วิธีสร้างใบแจ้งหนี้บริการที่ให้คุณชำระเงินได้เร็วขึ้น

ไม่ว่าคุณจะเป็นธุรกิจขนาดเล็กหรือใหญ่ขึ้น คุณไม่จำเป็นต้องส่งใบแจ้งหนี้การบริการให้กับลูกค้าของคุณสำหรับบริการระดับมืออาชีพที่คุณนำเสนอ ใบแจ้งหนี้บริการประกอบด้วยข้อมูลพื้นฐานทั้งหมดที่ทำให้ใบแจ้งหนี้มีการกำหนดไว้อย่างชัดเจน จำเป็นต้องทำให้ใบแจ้งหนี้บริการของคุณถูกต้อง เพื่อให้ขั้นตอนการชำระเงินของคุณปราศจากความยุ่งยาก

แต่ถ้าเราบอกคุณว่ามีวิธีรับใบแจ้งหนี้บริการของคุณเร็วกว่านี้ บางท่านอาจคิดว่านี่ฟังดูดีเกินจริง แต่การทำเช่นนั้นเป็นไปได้มากในความเป็นจริง! มาอ่านต่อกันต่อไปเพื่อค้นหาวิธีสร้างใบแจ้งหนี้บริการที่จะช่วยให้คุณชำระเงินได้อย่างรวดเร็ว!

1. เพิ่มโลโก้ธุรกิจของคุณ:

แน่นอนว่าเทคโนโลยีในปัจจุบันช่วยส่งเสริมธุรกิจของคุณและเพิ่มยอดขายได้เป็นอย่างดี แต่พื้นฐานยังคงยึดถือค่านิยมของพวกเขาซึ่งไม่น่าจะเป็นไปได้โดยเทคโนโลยี! แนวทางปฏิบัติพื้นฐานประการหนึ่งคือการใส่โลโก้ธุรกิจในใบแจ้งหนี้บริการของคุณ โลโก้ของบริษัทจะสื่อถึงบริษัทต่อหน้าผู้มีแนวโน้มจะเป็นลูกค้าและลูกค้า นอกจากนี้ การเพิ่มโลโก้ลงในใบแจ้งหนี้ยังช่วยสร้างชื่อเสียงที่ดีในตลาดได้อีกด้วย นอกจากนี้ การเพิ่มโลโก้ลงในใบแจ้งหนี้การบริการยังช่วยให้คุณโดดเด่นกว่าคู่แข่งที่ลูกค้าของคุณอาจกำลังพิจารณาอีกด้วย

2. การ เพิ่ม รายละเอียดการติดต่อของ บริษัท เป็นสิ่งจำเป็น!

วิธีที่ดีที่สุดในการสร้างใบแจ้งหนี้การบริการลูกค้าที่มีประสิทธิภาพคือการเพิ่มรายละเอียดการติดต่อในส่วนหัวของใบแจ้งหนี้สำหรับขั้นตอนต่อไป! การเพิ่มรายละเอียดการติดต่อธุรกิจของคุณช่วยให้ลูกค้าระบุได้ว่าใบแจ้งหนี้มาจากไหน นอกจากนี้ยังสามารถใช้เป็นการเขย่าเบา ๆ สำหรับหน่วยความจำเนื่องจากสามารถเรียกคืนบริการทั้งหมดที่คุณนำเสนอได้

ปัญหาที่ใหญ่ที่สุดของใบแจ้งหนี้บริการเกิดขึ้นเมื่อลูกค้าระงับการชำระเงินของคุณเนื่องจากเหตุผลบางประการ ในกรณีส่วนใหญ่ พวกเขาต้องการให้ข้อเสนอแนะในเวลาที่สะดวกสำหรับพวกเขา อย่างไรก็ตาม เมื่อคุณเพิ่มรายละเอียดการติดต่อ พวกเขาจะไม่ต้องค้นหารายละเอียดเพื่อติดต่อคุณ หากมีคำถามเกี่ยวกับรายละเอียดการติดต่อของบริษัท

3. ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้เพิ่มข้อมูลติดต่อของลูกค้าของคุณให้ครบถ้วน:

