วิธีค้นหาอีเมลที่เก็บถาวรใน Gmail: คำแนะนำทีละขั้นตอน

คำแนะนำทีละขั้นตอนในการค้นหาอีเมลที่เก็บถาวร

ทำตามขั้นตอนเหล่านี้เพื่อค้นหาและจัดการอีเมลที่เก็บถาวรใน Gmail ได้อย่างง่ายดาย

การใช้ตัวกรองการค้นหาขั้นสูงของ Gmail

เพื่อการค้นหาที่แม่นยำยิ่งขึ้น ให้ใช้โอเปอเรเตอร์การค้นหาขั้นสูง:

• in:all : ค้นหาอีเมลทั้งหมด รวมถึงอีเมลที่เก็บถาวร
• from:[email] : ค้นหาอีเมลจากผู้ส่งที่ระบุ
• subject:[keyword] : ค้นหาอีเมลที่มีหัวเรื่องเฉพาะ

ตัวอย่าง: หากต้องการค้นหาอีเมลที่เก็บถาวรจาก John ให้พิมพ์: in:all from:[email protected]

การกู้คืนอีเมลที่เก็บถาวร

หากคุณต้องการย้ายอีเมลที่เก็บถาวรกลับไปยังกล่องจดหมายของคุณ:

• เปิดอีเมล
• คลิกปุ่ม "ย้ายไปที่กล่องจดหมาย" ที่ด้านบน
• อีเมลจะปรากฏขึ้นอีกครั้งในกล่องจดหมายของคุณ

ปัญหาทั่วไปเกี่ยวกับอีเมลที่เก็บถาวร

ต่อไปนี้เป็นเคล็ดลับในการแก้ปัญหาหากคุณมีปัญหาในการค้นหาอีเมลที่เก็บถาวร:

เหตุใดอีเมลที่เก็บถาวรของฉันจึงไม่แสดงขึ้นมา

• การค้นหาไม่ถูกต้อง : ตรวจสอบคำค้นหาของคุณอีกครั้งและใช้ตัวเลือกการค้นหาขั้นสูง
• ปัญหาตัวกรอง : ตัวกรองอาจติดป้ายกำกับผิดหรือย้ายอีเมล ตรวจสอบการตั้งค่าตัวกรองของคุณภายใต้เมนูการตั้งค่าของ Gmail

วิธีแก้ไขปัญหาตัวกรอง Gmail

• ไปที่ การตั้งค่า > ตัวกรองและที่อยู่ที่ถูกบล็อก
• ตรวจสอบตัวกรองที่มีอยู่เพื่อให้แน่ใจว่าตัวกรองจะไม่เก็บถาวรอีเมลโดยอัตโนมัติ
• แก้ไขหรือลบตัวกรองที่ทำให้การจัดการอีเมลผิดพลาด

ประโยชน์ของการเก็บถาวรอีเมลใน Gmail

การเก็บถาวรอีเมลมีข้อดีหลายประการเพื่อการจัดระเบียบอีเมลที่ดีขึ้น:

• การแยกกล่องจดหมายของคุณ : การเก็บถาวรจะลบอีเมลที่ไม่จำเป็น ทำให้กล่องจดหมายของคุณสะอาดและเป็นระเบียบ
• การเก็บรักษาอีเมลสำคัญ : ตรวจสอบให้แน่ใจว่าอีเมลสำคัญได้รับการบันทึกไว้สำหรับการเข้าถึงในอนาคตโดยไม่ทำให้กล่องจดหมายของคุณเกะกะ
• ปรับปรุงการจัดระเบียบอีเมล : เก็บอีเมลที่เก็บถาวรไว้ในโฟลเดอร์ "จดหมายทั้งหมด" เพื่อให้เรียกค้นได้ง่ายในขณะที่เน้นไปที่ข้อความที่ใช้งานอยู่
• การค้นหาแบบง่าย : อีเมลที่เก็บถาวรยังคงสามารถค้นหาได้โดยใช้ตัวกรองและแถบค้นหาขั้นสูงของ Gmail
• ผลผลิตที่เพิ่มขึ้น : ช่วยให้คุณมุ่งเน้นไปที่อีเมลที่มีลำดับความสำคัญโดยไม่รบกวนจากอีเมลที่เร่งด่วนน้อยกว่า

เคล็ดลับสำหรับการจัดการอีเมลอย่างมีประสิทธิภาพใน Gmail

หากต้องการใช้คุณลักษณะการเก็บถาวรของ Gmail ให้เกิดประโยชน์สูงสุด โปรดพิจารณาเคล็ดลับเหล่านี้:

