คนทำงานยุคใหม่ต้องเผชิญกับเรื่องขัดจังหวะมากมายในแต่ละวัน ตั้งแต่การปิงข้อความและการแจ้งเตือนทางอีเมล ไปจนถึงโซเชียลมีเดียและสิ่งรบกวนส่วนตัวอื่นๆ

ตัวอย่างเช่น คนงานในสหรัฐฯ ตรวจสอบอีเมลโดยเฉลี่ยทุกๆ 37 นาที จำนวนนี้เป็น 15 ครั้งต่อวัน

สำหรับคนทำงานที่อยู่ห่างไกล การประชุมที่ไม่จำเป็นก็เป็นอีกหนึ่งสิ่งที่รบกวนสมาธิที่สำคัญ จากข้อมูลของ Zippia งานมูลค่าต่ำเช่นนี้กินเวลาถึง 51% ของวันทำงานของพนักงานในองค์กร American Psychological Association พบว่าหากงานเล็กๆ เหล่านี้รบกวนงานอื่นๆ ที่สำคัญกว่าอยู่เรื่อยๆ จะส่งผลให้ประสิทธิภาพการทำงานของพนักงานลดลง 40%

เพื่อป้องกันการสูญเสียทางการเงินเนื่องจากประสิทธิภาพการทำงานลดลงเนื่องจากการหยุดชะงักในการทำงาน คุณต้องมุ่งเน้นที่การช่วยให้พนักงานของคุณนำทักษะการบริหารเวลาที่ดีขึ้นมาใช้

บทความนี้จะสรุปวิธีการที่มีประสิทธิภาพสูงสุดในการจัดการเวลาทำงานและปรับปรุงประสิทธิภาพการผลิตอย่างเหมาะสม นอกจากนี้คุณยังจะได้เรียนรู้วิธีติดตามพนักงานที่ทำงานจากที่บ้านเพื่อสนับสนุนผลเชิงบวกของการบริหารเวลา

ประโยชน์ของการจัดการเวลาอย่างมีประสิทธิภาพในสภาพแวดล้อมการทำงานระยะไกล

การใช้และปรับกลยุทธ์การบริหารเวลาให้เข้ากับกิจวัตรประจำวันของทีมระยะไกลสามารถช่วยได้หลายวิธี:

1. การจัดการสิ่งรบกวนสมาธิ: สภาพแวดล้อมการทำงานระยะไกลบางครั้งอาจเป็นอุปสรรคต่อระเบียบวินัย การช่วยให้พนักงานของคุณใช้วิธีการจัดการเวลาที่มีประสิทธิภาพสามารถทำให้พวกเขาเพิกเฉยต่อสิ่งรบกวนสมาธิและทำงานต่อได้ง่ายขึ้น
2. ผลผลิตที่ได้รับการปรับปรุง: การจัดการเวลาอย่างมีทักษะนำมาซึ่งการมุ่งเน้นและประสิทธิภาพที่ดีขึ้น เมื่อพนักงานของคุณคุ้นเคยกับการบริหารเวลาอย่างมีประสิทธิภาพแล้ว พวกเขาก็จะสามารถทำงานได้อย่างมีคุณภาพมากขึ้นในระยะเวลาอันสั้นลง
3. ความน่าเชื่อถือที่เพิ่มขึ้น: พนักงานที่มีความมุ่งมั่นและมีประสิทธิผลสามารถไว้วางใจให้ทำงานให้เสร็จตรงเวลาโดยไม่คำนึงถึงสถานที่ของพวกเขา กล่าวอีกนัยหนึ่ง เพื่อให้มีพนักงานที่เชื่อถือได้และมีประสิทธิภาพ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าพนักงานที่อยู่ห่างไกลของคุณมีทักษะการจัดการเวลาที่จำเป็น
4. คุณภาพงานที่ดีขึ้น: การจัดสรรเวลาสำหรับงานที่มีความต้องการสูงจะทำให้พนักงานของคุณมีโอกาสเข้าสู่สถานะการทำงานเชิงลึก ช่วยให้มั่นใจได้ถึงคุณภาพงานที่ดีขึ้น เพิ่มความพึงพอใจของพนักงาน และลดความเครียด
5. ความสมดุลระหว่างชีวิตและการทำงาน: การจัดการเวลาในที่ทำงานที่ไม่ดีมักทำให้งานล้นเหลือเวลาส่วนตัว เมื่อคุณช่วยให้พนักงานของคุณจัดการงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ พวกเขาสามารถบรรลุความสมดุลในชีวิตและการทำงานที่ดีได้ง่ายขึ้น

