจะจัดเตรียมรายการเครื่องมือการทำงานร่วมกันในเอกสารที่ดีที่สุด 5 รายการให้คุณ คุณสมบัติ ข้อดี และข้อเสียของพวกเขาจะกล่าวถึงอย่างละเอียดในโพสต์นี้

• ซอฟต์แวร์ Documentation Collaboration คืออะไร?
• คุณสมบัติที่สำคัญของซอฟต์แวร์การทำงานร่วมกันเอกสาร
• #1 Google เอกสาร
• #2 วันจันทร์
• #3 Documents360
• #4 รีสคริปท์
• #5 โซโห

ซอฟต์แวร์ Documentation Collaboration คืออะไร?

เครื่องมือการทำงานร่วมกันในเอกสารช่วยให้ทีมของคุณมีโอกาสทำงานร่วมกันในเอกสารเดียวกัน อาจเป็นไฟล์ข้อความ สเปรดชีต หรือแม้แต่เอกสาร PDF

สมาชิกในทีมสามารถแก้ไข อัปเดต และแสดงความคิดเห็นในเอกสารนี้พร้อมๆ กับดูว่าคนอื่นๆ กำลังทำอะไรอยู่ สิ่งนี้ไม่เพียงทำให้พวกเขาไม่ต้องบันทึกหลายไฟล์พร้อมกัน แต่ยังป้องกันข้อขัดแย้งของเวอร์ชันอีกด้วย

ประโยชน์ของซอฟต์แวร์การทำงานร่วมกันเอกสาร

แพลตฟอร์มการทำงานร่วมกันด้านเอกสารเป็นประโยชน์สำหรับธุรกิจของคุณในรูปแบบต่างๆ ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของทีม โดยเฉพาะอย่างยิ่งทีมที่อยู่ห่างไกล และในขณะเดียวกันก็ทำให้ธุรกิจของคุณมีระเบียบมากขึ้น

• ปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงานของพนักงาน

คาดว่าเครื่องมือการทำงานร่วมกันจะเพิ่มประสิทธิผลให้กับทีมได้ถึง 30%

การให้สมาชิกทุกคนทำงานในเอกสารเดียวกันจะช่วยให้คุณสามารถติดตามเวิร์กโฟลว์ของทีมได้ ความเข้าใจผิดเกี่ยวกับงานที่ได้รับมอบหมายหรืองานของผู้อื่นจะไม่เกิดขึ้น

นอกจากนี้ แต่ละคนสามารถจัดการส่วนใดส่วนหนึ่งและทราบความคืบหน้าของทีมได้ พวกเขาสามารถกระโดดเข้ามาได้เมื่อจำเป็นเพื่อให้แน่ใจว่าผลลัพธ์

• เปิดใช้งานคำติชมด่วน

หากไม่มีเครื่องมือการทำงานร่วมกันทางออนไลน์ กล่องจดหมายของคุณก็จะยุ่งเหยิงไปกับอีเมลไปมา ทั้งนายจ้างและลูกจ้างไม่สามารถช่วยส่งและรับอีเมลจำนวนมากต่อวันซึ่งส่งผลให้มีเอกสารหลายเวอร์ชัน

โชคดีที่ซอฟต์แวร์การทำงานร่วมกันส่วนใหญ่ให้อำนาจผู้ใช้ในการเพิ่มความคิดเห็น ซึ่งจะช่วยให้หัวหน้าทีมหรือนายจ้างสามารถให้ข้อเสนอแนะได้อย่างรวดเร็ว ตั้งแต่นั้นมา ทีมงานสามารถแก้ไขเอกสารได้อย่างรวดเร็วเช่นกัน

• รองรับการทำงานระยะไกล

การทำงานระยะไกลได้รับความนิยมมากขึ้นในทุกวันนี้ โดยเฉพาะอย่างยิ่งในช่วงที่มีการระบาดใหญ่เช่นนี้ ตัวเลือกการทำงานร่วมกันที่เหมาะสมช่วยให้ทีมสามารถเยี่ยมชมสถานที่จริงหรืออยู่บ้านเพื่อดำเนินโครงการได้อย่างยืดหยุ่น อุปกรณ์ที่เชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตเพื่อเข้าถึงไฟล์ของทีมคือสิ่งที่มีค่าที่สุด

