วิธีเพิ่มความสามารถในการสื่อสารของคุณใน 5 ขั้นตอนง่ายๆ

ในสำนักงาน บุคลากรแต่ละคนอาจมีหน้าที่และเป้าหมายในการครอบครอง แต่สำหรับกันและกัน คุณกำลังทำงานเพื่อมุ่งสู่เป้าหมายเดียวกัน

แต่ด้วยผู้คนจำนวนมากที่มารวมกันในวันนี้ จึงเกิดความไม่ลงรอยกันเกี่ยวกับวิธีการนำคำแนะนำและวิธีที่ดีที่สุดไปใช้ให้เกิดประโยชน์สูงสุด สิ่งสำคัญในการสนับสนุนกลุ่มของคุณให้ประสบความสำเร็จคือการมีปฏิสัมพันธ์

การสนทนาเป็นการทำงานร่วมกันอย่างหนัก และทุกคนสามารถทำงานด้วยความสามารถด้านการสื่อสารของตนได้ แม้ว่าพนักงานบางคนอาจรู้สึกเขินอายและจะไม่แบ่งปันแนวคิดที่โดดเด่น แต่ผู้ใช้กลุ่มอื่นอาจต่อสู้เพื่อดูหรือทำความเข้าใจรายละเอียดที่หลากหลายของการมอง

ไม่ว่าคุณจะอยู่ที่ไหนด้วยความสามารถในการสนทนา คุณสามารถเพิ่มขีดความสามารถได้ด้วยห้าขั้นตอนง่ายๆ ที่สำคัญที่สุดคือกลุ่มที่มีการทำงานร่วมกันและประสบความสำเร็จมากขึ้น

วิธีปรับปรุงเทคนิคการสนทนาในที่ทำงาน

ทักษะการสนทนาที่ดีขึ้นในสถานที่ทำงานอาจต้องใช้องค์ประกอบที่เป็นเอกลักษณ์มากมาย ไม่ว่าคุณจะต้องการเป็นผู้ฟังที่ดีขึ้นหรือตรวจสอบกับพนักงานเกือบทุกคน มีหลายวิธีที่จะช่วยให้กลุ่มของคุณสนทนาได้อย่างถูกต้องมากขึ้นกับทุกๆ คน ด้านล่างนี้คือวิธีง่ายๆ 5 วิธีในการเริ่มต้นปรับปรุงความสามารถในการสื่อสารของคุณ

1. เป็นผู้ฟังที่มีพลัง

คุณกำลังฟังสมาชิกในกลุ่มของคุณหรือไม่? หากคุณกำลังวาดภาพในการประชุม การเขียนอีเมลทั้งหมดผ่านโทรศัพท์ Zoom หรือขัดจังหวะกับแนวคิดหรือตัวเลือกส่วนบุคคลของคุณ แสดงว่าคุณไม่ได้ตั้งใจฟัง โชคดีที่มีแนวทางมากมายในการปรับปรุงความเชี่ยวชาญด้านการฟังของคุณเพื่อให้มั่นใจว่าพนักงานของคุณจะได้ยินความรู้สึกร่วมกัน

• สบตาเมื่อคนอื่นกำลังพูด
• ขจัดสิ่งรบกวนออกไป คุณสามารถจดบันทึกได้ แต่อย่าขีดข่วน ส่งอีเมล์ หรือจัดเรียงข้อความเมื่อมีบุคคลอื่นพยายามสื่อสารกับคุณ
• ให้ความสนใจกับน้ำเสียงและภาษาของระบบของบุคคลอื่น
• รักษาความคิดเห็นของคุณจนกว่ามนุษย์จะพูดจบอย่างสมบูรณ์ เมื่อถึงเวลา ให้ตอบสนองอย่างเหมาะสมและสะท้อนข้อเท็จจริงที่แบ่งปันกับคุณอีกครั้งเพื่อแสดงความสนใจอย่างชัดเจน
• พยักหน้าและยิ้มให้เป็นที่ยอมรับเมื่ออีกฝ่ายกำลังคุยกัน หากทำได้ ให้ทดสอบเพื่อไม่ให้ดึงผม นิ้ว หรือวัตถุใกล้เคียงอื่นๆ
• อย่าวางกลยุทธ์ว่าจะพูดอะไรในอนาคตในหัวของคุณ คุณสามารถพัฒนาไปสู่การบริโภคโดยความคิดเหล่านี้ได้ทันทีและมองข้ามสิ่งที่คนอื่นพูด
• ถือวิจารณญาณและความคิดของคุณเอง หลีกเลี่ยงการกระโจนสู่ข้อสรุป และให้บุคคลนั้นแบ่งปันทุกสิ่งที่พวกเขาต้องพูดแทน
• ในเวลาที่บุคคลนั้นพูดจบ ให้พูดคุยกับคำถามเพื่อให้กระจ่างประเด็นใดๆ ที่คุณสงสัย

