เคล็ดลับจากผู้เชี่ยวชาญจากที่ปรึกษาการย้าย Office 365 เพื่อการเปลี่ยนผ่านที่ราบรื่น

อัตราการยอมรับของ Office 365 เพิ่มขึ้นพร้อมกับความนิยมและความมีประโยชน์เนื่องจาก Microsoft เพิ่มแอปทางธุรกิจเพิ่มเติมลงในชุดโปรแกรม การแนะนำเครื่องมือเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานและการทำงานร่วมกันใหม่ๆ เช่น Microsoft Teams, Groups และ Planner ช่วยลดความซับซ้อนและเร่งการสื่อสารทางธุรกิจ เพิ่มความน่าสนใจในการสลับจากแพลตฟอร์มอื่นเป็น Office 365 ต่อไปนี้เป็นเคล็ดลับห้าประการจากผู้เชี่ยวชาญเพื่อทำให้การเปลี่ยนไปใช้ Office 365 ง่ายขึ้นสำหรับคุณ บริษัท คุณควรคิดเกี่ยวกับเรื่องนี้หรือเริ่มต้นไปแล้ว

Office 365 คืออะไร และเหตุใดคุณจึงต้องมีการเปลี่ยนแปลงอย่างราบรื่น

Office 365 เป็นคอลเลกชันซอฟต์แวร์และบริการที่หลากหลายที่พร้อมใช้งานผ่านแผนการสมัครสมาชิก มอบสิทธิประโยชน์มากมายที่ปรับให้เหมาะกับความต้องการของแต่ละบุคคลและองค์กร ชุดนี้ประกอบด้วยแอปพลิเคชันที่รู้จักกันดี เช่น Word และ Excel และข้อได้เปรียบที่สำคัญของการใช้ Office 365 คือการเข้าถึงแอปพลิเคชันเวอร์ชันล่าสุดเหล่านี้ คุณสมบัติและคุณประโยชน์ของชุดนี้ช่วยลดความยุ่งยากในการทำงานระดับมืออาชีพในด้านต่างๆ

สิ่งสำคัญในการเปลี่ยนไปใช้ Office 365 คือความสามารถในการจัดเก็บไฟล์ทั้งหมดของบริษัทบนคลาวด์ ทำให้สามารถเข้าถึงได้จากทุกที่ที่มีการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตและบนอุปกรณ์ที่หลากหลาย ความสามารถในการเข้าถึงบนระบบคลาวด์นี้มีความสำคัญอย่างยิ่งต่อธุรกิจที่จำเป็นต้องมีความคล่องตัวและการเข้าถึงระยะไกล Office 365 ไม่เพียงอำนวยความสะดวกในการเข้าถึงแอปและไฟล์ที่จำเป็นได้อย่างง่ายดายเมื่อพนักงานไม่อยู่ที่สำนักงาน แต่ยังรับประกันความปลอดภัยที่แข็งแกร่งผ่านมาตรการต่างๆ เช่น การรับรองความถูกต้องด้วยสองปัจจัย คุณลักษณะด้านความปลอดภัยนี้มีความสำคัญในการป้องกันการเข้าถึงข้อมูลโดยไม่ได้รับอนุญาต แม้ว่าอุปกรณ์จะเสียหายก็ตาม

เพื่อให้มั่นใจว่าการเปลี่ยนไปใช้ Office 365 เป็นไปอย่างราบรื่นและมีประสิทธิภาพ บทบาทของ ทีมผู้เชี่ยวชาญด้านการย้าย Office 365 ของกลุ่ม EPC Group จึงเป็นสิ่งที่ขาดไม่ได้ ความเชี่ยวชาญของพวกเขาครอบคลุมบริการต่างๆ รวมถึงการให้คำแนะนำในการใช้งาน Office 365 การอำนวยความสะดวกในการนำไปใช้ของผู้ใช้ และการแนะนำการพัฒนาของ Office 365 ภายในบริษัทเฉพาะ ด้วยการใช้ประโยชน์จากความรู้และประสบการณ์ของผู้เชี่ยวชาญ ธุรกิจต่างๆ จึงสามารถรวม Office 365 เข้ากับการดำเนินงานได้อย่างมีประสิทธิผล ทำให้มั่นใจได้ว่าพื้นที่ทำงานดิจิทัลที่ปลอดภัย เข้าถึงได้ และทันสมัย ​​ซึ่งสอดคล้องกับความต้องการและเป้าหมายเฉพาะของพวกเขา