หลังจากที่คุณเพิ่มรายละเอียดการติดต่อของคุณแล้ว ให้ใส่รายละเอียดการติดต่อของลูกค้าของคุณไว้ใต้ส่วนหัว ด้านล่างตรงที่คุณเพิ่มข้อมูลติดต่อของธุรกิจของคุณ คุณควรเพิ่มข้อมูลติดต่อของลูกค้าในลักษณะเดียวกับที่คุณบอกข้อมูลติดต่อของธุรกิจของคุณ คุณจะต้องแน่ใจว่าชื่อ ที่อยู่ และรายละเอียดการติดต่อของลูกค้าของคุณ ผู้เชี่ยวชาญแนะนำว่าจำเป็นต้องยืนยันรายละเอียดการเรียกเก็บเงินจากลูกค้าของคุณก่อนที่จะส่งใบแจ้งหนี้การบริการ แม้ว่าข้อมูลอื่นๆ มักจะได้รับความสอดคล้องกัน แต่รายละเอียดการเรียกเก็บเงินอาจมีการเปลี่ยนแปลงในใบแจ้งค่าบริการทุกใบ รายละเอียดการเรียกเก็บเงินที่ไม่ถูกต้องอาจนำไปสู่ความยุ่งยากและสถานการณ์ที่ไม่พึงประสงค์เพิ่มเติม

4. กำหนดหมายเลขใบแจ้งหนี้:

ผู้เชี่ยวชาญออกแบบเทมเพลตใบแจ้งหนี้บริการส่วนใหญ่ และมีสิ่งหนึ่งที่สำคัญที่คุณควรสังเกตเมื่อเรียกดูเทมเพลตการออกใบแจ้งหนี้ นักออกแบบของแพลตฟอร์มจะต้องใส่หมายเลขใบแจ้งหนี้สำหรับใบแจ้งหนี้เสมอ! จุดรวมของการสร้างหมายเลขใบแจ้งหนี้คือการติดตามบันทึกการชำระเงินของธุรกิจ การกำหนดหมายเลขใบแจ้งหนี้ที่ไม่ซ้ำกับใบแจ้งหนี้ทุกใบที่ส่งออกไปยังผู้บริโภคเป็นสิ่งสำคัญมาก คุณสามารถขอความช่วยเหลือจากซอฟต์แวร์ต่างๆ ที่มีอยู่บนอินเทอร์เน็ตเพื่อให้กำหนดหมายเลขตามความต้องการของคุณได้ง่ายขึ้น

5. แม่นยำมากเกี่ยวกับวันที่ครบกำหนด

จากข้อมูลของ Sumup เหตุผลหลักในการกล่าวถึงวันครบกำหนดในใบแจ้งหนี้การบริการคือการเพิ่มความสำคัญของใบแจ้งหนี้ เมื่อคุณกำหนดวันครบกำหนดในใบแจ้งหนี้ กำหนดเวลาในใบแจ้งหนี้จะกระตุ้นให้ลูกค้าชำระเงินให้คุณภายในเวลาที่กำหนด ในขณะที่วันครบกำหนดสามารถตกลงกันได้ระหว่างลูกค้าและธุรกิจ ผู้เชี่ยวชาญแนะนำว่าเวลาที่เหมาะคือ 30 วัน หากคุณมีความสัมพันธ์ทางธุรกิจที่แน่นแฟ้นกับลูกค้าหรือเงื่อนไขการขายไม่ซ้ำกัน จะเป็นการดีที่จะขยายระยะเวลาที่วันครบกำหนดออก แต่คุณต้องระบุวันที่ครบกำหนดในใบแจ้งหนี้

6. จัดทำรายการบริการทั้งหมด

วิธีที่ดีที่สุดในการจัดทำใบแจ้งหนี้การบริการของคุณคือ ตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีการออกแบบที่เรียบง่ายและกล่าวถึงบริการที่มีให้ทั้งหมดอย่างชัดเจน เพื่อป้องกันไม่ให้สิ่งต่าง ๆ ดูจืดชืดและดูเป็นตัวแทนมากขึ้น ความคิดที่ดีที่สุดคือการแสดงรายการบริการทั้งหมดที่คุณมีให้ เมื่อคุณให้รายชื่อ ลูกค้าจะเห็นการเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นจากการได้รับบริการที่คุณให้ไว้กับลูกค้าได้ง่ายและสะดวก นอกจากนี้ การเขียนบริการของคุณเป็นคะแนนยังถือเป็นการแจกแจงและช่วยสร้างความเข้าใจเกี่ยวกับจำนวนเงินที่ต้องชำระ

