วิธีสร้างเทมเพลตสเปรดชีตแบบกำหนดเองสำหรับธุรกิจของคุณ

ธุรกิจจำนวนมากชอบใช้เทมเพลตสเปรดชีตเพราะประหยัดเวลาและสะดวกในการใช้งาน เมื่อคุณใช้เทมเพลตสเปรดชีต คุณสามารถใช้ซ้ำได้หลายครั้งและทำการปรับเปลี่ยนเล็กน้อยเมื่อจำเป็น

บทความนี้กล่าวถึงวิธีสร้างเทมเพลตสเปรดชีตแบบกำหนดเองสำหรับธุรกิจของคุณ คุณสามารถสร้างเทมเพลตตั้งแต่เริ่มต้นหรือแก้ไขเทมเพลตที่มีอยู่ให้เหมาะกับความต้องการของคุณ บทความนี้ยังแชร์เทมเพลตสเปรดชีตที่ใช้กันทั่วไปซึ่งหลายๆ ธุรกิจใช้เป็นประจำ

ทำไมต้องสร้างเทมเพลตของคุณเอง

เทมเพลตสเปรดชีตได้รับการออกแบบอย่างมืออาชีพและสร้างไว้ล่วงหน้าด้วยเค้าโครง รูปแบบ และสูตรเดียวกัน เทมเพลตสเปรดชีตถูกสร้างขึ้น คุณจึงไม่ต้องสร้างองค์ประกอบพื้นฐานสำหรับสเปรดชีตของคุณใหม่

Simple Sheets เป็นสถานที่ที่ยอดเยี่ยมในการรับเทมเพลตสเปรดชีตที่สร้างขึ้นอย่างมืออาชีพสำหรับธุรกิจของคุณ พวกเขานำเสนอชุดเทมเพลตสำหรับธุรกิจขนาดเล็ก การบัญชีและการเงิน การจัดการธุรกิจ การขายและการตลาด และการจัดการโครงการ

เทมเพลตสเปรดชีต Excel สามารถจัดเก็บและบันทึกการตั้งค่าต่อไปนี้:

• รูปแบบและสไตล์ของเซลล์
• เค้าโครงหน้าและการตั้งค่าการพิมพ์
• กราฟิก แผนภูมิ รูปภาพ ไฮเปอร์ลิงก์ และสูตร
• การตรวจสอบข้อมูล: การแจ้งเตือน รายการแบบหล่นลง ฯลฯ
• คอลัมน์และแถวแช่แข็ง

การสร้างเทมเพลตสเปรดชีตเป็นวิธีที่ดีสำหรับผู้ใช้ในการติดตามกิจกรรมทางธุรกิจของตน ไม่ว่าจะเป็นการจัดทำงบประมาณ การตลาด การรายงาน สินค้าคงคลัง หรือการบัญชี สามารถใช้สเปรดชีตเพื่อวัตถุประสงค์ต่างๆ ได้ และมีเทมเพลตที่เหมาะสมสำหรับสิ่งเหล่านี้ซึ่งคุณสามารถดาวน์โหลดได้ฟรีหรือมีค่าธรรมเนียมการสมัครสมาชิก

การสร้างเทมเพลต Excel แบบกำหนดเอง

คุณสามารถสร้างเทมเพลตสำนักงานแบบกำหนดเองได้อย่างง่ายดาย แต่คุณจะต้องลงทุนเวลาและความพยายามในการออกแบบและจัดระเบียบเนื้อหา เทมเพลตควรมีเนื้อหาที่สอดคล้องกัน คุณจะต้องจัดรูปแบบสไตล์ ฟอนต์ และกราฟิก เพื่อให้สิ่งนี้ปรากฏในสมุดงานทั้งหมด

การสร้างเทมเพลตตั้งแต่ต้นนั้นใช้เวลานาน วิธีที่เร็วและมีประสิทธิภาพมากที่สุดในการสร้างเทมเพลตคือการใช้เทมเพลตที่มีอยู่โดยแก้ไขเนื้อหาเพื่อให้เหมาะกับความต้องการของคุณมากขึ้น

ด้านล่างนี้เป็นขั้นตอนสำหรับการสร้างเทมเพลต Excel แบบกำหนดเองตั้งแต่เริ่มต้นและการสร้างสมุดงานจากเทมเพลตที่มีอยู่