2. จัดการประชุมที่เป็นประโยชน์

หากคุณเพิ่งเริ่มต้นรวมถึงการประชุมในปฏิทินในแต่ละวันทำงาน คุณอาจจะต้องเผชิญกับพนักงานที่คร่ำครวญและบ่นมากมาย การเพิ่มปฏิสัมพันธ์ไม่ได้หมายความว่าเว็บโฮสต์การประชุม เพิ่มเติม เคล็ดลับคือการเป็นเจ้าภาพจัดการประชุมที่ประสบความสำเร็จและมีความหมายมากกว่า

• อย่างแรกคือ กำหนดว่าการประชุมใดที่จำเป็น และการประชุมใดจะดีกว่าถ้าเป็นข้อความอีเมล เวลาที่เสียเปล่าในการประชุมที่ไม่ก่อผลทำให้พนักงานมีเวลาและพลังงานน้อยลงมากในการทำหน้าที่สำคัญให้เสร็จลุล่วง
• จัดทำโครงร่างสำหรับการประชุมแต่ละครั้ง สิ่งนี้จะช่วยรักษาทุกคนในหัวข้อ และคุณสามารถเปลี่ยนเส้นทางกลับไปสู่คำจำกัดความได้ทุกเมื่อที่บทสนทนาเริ่มหลงทาง
• เชิญเฉพาะผู้ที่จำเป็นต้องไปชุมนุมอย่างแน่นอน แม้ว่าการสนทนาในวงกว้างของบริษัทเป็นสิ่งสำคัญ แต่การเชิญบุคคลที่ไม่จำเป็นต้องเข้าร่วมการประชุมจะเกิดผลตรงกันข้าม หากมีรายละเอียดบางอย่างเกี่ยวกับใครบางคน แต่จริงๆ แล้วไม่จำเป็นต้องอยู่ที่นั่นสำหรับการประชุมทั้งหมด ให้เชิญพวกเขาให้เข้าร่วมและเริ่มด้วยปัจจัยด้านผู้คน เหนือกว่าอย่างไรก็ตามส่งอีเมลในอีเมล
• ปล่อยให้ชุดประกอบพร้อมกับสินค้าเคลื่อนไหวที่อธิบายไว้ ช่วยให้การประชุมเป็นไปอย่างคุ้มค่า
• สังเกตกับพนักงานหลังการประชุม ส่งบันทึกว่าการประชุมมีอะไรบ้าง และปิดท้ายด้วยวัตถุเคลื่อนไหวตามจินตนาการของกลุ่ม

3. เปิดเผยสาเหตุ

เมื่อคุณถามพนักงานที่จะเริ่มดำเนินการตรวจสอบกิจการใหม่หรือดาวน์โหลดรายงาน ให้พยายามอธิบายว่าเหตุใดคุณจึงขอให้พวกเขาทำงานดังกล่าว คุณอาจขอให้คนงานรับเรื่องหนึ่งเรื่องที่พวกเขาทำงานในระยะเวลาสามสิบวันก่อนหน้านี้

หากไม่มีคำอธิบายที่ชัดเจน พวกเขาอาจกังวลว่าผลงานของพวกเขานั้นแย่มาก และพวกเขากำลังประสบปัญหาเมื่อคุณต้องการนำปริมาณไปใช้กับความคิดริเริ่มของบริษัทใหม่ที่คุณกำลังดำเนินการอยู่