คำแนะนำจากผู้เชี่ยวชาญมีดังนี้:

เคล็ดลับที่ 1: ประเมินสถานะของโครงสร้างพื้นฐานด้านไอทีของคุณ

ตรวจสอบโครงสร้างพื้นฐานด้านไอทีปัจจุบันของคุณเพื่อดูว่าสามารถรองรับ การโยกย้าย Office 365 ได้ หรือไม่ก่อนที่คุณจะเริ่มกระบวนการโยกย้าย รับสแน็ปช็อตที่ถูกต้องและเป็นปัจจุบันของสถาปัตยกรรมเครือข่าย, DNS, เมลและแอปไคลเอ็นต์อื่นๆ, โซลูชันด้านความปลอดภัยและการปฏิบัติตามข้อกำหนด, การออกแบบไดเรกทอรี, เซิร์ฟเวอร์ และการเชื่อมต่อ Microsoft เสนอเครื่องมือตรวจสอบความพร้อมอัตโนมัติที่เป็นประโยชน์

เคล็ดลับที่ 2: ใส่ใจกับการวางแผน

วางแผนและจับคู่ การโยกย้าย Office 365 ของคุณสำหรับการเปลี่ยนแปลงทางดิจิทัล ของธุรกิจของคุณ กุญแจสำคัญสู่ความสำเร็จคือการเตรียมตัว รายการตรวจสอบทางจิตที่ต้องจำ:

• จัดตั้งทีมสหสาขาวิชาชีพ: เพื่อระบุความต้องการและความต้องการด้านบริการ ทีมควรประกอบด้วยสมาชิกจากแผนกธุรกิจ วิศวกรรม การตลาด การขาย และการสนับสนุน
• เลือกคุณลักษณะที่คุณต้องการ: เลือกคุณลักษณะที่คุณต้องการใช้ ลำดับที่จะสร้าง และกำหนดความต้องการเหล่านี้โดยพิจารณาจากมูลค่าต่อธุรกิจ
• เลือกประเภทการย้ายที่เหมาะสม: ประกอบด้วยการย้าย IMAP, การย้ายแบบเป็นขั้น, การใช้งานแบบไฮบริด และการย้ายแบบตัดส่วนแบบธรรมดา ลองนึกถึงการใช้โปรแกรมทดสอบโดยไม่มีผู้บริโภคที่มี "การติดต่อสูง"
• จัดทำแผนที่ครอบคลุม: อธิบายความต้องการของคุณและข้อมูลที่คุณต้องการถ่ายโอนโดยคำนึงถึงวัตถุประสงค์ของบริษัทของคุณ

เคล็ดลับ 3: พูดคุยกับผู้เชี่ยวชาญ

พูดคุยกับผู้อื่นที่ย้ายไปยัง Office 365 ได้สำเร็จเพื่อหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดที่หลีกเลี่ยงได้ระหว่างการย้ายข้อมูลของคุณเอง คำแนะนำของพวกเขาอาจเป็นประโยชน์ นอกจากนี้ ลองพิจารณาจ้างผู้รวมระบบคลาวด์หรือที่ปรึกษาเพื่อให้การเปลี่ยนแปลงราบรื่นยิ่งขึ้น ขณะที่พวกเขาทำงานร่วมกับทีมของคุณ พวกเขาจะแบ่งเบาความเครียดได้อย่างแท้จริง