กลยุทธ์และเครื่องมือเพื่อการบริหารเวลาที่ดีขึ้น

นี่คือกลยุทธ์และเครื่องมือที่ได้รับการพิสูจน์แล้วซึ่งสามารถช่วยให้พนักงานของคุณจัดการเวลาและงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น:

1. ตั้งค่ากิจวัตร

การทำงานจากที่บ้านอาจสร้างความเสียหายให้กับวินัยของบุคคลได้ แม้ว่าจะมีชั่วโมงการทำงานที่ยืดหยุ่น แต่แนะนำให้พนักงานของคุณสร้างตารางรายวันและพยายามทำตามตารางนั้นให้ดีที่สุด

พวกเขาสามารถทำงานตามตารางนี้ทั้งเวลาไปทำธุระส่วนตัวและช่วงพักได้ เน้นว่าสมาชิกในครัวเรือนต้องคุ้นเคยกับตารางเวลาของตน

แนะนำให้พวกเขาจัดพื้นที่ทำงานเฉพาะด้วย วิธีนี้ช่วยลดโอกาสที่จะมีการหยุดชะงักต่อหน้าบุคคล และสร้างกรอบความคิดในวันทำงานที่มีโครงสร้างซึ่งจะช่วยปรับปรุงระเบียบวินัย

2. ต่อต้านสิ่งรบกวนสมาธิ

การต่อต้านสิ่งรบกวนสมาธิอาจยากยิ่งขึ้นที่บ้านโดยที่พนักงานของคุณเป็นหัวหน้างานหลักของพวกเขาเอง

พูดคุยกับพนักงานของคุณและชี้ไปที่การเสียเวลาบ่อยที่สุดเมื่อทำงานจากระยะไกล โดยทั่วไปได้แก่ ทีวี งานบ้าน โทรศัพท์มือถือส่วนตัว และการเข้าถึงเนื้อหาเพื่อความบันเทิง

อธิบายว่าทางที่ดีที่สุดคือพวกเขาเลือกมุมทำงานที่พวกเขาไม่สามารถมองเห็นหรือได้ยินสิ่งรบกวนสมาธิตามปกติ นอกจากนี้ เตือนให้พวกเขาปิดเสียงโทรศัพท์และกำหนดเวลาพักหลายๆ ครั้งเพื่อตรวจสอบการแจ้งเตือนที่ไม่ได้รับ

3. กำหนดเป้าหมาย

การมีเป้าหมายระยะสั้นและระยะยาวจะช่วยเพิ่มแรงจูงใจและความรับผิดชอบ เพื่อช่วยให้พนักงานของคุณกำหนดเป้าหมายการจัดการเวลาของตนเอง ลองนึกถึงการจัดเซสชั่นการฝึกอบรม

การปฏิบัติตามกรอบการทำงาน SMART อาจมีประสิทธิภาพสูงสุดสำหรับจุดประสงค์นี้ นี่หมายถึงการตั้งเป้าหมายที่:

• เฉพาะเจาะจง.
• วัดได้
• ทำได้.
• สมจริง
• ทันเวลา.

ตัวอย่างที่ดีของเป้าหมายการจัดการเวลา ได้แก่:

• ลดเวลาโซเชียลมีเดียลงเหลือ 15 นาทีในช่วงพักงาน
• ทำให้กิจวัตรตอนเช้าเร็วขึ้นเพื่อเริ่มวันทำงานเร็วขึ้น

4. กำหนดลำดับความสำคัญ

มีความชัดเจนเกี่ยวกับระดับความสำคัญของแต่ละโครงการ ซึ่งจะช่วยให้ผู้จัดการจัดลำดับความสำคัญของงานและให้ข้อมูลที่เกี่ยวข้องแก่พนักงาน

แนะนำให้พนักงานของคุณจัดทำรายการสิ่งที่ต้องทำตามลำดับความสำคัญทุกต้นสัปดาห์ แนะนำให้พวกเขาสร้างรายการรายวันที่คล้ายกัน จากนั้นจึงสามารถสร้างกำหนดการโดยละเอียดและบล็อกเวลาสำหรับงานที่มีความต้องการสูงเป็นพิเศษได้