แบ่งปันว่าทำไมคุณถึงสอบถามบางสิ่งโดยไม่คำนึงถึงงานและจุดประสงค์ นอกจากนี้ยังสามารถช่วยให้อยู่ห่างจากความเข้าใจผิดและการสื่อสารที่ผิดพลาดระหว่างพนักงาน

4. เช็คอินกับเจ้าหน้าที่

แม้ว่าคุณจะมีนโยบายเปิดกว้างที่เชื้อเชิญให้คนงานพูดความคิดของพวกเขากับคุณเมื่อใดก็ได้ ไม่ใช่ทุกคนจะเลือกรับผลประโยชน์จากสายการโต้ตอบที่เปิดกว้างนี้ พนักงานบางคนอาจรู้สึกประหม่าที่จะแบ่งปันความคิดหรือชอบที่จะรักษาตัวเอง

จัดการประชุมแบบตัวต่อตัวโดยเฉพาะอย่างยิ่งเป็นระยะ เป็นไปได้มากที่สุดเมื่อเดือนหรือในแต่ละไตรมาสเพื่อตรวจสอบกับสมาชิกในกลุ่มทุกคน ถามพวกเขาเกี่ยวกับการพัฒนางาน ดูว่ารู้สึกสับสนหรือไม่ และเชิญพวกเขาให้แบ่งปันข้อเสนอแนะและจุดมุ่งหมาย

5. สอบถามข้อเสนอแนะ

ปฏิสัมพันธ์เป็นถนนสองทาง นอกเหนือจากการประชุมที่ประสบความสำเร็จเบื้องต้นและการพิจารณาร่วมกับคนงานเกี่ยวกับงานและความคืบหน้าของงานแล้ว คุณควรยินดีรับข้อเสนอแนะเกี่ยวกับประสิทธิภาพของคุณและองค์กรโดยรวม

สิ่งนี้อาจเกิดขึ้นในช่วงเวลาของการประชุมแบบตัวต่อตัวหรือนำเสนอแบบสำรวจตามปกติเพื่อให้เจ้าหน้าที่กรอก เสนอทางเลือกในการส่งข้อเสนอแนะโดยไม่เปิดเผยตัวตนอย่างมีประสิทธิภาพ ซึ่งจะทำให้พนักงานบางคนรู้สึกสบายใจที่จะพูดคุยกันมากขึ้น

เมื่อคุณได้รับความคิดเห็น อย่าเพิ่งบังคับไปด้านข้างแล้วลืมไปเลย สร้างระบบการเคลื่อนไหวเพื่อเสริมความแข็งแกร่งให้กับจุดอ่อนของคุณ หากคุณได้รับคำติชมที่เกี่ยวข้องกับบริษัท อย่าลืมแบ่งปันข้อเท็จจริงนั้นกับผู้บริหารของคุณอย่างเหมาะสมด้วย

ตัวเลือกเพิ่มเติมสำหรับความสามารถในการสื่อสารที่ดีขึ้น

แม้ว่าการกระทำทั้งห้านี้เป็นจุดเริ่มต้นที่ดี แต่ก็ยังมีวิธีอื่นในการเพิ่มความสามารถในการโต้ตอบในสำนักงาน ใช้เทคโนโลยี เช่น Google Chat หรือ Slack เพื่อสร้างช่องทางการสนทนา

หากคุณใช้แอปพลิเคชันหรือแหล่งข้อมูลด้านการสื่อสารอื่นๆ ให้พิจารณาว่าจะใช้ขีดจำกัดเมื่อใด ข้อความทั่วไปเกี่ยวกับการทำงานให้สำเร็จในช่วงตี 3 อาจทำให้บุคลากรบางส่วนรู้สึกหมดไฟหากพวกเขาไม่สามารถเปลี่ยนจากโหมดการทำงานให้เสร็จสิ้นได้

สอบถามเพื่อนร่วมงานของคุณเกี่ยวกับรสนิยมในการโต้ตอบของพวกเขาด้วย แน่นอนว่าจะมีช่วงเวลาทุกที่ที่คุณต้องจัดการประชุมสำหรับใครก็ตาม แต่ยังคงรักษาความต้องการด้านการสื่อสารไว้ในสมองเมื่อคุณต้องการติดต่อกับบุคคลหนึ่งหรือสองคนโดยเฉพาะ ผู้ชายและผู้หญิงบางคนเก็บข้อมูลและข้อเท็จจริงอย่างมีประสิทธิภาพสูงสุดเมื่อสามารถอ่านข้อมูลในอีเมลได้ เมื่อคนอื่นๆ ต้องการแจ้งเคล็ดลับด้วยตนเอง