เมื่อพูดถึงเรื่องความปลอดภัย Office 365 ก็ไม่มีใครเทียบได้ โดยจะปกป้องข้อมูลของคุณอย่างเชี่ยวชาญจากอุบัติเหตุและความสูญเสียที่อยู่ภายใต้การควบคุม เช่น การทำงานผิดปกติที่เกิดจากภัยพิบัติทางธรรมชาติ อย่างไรก็ตาม ไม่สามารถป้องกันคุณจากอุบัติเหตุที่เกิดขึ้นกับคุณได้ เป็นผลให้คุณยังคงเปิดรับข้อมูลสูญหายเนื่องจากปัจจัยเสี่ยงหลายประการ รวมถึงไวรัส การแฮ็ก ความล้มเหลวในการซิงโครไนซ์ และการลบโดยไม่ได้ตั้งใจหรือโดยเจตนา การสูญเสียข้อมูลอาจเกิดขึ้นได้ในระบบภายในองค์กรเช่นกัน หากไม่เกิดมากกว่านั้นในระบบคลาวด์ เนื่องจากท้ายที่สุดแล้วคุณเป็นผู้รับผิดชอบข้อมูลของคุณ คุณจะต้องปกป้องข้อมูลดังกล่าวในระบบคลาวด์ มั่นใจในความพร้อมใช้งานและความปลอดภัยของข้อมูลของคุณด้วยการใช้โปรแกรมสำรองและกู้คืนข้อมูลของบริษัทอื่น เช่น Spanning Backup สำหรับ Office 365 Spanning เสนอฟังก์ชันการกู้คืนแบบละเอียด ณ เวลาใดเวลาหนึ่งที่ครบถ้วน พร้อมด้วยการสำรองข้อมูลอัตโนมัติที่ครอบคลุมสำหรับ Mail ปฏิทิน , OneDrive และ SharePoint ในกรณีที่เกิดเหตุการณ์ที่อาจเป็นอันตรายต่อความต่อเนื่องทางธุรกิจ คุณจะสามารถฟื้นตัวได้อย่างรวดเร็วและราบรื่น

เคล็ดลับ 4: เตรียมพนักงานของคุณให้พร้อม

มีการเปลี่ยนแปลงจากขั้นตอนและมาตรฐานที่กำหนดไว้เมื่อย้ายไปยังแพลตฟอร์มใหม่หรือระบบคลาวด์ คุณสามารถช่วยให้พนักงานเตรียมพร้อมสำหรับการเปลี่ยนแปลงได้โดยการสอนพนักงานของคุณถึงวิธีใช้เครื่องมือใหม่ๆ และบรรเทาความกลัวของพวกเขา คำแนะนำหลายประการมีดังนี้:

• เริ่มต้นด้วยแชมป์ภายใน: การมีผู้มีส่วนได้ส่วนเสียในการเปลี่ยนแปลงจะช่วยได้รับการสนับสนุนจากทุกแผนกและดำเนินโปรแกรมการฝึกอบรมสำหรับทั้งองค์กรเพื่ออำนวยความสะดวกในการเปลี่ยนแปลง
• การแนะนำพนักงานอย่างอ่อนโยน: ฝึกอบรมพนักงานโดยใช้บทช่วยสอนสั้นๆ เอกสารสรุป คำถามที่พบบ่อย และการส่งต่อไปยังศูนย์ช่วยเหลือ เหนือสิ่งอื่นใด ให้ทำการปรับเปลี่ยนทีละน้อยและส่งเสริมข้อดีของมัน การสนับสนุนพนักงานสำหรับการเปลี่ยนแปลงจะเพิ่มขึ้นอย่างมาก และพวกเขาก็จะสามารถใช้คุณสมบัติและความสามารถใหม่ๆ ได้ดีขึ้น กำหนดที่อยู่อีเมลเฉพาะที่พนักงานสามารถส่งคำถามเกี่ยวกับการโยกย้ายได้
• ส่งเสริมการสืบสวน: Office 365 นำเสนอฟีเจอร์และโอกาสที่น่าสนใจมากมาย มันไปไกลกว่าอีเมลมาก ส่งเสริมให้พนักงานใช้ความสามารถใหม่ของ Microsoft Teams และหารือเกี่ยวกับข้อดีของพวกเขา

บริษัทหลายร้อยแห่งได้รับประโยชน์จากโครงการการย้ายข้อมูลที่ประสบความสำเร็จซึ่งนำโดยผู้เชี่ยวชาญด้านการย้าย Microsoft 365 พวกเขาจะมอบโซลูชันที่ได้รับการปรับแต่งเพื่อลดผลกระทบต่อบริษัทของคุณโดยใช้วิธีการที่พยายามจริงและประสบการณ์มากมาย