เตือนให้พวกเขารวมเวลาว่างไว้ในตารางด้วย วิธีนี้ทำให้พวกเขาสามารถปรับรายการได้หากมีงานเร่งด่วนใหม่เกิดขึ้น

5. มุ่งมั่นเพื่อให้ได้ผลผลิตสูงสุด

เพื่อให้ได้รับประสิทธิภาพการผลิตสูงสุด มีแนวทางปฏิบัติด้านการจัดการเวลาหลายประการที่พนักงานของคุณสามารถนำไปใช้ได้:

ใช้ความรู้เกี่ยวกับตัวคุณเอง

แนะนำให้พนักงานของคุณจัดตารางเวลางานที่มีความต้องการมากที่สุดในช่วงเวลาที่มีสมาธิสูง หากพวกเขาไม่มั่นใจในงานที่ได้รับมอบหมายบางส่วน แนะนำให้พวกเขาระงับการทำงานเหล่านั้นเป็นระยะเวลานานขึ้น

บล็อคเวลาเพื่อการทำงานที่ไม่สะดุด

การบล็อกการทำงานอย่างต่อเนื่องทำให้ได้ผลผลิตสูงสุด แนะนำให้พนักงานของคุณกำหนดเวลาโฟกัสสำหรับงานที่มีความต้องการสูง และปิดการแจ้งเตือนส่วนบุคคลและที่เกี่ยวข้องกับงานทุกแหล่ง

ลองใช้เทคนิค Pomodoro

บางคนทำงานได้ดีขึ้นเมื่อหยุดพักช่วงสั้นๆ แต่บ่อยครั้ง Pomodoro ประกอบด้วยช่วงเวลาทำงานที่มีสมาธิ 25 นาที รวมกับช่วงพัก 5 นาที ส่วนที่ยุ่งยากที่นี่คือการปฏิบัติตามช่วงเวลาของคุณ

6. พึ่งพาซอฟต์แวร์ตรวจสอบ

การใช้ซอฟต์แวร์ตรวจสอบเป็นหลักช่วยให้ติดตามเวลาได้ง่ายขึ้น อย่างไรก็ตาม เครื่องมือเหล่านี้ในเวอร์ชันที่มีประสิทธิภาพมากขึ้นสามารถช่วยบริษัทและพนักงานของคุณได้หลายวิธี:

• ต่อต้านสิ่งรบกวนสมาธิได้ง่ายขึ้น— การรู้ว่าพวกเขากำลังถูกติดตามช่วยให้พนักงานมีระเบียบวินัยมากขึ้น
• การติดตามว่าพนักงานปฏิบัติตามช่วงเวลาที่กำหนดได้ดีเพียงใด— การติดตามเวลาจะช่วยให้พนักงานของคุณเห็นว่าจริงๆ แล้วพวกเขาใช้เวลากับงานนั้นไปมากเพียงใด
• ประเมินวินัยของพนักงานได้ดีขึ้น— ซอฟต์แวร์ตรวจสอบอันทรงพลังจะวัดเวลาว่างทุกนาที ดังนั้นจึงให้ภาพที่สมจริงของระเบียบวินัยของพนักงาน
• การจัดเตรียมหลักฐานการทำงาน เครื่องมือตรวจสอบคอมพิวเตอร์ที่ติดตามทรัพยากรที่พนักงานใช้และเปิดใช้งานภาพหน้าจอยังแสดงหลักฐานการทำงานอีกด้วย ซึ่งช่วยให้พนักงานสามารถปิดการแจ้งเตือนในช่วงเวลาทำงานที่มุ่งเน้น และไม่ตอบข้อความใด ๆ โดยไม่ต้องกังวลว่าผู้จัดการอาจคิดว่าตนทำงานล่าช้า

บทสรุป

การช่วยให้พนักงานของคุณเรียนรู้และทบทวนทักษะการบริหารเวลาจะเป็นประโยชน์ต่อทั้งบริษัทและพนักงาน ต้องขอบคุณองค์กรที่ดีขึ้น พนักงานจึงสามารถเข้าถึงประสิทธิภาพการผลิตสูงสุดโดยไม่ต้องทำงานนานขึ้น วิธีนี้จะทำให้คุณมั่นใจในเสถียรภาพทางการเงินในขณะที่บริษัทของคุณยังคงรักษาความสามารถในการแข่งขัน และพนักงานของคุณมีความพึงพอใจและภักดี