7. เพิ่มยอดค้างชำระทั้งหมด

เมื่อคุณได้ระบุรายละเอียดที่จำเป็นทั้งหมดที่กล่าวถึงในคู่มือข้างต้นแล้ว ก็ถึงเวลาที่จะก้าวเข้าใกล้การทำใบแจ้งหนี้การบริการที่มีประสิทธิภาพมากขึ้นอีกก้าวหนึ่ง เมื่อคุณระบุค่าใช้จ่ายทั้งหมดที่ลูกค้าต้องชำระแล้ว อย่าลืมระบุจำนวนเงินที่ต้องชำระทั้งหมด นอกจากนี้ เป็นการดีที่สุดเสมอที่จะตรวจสอบให้แน่ใจว่ามูลค่ารวมย่อยของคุณรวมค่าใช้จ่ายอื่นๆ ที่รวมและไม่รวมค่าไว้ด้วยแล้ว โดยค่าใช้จ่ายดังกล่าว เราหมายถึงภาษีและค่าธรรมเนียมโสหุ้ยใดๆ นอกจากนี้ อย่าลืมระบุใบลดหนี้ที่คุณออก

8. ระบุเงื่อนไขการชำระเงินอย่างชัดเจน

ขั้นตอนการชำระเงินเป็นจุดที่เกิดความยุ่งยากมากที่สุด เพื่อหลีกเลี่ยงสถานการณ์ที่ไม่ต้องการในกระบวนการชำระเงิน คุณควรมีความชัดเจนเกี่ยวกับข้อกำหนดด้วย ระบุเงื่อนไขการชำระเงินในส่วนท้ายของใบแจ้งหนี้บริการ การวางข้อมูลการชำระเงินที่ด้านล่างของใบแจ้งหนี้ทำให้ยากต่อการทำผิดพลาด นอกจากนี้ หากคุณกำลังวางแผนเรียกเก็บค่าธรรมเนียมล่าช้าในใบแจ้งหนี้ที่ค้างชำระ คุณต้องแจ้งนโยบายนี้แก่ลูกค้าของคุณล่วงหน้า ด้วยวิธีนี้ คุณจะได้รับการชำระเงินตรงเวลา และลูกค้าของคุณจะคุ้นเคยกับนโยบาย "ล่าช้า" ของคุณด้วย

9. ส่งใบแจ้งหนี้การบริการในเชิงรุก

ทันทีที่คุณเสร็จสิ้นภารกิจสำหรับลูกค้า ยิ่งคุณส่งใบแจ้งหนี้พร้อมท์มากเท่าใด ใบแจ้งหนี้ของคุณก็มีแนวโน้มที่จะส่งเร็วขึ้น หลีกเลี่ยงการกำหนดเวลาชำระเงินค่าบริการแก่ลูกค้าของคุณเป็นเวลานาน ตามหลักการแล้วธุรกิจที่ให้บริการแก่ลูกค้าควรขอเงินทันทีหลังจากทำงานเสร็จ อย่างไรก็ตาม หากคุณมีช่วงเวลาอื่นในใจ โปรดส่งใบแจ้งหนี้ภายในสามวัน อย่างไรก็ตาม โปรดระบุอย่างชัดเจนว่าการชำระเงินล่าช้าหลังจากวันครบกำหนดนั้นไม่เป็นที่ยอมรับ เมื่อคุณกล่าวถึงเงื่อนไขดังกล่าวในใบแจ้งหนี้ คุณจะต้องจัดทำใบแจ้งยอดและกำหนดสภาพการทำงานของคุณให้ชัดเจน

ห่อ

ใบแจ้งหนี้บริการเป็นองค์ประกอบที่สำคัญอย่างหนึ่งของธุรกิจของคุณ หากไม่ใช่สิ่งที่สำคัญที่สุด แม้ว่าใบแจ้งหนี้บริการมาตรฐานจะทำงานให้คุณ แต่ก็ไม่มีใครบอกว่าจะใช้เวลานานเท่าใดกว่าที่คู่ค้าทางธุรกิจหรือลูกค้าของคุณจะต้องจ่ายในจำนวนที่คุณ' เป็นหนี้อีกครั้ง เมื่อคุณสร้างใบแจ้งหนี้บริการโดยทำตามคำแนะนำเหล่านี้ เรามั่นใจว่าวันที่ธุรกิจของคุณจะเปลี่ยนไปอย่างมาก การปฏิบัติตามคำแนะนำเหล่านี้จะช่วยให้การประมวลผลเงินเป็นไปอย่างรวดเร็วและช่วยให้บริษัทของคุณรักษาชื่อเสียงอันโดดเด่นได้อย่างมาก