รูปแบบการทำงานนี้ยังสนับสนุนให้ทีมแบ่งปันความคิดและความคิด ทุกคนสามารถเปิดการสนทนาในลักษณะเดียวกับในสำนักงาน

คุณสมบัติที่สำคัญของซอฟต์แวร์การทำงานร่วมกันเอกสาร

เครื่องมือแต่ละอย่างมาพร้อมกับชุดคุณสมบัติที่มีประโยชน์เพื่อตอบสนองวัตถุประสงค์เฉพาะ เป็นการยากที่จะหาวิธีแก้ปัญหาแบบครบวงจรสำหรับความต้องการของทุกคน ก่อนเลือกแพลตฟอร์มที่ปรับแต่งมาโดยเฉพาะ มาดูฟังก์ชันที่ต้องมีของเครื่องมือการทำงานร่วมกันในเอกสารกันก่อน

• โปรแกรมแก้ไขแบบเรียลไทม์ – แน่นอนว่าเอกสารของคุณเป็นแบบ "ใช้งานจริง" ดังนั้นการแก้ไขและความคิดเห็นของผู้ใช้จะได้รับการอัปเดตแบบเรียลไทม์
• ไฟล์บันทึกอัตโนมัติ – บันทึกความคืบหน้าของทีมโดยอัตโนมัติเมื่อมีการอัปเดตในเอกสาร
• เวอร์ชันของเอกสาร – ช่วยให้คุณสามารถเก็บไฟล์เวอร์ชันต่างๆ ไว้ ทำให้คุณมีโอกาสกู้คืนเวอร์ชันเก่าได้
• ความคิดเห็น – ให้คุณให้ข้อเสนอแนะและถามคำถามในความคิดเห็น สิ่งนี้ไม่ส่งผลต่องานปัจจุบันของทีม และในขณะเดียวกันก็ทำให้กระบวนการแก้ไขมีความเข้าใจมากขึ้น
• ที่เก็บข้อมูลบน คลาวด์ - ให้พื้นที่เก็บข้อมูลขนาดใหญ่ทำให้สมาชิกในทีมของคุณเข้าถึงและบันทึกงานได้ง่าย
• การแจ้งเตือน – ติดตามการเปลี่ยนแปลงทั้งหมดในเอกสาร อัพเดทสมาชิกในทีมเกี่ยวกับการปรับเปลี่ยนใด ๆ ที่นั่น

5 เครื่องมือการทำงานร่วมกันเอกสารที่ดีที่สุด

ต่อไปนี้คือเครื่องมือ 5 อันดับแรกที่คุณควรพิจารณาสำหรับการจัดเก็บและจัดการไฟล์ออนไลน์

#1 Google เอกสาร

ตัวเลือกแรกในรายการนี้คือ Google เอกสาร

เป็นมูลค่าการกล่าวขวัญว่า Google เอกสารไม่เสียค่าใช้จ่ายในการเริ่มต้น คุณต้องเป็นเจ้าของ Google ID หรือบัญชี Gmail เพื่อใช้แอปเท่านั้น

มันเหมือนกับ Microsoft Word เวอร์ชันบนคลาวด์ แต่อนุญาตให้ผู้คนเข้าถึงไฟล์ของคุณผ่านอุปกรณ์ที่เชื่อมต่ออินเทอร์เน็ต ตั้งแต่คอมพิวเตอร์ มือถือ และแท็บเล็ต คุณสามารถแก้ไขไฟล์ได้ในลักษณะเดียวกับ Word โดยมีตัวเลือกแถบด้านบน

การแชร์ไฟล์ Google ไม่เคยง่ายอย่างนี้มาก่อนด้วยความสามารถในการแชร์ลิงก์ คุณสามารถเชิญบุคคลที่ต้องการให้เข้าถึงเอกสารหรือเปิดประตูทิ้งไว้ให้ใครก็ได้ ในการจำกัดสิทธิ์ คุณสามารถปล่อยให้พวกเขาแก้ไข แสดงความคิดเห็น หรือเพียงแค่ดูไฟล์