ขั้นตอนในการสร้างสมุดงานจากเทมเพลตที่มีอยู่

คุณไม่จำเป็นต้องทำให้ชีวิตของคุณซับซ้อน คุณสามารถสร้างสมุดงานใหม่ตามแม่แบบที่มีอยู่ Excel มีคุณลักษณะหรือฟังก์ชันการทำงานหลายอย่างที่คุณอาจไม่รู้จัก การใช้เทมเพลตช่วยให้คุณคุ้นเคยกับฟังก์ชันเหล่านี้และทำให้งานของคุณง่ายขึ้นมาก

หากคุณไม่มีเวลาสร้างเทมเพลตของคุณเองใน Excel คุณสามารถใช้เทมเพลตแบบกำหนดเองที่มีอยู่แทนได้ คุณสามารถเลือกเทมเพลตที่มีอยู่สำหรับ Excel 2010 และเวอร์ชันก่อนหน้าได้อย่างง่ายดาย คลิกที่แท็บ ไฟล์ > ใหม่ > เทมเพลตของฉัน

มีเทมเพลตฟรีมากมายให้ใช้งาน คุณสามารถสร้างสมุดงานใหม่โดยใช้เทมเพลตโดยทำตามขั้นตอนด้านล่าง:

1. สำหรับผู้ใช้ Excel 2013 และสูงกว่า ให้คลิก ไฟล์ > ใหม่ เพื่อดูเทมเพลตทั้งหมดที่คุณสามารถใช้ได้ คุณสามารถพิมพ์ในแถบค้นหาสำหรับเทมเพลตที่คุณต้องการ
2. คุณสามารถดูตัวอย่างเทมเพลตได้โดยคลิกที่เทมเพลต การแสดงตัวอย่างมีชื่อของผู้เผยแพร่และรายละเอียดที่สำคัญอื่นๆ เลือกเทมเพลต Excel ที่คุณต้องการ
3. หากคุณเลือกเทมเพลตที่ต้องการแล้ว ให้คลิก สร้าง เพื่อดาวน์โหลด
4. เมื่อคุณดาวน์โหลดเทมเพลตและสร้างสมุดงานใหม่แล้ว เสร็จแล้ว!

ขั้นตอนในการสร้างเทมเพลตแบบกำหนดเอง

1. เปิดไฟล์ Excel หรือสมุดงานใหม่

2. บันทึกไฟล์เป็นเทมเพลต Excel

คุณต้องบันทึกสมุดงานเป็นเทมเพลต Excel (รูปแบบ .xltx หรือ .xlt) คลิก ไฟล์ > บันทึกเป็น เพื่อบันทึกไฟล์เทมเพลตและระบุชื่อเทมเพลตในช่องชื่อไฟล์ ถ้าเวิร์กบุ๊ก Excel มีแมโคร ให้เลือกเทมเพลตที่เปิดใช้งานแมโคร (.xltm)

○ การสร้างโฟลเดอร์เทมเพลตแบบกำหนดเอง: ตำแหน่งเทมเพลตส่วนบุคคลเริ่มต้น

โฟลเดอร์ปลายทางจะเปลี่ยนโดยอัตโนมัติเมื่อคุณตั้งค่าสมุดงานเป็นเทมเพลต Excel เทมเพลตทั้งหมดจะถูกบันทึกไปยังโฟลเดอร์ My Templates โดยอัตโนมัติ สิ่งเหล่านี้อยู่ภายใต้ ตำแหน่งเทมเพลตส่วนบุคคลเริ่มต้น เส้นทางคือ: C:\Users\[UserName]\Documents\Custom Office Templates

3. ใช้และแบ่งปัน

คุณได้บันทึกเทมเพลต Excel แบบกำหนดเองแล้ว คุณสามารถสร้างเทมเพลตเพิ่มเติมตามเทมเพลตเริ่มต้นที่คุณสร้างขึ้น คุณสามารถแชร์เทมเพลตนี้ในโฟลเดอร์แชร์หรือเครือข่ายท้องถิ่น คุณยังสามารถบันทึกลงใน OneDrive หรือเป็นสิ่งที่แนบมากับอีเมลได้อีกด้วย

การสร้างเทมเพลตเริ่มต้นสำหรับ Excel

เทมเพลตเริ่มต้นคือเทมเพลตที่คุณเปิดและใช้อย่างต่อเนื่อง ซึ่งจะโหลดไปยังสเปรดชีตของคุณโดยอัตโนมัติเมื่อคุณเปิดโปรแกรม Excel เทมเพลต Excel พิเศษมีสองประเภท เหล่านี้คือ Book.xltx และ Sheet.xltx