ใช้ป้ายกำกับก่อนที่จะเก็บถาวร

กำหนดป้ายกำกับที่กำหนดเองให้กับอีเมลก่อนที่จะเก็บถาวร ป้ายกำกับทำหน้าที่เป็นหมวดหมู่ ทำให้ค้นหาอีเมลที่ต้องการได้ง่ายขึ้นในภายหลัง ตัวอย่างเช่น คุณสามารถสร้างป้ายกำกับ เช่น "งาน" "ใบเสร็จรับเงิน" หรือ "ครอบครัว" และนำไปใช้กับอีเมลที่คุณเก็บถาวรได้ เมื่อคุณต้องการดึงข้อความเฉพาะ เพียงคลิกที่ป้ายกำกับที่เกี่ยวข้อง

ตั้งค่าตัวกรอง

ใช้ประโยชน์จากคุณลักษณะการกรองของ Gmail เพื่อจัดเรียงและเก็บถาวรอีเมลโดยอัตโนมัติ ตัวอย่างเช่น คุณสามารถสร้างตัวกรองเพื่อเก็บอีเมลส่งเสริมการขายหรือจดหมายข่าวจากผู้ส่งที่ระบุได้ ตัวกรองไม่เพียงแต่ประหยัดเวลา แต่ยังช่วยจัดระเบียบกล่องจดหมายของคุณโดยไม่ต้องใช้ความพยายามด้วยตนเอง ไปที่ การตั้งค่า > ตัวกรองและที่อยู่ที่ถูกบล็อก เพื่อตั้งค่ากฎที่คุณกำหนดเอง

เก็บถาวรอีเมลเป็นประจำ

สร้างนิสัยในการป้องกันไม่ให้กล่องจดหมายของคุณล้นหลาม จัดสรรเวลาเป็นรายสัปดาห์หรือรายเดือนเพื่อเก็บอีเมลเก่าหรือสำคัญน้อยกว่า วิธีนี้ทำให้กล่องจดหมายของคุณสามารถจัดการได้ และช่วยให้มั่นใจว่าอีเมลที่ใช้งานอยู่ยังคงมองเห็นได้เพื่อความสนใจในทันที

ใช้โฟลเดอร์ "จดหมายทั้งหมด" เพื่อการเข้าถึงด่วน

ทำความคุ้นเคยกับโฟลเดอร์ “จดหมายทั้งหมด” ซึ่งเป็นตำแหน่งศูนย์กลางสำหรับอีเมลที่เก็บถาวร โฟลเดอร์นี้ประกอบด้วยอีเมลทุกฉบับในบัญชีของคุณ ยกเว้นอีเมลที่อยู่ในถังขยะหรือสแปม การใช้เป็นประจำจะช่วยให้คุณไม่พลาดอีเมลที่เก็บถาวรและรักษากล่องจดหมายที่ชัดเจน

รวมการเก็บถาวรเข้ากับตัวดำเนินการค้นหา

รวมการเก็บถาวรเข้ากับโอเปอเรเตอร์การค้นหาขั้นสูงของ Gmail เพื่อองค์กรที่ดีขึ้น ตัวอย่างเช่น ใช้ has:attachment เพื่อค้นหาอีเมลที่เก็บไว้พร้อมไฟล์ต่างๆ หรือ before:[date] เพื่อเก็บข้อความเก่าๆ อย่างเป็นระบบ แนวทางนี้ทำให้การค้นหาและเก็บถาวรอีเมลรวดเร็วและมีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น

บทสรุป

การค้นหาอีเมลที่เก็บถาวรใน Gmail เป็นเรื่องง่ายเมื่อคุณรู้ว่าจะต้องค้นหาที่ไหน ด้วยการใช้โฟลเดอร์ “จดหมายทั้งหมด” แถบค้นหา และตัวกรองขั้นสูง คุณสามารถค้นหาและจัดการข้อความที่เก็บถาวรได้อย่างรวดเร็ว การเก็บถาวรเป็นวิธีการที่เป็นประโยชน์ในการลดความยุ่งเหยิงของกล่องจดหมายของคุณไปพร้อมๆ กับการรักษาอีเมลที่สำคัญไว้

คุณเคยใช้คุณสมบัติการเก็บถาวรของ Gmail หรือไม่? แบ่งปันเคล็ดลับหรือคำถามของคุณในความคิดเห็นด้านล่าง และอย่าลืมแบ่งปันคู่มือนี้กับผู้อื่นเพื่อช่วยให้พวกเขาจัดการอีเมลได้อย่างมีประสิทธิภาพ!