Google เสนอพื้นที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์ 15GB ฟรี อย่างไรก็ตาม คุณสามารถอัปเกรดเป็นบัญชีพรีเมียมเพื่อเพิ่มพื้นที่จัดเก็บได้ โดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับทีมขนาดใหญ่ ราคารายเดือนคือ $10 สำหรับ 100 GB สำหรับผู้ใช้แต่ละราย

ข้อดี

• ยกเลิกขั้นตอนการลงทะเบียน
• ส่งการแจ้งเตือนทางอีเมลเมื่อคุณแชร์เอกสารหรือเมื่อมีคนแสดงความคิดเห็นในไฟล์ของคุณ
• ดูเวอร์ชันเอกสารและย้อนกลับเวอร์ชันก่อนหน้า
• มาพร้อมกับอินเทอร์เฟซที่ใช้งานง่าย

ข้อเสีย

• บังคับให้เชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตเพื่อแก้ไขไฟล์
• จำกัดรูปแบบและธีม
• ขาดคุณสมบัติขั้นสูงของ Word

#2 วันจันทร์

Monday.com รับผิดชอบการจัดการโครงการเพื่อให้เหมาะกับขนาดทีม มันให้คุณสมบัติที่จำเป็นทั้งหมดที่แพลตฟอร์มการทำงานร่วมกันเอกสารควรมี

คุณสามารถมอบหมายงาน ติดตามความคืบหน้าของสมาชิก และแท็กสมาชิกด้วย @ ยิ่งไปกว่านั้น คุณสามารถแก้ไขไฟล์แบบเรียลไทม์ บันทึกอัตโนมัติ แบ่งปันความคิดเห็น และลากและวางข้อความโดยไม่กระทบต่อเพื่อนร่วมทีมคนอื่นๆ

เห็นได้ชัดว่า Monday.com ผสานรวมกับแอปพลิเคชันมากมายอย่างราบรื่น คุณจึงนำไฟล์จากแอปเหล่านั้นไปยังแพลตฟอร์มได้ เช่น Google Drive และ Dropbox

ข้อดี

• UI ที่ยอดเยี่ยม สะอาดตา และใช้งานง่าย
• พร้อมใช้งานบนเว็บ, Android, iPhones และ iPads
• เสนอรุ่นฟรี

#3 Documents360

Document360 ให้ทีมของคุณช่วยเหลือในการรวบรวมและจัดเก็บข้อมูลสำคัญในสถานที่ สมาชิกทุกคนสามารถทำงานในเอกสารฉบับเดียวกันได้พร้อมกัน และการอัปเดตของพวกเขาจะถูกบันทึกโดยอัตโนมัติ เป็นไปได้สำหรับคุณที่จะกู้คืนเวอร์ชันต่างๆ ด้วย

คุณสมบัติหลักอื่นๆ ของ Document360 ได้แก่ ประวัติเวอร์ชัน การแสดงความคิดเห็น การแท็ก และการแจ้งเตือนการตรวจสอบ

ยิ่งไปกว่านั้น ซอฟต์แวร์ยังสนับสนุนการเข้าถึงบทบาทของผู้ใช้ ซึ่งช่วยให้คุณควบคุมได้ว่าใครสามารถดูหรือแก้ไขเอกสารใดได้บ้าง

ข้อดี

• มีส่วนต่อประสานผู้ใช้ที่สะอาด
• ผสานรวมกับแอปยอดนิยม เช่น Slack, Microsoft Teams และ Chrome
• เปิดใช้งานการสำรองข้อมูลอัตโนมัติและด้วยตนเอง

ข้อเสีย

• เข้าเกียร์ยากเนื่องจากข้อจำกัดในเอกสารและสื่อการเรียนรู้

#4 รีสคริปท์

ReSkript กลายเป็นหนึ่งในซอฟต์แวร์การจัดการไฟล์ออนไลน์และการทำงานร่วมกันในเอกสารที่ใช้บ่อยที่สุด ด้วยฟังก์ชันที่มีประโยชน์มากมาย แพลตฟอร์มนี้ออกแบบมาเพื่อจัดการเวิร์กโฟลว์ของทีมอย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น