เทมเพลตสมุดงาน Excel (book.xltx) มีสเปรดชีตหลายรายการ เทมเพลตนี้มีตัวยึดตำแหน่งและข้อความเริ่มต้นสำหรับแต่ละแผ่นงาน คุณยังสามารถเพิ่มสูตรและมาโครได้อีกด้วย ในทางกลับกัน เทมเพลตแผ่นงาน Excel (sheet.xltx) เป็นเทมเพลตสำหรับแผ่นงานเดียว ปรับแต่งแผ่นงานให้เป็นรูปแบบและสไตล์ที่คุณต้องการ

เมื่อคุณตัดสินใจได้ว่าคุณต้องการเทมเพลต Excel ใดเป็นเทมเพลตเริ่มต้น ให้ทำตามขั้นตอนด้านล่าง:

1. เปิดเทมเพลตเริ่มต้นและบันทึกโดยคลิก ไฟล์ > บันทึกเป็น จากรายการดรอปดาวน์ ให้เลือก เทมเพลต Excel (.xltx)
2. ตั้งค่าโฟลเดอร์ปลายทางเป็นโฟลเดอร์ XLStart ด้วยเส้นทาง (ใช้ได้กับ Vista และ Windows 7-8): C:\Users\<ชื่อผู้ใช้>\AppData\Local\Microsoft\Excel\XLStart สำหรับผู้ใช้ Windows XP เส้นทางคือ C:\Documents and Settings\<ชื่อผู้ใช้>\Application Data\Microsoft\Excel\XLStart
3. ระบุชื่อไฟล์ที่เหมาะสมสำหรับเทมเพลตเริ่มต้นของคุณ ขอแนะนำให้เพิ่มคำว่า Book สำหรับเทมเพลตสมุดงาน และ Sheet สำหรับเทมเพลตเวิร์กชีต
4. คลิก บันทึก และปิดหน้าต่าง หากต้องการตรวจสอบว่ากระบวนการทำงานหรือไม่ ให้รีสตาร์ทโปรแกรม Excel ของคุณแล้วตรวจสอบว่าโปรแกรมเปิดขึ้นโดยใช้เทมเพลตเริ่มต้นของคุณหรือไม่

ตัวอย่างเทมเพลต Excel ฟรีสำหรับธุรกิจ

ด้านล่างนี้คือเทมเพลตตัวอย่างสามแบบที่ใช้กันทั่วไปสำหรับธุรกิจ

1. เทมเพลตการจัดการโครงการ

เทมเพลตนี้เป็นเครื่องมือที่ยอดเยี่ยมที่ธุรกิจสามารถใช้เพื่อจัดการโครงการต่างๆ เทมเพลตการจัดการโครงการสรุปงานที่ต้องทำ เทมเพลตนี้ทำให้คุณสามารถมอบหมายงานให้กับสมาชิกในทีมแต่ละคน สร้างรายงาน และจัดการกำหนดเวลาได้อย่างสะดวก

2. เทมเพลตงบประมาณ

เทมเพลตงบประมาณช่วยติดตามรายได้ ค่าใช้จ่าย และงบประมาณรายเดือนของคุณ เทมเพลตนี้สามารถใช้สำหรับการตัดสินใจตามรายได้และค่าใช้จ่ายที่คาดการณ์ไว้ มีการตั้งค่าสูตรไว้แล้วในเทมเพลตเพื่อหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาด

3. แผนภูมิแกนต์

เทมเพลตแผนภูมิแกนต์เป็นการแสดงกราฟิกของงานและกิจกรรมทางธุรกิจทั้งหมดของโครงการที่กำลังดำเนินอยู่ โดยจะแสดงด้วยแถบแนวนอนซึ่งระบุวันที่เริ่มต้นและสิ้นสุดของงานแต่ละรายการ เทมเพลตนี้เป็นเครื่องมือที่สมบูรณ์แบบสำหรับโครงการและกิจกรรมของบริษัท

บทสรุป

คุณสามารถดูเทมเพลต Excel เป็นสำเนาแรกที่สมบูรณ์แบบซึ่งคุณสามารถทำซ้ำได้ทุกเมื่อที่คุณต้องการ หากคุณสร้างเทมเพลตตั้งแต่เริ่มต้น คุณต้องลงทุนเวลาและความพยายามอย่างมากในการปรับปรุงสำเนาแรกของคุณให้สมบูรณ์แบบ

หากคุณใช้สเปรดชีตเดิมเป็นประจำ ให้สร้างเทมเพลตเพื่อประหยัดเวลาและความยุ่งยากในการสร้างสเปรดชีตใหม่ทุกครั้ง