เมื่อคุณตั้งค่าการสนทนาที่เป็นประโยชน์ระหว่างทีมของคุณ ให้มั่นใจว่าคุณมีส่วนร่วมกับทุกคน ของระบบ คุณเพียงแค่ต้องการวนรอบชายและหญิงในอีเมลเมื่อมันเกี่ยวข้องกับพวกเขา แต่โดยรวมแล้ว รวมทุกคนอย่างแน่นอน แม้ว่าพวกเขาจะไม่ได้อยู่ในสำนักงานของคุณ หรือแม้แต่ในเมืองเดียวกันก็ตาม ในแนวทางการโต้ตอบของคุณ

ท้ายที่สุด ให้ลองวางแผนเปิดทางเข้าออกเพื่ออนุญาตให้พนักงานแวะที่สำนักงานธุรกิจของคุณเพื่อพูดคุยเกี่ยวกับปัญหาหรือความรู้สึกได้ตลอดเวลา

ประโยชน์ของเทคนิคการสื่อสารที่แข็งแกร่ง

ประโยชน์ของการปรับปรุงความสามารถในการสนทนาของคุณดูเหมือนจะไม่มีที่สิ้นสุด เมื่อทุกคนรู้สึกว่ามีคนได้ยิน ก็มีโอกาสเกิดการเผชิญหน้าตึงเครียดน้อยลง นอกจากนี้ ทีมของคุณจะใช้เวลาน้อยลงอย่างมากในการแก้ไขความเข้าใจผิดที่เกิดขึ้นเนื่องจากการที่ชายหรือหญิงคนหนึ่งไม่ตั้งใจฟังหรือมีคนอื่นขัดจังหวะการประชุม นั่นหมายถึงการเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานและใช้เวลาเพิ่มขึ้นกับงานที่สำคัญ

เมื่อกลุ่มของคุณสื่อสารได้สำเร็จทั่วทั้งกระดาน คุณสามารถเพิ่มประสบการณ์การทำงานของผู้ซื้อได้เช่นกัน พนักงานสามารถตอบสนองความต้องการของผู้บริโภคได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้นเมื่อพวกเขาสามารถทำงานได้เนื่องจากความท้าทายร่วมกัน และพวกเขาสามารถทำให้ในเชิงบวกมีการสื่อสารผิดพลาดเล็กน้อยที่ทำให้งานล้มเหลวผ่านรอยแตก

ความสามารถในการสื่อสารที่ดีขึ้นมากบ่งชี้ว่าพนักงานเกือบทุกคนรู้สึกได้รับการรับฟังและแชร์แนวคิดที่เป็นกันเองเพิ่มเติม นั่นหมายความว่าพนักงานของคุณสามารถให้แนวคิดเพิ่มเติมที่โต๊ะทำงาน ซึ่งจะช่วยให้บริษัทของคุณก่อตั้งและบรรลุเป้าหมายใหม่

การสื่อสารเป็นสิ่งสำคัญในที่ทำงาน

กลุ่มของคุณแข็งแกร่งพอๆ กับความเชี่ยวชาญในการโต้ตอบของพวกเขาเท่านั้น การสละเวลาเพื่อใช้ประโยชน์สูงสุดจากแอปพลิเคชันการโต้ตอบ ภาพรวมความคิดเห็น กำหนดวาระการประชุม และดำเนินการแบบตัวต่อตัวกับพนักงานเพียงช่วงเวลาเดียวจะส่งผลต่อการมีส่วนร่วมและประสิทธิภาพของพนักงานที่เพิ่มขึ้นทั่วทั้งกระดาน

การโต้ตอบจะใช้ได้ทั้งสองวิธี ดังนั้นโปรดรับประกันว่าจะใช้เทคนิคการสื่อสารของคุณและสนับสนุนทีมงานของคุณในการปรับปรุงการสนทนา ในท้ายที่สุด องค์กรของคุณจะดีขึ้นมาก