เครื่องมือนี้จะช่วยให้คุณเห็นภาพรวมว่าใครเข้าถึงไฟล์ของคุณบ้าง ความถี่ของพวกเขา ใช้เวลากับมันนานแค่ไหน และแม้กระทั่งส่วนไหนที่พวกเขาเลื่อนลงมา นอกจากนั้น คุณสามารถจัดเรียงไฟล์ แท็ก และแสดงความคิดเห็นในเอกสารได้

ข้อดี

• มีการออกแบบที่สวยงามและ UI ที่ใช้งานง่าย
• อนุญาตแฮงเอาท์วิดีโอและแชท
• ทำงานเป็นทีมขนาดใดก็ได้

#5 โซโห

Zoho ดูแลเอกสาร สเปรดชีต และการสร้างงานนำเสนอ เช่นเดียวกับ Google Docs คุณสามารถทำงานร่วมกับผู้อื่นเพื่อเพิ่ม จัดเก็บ แก้ไข และแชร์ไฟล์ได้อย่างรวดเร็ว

มันกระชับสายสัมพันธ์ระหว่างทีมและรักษาความสัมพันธ์ที่ใกล้ชิดโดยจัดประเภทไฟล์ตามทีม โปรเจ็กต์ ประเภทไฟล์ และผู้แต่ง ผู้ทำงานร่วมกันยังสามารถแชทกับผู้อื่นแบบเรียลไทม์เพื่อเพิ่มความเร็วในการตรวจสอบหรือการสนทนา

สิ่งที่ทำให้ผู้ใช้ประทับใจมากที่สุดคือความสามารถในการตั้งค่าการอนุญาต การป้องกันด้วยรหัสผ่าน และการทำให้ไฟล์หมดอายุเพื่อป้องกันการเข้าถึงโดยไม่ได้รับอนุญาต

ข้อดี

• อัปโหลดเพลง ภาพยนตร์ และไฟล์ประเภทอื่นๆ ไปยัง Zoho
• สร้างโฟลเดอร์เพื่อการจัดระเบียบเอกสารที่ดียิ่งขึ้น
• ซิงโครไนซ์กับเดสก์ท็อป
• มีการรักษาความปลอดภัยที่เข้มงวด

ข้อเสีย

• ไม่มีรุ่นฟรี แผนเริ่มต้นเริ่มต้นที่ $2.00 ต่อผู้ใช้ต่อเดือน

ซอฟต์แวร์การทำงานร่วมกันเอกสารในอุดมคติของคุณคืออะไร?

เครื่องมือจัดการไฟล์ออนไลน์ช่วยให้ทีมของคุณทำงานบนเอกสารเดียวกันได้ ช่วยให้โครงการการทำงานร่วมกันเป็นทีมง่ายขึ้นและตรงตามกำหนดเวลา

เราได้แนะนำซอฟต์แวร์การทำงานร่วมกันเอกสารที่ดีที่สุด 5 ประการให้กับคุณ หากคุณมองหาวิธีแก้ปัญหาง่ายๆ ด้วยคุณสมบัติการจัดการไฟล์และการแชร์ขั้นพื้นฐาน Google เอกสารคือคำตอบ ในกรณีที่คุณต้องการแพลตฟอร์มที่ทรงพลังพร้อมตัวเลือกความปลอดภัยที่แข็งแกร่ง ให้ไปที่ Zoho

แม้ว่า Google Doc และ Zoho จะไม่เสียค่าใช้จ่ายใดๆ ในการเริ่มต้นใช้งานและให้สิทธิ์สูงสุด 5GB แต่ผู้อื่นต้องการให้คุณลงชื่อสมัครใช้แผนพรีเมียม

ทางออกที่คุณชื่นชอบคืออะไร? แบ่งปันความคิดของคุณกับเราในส่วนความคิดเห็นด้านล่าง!